eRačuni

Implementaciju eRačuna u 4D Wand, kao i bitne činjenice o eRačunima posebno smo obradili u 4D Wand Info-ima: Br.333, 334, 335, 336, 338, 347, 365, 370 i 371. Dodatno, 4D Wand Info-i 471, 472, 473 i 474 nude upute za podešavanja i slanje eRačuna prema subjektima javne nabave. Posebno obratite pažnju i na temu Fiskalizacije 1.0 i 2.0 jer slanje eRačuna prije 2026. nije bilo isto, a upute se često pozivaju na taj period, naročito navedeni 4D Wand Info-i.

•Podešavanje eRačuna

•Slanje eRačuna preko mer-a (Moj eRačun)

•Slanje kopije eRačuna (Oslobodi-->Ispravi--> Pošalji)

•Slanje eRačuna preko drugih informacijskih posrednika

•Slanje privitka uz eRačun

•Primanje eRačuna (u rekonstrukciji)

•Javna nabava i slanje eRačuna

•Import elektroničkih računa od dobavljača za financijski leasing
 

Zašto eRačun?

eRačuni su elektronički oblik računa koji se sve više koriste u poslovnom svijetu kao alternativa tradicionalnom papirnatom računu.

Elektronsko slanje i zaprimanje računa? Kreiranje primke od zaprimljenog računa? Napokon je i to moguće i zakonski ispravno! Navodimo brojne prednosti:

•primanje eRačuna je apsolutno besplatno (kao i kod obične pošte plaća onaj tko šalje račun)

•nema više printanja računa (nemjerljiva ekološka komponenta jer osigurava uštedu u papiru, opremi, toneru i struji);

•nema kuvertiranja (korektno kuvertiranje predstavlja izuzetan trošak bilo kome, a naročito tvrtkama koje u jednom trenutku izdaju veliki broj računa);

•nema troška ljudskih resursa za odlaske na poštu;

•eRačuni su sigurniji od papirnatih računa jer su zaštićeni šifriranjem i digitalnim potpisom. To sprječava neovlašten pristup i manipulaciju podacima.

•cijena po jednom računu je već sada, a vjerojatno će uvijek biti manja od cijene bilo kojeg klasičnog poštanskog servisa;

•statusi poslano/primljeno su zagarantirani. Kod klasične pošte toga nema osim u specijalnim i skupim slučajevima (preporučena pošta);

•proces se odvija gotovo trenutno. Od jednom možete poslati stotine računa a vaš partner sve ih učita direktno u 4D Wand za nekoliko minuta;

•od automatski primljenog računa može se automatski kreirati i primka! Koliko vremena trošite kako biste unijeli sve primke? Nema više grešaka prilikom unosa...

•...

Sve u svemu, ekološka komponenta je nemjerljiva i neprocjenjiva a isplativost neupitna. Ušteda se, na nivou godine, vjerojatno mjeri stotinama/tisućama eura čak i za relativno male tvrtke.

Podešavanje eRačuna

Odmah da naglasimo kako je 4D Wand kompatibilan sa svim informacijskim posrednicima no, punu automatiku razmjene eRačuna u ovom trenutku ima isključivo s mer (Moj eRačun). S drugim informacijskim posrednicima proces slanja i primanja je malo duži jer se temelji na ručnoj razmjeni datoteka (npr. kao manipulacija s izvodom banaka).

Ako se korisnik odlučio za mer, treba se registrirati na portal www.moj-eracun.hr i potpisati ugovor. Od njih ćete dobiti korisničko ime i šifru kako biste mogli upotrebljavati automatsko slanje i primanje eRačuna iz 4D Wanda.

Ako ste korisnik drugih informacijskih posrednika, slanja je pojašnjeno niže na ovoj stranici.

Dobiveno korisničko ime i pristupnu šifru potrebno je unijeti u 4D Wand i to tako da s glavnog izbornika 4D Wanda dolje lijevo pozovite Podaci o korisniku(1), na strukturi poduzeća(2), označite vašu tvrtku i pozovite tipku Izmjena te aktivirajte tab eRačuni(3). Na aktiviranom tabu popunite polje Korisničko ime za slanje /preuzimanje e-računa s mer (moj eRačun) i Pristupna šifra za slanje/preuzimanje e-računa s mer(moj eRačun).

