UPUTE ZA ARHIVIRANJE I SPREMANJE SIGURNOSNIH KOPIJA e- Računa

Vrlo važan članak Zakona o eRačunima pojašnjava da se eRačuni, jednako kao i računi u papirnatom obliku, moraju čuvati sukladno Zakonu. Preciznije:
"Odredbama članka 80. stavka 2. Zakona o PDV-u propisano je da vjerodostojnost podrijetla, cjelovitost sadržaja i čitljivost računa mora biti osigurana od trenutka izdavanja do kraja razdoblja za pohranu računa neovisno o tome je li račun izdan na papiru ili u elektroničkom obliku."
Također, kao što izdati račun mora čuvati onaj tko izdaje isti, ali isto tako račun mora čuvati onaj tko je isti primio (nikakva razlika u odnosu na dosadašnju "papirnatu" praksu):
"Odredbama članka 161. stavka 3. Pravilnika o PDV-u propisano je da je navedeno obvezan osigurati porezni obveznik koji obavlja isporuku, kao i porezni obveznik koji prima isporuku.
S obzirom na prethodno, vrlo je važno kvalitetno čuvati eRačune, koliko je nama poznato, minimum 11 godina. S obzirom na to da naši eRačuni ne zauzimaju puno prostora, neće biti nikakav problem arhivirati račune i sljedećih 300 godina, ako treba. Kako biste što kvalitetnije snimili/arhivirali i ulazne i izlazne eRačune, naša tvrtka je zamislila da se ulazni i izlazni eRačuni automatski pohranjuju na tvrdom disku, i to na mjestu koje ste odredili u parametrima programa (Parametri programa a Setiranje eRačuna a eRačuni). Mi standardno s 4D Wandom distribuiramo sljedeću situaciju (isto možete pročitati i u uputama 4D Wanda):

gdje je Folder za arhiviranje - direktorij u koji će se arhivirati eRačuni, te isti obavezno dodati u backup procedure . 4D Wand će automatski ponuditi direktorij "Disk_Serverske instalacije\Dokumenti\OIB tvrtke" (npr. W:\Dokumenti\20706921230). Naš savjet je da kreirate i izaberete prepoznatljiviji direktorij, mada će se u budućnosti sve dešavati automatski. Ipak, za arhiviranje je dobro imati jednostavan, lako dostupan i prepoznatljiv direktorij, kojeg možete posebno zaštiti ukoliko postoji potreba za zaštitom.
Vrsta dokumenata za UFA - vrsta dokumenta za UFA po kojoj će se razlikovati eRačuni od skeniranih računa u tabeli "Lista dokumenata s diska". 4D Wand će automatski kreirati vrstu dokumenta "EUF - Ulazni elektronski računi". Naš savjet je da isto ostavite kao predloženo.
Vrsta dokumenata za IFA - vrsta dokumenta za IFA-e po kojoj će se razlikovati eRačuni od skeniranih računa u tabeli "Lista dokumenata s diska". 4D Wand će automatski kreirati vrstu dokumenta "EIF - Izlazni elektronski računi". Naš savjet je da isto ostavite kao predloženo.
Od trenutka kada primite ili izdate prvi eRačun, trebali biste kvalitetno arhivirati (backupirati) izabrani folder/direktorij u kojem se automatski slažu eRačuni. Naši savjeti za arhiviranje eRačuna su:
•  mnogi će poželjeti ovaj folder snimati automatski. Snimajte automatski, ali imajte na umu da automatika često zna dovesti u zabludu. Pa, ako krene nešto lošim putem, iznenadit ćete se ukoliko ustanovite da nemate eRačune koji su vam pristigli i to zadnjih 8 mjeseci?!
Dakle, ako ćete se osloniti na automatiku, trebate usvojiti nekakvu metodu svakodnevnog provjeravanja snimljene arhive. Metoda nije bitna, važno je da vi znate što radite (snimate). Ali, činite to svakodnevno – svaki radni dan bez iznimke. Mi smo svjedoci desetine automatski kreiranih arhiva koje nisu vrijedile apsolutno ništa.
Kako biste što lakše odabrali metodu, te kako biste što lakše provjerili da li imate u arhivi i ono što ste jučer dobili/poslali, predlažemo vam da ne pakirate (ZIP-ate) datoteke već da kreirate "zrcalo" – kako je u izvornom folderu, da tako bude i na arhivskoj strani;
•  svim našim korisnicima smo uvijek govorili: "Automatika je super. Ali, automatika je automatika, pa na kraju automatski nemate arhivu koja vrijedi...". Zbog toga kažemo svim svojim korisnicima: "Snimite podatke i rukom. Dakle, nekakvom ručnom metodom, najbolje na USB stick. Veliki kapaciteti USB stickova su danas prilično jeftini i najbolje bi bilo imati dva memory sticka – jedan za parne datume, drugi za neparne datume. I tako ih i snimate. Ako je danas 09. u mjesecu, snimite neparni memory stick. Pokupite slučajno virus, virus napravi štetu, a vi imate onaj parni memory stick i sve do 08. tog mjeseca. Treba "namirit" datum 09. tog mjeseca jer je pretpostaviti da je virus, na primjer, napravio dar-mar svuda po sustavu. To "namirivanje" neće biti teško. Za tih par ulaznih eRačuna moći ćete se obratiti izdavatelju, pa čak i isporučitelju (Elektronskim računuma d.o.o.).
Memory stickove na koje snimate arhivu eRačuna nosite sa sobom – ne ostavljajte ih u uredu. Ta se predostrožnost u više navrata pokazala mudrom, naročito u slučaju havarija i otuđenja opreme.
Također, odredite rezervu osobe koje će svakodnevno provjeravati automatsko arhiviranje eRačuna kada je osoba odgovorna za taj posao izvan ureda taj dan(e);
Također, odredite rezervu osobe koje će svakodnevno snimati eRačune na memory stickove kada je osoba odgovorna za taj posao izvan ureda taj dan(e);
•  nemojte nikada misliti "gubitak podataka se dešava nekom drugom". Postoje dvije vrste tvrtki:
- tvrtke koje su izgubile podatke;
- i tvrtke koje će tek izgubiti podatke.
Tako je to u svijetu računala, a spašava vas isključivo dobra arhiva – tzv. backup.
I na kraju, nemojte zvati nas i pitati kako da snimite arhivu eRačuna, kako da provjerite arhivu eRačuna, kako da vratite eRačune iz arhive, itd. Mi smo, s ovim 4D Wand Infom, podijelili svoja iskustva s vama, dali smo vam do znanja da se radi o vrlo bitnoj zakonskoj stvari, dali smo vam par savjeta, a vaša pitanja trebaju ići put administratora vašeg sustava. Mi definitivno nismo adresa kojoj se treba obratiti...
Molimo vas pošaljite nam e-Mail za koji ste se odlučili da će služiti za eRačune. Mi ćemo isti upisati u našu bazu, te vam naši računi neće više stizati u papirnatom obliku, već obavijest e–Mailom (na e-Mail kojeg ste nam poslali) da je stigao račun za vas. Ujedno će to biti podsjetnik da u 4D Wandu, u knjizi ulaznih računa, pozovete opciju "Preuzimanje i učitavanje eRačuna"...

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.