DNEVNICI – MALA PROMJENA

U praksi se pokazalo da gomilanje stavki dnevnika u budućnost, otežava preglednost. Naime, pokretanjem dnevnika pozicioniranje je uvijek bilo na prvoj poruci tj. onoj sa najvećim (budućim) datumom. Ako ste imali puno takvih (budućih) poruka, morali ste skrolati do tekućeg dana. Doskočili smo tome na način da se sada dnevnik pozicionira na posljednju poruku sutrašnjeg dana, tako da su vidljivi današnje i sutrašnje poruke. Ukoliko želite vidjeti budućnost, dovoljno je odskrolati prema gore.

Još jednom napominjemo svima onima koji ne koriste Dnevnike (uzgred rečeno to je naš poklon svim korisnicima 4D Wanda), da malo pogledaju što propuštaju. Dovoljno je da sa glavnog izbornika 4D Wanda pozovu ikonu Alat, pa odaberu Kreiranje ikona na desktopu, te od ponuđenih odaberu 4D Wand dnevnici. Nakon pokretanja, pozovite upute i saznajte kako se na lak i učinkovit način neće više gubiti poruke, propušatati dogovoreni termini i zaboravljati mnoge važne stvari i događaji. Uostalom, 4D Wand dnevnici su idealan način da pribilježite sve ono što nas želite pitati o 4D Wandu.

MALOPRODAJA - PROMJENE U KNJIZI POPISA O NABAVI I PRODAJI

Prilagodili smo Knjigu popisa o nabavi i prodaji propisanom formularu. Promjene su kozmetičke prirode, tj. izbacili smo kolone za koje su nam naglasili da su višak. Tako sada na knjizi popisa više nećete vidjeti kolone Iznos bez poreza i porez Zaduženja. Ostaju dvije kolone (ZADUŽENJE – Iznos s porezom i RAZDUŽENJE – Iznos s porezom). Izbačene kolone uvijek možete vidjeti ako, iz istog padajućeg izbornika, ispišete Trgovačku knjigu na malo.

PLAĆE – PRAVO PRISTUPA ZA AŽURIRANJE DJELATNIKA

Mnogobrojna prava pristupa su bogatija za još jedno. Radi se o pravu ažuriranja djelatnika, tj. osobnih podataka vezanih za svakog pojedinog djelatnika. U modulu Korisnici i prava pristupa --> Korisnici, uočite pravo PLA: Ažuriranje djelatnika (86) . Pravo se odnosi na ažuriranje djelatnika u plaćama i osoba u autorskim honorarima.
Skidanjem nove verzije isto bi pravo trebalo biti automatski svima uključeno. Ukoliko nije, ili iz nekog razloga ne možete mjenjati podatke o djelatniku, provjerite da li imate to pravo i da li je ono uključeno. Ako navedeno pravo nemate u popisu prava pristupa, sa glavnog izbornika 4D Wanda, pozovite tipku Alta --> Provjera modula sigurnosti te onda ponovo provjerite da li se pravo pojavilo.

 INVENTURA III

Upozoravamo cijenjene krisnike 4D Wanda, da ukoliko žele imati ispravnu, točnu i pravovaljanu inventuru kao i ispravan, točan i pravovaljan prelazak u novu poslovnu godinu, svakako na svom računalu moraju imati instaliranu zadnju inačicu 4D Wanda. Razlog tome leži isključivo u činjenici da jedino u tom slučaju možemo pravovremeno i brzo reagirati na svaki uočeni i prijavljeni problem. Naglašavamo da rad u 4D Wandu, na posljednjoj inačici dovodi do toga da uvijek imate dostupne sve ispravke.
Ujedno naglašavamo: Prije pokretanja procesa inventure, svakako napravite backup. Na taj način vas uvijek možemo vratiti u trenutak prije same inventure, čime vam štedimo vrijeme u slučaju da nešto ne prođe kako treba.
Svakako nastojte zadržati orginalnu inventuru (prvi put napunjenu stavkama po popisu) prije pokretanja bilo kojih od navedenih procesa, koristeći proces kopiranja inventure (ili stavki inventure). Nije bitno koliko imate iskopiranih inventura. Bitna je samo ona koja se odobrava. Sve ostale neodobrene, naravno ako je sve ok, uvijek možete izbrisati.