Iako su sve osnovne postavke već unesene, korisniku je ostavljena mogućnost da neke elemente prilagodi svojoj infrastrukturi, naročito dio koji se odnosi na arhiviranje .xml datoteka jer su te datoteke jedini original računa, bilo da se radi o poslanom ili primljenom eRačunu. Sljedeći korak je da na glavnom izborniku 4D Wand-a odaberite opciju Parametri programa, te kliknite na Podešavanje eRačuna;

Na prikazanoj formi Parametri eRačuna nalaze se dva taba (eRačuni i Prikaz)

eRačuni

Folder za arhiviranje - potrebno je definirati direktorij u koji će se arhivirati eRačuni, te isti obavezno dodati u backup procedure. 4D Wand će automatski ponuditi direktorij (npr. W:\Dokumenti\). Naš savjet je da kreirate i izaberete prepoznatljiviji direktorij, mada će se u budućnosti sve dešavati automatski. Primjer na slici prikazuje naše rješenje s posebnim diskom za arhiviranje. Jako je bitno da odredite pouzdano mjesto za koje se rade sigurnosne kopije i to redovno. Ako niste sigurni gdje se što bekapira svakako kontaktirajte administratora ili osobu koja se brine o Vašim podacima. Dodatne informacije o lokacijama direktorija potražite u 4D Wand Info Br.653.
Budući da je 4D je osigurao da korisnici imaju vlastitu arhivu poslanih i primljenih eRačuna te da istu ne moraju ugovarati ili plaćati informacijskim posrednicima jako je bitno da se brinete o njoj i u slučaju havarije ili gubitaka podataka, osigurate njihovu ponovnu dostupnost. Bitne informacije o arhivi i njenom čuvanju možete pronaći u 4D Wand Info Br.616
 Vrsta dokumenata za UFA - potrebno je odrediti vrstu dokumenta za UFA po kojoj će se razlikovati eRačuni od skeniranih računa u tabeli "Lista dokumenata s diska". 4D Wand će automatski kreirati vrstu dokumenta "EUF - Ulazni elektronski računi". Naš savjet je da isto ostavite kao predloženo.
Vrsta dokumenata za IFA - isto kao prethodno, ali za IFA-e. Potrebno je odrediti vrstu dokumenta za IFA-e po kojoj će se razlikovati eRačuni od skeniranih računa u tabeli "Lista dokumenata s diska". 4D Wand će automatski kreirati vrstu dokumenta "EIF - Izlazni elektronski računi". Naš savjet je da isto ostavite kao predloženo.

Klasa i broj za ispis računa - svaki korisnik može izabrati vizualizaciju eRačuna. Dakle uz eRačun putuje i vizualizacija vašeg računa. Potrebno je upisati klasu i broj računa koji se ispisuje i daje kupcu. 4D Wand standardno nudi "RPT - 3", a da bi saznali koja je klasa i broj vašeg računa kojeg redovno šaljete potrebno je nakon ispisa računa u MS Word odabrati Property-e ispisa (1)gdje u Keywords-ima piše klasa i broj vašeg računa (2).

Period automatske provjere statusa eRačuna izlaznih računa - opcija nudi mogućnost vremenskog odabira automatskog pokretanja provjere statusa eRačuna. Opcije koje se nude su: 2 sata, 4 sata, 8 sati, 24 sata ili nikad (-). Naravno, proces uvijek možete pokrenuti i ručno eRačuni --> Provjera statusa, preuzimanje i arhiviranje potpisanih eRačuna.

Obavezna autorizacija eRačuna prije importa u knjigu ulaznih računa - opcija koja omogućava likvidiranje i autorizaciju eRačuna. Cijeli proces uključivanja autorizacije i sam operativni rad, opisan je u 4D Wand Info Br.673. Na ovoj kartici omogućen je izbor: Ne koristi se autorizacije i Prije importa provjeri je li dokument u potpunosti autoriziran kroz 4D Wand.

Slanje eRačuna preko mer (Moj eRačun)

Slanje eRačuna odvija se automatski nakon što odobrite račun u knjizi IRA. Ako račun nastaje fakturiranjem otpremnice, automatski će se odobriti i fiskalizirati tj. biti će poslan kao eRačun. Postoje slučajevi kada to nije primjereno zbog poslovnih procesa, npr. želite uz račun priložiti potpisanu otpremnicu. U tom slučaju potrebno je u Parametri programa --> Podešavanje dokumenata --> Dokumenti, uključiti kvačicu u polje Prilikom fakturiranja kreiraj neodobrene fakture. U tom slučaju račun će nakon fakturiranja biti neodobren što omogućava da promijenite elemente koji su dopušteni (dodati privitak, promijeniti oznaku poslovnog procesa, upisati napomenu...).

Nakon slanja eRačuna u knjizi IRA tj. na na tabeli izlaznih računa obratite pažnju na padajući izbornik eRačuni gdje je moguće pokrenuti niz akcija, ovisno o tome što želite ili kakav problem imate. Brojne opcije rade nad označenim računima pa koristite ikonu Označite račun/e (1.), te iz izbornika eRačun (2.) odaberite željenu opciju.

Isto tako svakako obratite pažnju i na kolone u knjizi IRA koje se odnose na eRačune, posebno na kolonu eRačun gdje se vide statusi poslanih eRačuna.

