Tabela stavki

Tabela stavki bilo kojeg dokumenta je mjesto gdje se nastavlja operativan rad u 4D Wand-u. Dakle, nakon unosa zaglavlja dokumenta, u velikom broju slučajeva slijedi unos stavki. Napominjemo da izgled i raspored kolona nije uvijek isti na svim tabelama stavki. Naime, neke tabele imaju drugačiji raspored ikona na alatnoj traci, drugačiji raspored i prikaz kolona, kao i drugačije forme za unos stavki. Prije samog rada u tabelama stavki pročitajte više o radu s tabelama na ovom linku.
Najveći dio prozora zauzima lista stavki, gdje jedan red liste predstavlja jednu stavku. Na vrhu, osim padajućih izbornika i alatne trake, nalazi se polje s bitnim informacijama koje se automatski ažurira ovisno o stavci na kojoj se nalazite. Informacije na ovom polju nisu uvijek iste već ovise o tome u kojem se dokumentu nalazite.
Na vrhu polja s informacijama nalaze se tabulatori za sortiranje a koji ujedno služe i za odabir načina rada lokatora (npr. za lociranje kataloškog broja mora biti uključen tab Kataloški brojevi). U skladu s navedenim tabelu stavki moguće je sortirati i pretraživati (locirati) po nazivima tabova:

•Redni brojevi

•Naziv

•Šifre

•Kataloški brojevi

•Skladišna mjesta

•Drugi nazivi

•Treći nazivi

•Barkodovi

Odabrani sort se pamti po korisniku 4D Wand-a.

Na dnu tabele stavaka uvijek se na lijevoj strani nalaze standardne ikone za Unos (robe, usluge ili proizvoda), Izmjena i Brisanje (ako je dokument odobren vidljiva je samo tipka Pregled) dok se na desnoj strani uobičajeno nalaze tipke Artikl (otvara formu artikla), Kartica (otvara karticu artikla) te tipka Izlaz.

Unos nove stavke započinje pritiskom na tipku Unos (robe, usluge, proizvoda), ili korištenjem neke od kratica (Insert na tastaturi, odnosno na kombinaciju tipki Alt+U, Alt+L ako se želi unijeti usluga ili Alt+R ako se želi unijeti proizvod). Nakon toga program otvara registar artikala, usluga ili proizvoda. Odabirom iz registra otvara se forma za unos stavke.
Izmjena osvijetljene stavke vrši se pritiskom na tipku Izmjena, kombinaciju tipki Ctrl+Enter, odnosno na kombinaciju tipki Alt+I. Nakon toga program otvara formu za izmjenu stavke.
Brisanje osvijetljene stavke vrši se pritiskom na tipku Brisanje, tipku Delete na tastaturi, odnosno na kombinaciju tipku Alt+B. Nakon toga program otvara formu stavke gdje traži da pritiskom na tipku Ok potvrdite brisanje.
Naša je preporuka da za sve operacije sa stavkama (Unos, Izmjena i Brisanje) u što većoj mjeri koristite tastaturu i kratice a što manje miša. Time se ubrzava učinkovitost i povećava stupanj operativnosti kod izrade dokumenata.
Ovisno o dokumentu s kojeg ste pozvali tabelu stavka, po sredini forme se mogu još pronaći tipke Napomena (za svaku stavku je moguće upisati proizvoljnu napomenu koja će se vezati za konkretni artikl na dokumentu i Serijski brojevi (za stavke je moguće vezati proizvoljan broj serijskih brojeva).

Alatna traka

Na alatnoj traci nalaze se ikone koje se najčešće koriste i time osiguravaju brz pristup traženoj informaciji ili željenoj operaciji. Pored lokatora, polja koje služi za brzo pronalaženje sloga u bazi podataka, nalazi se standardne ikone za označavanje i prikaz označenih slogova. Ovisno o dokumentu s kojeg je pozvana tabela stavki prikazat će se različit raspored ikona. Ovisno o statusu dokumenta (odobren/neodobren) neke ikone mogu i nestati (npr. pomjeranje stavki).