UVOD

Dio prethodnog 4D Info-a koji je bio vezan za inventuru, završili smo sa specifičnim inventurnim postupcima uključujući u to robu na komisiji kao i reverse. Vodeći se prethodnim iskustvom korisnika, možemo sa sigurnošću tvrditi: «Koliko god pažljivi bili kod izvršavanja inventurnog popisa skoro neminovno je da, nakon dan ili dva, shvatite da ste negdje pogriješili i da pogreške treba ispraviti...».
Kao i svaki dinamični proces u kojem sudjeluje mnogo činitelja, možemo slobodno reći, svaka inventura sadrži i određeni broj pogrešaka. Naravno da je u pitanju ljudski čimbenik koji nastoji pomiriti ponekad nepomirljivo, želju da se inventura napravi što prije i želju da inventura bude točna. U ovom Infou ukazujemo vam na moguće pogreške, načine njihova ispravljanja, a povremeno dijelimo i savjete. Sa ovim trećim dijelom završili bi smo serijal o inventurama. Preostaje nam samo jedan od najvažnijih događaja u poslovnoj godini a to je otvaranje nove poslovne godine, te prebacivanje materijalnih i financijskih stanja u nju. Kao što i predpostavljate, to će biti udarna tema narednog 4D Wand Infoa sa mnogo mrtvačkih glava i eksploziva (čitaj – upozorenja).

ČESTA PITANJA I ŠTO AKO...

Kako organizirati poslovanje za vrijeme trajanja inventure?
Za vrijeme trajanja inventure u 4D Wandu moguće je izdavanje svih nerobnih dokumenata, ali i robnih (pod uvjetom da ih ne odobravate), što omogućava relativno normalno poslovanje. Dakle, moguć je rad za samog trajanja inventure ali strogo vodeći računa o tome što i kada izlazi vani tj. ulazi na skladište. Na taj način možete naknadno iskonstruirati redosljed odobravanje dokumenata kako bi dobili ispravna stanja u skladištu. Moguć je rad i s odobrenim dokumentima uz izuzetnu pažnju da tu, ili te promjene morate napraviti i na samoj inventurnoj listi.
Na konkretnom primjeru to izgleda ovako. Partneru morate izdati račun za otpremljenu robu, što znači da morate odobriti otpremnicu kako bi ste isti kreirali iz nje.
Nakon kreiranja otpremnice i njenog odobravanja, a potom izdavanja računa, idete u otvorenu inventuru kako bi u njoj ažurirali sve stavke koje se nalaze na toj otpremnici. Primjetiti ćete da su različite vrijednosti u koloni Zaliha i u koloni Količina po knjigovodstvu. U ovom trenutku bitno je da one budu iste, jer izdavanjem robe za vrijeme trajanja inventure vi ste zapravo promjenili stanje skladišta tj. kolonu Količinu po knjigovodstvu.
Ispravna inventura prije odobravanja mora imati istovjetne obje kolone, a smije se razlikovati samo kolona količina po popisu. U ovom našem slučaju se pozicioniramo u koloni Količina po knjigovodstvu datog artikla i umanjimo količinu za onoliko koliko je dotičnog artikla išlo vani. Naravno, da ako smo već ažurirali Količinu po popisu, i nju treba umanjiti. U idealnom slučaju (kada nema viškova i manjkova) sve tri kolone bi trebale imati istovjetne vrijednosti.

Na samom početku, kod odabira skladišta u zaglavlju inventure, pojavila se poruka: Tip odabranog skladišta ne odgovara tipu dokumenta. Što da radimo?
Sigurno je da pokušavate odabrati maloprodajno skladište, a nalazite se u veleprodajnom modulu ili obratno. Izađite na glavni izbornik i odaberite ispravan modul.

Što s artiklom kojeg nema na inventurnoj listi, a pronašli smo ga kod brojanja?
Na dnu tabele stavki Inventure imate tri standardne tipke za Unos, Izmjenu i Brisanje. Kliknite na Unos, odaberite artikl i unesite količinu pronađenog artikla kao i njegovu cijenu. Ako ne unesete nabavnu cijenu moći ćete odobriti inventuru, ali neće biti moguće odobriti Zapisnik o inventurnom višku. Tek kada definirate cijenu tog artikla, isti će biti moguće odobriti.

Što s artiklom kojeg opće nemamo u tabeli artikala, a našli smo ga kod brojanja?
Kliknite na tipku Unos na inventurnoj listi i kada se nađete na tabeli artikala unesite artikal sa svim pripadajućim elementima. Kliknite na tipku Izbor i taj artikal će se pojaviti u inventurnoj listi. Upišite vrijednost artikla, pronađenu količinu i kliknite na Ok. Kod odobravanja inventure program će vas izvjestiti da se kreirao NEODOBRENI zapisnik o višku kojeg TREBA odobriti zbog toga što artikal nema nabavne cijene. Potrebno je otići do Zapisnika o višku (može i preko stabla dokumenta), ući u njegove stavke, stavki kojoj nedostaje nabavna vrijednost istu dodjeliti, te nakon toga zapisnik odobriti.