Kolone koje su bitne za eRačun su: "eRačun", "Status F2.0", "Prijava", "Status razmjene", "D" i "A" (3.) i "Imp.". Podsjećamo da kolone uvijek možete razmjestiti po želji.

eRačun - nalazi se status dokumenta, tj. eRačuna. Neki od mogućih statusa su: Poslan 4D, Poslan eR, Dostavljen, Importiran,.... Statusi se ažuriraju pozivom izbornika eRačuni --> Provjera statusa, preuzimanja i arhiviranja potpisanih eRačuna.
Status F2.0 - prikazuje da li je račun prijavljen Poreznoj upravi tj. da li je fiskaliziran.
Prijava - prikazuje status Uspješno ako je Poreznoj upravi prijavljena nemogućnost isporuke eRačuna.
Status razmjene - kolona će se popuniti ako je pušten proces iz eRačuna --> Oslobodi uspješno fiskaliziranu fakturu za uređivanje i naknadno slanje čime signalizira da takve račune treba ponovo poslati.
U koloni "D" nalazi se oznaka "o" ako je na izlazni račun vezana datoteka s diska;
U koloni "A" nalazi se oznaka "X" ako je račun koji ste poslan kao eRačun.

U padajućem izborniku eRačuni nalaze se sljedeće opcije:

•Statusi osvijetljenog eRačuna

•Slanje označenih eRačuna

•Postavljanje oznake za ponovno preuzimanje potpisanih eRačuna

•Provjera statusa, preuzimanje i arhiviranje potpisanih eRačuna

•Provjera statusa, preuzimanje i arhiviranje potpisanih eRačuna s upisom datuma početka

•Brisanje statusa snimljeno na disk

•Oslobodi uspješno fiskaliziranu fakturu za uređivanje i naknadno slanje

•Zabrani uspješno fiskaliziranu fakturu za uređivanje i naknadno slanje

•Administrativno oslobađanje nefiskalizirane fakture za naknadno slanje

•Kontrolna lista neposlanih F2.0 eRačuna

•Lista neuspjelih F2.0 eRačuna za ponovno slanje

Odabirom izborne linije eRačuni --> Statusi osvijetljenog eRačuna otvorit će se tabela statusa elektronske razmjene dokumenata. Tabela je podijeljena u tri dijela gdje:

•Prvi dio (1) - Elektronski statusi dokumenata prikazuje statuse i što se sve dešavalo s računom.

•Drugi dio (2) - Statusi fiskalizacije F2.0 dokumenata prikazuje da li je račun uspješno fiskaliziran.

•Treći dio (3) - Statusi evidentiranja isporuke za koju nije izdan eRačun po F2.0 prikazuje se samo u slučaju ako je primatelj "tužen" jer se nije nalazio u AMS sustavu. Ako je polje popunjeno tada je Status fiskalizacije F2.0 (2) prazan.

Slanje označenih eRačuna - koristi se u situacijama kada iz nekog razloga samo odobravanje računa nije uspjelo poslati eRačun, ili kao posljedica puštanja nekih procesa koji omogućuju naknadno slanje računa ili njegovo fiskaliziranje.

Postavljanje oznake za ponovno preuzimanje potpisanih eRačuna - koristi se u situacijama kada ste iz nekog razloga obrisali .xml datoteke. Proces radi nad označenim računima i ponovo povlači potpisane .xml datoteke.

Odabirom procesa eRačuni --> Provjera statusa, preuzimanja i arhiviranja potpisanih eRačuna, program će provjeriti da li su dokumenti poslani, dostavljeni ili preuzeti te sukladno istome ažurirati statuse u koloni eRačun na tabeli izlaznih računa. Osim ručne provjere statusa moguće i definiranje vremena automatske provjere - Parametri programa --> Podešavanje eRačuna --> Period automatske provjere statusa eRačuna izlaznih računa (2, 4, 8, 24 sata ili (-) nikad).

Provjera statusa, preuzimanje i arhiviranje potpisanih eRačuna s upisom datuma početka - povratna informacija o statusima ovisi o informacijskom posredniku a 4D Wand ih samo prikazuje. Uslijed čestih promjena i problema sa slanjem statusa dešava se da statusi nisu ažurirani, ili naprosto zbog brzine, informacijski posrednik dohvata mali broj dana unatrag. Kako se ne bi uvijek provjeravali statusi svih računa, što zahtjeva puno vremena i usporava cijeli sustav, ugradili smo mehanizam kako bi korisnici sami mogli odrediti koliko dana unatrag žele provjeriti statuse eRačuna.

Brisanje statusa snimljeno na disk - Ako ste propustili staviti oznaku na partnera o informacijskom posredniku i pokušate poslati račun isti će dobiti status Snimljen na disk i neće biti poslan. Nakon što na partneru odaberete informacijskog posrednika, prije ponovnog slanja potrebno je pozvati eRačuni --> Brisanje statusa snimljeno na disk i ponoviti slanje eRačuni --> Slanje označenih eRačuna. Status Snimljen na disk dobiti će i svi oni računi koji se šalju preko drugih informacijskih posrednika. Pozivanje procesa neće omogućiti njihovo automatsko slanje.