 Stablo stavki
Pritiskom na ovu tipku otvara se ekran na kojem možete vidjeti sve dokumente koji imaju vezu s osvijetljenom stavkom. Na navedenoj formi moguće je direktno "skočiti" na svaki dokument prikazan u stablu (dvostrukim klikom miša, Enter ili klikom na tipku Izbor).
U slučaju potrebe, tipka Ispis će ispisati otvoreno stablo stavke na kojoj se trenutno nalazite, a u ispisu će se vidjeti i ostali elementi bitni za svaki kreirani dokument. Ponekad u procesu kreiranja dokumenata stablo postaje nepregledno. Da bi se to izbjeglo koriste se dvije ikone s lijeve strane.
Prva, prikazuje sve dubine stabla tj. sve dokumente u stablu, dok druga prikazuje samo prvu dubinu stabla.

Otvaranje tabele artikala
Pozivom ikone otvara se forma Artikli na kojoj je moguće unositi, pregledavati, locirati i uređivati podatke o artiklima/robama, proizvodima i vozilima za odabrano skladište.

 Export prikazanih podataka u Excel
 Export prikazanih podataka u Excel će prebaciti sve vidljive podatke iz tabele stavaka u Excel.

 Pomjeri stavku gore
Klikom na ikonu, stavka koja je trenutno osvijetljena pomaknuti će se za jedan red gore, dok će redni brojevi ostati nepromijenjeni. Ikona je vidljiva ako je dokument neodobren i ako je aktivan tab tj. način sortiranja Redni brojevi.

 Pomjeri stavku dolje
Klikom na ikonu, stavka koja je trenutno osvijetljena pomaknuti će se za jedan red dolje, dok će redni brojevi ostati nepromijenjeni. Ikona je vidljiva ako je dokument neodobren i ako je aktivan tab tj. način sortiranja Redni brojevi.

  Automatsko sumiranje po dokumentu
Ako je automatsko sumiranje dokumenta uključeno, bilo kakva promjena na dokumentu automatski će biti izvršena tj sumirana. Ako je tipka isključena, program neće sumirati cijene na dokumentu što može dovesti do ispisa matematički neispravnog dokumenta. Zbog toga se kod isključivanja pojavljuje poruka s upozorenjem. Napominjemo da je ikona vidljiva samo u stavkama neodobrenog dokumenta. U praksi, ova se ikona namjerno isključuje kako dokument s velikim brojem stavki (npr. inventura s tisućama stavki) zbog preračunavanja ne bi usporavao operativni rad.

 Sumiranje dokumenta
Klikom na ikonu forsira se sumiranje dokumenta ako stavke u dokumentu iz nekog razloga nisu ispravno sumirane prije odobravanja. Ikona je vidljiva samo u stavkama neodobrenog dokumenta.

 Renumeracija rednih brojeva
Dodavanjem stavki u dokument i njihovim brisanjem, nastaju rupe u brojanju što izgleda nelogično i neuredno. Pritiskom na ovu tipku možete izvršiti renumeraciju (slaganje) stavki na tabeli stavaka. Program otvara formu u kojoj vas pita na koji način želite da se renumeracija izvrši. Da li po: rednom broju, nazivu artikla, šifri artikla, kataloškom broju, skladišnom mjestu, drugom nazivu, trećem nazivu, bar kodu, carinskoj tarifi artikla, zemlji podrijetla, intrastat državi, nazivu proizvođača s artikla ili nazivu dobavljača s artikla. Dodatno, moguće je odabrati bez sortiranja po grupama stavki, sort po nazivu grupe stavki ili sort po šifri grupe stavki. Odabirom jednog od uvjeta i pritiskom na OK program vrši renumeraciju.