Pojavile su mi se iste stavke na inventurnoj listi. Što s njima?
Na stavkama inventure, u padajućem izborniku Stavke pozovite proces Spajanje stavki sa istim artiklom. Nakon završetka procesa, pojaviti će se poruka koja će vas izvjestiti da će program spojiti istovjetne stavke preuzevši cijenu s prve te koliko je stavki spojeno. Nakon toga postojati će samo po jedna stavka svake robe na inventurnoj listi.

Da li se može isprazniti kolona Količina po popisu kako bi je ponovno unjeli?
Moguće je isprazniti kolonu količina po popisu i to na način da se označe stavke koje želimo isprazniti, te iz padajućeg izbornika Obrade, pozove proces Upisivanje količine 0 u količinu po popisu. Pod pretpostavkom da smo označili sve stavke, proces će isprazniti sve stavke.

Imamo veliko skladište, broji nekoliko ljudi i svi mogu naići na isti artikl. Kako to riješiti?
Svako može unijeti po jedan dokument inventure (u opis upišite ime osobe koja broji). Kada su svi završili, napravite novu praznu inventuru. U nju kopirajte stavke sa pojedinačnih inventura (Označi sve-Obrada-Kopiranje označenih stavki). Na kraju pozovite proces iz prethodnog pitanja (spajanje stavki). Pojedinačne inventure NE ODOBRAVATE , one su tu samo radi provjere brojanja. Ovaj proces je detaljnije opisan u prethodnom 4D Wand Infou.

Imam u velikom broju artikala nekoliko koji nemaju Količinu po knjigovodstvu istovjetnu koloni Zaliha. Postoji li lakši način da prepišem vrijednosti, a da ih ne tražimo pojedinačno?
Navedeni slučaj predstavlja primjer relevantan za sve one koji usprkos inventuri rade. Iz padajućeg izbornika Obrade sa tabele stavki inventure pozovite proces Kopiranje stvarnog stanja u količinu po knjigovodstvu koji će izjednačiti vrijednosti, te na taj način omogućiti odobravanje inventure. Pretpostavka za puštanje navedenog procesa su i umanjenja na strani kolone Količina po popisu kao se ne bi doveli u situaciju da se od nekuda stvorio veliki višak robe. Ponavljamo: ono što je prodano nakon pozivanja procesa punjenja inventure stavkama, svakako treba ažurirati u koloni Količina po popisu.

Kod odobravanja inventure pojavila se poruka: “Nije moguće odobriti stavku redni broj XX Artikal : Roba XX jer je stanje skladišta naknadno mijenjano” – Što da radimo?
Pronađite stavku na inventurnoj listi, pozicionirajte se na žuto polje Količina po knjigovodstvu i izmjenite ga na ispravnu vrijednost tj. kako smo već napisali – mora biti istovjetno koloni Zaliha

Nismo odobrili inventuru a zbog kontrole željeli bi ispisati zapisnik o o inventurnom manjku/višku. Da li je to moguće?
Da moguće je. Dovoljno je iz padajućeg izbornika Ispisi pozvati ispis Zapisnika o inventurnom manjku ili višku. Isti će vam biti dostupni da ih pregledavate ili ispisujete bez obzira što u datom trenutku još ne postoje kao dokumenti. Ako imate više neodobrenih inventura, nemojte da vas zbune brojevi tako ispisanih zapisnika. Broj zapisnika biti će istovjetan broju inventure dok će se kod odobravanja inventure taj broj promjeniti u prvi slobodni redni broj zapisnika o inventurnom višku/manjku.

Imamo bar kod čitač i željeli bi ga koristiti u procesu inventure. Da li je to moguće?
Da moguće je. Bar kod (ovisno o tipu) možete koristiti na nekoliko načina. Ako se radi o stacioniranom uređaju možete ga koristiti za unos sitnih stavki u inventuru. Kliknete na Unos (u stavkama inventure), bar kod čitačem pronađete artikal (većina bar-code uređaja šalje Enter na kraju očitanog koda). Preostaje samo da ukucate količinu. Nakon toga se automatski otvara izborna tabela artikala i proces možete ponoviti.
U slučaju da imate prijenosni uređaj postupak je logičan i jednostavan. Prelaskom bar cod čitača preko bar coda i unosom količine, kreirate datoteku koju kasnije, koristeći padajući izbornik Stavke iz tabele stavki inventure i pozivom izborne linije - Preuzmi stavke iz tekstualne datoteke, importirate u inventuru. Importom će se dodati stavka ili popuniti kolona Količina po popisu ako je inventura napunjena nekim od procesa punjenja stavki inventure. U uputama 4D Wanda u sekciji "Data portovi" je detaljno opisan način rada sa prijenosnim uređajima.