Oslobodi uspješno fiskaliziranu fakturu za uređivanje i naknadno slanje - Ako ste iz nekog razloga zaboravili priložiti prilog uz uspješno poslani eRačun, zaboravili napisati napomenu ili odabrali krivi poslovni proces, nakon pozivanja ove izborne linije sve navedeno ćete moći napraviti i ponovo poslati račun. Sve elemente koji utječu na cijenu i obračun PDV-a NIJE moguće mijenjati. Taj račun će dobiti oznaku da se radi kopiji i kao takav će otići partneru.

Zabrani uspješno fiskaliziranu fakturu za uređivanje i naknadno slanje - koristi se ako ste greškom oslobodili jednu ili više faktura za naknadno slanje. Pozivanjem procesa prethodno oslobođeni računi postižu stari status te ih nije moguće ponovo poslati.

Administrativno oslobađanje nefiskalizirane fakture za naknadno slanje - proces se koristi kada iz nekog razloga račun nije fiskaliziran čime se omogućava njegovo ponovno slanje i fiskaliziranje. Prije puštanja svakako provjerite statuse računa (eRačuni --> Statusi osvijetljenog računa). Ako je u trećem polju status Uspjeh, što znači da je prijavljen PU, takav račun nije moguće osloboditi za ponovno slanje. Nakon pokretanja procesa potrebno je upisati razlog oslobađanja i potom pozvati eRačuni --> Slanje označenih eRačuna. Ako su svi uvjeti zadovoljeni, račun će biti uspješno fiskaliziran.
* Za korištenje ove opcije morate imati uključeno pravo pristupa RM: Omogući ponovno slanje eRačuna (364).

Kontrolna lista neposlanih F2.0 eRačuna - pozivom ove izborne linije otvoriti će se tabela s računima koji su spremni za slanje a nisu poslani. Pozivom padajućeg izbornika Obrade --> Pošalji neobrađene dokumente program će poslati sve račune iz tabele.

Lista neuspjelih F2.0 eRačuna za ponovno slanje - pozivom ove izborne linije, nakon provjere, otvoriti će se tabela s računima koji su prethodno oslobođeni akcijom eRačuni --> Administrativno oslobađanje nefiskalizirane fakture za naknadno slanje. Pozivom padajućeg izbornika Obrade moguće je pozvati Statusi osvijetljenog eRačuna, Slanje označenih eRačuna i Prijava nemogućnosti slanja eRačuna

Detaljan popis statusa, njihovih oznaka, opis značenja i eventualnih akcija.

Pojava bilo koje druge kombinacije statusa koji ovdje nisu navedeni tretira se kao nemoguć status i u slučaju da se pojavi, nužno je njegovu pojavu prijaviti servisu Moj eRačun.

Šifrarnik grešaka za fiskalizaciju računa fizičkim osobama (F1.0) (cijela dokumentaciju možete pronaći na stranicama Porezne uprave na ovoj poveznici):

*Obratite pažnju na datum dokumentacije jer su moguće dopune.

Slanje eRačuna preko drugih informacijskih posrednika

4D Wand punu automatiku slanja i primanja eRačuna ima isključivo sa servisom mer (Moj eRačun - Elektronički računi d.o.o.). Na žalost digitalni poštari nemaju jedan sustav primanja/slanja eRačuna već svatko gura svoje uz manje više uspješnu interoperabilnost među sobom. Ako za slanje eRačuna koristite usluge drugog digitalnog poštara tj. informacijskog posrednika, preduvjeti koje prethode slanju (KPD šifre, informacijski posrednici na komitentima...), moraju biti ispunjeni i u ovom slučaju. Isti su navedeni na početku odjeljak o slanju eRačuna, na ovoj poveznici.

Slanje eRačuna je poluautomatizirano tj. sve se odrađuje kao i kod slanja putem mer-a, osim što je krajnji rezultat snimanje datoteka na disk, umjesto da je odmah poslan kao eRačun. Isto tako, statusi tih računa se neće mijenjati u 4D Wandu već ih morate provjeravati kod informacijskog posrednika kojeg ste odabrali (portal, aplikacija ili što god su vam omogućili).

Nakon što ste odobrili jedan ili više računa u knjizi IRA, program će javiti koliko je dokumenata obradio i "poslao"(1) za drugog informacijskog posrednika (ista operacija se može pozvati putem padajućeg izbornika Export/Import --> Export eRačuna u xml prema fiskalizaciji 2.0). Radi se o tome da je uspješno spremio .xml datoteke na disk što je rezultiralo takvim statusom u koloni eRačun. Kako bi olakšali manipulaciju s datotekama, na formi smo dodali mogućnost da se odmah pristupi direktoriju gdje su datoteke spremljene, tipka Otvori direktorij(2). Sukladno parametru u Parametri programa --> Podešavanje eRačuna, kojim je odabran folder za arhiviranje, aktiviranje tipke će otvoriti taj direktorij, a .xml datoteke će biti smještene u poddirektorij koji nosi naziv odabranog informacijskog posrednika (FINA, Pondi...).

