Sve se više susrećemo s pojmom e-Računa, elektroničkog računa, online računa i sličnih pojmova. No, znate li što ti pojmovi zapravo znače?
U nastavku našeg bloga pročitajte sve o elektroničkim računima.
Štu su e-Računi?
e-Računi su današnji suvremeni oblik računa koji ne zahtijeva fizički ispis kako bi bio pravovaljan već se izdaje digitalnim putem. S obzirom na to, moguće je slanje i zaprimanje računa digitalnim putem kao i kreiranje primki.
Nije bilo upitno hoće li doći do kreiranja digitalnih računa, već je bilo pitanje kada će doći. Danas možemo reći da su e-Računi sve učestaliji te se sve više primjenjuju zbog svoje jednostavnosti, ali i veće kontrole. Koje će vam prednosti u poslovanju donijeti e-Računi? Osim što su sigurni, oni se brzo i lako kreiraju te se njihovim korištenjem poboljšava i ubrzava cjelokupni poslovni proces. Stoga su prednosti e-Računa:
- online računi predstavljaju siguran i zakonski ispravan oblik izdavanja računa;
- štede cjelokupni poslovni proces – papir i opremu, kuvertiranje, ljudske resurse…;
- cijena po e-Računu je manja od cijene klasičnog poštanskog servisa;
- za primatelja e-Račun je besplatan (kao i račun primljen klasičnom poštom);
- kreiraju se u samo nekoliko koraka. Nekoliko stotina e-Računa možete jednim jedinim klikom miša poslati unutar 10-tak minuta;
- nakon kreiranja se lako i brzo šalju „digitalnom poštaru“ koji digitalno potpiše račun, te putem e-Maila obavijesti primatelja da ga čeka novi e-Račun. Istovremeno, digitalno potpisani e-Račun čeka pošiljaoca da ga kao tako potpisanog preuzme sebi nazad. Sve je u potpunosti automatizirano i standardno se cjelokupni posao izvrši unutar 2-3 sekunde. Krajnji korisnik koji koristi programsko rješenje ne treba imati nikakvih predznanja o bilo čemu, a e-Računi će se smjesiti točno tamo gdje je korisnik odredio;
- možda najvažnije od najvažnijeg, e-Račune ne treba papirnato arhivirati. Nema nikakve potrebe da ih štampate, odlažete u registratore, te registratore smještate u kojekakve skladišne prostore, podrume i slično!
O e-Računima u sklopu 4D Wand sustava možete saznati na našem webu.
ZAŠTO KORISTITI e-Račune?
e-Računi su jednostavniji u usporedbi s dosadašnjim oblicima kreiranja i slanja računa putem pošte koji su zahtijevali brojne korake prije nego što bi račun došao u ruke klijenta.
Online e-Računi prije svega štede vrijeme računovođama olakšavajući im posao kreiranja i slanja računa te praćenja njihove naplate.
Ukoliko se ispoštuju određeni preduvjeti, od preuzetog e-Računa možete u programskom rješenju automatski kreirati primku jednim jedinim klikom miša!
Također, količinsko generiranje e-Računa omogućuje kreiranje više stotina e-Računa odjednom kao i njihovo slanje. Osim toga, vrijedno je spomenuti da se ovim načinom bitno smanjuje korištenje papira čime štedimo prirodne resurse i pomažemo kod očuvanja okoliša.
ŠTO MI JE SVE POTREBNO ZA IZDAVANJE e-Računa?
Za izdavanje e-Računa potrebno je sadržavati ovlašteni softvera ili web aplikacije koji omogućuju izdavanje online e-Računa te registracija na iste. Nakon toga slijedi kratka registracija. Module za kreiranje e-računa u većini slučajeva vrlo je lako personalizirati i kreirati prema vlastitim potrebama.
e-Računi ne zahtijevaju mnogo toga. Bitan je pristup internetu bez obzira o kojem se operativnom sustavu radi. U sklopu 4D Wand sustava, elektronički računi se mogu arhivirati, te je moguć izvoz računa u obliku MS Office Word ili PDF formata. Na našoj web stranici možete pogledati webinar kako kreirati i izdati e-Račune pomoću 4D Wand programskog rješenja.
SIGURNOST e-Računa
Često se postavlja pitanje je li izdavanje e-Računa sigurno. Elektronički računi baziraju se na PKI tehnologiji što predstavlja mehanizam enkripcija i sustava koji omogućuju poduzećima sigurnu online komunikaciju. Korištenje e-Računa u sklopu 4D Wand sustava je u potpunosti sigurno te zadovoljava sve kriterije sigurnosti.
PRAVNA STRANA e-Računa
Obzirom da je Republika Hrvatska punopravna članica Europske unije tada i za nas vrijede pravila koje je definirala EU za jedinstveno tržište. EU je definirala smjernice te minimum kojih se svaka država treba držati, ali isto tako postoje i dodatna pravila koja svaka država može definirati. e-Računi trebaju odgovarati svim zakonskim regulativima i standardima koje zahtjeva EU i država.
Na primjer, servis e-Računi koji djeluje u sklopu 4D Wand sustava izrađen je sukladno svim zakonima:
- Zakonu o PDV-u (NN 73/13, čl. 80.)
- Pravilnik o PDV-u (NN 79/13, čl. 161.)
- Zakonu o elektroničkom potpisu
- Zakonu o elektroničkoj ispravi
- Zakonu o elektroničkoj trgovini
- Strategiji razvitka elektroničkog poslovanja u RH
- Zakonu o računovodstvu
ZAKLJUČAK
Slanje i primanje e-Računa u poslovnom svijetu omogućuje učinkovitije i kvalitetnije poslovanje. Izdavanje e-Računa je jednostavno te se u samo par koraka mogu kreirati veliki broj e-Računa.
Kada je riječ o standardnim načinima izdavanja računa, oni zahtijevaju brojnu papirologiju te traje dugi vremenski period da račun stigne na odredište. e-Računi sa sobom nose puno više nego preporučena pismonosna pošiljka! U svakom trenutku se može vidjeti kada je poslan e-Račun, kada i tko je digitalno potpisao e-Račun, te se u svakom trenutku može vidjeti kada je, te da li je, e-Račun preuzet od strane primatelja! e-Računi su dobitna kombinacija i za pošiljatelja i za primatelja računa. Uz brojne prednosti koje elektronički računi nude tu su i ekološki faktori koji omogućuju uštedu korištenja papira i samim time očuvanju okoliša.