Da li u procesu inventure postoji način da manjkove dijelom pokrijem zakonski dopuštenim kalom?
Naravno da se i o tome vodilo računa. Pozivanjem iz padajućeg izbornika Obrade -->Kreiranje Kalo dokumenta na osnovu manjkova, poziva se proces koji na osnovu unaprijed definiranih postotaka izračuna dozvoljeni kalo prema ostvarenom prometu artikala za koje je ustanovljen manjak, i isti unese u kreirani dokument Zapisnik o rasturu, kalu i lomu (KAL). Postotak dozvoljenog kala se unosi na planskom cjeniku (Kalkulacije cijena za robu) u koloni kalo ili izmjenom podataka dotičnog artikla u polju Kalo. Pošto se većinom radi o istovjetnim postocima, predlažemo da koristite u planskom cjeniku padajući izbornik Akcije --> Upis konstanti --> Upisivanje postotka dozvoljenog kala. Pošto se akcija provodi nad označenim artiklima, sam proces je jednostavan i učinkovit. Napominjemo da se navedeni proces pušta nad neodobrenom inventurom i da kreirani zapisnik o kalu treba odobriti prije odobravanja inventure. Stavke inventure će puštanjem procesa nepovratno biti količinski i vrijednosno umanjene za izračunati kalo i biti će kreirane nove stavke dokumenta Kala za izračunati postotak, kao da je pripadajuća količina i vrijednost preseljena iz inventurnog manjka u dokument Kala. Ujedno naglašavamo da brisanjem tako kreiranog zapisnika o kalu, stavke inventure neće biti vraćene na stanje prije kreiranja kala. Stoga predlažemo oprez kod odlučivanja kada, i da li kreirati zapisnik o kalu na osnovu inventure. Pažljivo pročitajte sve poruke koje se u procesu pojavljuju.

Potpuno smo sigurni da nam stanje Količina po popisu istovjetno koloni Kolčina po knjigovodstvu. Iz organizacijskih razloga (načina punjenja inventure) kolona Količina po popisu je prazna. Da li uistinu moram unositi svaku stavku kolone posebno ?
Ne treba jer bi to bio veliki gubitak vremena. U stavkama inventure, u padajućem izborniku Obrade postoji izborna linija koja poziva proces prepisivanja kolone Zaliha u kolonu Količina po popisu. Njenim pozivanjem kolona će se popuniti i omogućiti odobravanje inventure. Ako je potrebno u istom padajućem izborniku postoji i proces koji će sve stavke kolone Količina po popisu svesti na nulu.

GENERALNO NA KRAJU...

Dosadašnje iskustvo nas uči da su niz pitanja neminovnost koja će nas dočekati prilikom vaših inventura. Stoga vas molimo da pažljivo pročitate sve što smo vam napisali o inventurama, i s tim upoznate sve osobe koji će imati bilo kakvog doticaja s njom. Utvrdite točno što je vaš problem i nakon točnog uočavanja problema slobodno nas nazovite. Vrlo rado ćemo vam pomoći.
Apeliramo na vas da izbjegavate pitanja općenitog tipa (kako da napravim inventuru?) jer smisao i uloga ovih naših 4D Wand Info-a je da vas podsjeti i uputi na ispravan, brz, učinkovit način provođenja i unosa inventure.
Nastojte biti kolegijalni jer je godišnja inventura obaveza koju čitav niz subjekata želi provesti u približno isto vrijeme. Ta činjenica naše ljudske kapacitete (kao i našu telefonsku centralu) opterećuje do krajnjih granica. Naše neprestano nastojanje da održimo nivo kvalitete usluge, kao i naša želja da vam svakako pomognemo, ni u ovoj situaciji ne smije doći u pitanje.

Poštovani korisnici, poslovni partneri, prijatelji…

Uzvraćajući na vaše dobre želje i čestitke povodom predstojećih blagdana, nalazimo za shodno izvjestiti vas da smo odlučili sredstva namjenjena čestitkama doznačiti na račun neke od udruga kojima je novac potreban za humanitarni rad. I ove godine odlučili smo se za “Hrvatsku udrugu za školovanje pasa vodiča i mobilitet” . Time želimo samom činu čestitanja i dobrih želja dati jednu korisnu i humanitarnu dimenziju. Unaprijed nas veseli što će se djelić naših i vaših dobrih želja pretočiti u konkretnu pomoć slabovidnim i drugim hendikepiranim osobama.

Sretan Božić i sve najljepše u Novoj godini želi vam ekipa