Daljnja procedura je jednostavna i svodi se na manipulaciju s datotekama. U odabranom direktoriju npr. označite 10 datoteka, kopirate ih i, u ovisnosti o mogućnosti koje pruža odabrani informacijski posrednik, zailjepite ili importirate u njihovu aplikaciju, web sučelje ili već nešto drugo što vam je omogućio odabrani IP. Ako ne postoji mogućnost istovremenog preuzimanja više datoteka, ne preostaje drugo nego da proceduru radite po sistemu jedna po jedan datoteka.

Slanje privitka (otpremnica, narudžba, situacija... ili bilo koji drugi dokument) uz eRačun

Uz eRačun moguće je poslati kao privitak bilo koji dokument. Naravno, moguće je slanje i više dokumenata.

Postupak je sljedeći:

•Pozicionirate se na račun koji namjeravate poslati kao eRačun i pozovete padajući izbornik Pregled --> Lista datoteka s diska vezanih na dokument. Ili, jednostavnije, pozovete kombinaciju tipki Ctrl+O.

•Na otvorenoj formi Lista dokumenata s diska aktivirajte tipku Unos pa na novoj formi popunite potrebna polja.

1.Datum dokumenta: Unesite željeni datum.

2.Vrsta dokumenta: Najznačajnije polje o kojem morate posebno voditi računa. Kliknite na strelicu prema dolje i iz ponuđenog registra Vrste dokumenata svakako odaberite Prilog. Ako odaberete bilo koju drugu vrstu dokumenta, odabrana datoteka neće otići uz eRačun.

3.Opis dokumenta: Opisno polje, možete upisati tekst po želji, najbolje neka kratka odrednica o kojem se dokumentu radi.

4.Datoteka: Ako ste prethodno kreirali ili skenirali dokument i spremili ga (snimili) na neko mjesto na disku, klikom na ikonu s tri točkice pozovite standardnu windows formu za pronalaženje putanje do datoteke.

5.Nova lokacija dokumenta: Često se dokumenti snimaju na lokacije koje su najpristupačnije, npr. desktop računala zbog čega se javlja potreba za premještanjem te datoteke. Kako bi se izbjegla nedostupnost dokumenta između različitih radnih stranica zbog sigurnosnih razloga ili naprosto zbog ugašenih računala, preporuka je da svakako odredite jedno mjesto na lokalnom računalu ili serveru (disk ili folder) u koji ćete spremati ili premještati dokumente koji moraju biti dostupni svima. Folder za dokumente se definira pozivom s glavnog izbornika 4D Wanda --> Parametri programa --> Preglednik virmani i fontovi --> kartica Dokumenti i skeniranje --> Folder za dokumente.

6.Lokacije dokumenta: Uvijek možete odabrati što će se dešavati s datotekom koju namjeravate slati. Bez promjene dakle, datoteka ostaje gdje s trenutačno nalazi; kopiraj na novu lokaciju, datoteka se kopira na novu lokaciju i ostaje gdje se trenutačno nalazi; premjesti na novu lokaciju, datoteka se briše s trenutačne lokacije i premješta na novu lokaciju tj. onu koju smo definirali u parametrima programa.

•Uneseno potvrdite s tipkom OK što će vas vratiti na početnu formu (Lista dokumenata s diska). Odaberite Izlaz što će Vas vratiti na tabelu Izlaznih računa.

Sada je sve spremno da pošaljete standardnom procedurom eRačun. Neka vas ne zbuni što u ekranu pregleda i slanja eRačuna ne vidite taj prilog. Naime prilog će biti zapakiran u Xml-u koji će se kreirati. Budući da možete povezati i 20-ak priloga, prikazuje se samo Pdf konkretnog računa, ali se i ostali nalaze u samom Xml-u koji će biti kreiran i poslan kupcu.
Ako bi kupac prethodno poslani eRačun importirao kroz 4D Wand i pozvao Pregled računa (F4), otvorila bi se forma UBL preglednik s mogućnošću odabira što želite vidjeti: sami račun ili privitak računa (npr. otpremnica).

e-Mail (nema značaj koji je imao do F2.0)

U nastavku je tekst koji pojašnjava unos e-mail adresa za slanje eRačuna. Zbog Fiskalizacije 2.0 ovo je postalo suvišno osim u slučajevima kada šaljete eRačune npr. strancima ili ih treba poslati na stari način. Dakle, zbog Fiskalizacije 2.0 ne trebate prikupljati niti upisivati e-mail adrese vaših klijenata budući da se sve radi preko OIB-a.

e-mail adrese se unose kako bi primateljima stizale obavijesti da im je kreiran eRačun i da ga mogu preuzeti. E-mail adrese primatelja mogu se unijeti i na formi osoba kao i na formi komitenta. Da li ćete email adresu unijeti na komitenta ili na osobu sasvim je svejedno. Ako je adresa oblika info@4d.hr, racunovodstvo@4d.hr, prodaja@4d.hr ... logično se nameće da se upiše na komitenta a ako je oblika ime i prezime onda na formu osoba. Detaljnije informacije o unosu e-amil adresa, kreiranja i korištenja eMail listi potražite na poveznicama 4D Wand Info Br.461 i eMail liste.

