Poslovni dnevnici

!!! U rekonstrukciji

Instalacija (jednostavna i brza)

Ikona za poziv 4D Dnevnika

Uz već poznate ikone 4D Wanda, za pokretanje Dnevnika, potrebno je da na vaš desktop dovučete još jednu ikonu.
Od inačice 4.0.00. dovlačenje ikona na desktop je jednostavna operacija za koju nije potrebna nikakva posebna informatička pismenost. Dovoljno je kliknuti na tipku Alat na glavnom izborniku 4D Wanda i iz ponuđenih ikona, odabrati Kreiranje ikona na desktopu. Pojaviti će se forma sa popisom svih ikona koje je moguće kreirati na desktopu. Odaberite ikonu 4D Wand Dnevnici. Kao potvrda da je operacija uspjela, pojaviti će se poruka Shortcut je uspješno kreiran.
Prethodnom akcijom, vaš Dnevnik je spreman za uporabu. Uvjerite se u to pokretanjem dnevnika tj. kliktanjem dva puta lijevom tipkom miša na ikonu Dnevnik.

Logiranje

Pokretanjem Dnevnika pojavljuje se standardna 4D Wand forma koja traži da se logirate tj. da upišete vaše korisničko ime i šifru. Na taj način na svim računalima gdje se nalazi 4D Wand postoji mogućnost da se logirate svojom šifrom i koristite Dnevnik.
Izuzetno praktično i učinkovito jer ne morate trčati do svoga računala da nešto napišete. Postoji mogućnost upisa vaše poruke i kada je već netko logiran na tom računalu u 4D Wandu, ali o tome kasnije.

Registri

Kao i pri svakom početku potrebno je prvo definirati osnovne registre. Primjetit ćete da su neki registri integrirani u sam 4D Wand, te nije potrebno iste definirati ponovo, kao što su partneri (odabirom partnera, poziva se adresar iz Wanda) i tabela djelatnika (odabirom djelatnika, poziva se tabela djelatnika koji su zaposleni u vašoj tvrtki).

Ono što morate je i vaša prva strateška obaveza, a to je što kvalitetnije definirati vrstu podrške/posla na koje se želite pozivati. S obzirom da postoji doista mnogo ideja i mogućnosti, prije svega trebate se strateški dogovoriti koje to vrste podrške/informacije jesu bitne za vaše poduzeće.
Zašto je to strateška odluka? Dnevnik nije samo skup poruka koje se talože jedna na drugu, već učinkovit i moćan alat koji će vam u svakom trenutku, jednim klikom miša, dati pravovaljanu i točnu informaciju tj. odgovor na pitanje, što se sa određenom informacijom dešavalo (naravno uz puno poštivanje sistematičnosti kod unošenja i održavanja poruka). Možemo to zamisliti kao određene kutije na kojima piše recimo: Upiti o slobodnim terminaima, Upiti o natječaju itd., pa kada nas zanima tko je sve zvao za natječaj, jedan klik miša daje nam odgovor.

Evo nekoliko primjera za različite djelatnosti:

Specijalne vrste koje koristi naša tvrtka:

•!!! UPOZORENJE !!!

•!!! PREZENTACIJA !!!

•!!! PRIORITETI !!!

itd… Ovo su vrste koje jednostavno načinom pisanja "bodu" oči čitateljima, te su upozoravajućeg karaktera.
Znači, čisto je na ljudskoj mašti kako će se organizirati, tj. koje informacije unutar poduzeća je bitno klasificirati. U odnosu na vrste informacija, možete zapise isfiltrirati.

Korištenje dnevnika

Vrijeme je da vam objasnimo što se krije iza koje ikone. Prva ikona vam je svima poznata i klikom na nju pozivate adresar 4D Wanda. Njime se koristite kada želite pogledati neki broj telefona, dodati partnera i slično. Dakle potpuno isti i potpuno funkcionalan, adresar 4D Wanda.
Iza druge po redu ikone s lijeve strane, krije se Vrsta podrške tj registar koji smo prethodno detaljno obrazložili. Klikom na ikonu poziva se forma za definiciju (Unos, Izmjena, Brisanje) vrsta podrške.