 Prikaz artikala na skladištu
U tabeli artikala prikazuju se svi artikli koji su definirani, bez obzira da li ima količina na skladištu ili ne. Međutim, ako želite da vam se na ekranu prikazuju samo oni artikli koji trenutno imaju zalihu na skladištu, uključite ovu ikonu. Ovaj filter radi neovisno o drugim filterima tako da ga je moguće kombinirati s njima, npr. moguće je prikazati artikle samo za neku grupu iz klasifikacije i to samo one koji imaju zalihu. Tipka ima dva stanja: uključeno - kada se prikazuju samo artikli sa zalihama i isključeno - kada se prikazuju svi artikli bez obzira na zalihe.

 Izbor artikala po grupi
Korištenjem ovog filtera možete filtrirati samo one artikle koji pripadaju jednoj grupi ili podgrupi. Pritiskom na ovu tipku program otvara formu klasifikacije. Ovdje odaberite onu grupu ili podgrupu unutar koje želite pregledati artikle. Pritiskom na tipku Izbor program će u tabeli artikala prikazati samo one artikle koji pripadaju odabranoj klasifikaciji. Pritiskom na tipku Deaktiviranje filtera ovaj se filter isključuje i na ekranu se pokazuje tabela sa svim artiklima.

  Deaktiviranje filtera
Ako je uključen neki od filtera (npr. po grupama artikala), za povratak u normalan način prikaza tj. prikaz svih artikala, potrebno je kliknuti na ovu tipku. Time je postojeći filter isključen i na tabeli se vide svi artikli.

Padajući izbornici

Stavka

•Standardne izbornici za Unos, Izmjenu i Brisanje koji funkcioniraju na isti način kao i tipke.

•Renumeracija rednih brojeva stavki. Pozivom ove izborne linije postiže se ista funkcionalnost kao i pozivom ikone Renumeracija.

•Premještanje stavke na redni broj. Pozivom ove izborne linije otvra se mala forma u koju je potrebno upisti redni broj koji želite dodjeliti stavki s koje ste pozvali proces.

•Spajanje stavki s istim artiklom. Pozivom ove izborne linije program će spojiti sve stavke s istom robom i na kraju podignuti poruku u kojoj je navedeno koliko je stavki spojio.

•Spajanje stavki s istim artiklom i serijskim brojem - Proces će spojiti stavke s istim artiklom kao i prethodno pojašnjen proces ali će dodatno tako spojenim artiklima spojiti i serijske brojeve.

•Kreiraj stavke po sastavnici - normativu. Pozivom ove izborne linije otvorit će se lista proizvoda tj. tabela sastavnica. Odabirom jednog proizvoda na dokumentu će se, nakon upita o broju komada/proizvoda, popuniti stavke iz sastavnice/normativa tog proizvoda, u količini koju ste odredili.

•Upisivanje

oMjesta troška u označene stavke usluga

oUpisivanje dimenzije 1 u označene stavke usluga

oUpisivanje dimenzije 2 u označene stavke usluga

oUpisivanje dimenzije 3 u označene stavke usluga

oUpisivanje datuma usluge u označene stavke usluga

•Preuzmi stavke iz tekstualne datoteke - Ako imate (ili ste dobili) unaprijed pripremljenu datoteku, pozivom ove izborne linije otvorit će se forma na kojoj je moguće odabrati kriterij za import stavaka (barkod, šifra, kataloški broj, ID artikla), a po odabiru i otvaranju standardne windows forma za odabir datoteke, stavke će se importirati. Nakon importa prikazat će se obavijest o broju importiranih stavaka.

•Export trenutačno prikazanih stavki u MS Excell - kao i ikona koju smo prethodno pojasnili odabirom ove izborne linije svi podaci koje vidite na tabli stavaka, bit će automatski prebačeni u Excel .

•Export stavki u TXT datoteku (data port) - Općenite informacije o radu s datotekama i export/import stavaka pojašnjene su u uputama 4D Wand-a u sekciji Razmjena podataka.

•Export stavki u CSV datoteku - Pojašnjenje i općenite informacije o radu s datotekama i export/import stavaka pojašnjene su u uputama 4D Wand-a u sekciji Razmjena podataka

•Kopiraj stavke u memoriju (Ctl+C) - Standardne windows naredbe za kopiranje vrijede i u stavkama dokumenta 4D Wand-a. Jednostavno označite stavke u jednom dokumentu i pozovete ovu izbornu liniju ili kombinaciju tipki Ctrl+C.