Unos na formi komitenata (ili osoba)

•Pozicionirati se na komitenta na kojeg želite unijeti e-mail adresu za primanje eRačuna i odabrati Izmjena

•Na formi komitenta na kartici Osnovni u polje eRačun eMail adresa: upišite email adresu na koju će primatelju stizati obavijest da je primio eRačun.

•Ako ste pogriješili ili želite izmijeniti email adresu za primanje eRačuna odaberite karticu 5. Emailovi (1.) ili odaberite ikonu @ pored email adrese koju ste prethodno unijeli.

Kartica Emailovi namijenjena je za višestruki upis e-maliova za različite namjene. Bitno je napomenuti i naglasiti da email adresa koja je unesena sa svrhom slanja eRačuna mora biti definirana s Tip email adrese: eRačun. Ako unosite email adresu na prethodno opisan način, dakle upisom u polje eRačun eMail adresa, ona će automatski dobiti odgovarajući tip tj. eRačun.

Primanje eRačuna (U rekonstrukciji)

Ako se ulaskom u neki od modula pojavila poruka koja korisnika informira da je Dostupno xx računa za obradu (slika dolje) ili ako ste e-mailom primili obavijest da vam je poslan eRačun i da je spreman za preuzimanje, iste možete preuzeti pozivanjem tabele Pretpregled i preuzimanje eRačuna.

Osim klikom na samu poruku, tabelu možete pozvati na dva načina:

•Pozivanjem ikone sa statusne trake iz bilo kojeg modula (Veleprodaja, Maloprodaja, Financijsko knjigovodstvo).
 

•Pozivanjem ikone iz Knjige URA za robu i usluge ili opcionalno pozivanjem padajućeg izbornika eRačuni --> Pretpregled i preuzimanje eRačuna.
 

•Napomena:  ikona na sebi može sadržavati i broj računa koji čekaju na obradu.

Pozivom tabele otvara se forma s nizom korisnih podatka, mogućim opcijama i postupcima s eRačunima.

Na statusnoj traci, osim standardnih ikona za označavanje i prikaz, pronaći ćete ikone:

•Kreiraj komitenta koji nedostaje - koristi se u slučaju kada u adresaru nemate definiranog partnera koji je poslao eRačun. Na tabeli je takav račun označen crvenom bojom. Pozivom ikone otvara se tabela Partnera gdje je potrebno unijeti novog partnera tj. partnera koji je poslao eRačun.

•Dodjeli radnika koji će obraditi dokument (nije obavezno) - aktiviranjem ikone otvara se forma Odabir radnika iz koje je moguće odabrati radnika koji će obraditi pristigli račun. Nakon odabira moguće je na tabeli filtrirati samo dokumente za tog ili svakog drugog radnika koji je zadužen za obradu eRačuna.

•Dodijeli poslovni prostor kojem dokument pripada (nije obavezno) - aktiviranjem ikone otvara se forma Poslovni prostor iz koje je moguće odabrati prostor kojem eRačun pripada. Nakon odabira moguće je na tabeli filtrirati samo dokumente za svaki pojedini poslovni prostor

•Obavezan odabir poslovnog prostora (uključen/isključen) - Ako je ikona uključena prilikom aktiviranja tipke Učitaj dokument(A) automatski će se prikazati forma za odabir poslovnog prostora. Tipkom Izbor odaberite željeni prostor za koji je namijenjen eRačun.

•Pregled vizualizacije eRačuna (F4) - aktiviranje ikone pokrenuti će se pdf preglednik i prikazati račun. Nakon toga isti možete ispisati (ako baš morate) ili spremiti kao datoteku na neko odabrano mjesta. Tipka F4 je univerzalna tipka i služi za pregled bilo kojih datoteka koje imate zakačene za partnera, robu ili dokument.

•Provjera i preuzimanje eRačuna - aktiviranjem ikone poziva se proces provjere i preuzimanja eRačuna koji su stigli u međuvremenu i nisu učitani u tabelu.

•Export prikazanih podataka u Excel - kao i na svim tabelama gdje možete pronaći ovu ikonu, njenim pozivom cijela tabela sa svim poljima se prebacuje u Excel, što omogućava manipulaciju s podacima.

Tabovi na formi Pretpregled i preuzimanje eRačuna kao i na ostalim formama prikazuju samo ono što je odabrano.

•Za import(1) - ako uredno importirate eRačune na ovom tabu naći će se samo novi eRačuni tj. računi za koje morate odrediti što dalje (ako je uključen neki od filtera prikazat će se samo računi koji zadovoljavaju uvjete filtera). Ikona Provjera i preuzimanje eRačuna ažurirat će tabelu ako ima novih pristiglih eRačuna.