Treća ikona (usamljeni čovječuljak), prestavlja naše obaveze kao i obaveze koje se odnose na sve tj. one za koje nitko nije određen kao nositelj izvršenja. Mi smo ju nazvali: Samo ja i slično.
Klikom na četvrtu ikonu Dnevnik će pokazati sve neizvršene obaveze, bez obzira tko bio njihov nositelj tj. Izvršitelj.
Petu ikonu, predstavljenu printerom, koristiti ćete kada želite ispisati dnevnik (ili jedan njegov dio). O tome više kasnije...
Grupa ikona, desno od printera, je svima dobro poznati pretraživač, koji će vam uvelike pomoći ako se sjećate nekog pojma, imena, dijela riječi, broja telefona ili slično, a ne znate kada ste ga zapisali. Dovoljno je kliknuti na ikonu (ili pritisnuti na tastaturi tipku F3), upisati pojam i malo sačekati da računalo odradi svoje. Strelice služe ako želite tražiti dalje (strelica desno) ili se želite vratiti na prethodno pronađeni pojam (strelica lijevo).
Tu je i fenomenalno Stablo dnevnika, koje nam na jednostavan i pregledan način pokazuje što se sa porukom dešavalo, i koje nam ujedno omogućuje da skačemo s poruke na poruku, bez zamornog ponovnog traženja gdje smo stali.
Narednom ikonom povezivamo dosad nepovezane stavke (poruke) dnevnika. Pozicioniramo se na poruku koju želimo povezati s drugom porukom, kliknemo na ikonu (odabrana stavka se obilježi crvenom bojom), pronađemo poruku koju želimo povezati, i ponovno kliknemo na ikonu. Stavke su sada povezane što vidimo postavljanjem oznaka pokraj njih s lijeve strane a možemo provjeriti i klikom na ikonu stabla. Zgodno je napomenuti da obrnuti proces može razvezati stavke.
Posljednja ikona je ikona MS Worda kojom se isti poziva ako je iz nekog razloga zatvoren.

 
 Slika gore, pokazuje izborne kartice koje je moguće odabrati, a čijim klikom se izvršava i određeno sortiranje dnevnika tj. prikaz što želimo vidjeti.

Datumi - ako je uključen ovaj prikaz, tabela dnevnika će prikazivati sve poruke, poredane po vremenu nastanka, i to na način da najsvježije stavlja na vrh, potiskujući starije prema dolje. Ako pišete poruke za budućnost, one će se nalaziti na vrhu, poredane u ovisnosti od datuma.
Ako želite skočiti na određeni datum, dovoljno je isti utipkati, a lokator će se pobrinuti da se nađete na poruci koja je najbliža tom datumu.
Komitenti - odabirom ove kartice, u ovisnosti na kojoj se poruci nalazite, dnevnik će prikazati sve poruke koje se odnose na tog komitenta. Ako pak želite vidjeti poruke od nekog drugogo komitenta, dovoljno je kliknuti na strelicu prema dolje i iz tabele komitenata odabrati željenog.
Primjer funkcionalnosti uočit ćete posebno ako uz ovu karticu kliknete i na ikonu (prethodno opisanu) Neizvršene obaveze. Time ćete na ekranu dobiti sve neizvršene obaveze za datog partnera.
Vrste - pozivom ove kartice, dnevnik će prikazati sve poruke, određene vrste na kojoj ste trenutno pozicionirani. Vrstu je moguće promjeniti odabirom iz registra vrsta. I nadalje vrijedi da ako uključite filter za nezavršene, dnevnik će prikazati sve nezavršene poruke, odabrane vrste.
Nezavršeni - odabirom ove kartice, dnevnik će prikazati sve nezavršene poruke, bez obzira na vrstu i komitenta, kao i bez obzira od koga je i kome je izvršitelju namjenjena.
Rokovi - klikom na ovu karticu, dnevnik će sortirati tabelu prema rokovima izvršenja, naravno ako ste unosili predviđeni rok završetka. Prikazati će se samo one poruke koje imaju unesen rok završetka, a nisu definirane kao završene.
Izvršenja - odabirom prikaza izvršenja, tabela poruka će se poredati po vremenima kada su pojedine poruke kliknute kao završene.
Obaveze - Ova kartica će najvjerojatnije biti najčešće korištena od strane svakog korisnika jer njenim uključenjem, na tabeli dnevnika se prikazuju samo obaveze korisnika koji je logiran. Na taj način je najednostavnije dobiti obaveze koje vas čekaju, tj. one koje niste izvršili.

Nastavljamo prikaz dnevnika opisom polja ispod tabele poruka.

Osim standardnih tipki za Unos, Izmjenu i Brisanje tu se još nalaze tipke Nastavi i Zastavi. Tipka Nastavi služi za nastavljanje započete teme (otvara novu poruku naslovljenu na istog komitenta) ali istu ne zatvara tj. ne označava poruku kao gotovu. Tipka Zastavi, automatski zatvara poruku (označava ju kao gotovu) i automatski otvara novu poruku naslovljenu na istog komitenta.