•Preuzmi stavke iz memorije (Ctrl+V) - Kopirane stavke u memoriju moguće je dodati na isti dokument ili na neki drugi na kojem je dopušten proces kopiranja. Proces je jednostavan. Pozivom ove izborne linije ili kombinacijom tipki (Ctrl+V) stavke iz memorije će se kopirati u stavke dokumenta.

•Resetiranje formata tabela - Pozivom ove izborne linije resetiraju se formati tabela i stavljaju na osnovne tj. polazne postavke.

Lokator

Lokator, kao alat za lociranje traženog sloga, je učinkovit, brz i jednostavan. Dovoljno je početi kucati traženu riječ ili broj, a izborna linija na tabeli se automatski pozicionira što bliže traženom slogu. Što više karaktera ukucate to ste bliže traženom pojmu. Lokator radi po uključenim odrednicama a preduvjet za to je da je i tabela sortirana na odabrani način. Npr. ako je za sortiranje uključen tab naziv lokator neće raditi po kataloškom broju već je potrebno uključiti sortiranje po kataloškom broju. Dakle, u ovisnosti o uključenom sortiranju lociranje možete vršiti po:

•Bar kod u

•Kataloški broj u

•Šifri

•Drugom nazivu

•Trećem nazivu

Označavanje

Padajući izbornik Označavanje nudi sve što i standardne ikone za označavanje i prikaz. Dakle, možete označiti stavku, označiti sve stavke, brisati oznake sa svih stavaka, invertirati oznake tj. zamijeniti označene za neoznačene. Ujedno možete odabrati prikaz svih stavaka, prikaz označenih stavka i prikaz neoznačenih stavaka. Na koncu, pomoću izborne linije Označi robe po označenim stavkama, označene robe će zadržati oznake kada odete u tabelu artikala kako bi ste ih upotrijebili s nekom drugom svrhom (npr. ispis).

Pregled

Padajući izbornik pregled omogućava informacije o stablu stavke (Ctrl+S, Ctrl+Alt+S), pretraživanje stavki (F3) kao i informacije o stavci Ctrl+D (pozivom kombinacije tipki Ctr-+D saznat ćete tko je kreirao stavku, tko ju je eventualno mijenjao, kao i vremena tih operacija.

Obrade

Padajući izbornik Obrade nije uvijek jednoznačan na svakoj tabeli dokumenata. Prvenstveno nudi opcije koje su logične za tu vrstu dokumenta (npr. na dokumentu Zapisnik o kalu nema smisla obrađivati rabate na stavkama dok na otpremnici ima). Ovdje će biti pojašnjene najčešće obrade a specifične po dokumentima potražite u uputama koje pojašnjavaju te dokumente. Pozivom padajućeg izbornika Obrade može se pozvati:

•Premještanje označenih stavki
U tabeli stavki potrebno je označiti jednu, više ili sve stavke koje se žele premjestiti u neki drugi dokument iste klase. Zatim je potrebno pozvati padajući izbornik Obrade --> Premještanje označenih stavki. Odabirom ove opcije program automatski otvara tabelu dokumenata iste klase. Ova tabela postaje izborna i potrebno je odabrati dokument u koji se žele premjestiti označene stavke a ako nema dokumenta potrebno ga je unijeti. U toj tabeli potrebno je označiti dokument u koji se žele premjestiti označene stavke i stisnuti tipku Izbor. Označene stavke će se automatski premjestiti iz jednog dokumenta u drugi. Napominjemo, premještati se mogu stavke samo iz neodobrenih dokumenata u neodobrena dokumenta i to u okviru samo jedne klase dokumenata.