•Importirani(2) - odabirom ovog taba na tabeli će se naći samo računi koji su tipkom Učitaj dokument(A) importirani.

•Preskočeni(3) - odabirom ovog taba na tabeli će se naći samo računi koji su tipkom Preskoči dokument(B) iz nekog razloga preskočeni.

•Obrisani(4) - odabirom ovog taba na tabeli će se naći samo računi koji su importirani pa potom obrisani. Brisanje se ne radi na ovoj formi već se briše dokument tj. ulazni račun koji je prethodno učitan. Postupak je detaljno opisan niže u tekstu.

•Odbijeni(5) - odabirom ovog taba na tabeli će se naći samo računi koji su tipkom Odbij dokumente(C) iz nekog razloga odbijeni.

•Svi(6) - odabirom ovog taba prikazat će se svi dokumenti koji su na bilo koji način i bez obzira na odabrani status dospjeli kao eRačun.

Nekoliko važnih napomena:

•Sve akcije možete raditi nad označenim dokumentima korištenjem standardnih ikona za označavanje. Npr. označite 5 računa i aktiviranjem tipke Učitaj dokumente jednim klikom učitate svih 5 računa u knjigu URA.

•Kolone u tabeli računa je moguće razmještati prema osobnim sklonostima. Možete ih vući na željeno mjesto ili desnim klikom miša na naslov kolone pozvati Setiranje kolona.

•Filteri na tabeli omogućavaju prikaz prema zadanom filteru što značajno olakšava snalaženje. Filtrirati dokumente možete prema Datumu (od - do), po komitentu, po odgovornom radniku, po poslovnici, po dokumentima za koje ne postoji komitent. Posljednja ikona (strelica u krug) poništava sve filtere.

•Još jednom podvlačimo da eRačune ne ispisujete. Da bi vidjeli račun dovoljno je aktivirati tipku F4 na tastaturi.

•Nakon što ste učitali/preuzeli eRačun u knjizi URA isti će biti vidljiv sa svim financijskim elementima. Takvi računi imati će i popunjene koleone "D" i "A". U koloni "D" nalazi se oznaka "o" ako je na ulazni račun vezana datoteka s diska. U koloni "A" nalazi se oznaka "X" ako je na ulazni račun vezana datoteka s diska koja je preuzeta s forme Pretpregled i preuzimanje eRačuna, tj. ako je importiran eRačun.

•Ako ste preuzeli eRačun, a imate potrebu kreirati dokument primke, moguće je u knjizi URA odabrati opciju eRačun --> Kreiranje primke iz osvijetljenog eRačuna... Proces će kreirati primku sa zaglavljem i stavkama kao i svim financijskim elementima.

•Ako ste preuzeli eRačun, a imate potrebu kreirati storno računa što znači i kreiranje povrata dobavljaču, moguće je u knjizi URA odabrati opciju eRačun --> Kreiranje povrata dobavljaču iz osvjetljenog eRačuna. Proces će kreirati dokument Povrat dobavljaču sa zaglavljem i stavkama kao i svim financijskim elementima.

Javna nabava i slanje eRačuna

Slanje e-računa prema javnoj nabavi zakonska obaveza u mnogim zemljama, uključujući i Hrvatsku. To znači da su poslovni subjekti koji sudjeluju u javnoj nabavi dužni izdavati i primati e-račune. Uvođenje zakonske obaveze slanja e-računa prema javnoj nabavi ima za cilj poboljšati učinkovitost javne nabave i smanjiti administrativne troškove za poslovne subjekte i javne institucije.

Za razliku od B2B (Business-to-business) slanja eRačuna B2G (Business-to-government) tj. slanje eRačuna prema javnoj nabavi ima svoje specifičnosti i dodatna podešavanja. Budući da se radi o izrazito kompleksnoj i zahtjevnoj nadogradnji 4D Wand-a, koja na žalost ne ovisi samo o našoj tvrtki i nije u potpunosti pod našom kontrolom, moguće su greške ili poteškoće u slanju eRačuna prema subjektima javne nabave. U tim situacijama svakako prvo kontaktirajte podršku „digitalnog poštara“ preko kojeg šaljete eRačune (Moj eRačun, FINA, mStart…).

Prvo i osnovno je da precizno i s razumijevanjem pročitate 4D Wand Info Br.472. U njemu su detaljno pojašnjene predradnje i sam sistem slanja eRačuna prema javnoj nabavi. Dodatnu pažnju usmjerite i na 4D Wand Info Br.471 koji je posebno pojasnio jedinice mjere i slanje eRačuna, kao i na 4D Wand Info Br.473 kojem je tema slanje eRačuna kada korisniku nije poznata e-mail adresa na koju će stizati obavijesti o prispijeću eRačuna. Na koncu tu je i 4D Wand Info Br.474 koji je pojasnio zašto i gdje je potrebno upisati oznaku države za slanje eRačuna.