Posebnu pozornost treba obratiti trima prozorčićima u kojima uvijek piše, za odabranu (selektiranu) poruku, od koga je poruka, i tko je izvršitelj tj. na koga je naslovljena. Polje na koga je naslovljena poruka prema potrebi može ostati i nepopunjeno te se u prozorčiću neće pojavljivati ni jedno ime. Posljednji prozorčić će se popuniti osnovnim telefonom i faksom komitenta koje ste unjeli kod samog definiranja komitenta, što će vam uvelike pomoći ako često nazivate komitente. Zapravo, time je izbjegnuto pozivanje adresara kako bi ste saznali telefonski broj komitenta za kojeg se veže poruka.

Oznake koje se pojavljuju s lijeve strane, pored datuma poruke, predstavljaju pokazatelj da li je iz te poruke nastala neka dodatna tj. da li se na nju nastavlja neka poruka ili postoji prethodna poruka.
Npr. ako pored datuma stoji znak + (plus) to znači da je ta poruka roditelj i da ima dijete tj. da je iz nje nastavljena još jedna (ili više) poruka.
Da bi smo saznali koje su to poruke, dovoljno je kliknuti na stablo poruke i otvoriti će se forma gdje će biti prikazana cijela povijest dotične poruke. Dvostrukim klikom u stablu na jednu poruku, automatski će nas pozicionirati na istu, te tada možemo pristupiti njenom uređivanju ili samo čitanju.
Slično značenje ima i oznaka < koja nam kazuje da je poruka, pored koje se nalazi ova oznaka, dijete neke druge poruke. Opet je dovoljan pogled na stablo, kako bi smo se upoznali sa cjelokupnom povijesti te poruke. Ako se pored poruke nalazi oznaka << ona nam kazuje da je iz te poruke nastalo dvije ili više poruka koje se vežu za nju.
Da bi bilo koja od ovih oznaka nastala, tj. prikazala se uz datum poruke, neophodno je da se pozicioniramo na poruku koju želimo nastaviti i klinemo na tipku Nastavi. Njenim pozivanjem otvara se forma za unos poruke u kojoj je moguće izmjeniti sve parametre (vrijeme, izvršitelja, komitenta... itd).

Upisivanje poruke

Klikom na tipku Unos otvara se forma podjeljena u dva dijela.

Od koga: u ovo polje se automatski upisuje osoba koja se prijavila sa svojom šifrom u dnevnik kako bi se znalo od koga je poruka. Naravno da ga je moguće izmjeniti, s tim da će vas program upitati da li želite novog djelatnika postaviti za osnovnog tj. onog koji će se nastaviti automatski pojavljivati u ovom polju. Negativnim odgovorom i nadalje će se kao osnovni djelatnik nuditi onaj koji je logiran u dnevnik. Ova osobina je izuzetno zgodna kada se nalazite na tuđem računalu, a želite ostaviti svoju poruku za nekoga.
Datum poziva: Ovo se polje popunjava automatski s tim da se i datum kao i vrijeme mogu mjenjati. Ako želite pisati poruke za budućnost na ovom mjestu ćete upisati to buduće vrijeme.
Kada smo već kod vremena, zgodno je napomenuti da su poruke koje se odnose na tekući dan obojane crvenom bojom, dok su jučerašnje obojane plavom bojom. Istovremeno sve završene poruke imaju sivkastu podlogu dok su nezavršene s bijelom podlogom. Jednostavno vizualno riješenje koje će vam uvelike pomoći u snalaženju među šumom poruka.
Komitent: je izborno polje u kojeg stavljamo nekog određenog komitenta, vlastitu tvrtku ako se radi o internoj poruci ili nekog izmišljenog ako to zahtjeva vaša organizacija poslovanja.
Za koga: je polje u kojem određujemo tko je izvršitelj ili za koga je poruka napisana. Nije nikakav problem ako polje ostavite prazno, ili kasnije izmjenite izvršitelja...
Vrsta podrške: O ovome smo već pisali kao o izuzetno značajnom registru koji ovisi o vašem poslovanju. Dovoljno je iz tabele izabrati vrstu podrške.
Rok izvršenja: Ako želimo unjeti rok za koji se želi nešto obaviti, ovdje unesemo datum i sat do kada se to treba obaviti. Donji dio forme, namjenjen je upisu poruka, kao i označavanju da je nešto završeno.
Gotovo: je, kako i samo ime kaže, oznaka da je nešto privremeno ili trajno gotovo. Privremeno će biti gotovo ako na poruku stavimo da je gotovo a iz nje kreiramo novu preko tipke Nastavi.
Trajanje: Upišite vrijeme koje je bilo potrebno za izvršenje stavke. Unosi se sa desna na lijevo. Znači za unos 5 minuta, treba unijeti 5,za unos sat i 23 minute treba unijeti 123. Za unos 1 sat, treba unijeti 100.
Datum: polje datum se automatski popunjava ukoliko označimo da je nešto završeno, dok u polje Trajanje upisujemo proizvoljno vrijeme trajanja nekog izvršenja. Npr. serviseri će unjeti koliko im je trebalo vremena za popravak nekog uređaja, ili koliko su proveli vremena na terenu, ili... mogućnosti su uistinu neograničene.
Opis: Polje koje dopušta vašoj mašti da ga popunite, sukladno porukama koje nekome upućujete. Vodite računa o malim i velikim slovima (korištenje isključivo velikih slova u informatici se smatra vikanjem te ih koristite isključivo kada baš nešto morate naglasiti). Nastojte što ispravnije gramatički pisati, jer nikada se ne zna kada ćete doći u situaciju da ispišete dnevnik, kako bi ste sebi ili nekome nešto dokazali, a u njemu se nalaze gramatičke pogreške (bezbolna varijanta) ili još gore - psovke (puno bolnija varijanta). Isto tako kroz praksu smo primjetili, da je pristojno i poželjno potpisati poruke (bez obzira što se zna tko je pošiljalac).