•Kopiranje označenih stavki
U tabeli stavki potrebno je označiti jednu, više ili sve stavke koje se žele kopirati iz jednog u drugi dokument iste klase. Zatim je potrebno pozvati padajući izbornik Obrade --> Kopiranje označenih stavki. Odabirom ove opcije program automatski otvara tabelu dokumenata iste klase. U toj tabeli potrebno je označiti dokument u koji se žele kopirati označene stavke i stisnuti tipku Izbor. Označene stavke će se automatski kopirati iz jednog dokumenta u drugi. Napominjemo, za razliku od premještanja stavki, kopirati se ovim načinom mogu stavke i iz odobrenih dokumenata u neodobrena dokumenta i to u okviru samo jedne klase dokumenata.

•Brisanje označenih stavki
U tabeli stavki potrebno je označiti jednu, više ili sve stavke koje se žele obrisati. Zatim je potrebno pozvati padajući izbornik Obrade--> Brisanje označenih stavki. Pritiskom na ovu opciju program automatski briše označene stavke. Brisati se mogu stavke isključivo u dokumentima koji nisu odobreni.

•Upisivanje grupe stavki u označene stavke
Grupe stavki smo detaljno pojasnili na ovom linku. Prvenstvena namjena upisa grupe stavki je da, u cilju preglednosti i lakše kontrole kod preuzimanja i kontrole stavaka, osigura grupiranje na ispisu dokumenta. Pozivom ove izborne linije otvara se registar grupe stavaka iz kojeg je tipkom Izbor potrebno odabrati željenu grupu koja će se prepisati na označene stavke. Primjer ispisa s grupama stavki možete vidjeti na već spomenutom linku.

•Upisivanje tarifne grupe u označene stavke
Ovaj proces primjenjuje se rijetko i to obično s ciljem ispravljana pogrešaka u operativnom radu kod izmjene tarifa (npr. promjene PDV-a). Pozivom izborne linije prikazuje se poruka koja pojašnjava proces i upozorava da će se izmjena tarifne grupe izvršiti samo na dokumentu a ne na samim artiklima. Potvrdnim odgovorom otvara se registar tarifne grupa iz kojeg se tipkom Izbor bira tarifna grupa.

•Upisivanje napomene u označene stavke artikala
 Opcija se koristi za upis napomene na označenim robama/stavkama s mogućnošću odabira dodavanja na postojeću napomenu, ili upisa napomene preko postojeće. Ovu opciju nije moguće koristiti za sve klase dokumenata.

•Kopiranje stavki sastavnice u normativ proizvoda

•Obrada rabata
Rabati i njihov obračun posebno su pojašnjeni u Rabatnoj politici. Pozivom ove izborne linije otvara se forma s informacijama o obračunatim rabatima na kojoj je moguće određenim poljima mijenjati vrijednosti. Tako izmijenjene vrijednosti primijenit će se na označene stavke.

•Odobravanje rabata po svim stavkama
Odabirom ove izborne linije otvara se forma za upis postotka rabata koji želite dodijeliti svim stavkama u dokumentu, bez potrebe za označavanjem tih stavki. Pritiskom na OK u polje rabat prepisat će se i obračunati željeni postotak rabata.
Proces istu funkciju ima i na označenim stavkama tako da, u slučaju kada su označene pojedine (ili sve) stavke, primjenjuje postotak rabata samo na njih, dok druge stavke ostavlja netaknutim.

•Odobravanje rabata u iznosu na cijeli dokument
 Pozivom izborne linije otvara se forma za upis iznosa za koji želite odobriti kupca (npr. želite odobriti 1000 kn na cjelokupni iznos računa a da se to na računu vidi kao rabat). Nakon upisa i potvrdnog odgovora upisani iznos raspodijelit će se proporcionalno po stavkama i prikazati kao rabat dok će ukupan bruto iznos računa ostati nepromijenjen.

•Upisivanje zemlje podrijetla
 Pozivanjem procesa otvara se forma za unos zemlje podrijetla odabrane stavke ili označenih stavaka fakture.

•Upisivanje oznake države za IntraStat
 Pozivanjem procesa otvra se registar država/zemalja iz kojeg se bira država.

•Izmjena neto težine samo na označenim stavkama
Proces se poziva samo na odobrenim dokumentima. Nakon potvrdnog odgovora na upozorenju koje se prikazuje, potrebno je upisati novu neto težinu.