Budući da se radi o procesu koji se još uvijek testira i nadograđuje dodatno pojašnjavamo polje Poslovne jedinice za slanje eRačuna koje možete pronaći na formi komitenata/partnera.

Naime, složenost strukture javnih naručitelja očituje se i njihovim zahtjevima da se računi ispostavljaju na matičnu tvrtku, zasebno na poslovne jedinice, ili i na jedno i drugo. Dodatni zahtjev tome je i vaša želja, kao dobavljača, da sve vodite (npr. IOS-e) na matičnu tvrtku. U svakom slučaju neophodno je ostvariti komunikaciju s javnim naručiteljem kako bi ste utanačili detalje oko poslovnica, a budući da je sustav nepouzdan i nestabilan, ostvareni kontakt će dobro doći kod provjere o ne/prispijeću ispostavljenog i poslanog eRačuna. Bazu primatelja eRačuna za javnu nabavu kao i njihovih poslovnica možete pronaći na poveznici https://digitalneusluge.fina.hr/eRacunJT/

Posebno skrećemo pozornost da kod upisa Šifre poslovne jedinice svakako upišete Šifru poslovne jedinice a nikako Id poslovne jedinice (vidi sliku). Naime, krivi unos generira greške i onemogućava slanje eRačuna korisniku. Isto tako, kod upisa Šifre poslovne jedinice vodite računa da upišete kompletnu šifru sa svim vodećim nulama (npr. 00000000101), a ako partner nema poslovne jedinice, polje svakako ostavite prazno.

Kako unijeti partnera i njegove poslovnice u 4D Wand-u za uspješno slanje eRačuna (primjer)

Grad Zagreb  je partner koji već postoji u 4D Wand-u i na formi partnera je označeno da se radi o subjektu javne nabave.  Ako račun želite poslati partneru Grad Zagreb – ured gradonačelnika  potrebno je otvoriti novog partnera i na kartici  3. Financijski podaci  u polje  Poslovna jedinica za slanje eRačuna  upisati šifru poslovne jedinice ( ne ID!!! ) koju ste pronašli u  Fina-inom registru. Na ovog komitenta se otprema roba tj. kreira otpremnica i kreira račun.

U slučaju da u 4D Wand-u želite za jednog partnera npr. Grad Zagreb koji ima više poslovnica imati jednu financijsku karticu, možete na poslovnicama npr. Grad Zagreb – ured gradonačelnika  na kartici  1. Osnovni  u polje  Račun ide na  iz registra odabrati partnera Grad Zagreb i uključiti da se radi o subjektu javne nabave, a na partneru Grad Zagreb na kartici 3. Financijski podaci uključite polje Za eRačun u javnoj nabavi preuzmi podatke kupca s Otpremnice. Time je osigurano da se fakturiranjem otpremnice koja glasi na Grad Zagreb – ured gradonačelnika račun kreira na Grad Zagreb (podaci u XML-u eRačuna će biti kopirani s komitenta koji predstavlja dostavno mjesto (naziv komitenta, adresa, šifra poslovne jedinice) ali će u XML-u pod posebnim čvorom biti navedeno da je riječ o komitentu Grad Zagreb kao krovnoj organizaciji). Ujedno osiguravate i preciznu statistiku na koju adresu ste dostavili robu.

Import elektroničkih računa od dobavljača za financijski leasing

U nastavku donosimo pojašnjenje importa elektroničkih računa od dobavljača za financijski leasing.
Prilikom importa elektroničkih računa od dobavljača za financijski leasing u Knjigu URA programskog rješenja 4D Wand na dokument se uvijek importira iznos kamate u polje Neoporeziva osnovica. Iznos glavnice i PPMV-a se ne importira nego se prikazuje isključivo kao napomena na računu i služi samo kao obavijest o dospijeću plaćanja prema ranije utvrđenom otplatnom planu leasing ugovora. Naime, u xml datoteci koja se importira u 4D Wand iskazan je samo dio usluge koju leasing društvo zaračunava u fakturiranom periodu, a to je samo kamata. Navedeni način fakturiranja financijskog leasinga je ispravan i takva faktura se ispravno importira u 4D Wand.

Knjigovođe najčešće navedene račune za financijski leasing na ulaznoj strani knjiže tako da prilikom unosa računa na njemu žele iskazati i iznos glavnice i iznos kamata tako da kroz stavke ulaznog računa podijele na pripadajuća konta i proknjiže u temeljnicu financijskog knjigovodstva. Također, na taj način jednostavno kreiraju uplatnicu za plaćanje računa na ukupni iznos koji trebaju uplatiti leasing društvu, a ne samo na iznos kamate. Ako i tako i dalje želite nastaviti knjižiti račune od leasing društava za financijski leasing u 4D Wand-u trebat ćete ručno intervenirati na samom ulaznom računu i upisati u neoporezivu osnovicu ukupan iznos koji trebate platiti (zbroj kamata, glavnice i PPMV-a).

Napomene

Provjera potpisa (certifikata) tj. garancija nepromjenjljivosti

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.