Čitanje poruka

Brzo pregledavanje i čitanje poruka je najbolje raditi sa tabele poruka, uočavajući s desne strane početak svake poruke (pa i cijele ako je dovoljno kratka). Ujedno na tabeli vidite (ovisno o rezoluciji monitora) kolone: Datum, Dan, Sat, Komitent, G (x znači da je nešto završeno), Vrsta podrške, Trajanje, Izvršitelj, Opis... itd.
Ako vam je to nedovoljno, obratiti pažnju na donji dio tabele poruka u kojem se ispisuje svaka poruka na kojoj se trenutno nalazite. Ako je i tu malo mjesta i ne vidi se cijela poruka, dovoljno je s desne strane odskrolati do kraja kako bi ste pročitali cijelu poruku.
Ako želite nešto izmjeniti u datoj poruci dovoljno je kliknuti na tipku Izmjena ili pritisnuti kombinaciju tipki Alt-i.
Napominjemo da je standardni dio dnevnika i općepoznati kalkulator (koji se u dnevniku kao i u Wandu poziva pritiskom na tipku F12), kao i kalendar (koji se poziva tipkom F11).

Ispisi iz Dnevnika

Ispis iz Dnevnika, istovjetan je ispisima iz 4D Wanda. Dakle, klikom na ikonu na kojoj je predstavljen printer ili klikom na tipku Ispis na dnu dnevnika, otvara se forma koja od vas traži da odaberete uvjete izvještaja.

Za period od ...do: su polja u koja treba unjeti datume za koji period želimo da nam se ispiše dnevnik.
Od: ako želimo precizno poruke od jednog djelatnika drugom, ovdje unesemo od koga su išle poruke.
Za: ovdje unesemo djelatnika kome su išle poruke. Ako želimo sve poruke, oba ova polja ostavimo prazna.
Komitent: u ovo polje odabiremo komitenta za kojeg želimo ispisati dnevnik. Ako ostavimo prazno, ispisati će se za sve komitente.
Vrsta podrške: odaberemo vrstu podrške za koju želimo ispisati dnevnik
Sortiranje po: odaberemo kako hoćemo da nam se sortira ispis dnevnika. Moguće je odabrati sortiranje po: Datumima, Nezavršenim stavkama, Rokovima izvršenja, Datumima izvršenja, Obavezama
Status dnevnika: odaberemo status dnevnika tj. poruka: Svi, Završeni, Nezavršeni

Zaključak

Dnevnik 4D Wanda je tu isključivo zbog toga da vam pomogne u organizaciji i izvršenju vašeg svakodnevnog posla.
Dnevnik 4D Wanda je izuzetno jednostavan i prilagodiv vašim potrebama. Nije predviđeno daljnje razvijanje i njegova komplikacija kako se ne bi narušila njegova jednostavnost i preglednost, a time i učinkovitost.
Dnevnik 4D Wanda možete, a i ne morate koristiti. Ako smatrate da će opteretiti vašu uhodanu organizaciju i poslovanje slobodno ga zanemarite.
Dnevnik 4D Wanda sigurno nije u potpunosti razvijen i savršen. Vrlo rado ćemo primiti sve vaše sugestije i preporuke ako se kreću u smjeru jednostavno, pregledno i korisno za sve subjekte koji ga koriste.

Dodatne napomene

4D Dnevnik se uvijek otvara nad firmom (tvrtkom) broj 1 iz liste tvrtki koje se vode na računalu
Da bi posetirali da 4D Dnevnik radi nad različitim firmama potrebno je u shortcut prilikom poziva poslati parametar sa brojem firme sa kojom se želi raditi: npr:
c:\4d\wand\sys\wdne.exe FIRMA=3
čime će se dnevnici startati u firmi broj 3.

Napomene

Dnevnici - mala promjena (5.1.40)(4D Wand Info 113)
Novo u 4D dnevnicima (4.0.11)(4D Wand Info 087)