•Prijepis neto težine sa artikala na označenim stavkama dokumenta

•Odobravanje dodatnog rabata u postotku po svim stavkama
 Ako imate potrebu davanja rabat na rabat (zato se zove dodatni rabat) i naravno ispis istih, tada se poziva proces odobravanja dodatnog rabata u postotku po svim stavkama. Na formi koja će se pojaviti, osim polja za upis postotka rabata koji želite dodatno obračunati, nudi se mogućnost odabira upisa u napomenu kao i mogućnost izmjene teksta koji će se vidjeti u napomeni.

•Odobravanje dodatnog rabata u iznosu proporcionalno na cijeli dokument/označene stavke
 Ako imate potrebu na već obračunati rabat u iznosu obračunati još jedan dodatni rabat u iznosu, pozivate ovu izbornu liniju. Na formi koja će se pojaviti upisujete željeni iznos koji će se proporcionalno raspodijeliti u stavkama dokumenta. Ujedno se nudi mogućnost upisa iznosa u napomenu kao i izmjena teksta napomene.

•Povećanje/Smanjenje cijene u postotku
 Za situacije kada na dokumentu želite povećati ili smanjiti cijene za određeni postotak, koristi se ova izborna linija. Njenim pozivom otvara se forma na kojoj je potrebno unijeti postotak promjene. Za povećanje unosite pozitivne vrijednosti a za smanjenje unosite vrijednost s negativnim predznakom. Proces radi i na označenim stavkama.

•Resetiranje marže i rabata
 Ponekad poslovni procesi zahtijevaju da stavke cijelog dokument budu svedene na nabavne vrijednosti. Ovaj proces će resetirati sve cijene i svesti ih na nabavne vrijednosti. Proces radi i na označenim stavkama.

•Sinkronizacija stavki s planskim cjenikom
 Kada se u preračunima, izmjenama i kopiranjima izgubi osnovna tj. planska cijena stavke (ili stavki), ili naprosto želite sve resetirati i krenuti iz početka, ovim procesom će se na svim stavkama, ili na označenim stavkama, prepisati osnovna planska cijena uključujući i rabatnu politiku za komitenta.

•Učitavanje zadnjih prodajnih cijena odabranom komitentu
 Ako poslovni procesi tako zahtijevaju, odabirom ove izborne linije u polje prodajna cijena prepisat će se vrijednosti sa zadnjeg dokumenta kojeg ste radili za tog komitenta, neovisno o tome da li se radilo o robnom ili komercijalnom dokumentu.

•Automatsko punjenje stavkama na stanju
 Proces koji je namjenjen automatskom punjenju dokumenta sa svim stavkama s konkretnog skladišta a koje je odabrano u zaglavlju dokumenta. Proces je to koji se često koristi u situacijama kada želite otpemiti ili premjestiti svu robu s nekog skladišta. Proces možete pronaći na Prijenosnicama, Otpremnicama, Razduženjima skladišta... itd.

•Kopiranje u narudžbu
 Proces namjenjen punjenju neke od postojećih ili nove Narudžbe od kupca (ULN) dijelom ili svim stavkama koje se nalaze na otpremnici. Potrebno je u tabeli stavki pozvati padajući izbornik Obrade --> Kopiranje u narudžbu. U narudžbu može se kreirati cjelokupna otpremnica ili samo neke stavke. Odabirom procesa program otvara tabelu Narudžbe od kupca (ULN) i nudi na izbor jednu od otvorenih narudžbi (narudžbe koje nisu odobrene) ili nudi mogućnost otvaranja nove. Kada je narudžba otvorena aktiviranje tipke Izbor artikli iz tabele stavki otpremnice se kopiraju u narudžbu.
 

Ispisi

Sadržaj padajućeg izbornik Ispisi ovisi prvenstveno o dokumentu iz čijih stavaka želite ispis, uključujući i neke zajedničke elemente (npr. Naljepnice).

Napomene

Promjene kod sumiranja stavki dokumenta (4D Wand Info 037)