Financijsko knjigovodstvo

Pitanja:

•Što da ispišem kada me dobavljač traži karticu partnera a što kada traži otvorene stavke? Molim da mi isto pojasnite kada me isto traži i kupac.

•Kako da karticu partnera (otvorene stavke, opomenu, opomenu pred tužbu...) pošaljem e-mail-om tj. elektronskom poštom?

•Da li postoji izvještaj koji bi pokazao dokumente iz tekuće poslovne godine koji nekim slučajem nisu knjiženi u financijsko knjigovodstvo?

•Da li je moguće obrisati eRačun koji je greškom importiran?

•Kod usporedbe financijskih vrijednosti robno-materijalnog i financijskog knjigovodstva imamo razliku koju nikako ne mogu pronaći. Kako da otkrijem gdje griješim i gdje mi nastaje razlika?

•Koji format bankovnog izvoda je pogodan za automatsko učitavanje i knjiženje u programsko rješenje 4D Wand?

•Da li se osim kunskih bankovnih izvoda mogu automatski preuzimati i knjižiti i devizni bankovni izvodi?

Odgovori:

Što da ispišem kada me dobavljač traži karticu partnera a što kada traži otvorene stavke? Molim da mi isto pojasnite kada me isto traži i kupac.

Budući da je od 01.01.2016.g. na snazi novi Zakon o računovodstvu koji je promijenio terminologiju u samom zakonu, u praksi se među knjigovođama zadržala stara terminologija pa ćemo se u odgovoru bazirati na staroj terminologiji.

1. Kada dobavljač traži karticu partnera
Kartica dobavljača tj. Izvadak za konto komitenta kako ga naziva aktualni Zakon o računovodstvu (NN 78/2015) ispisuje se pozivom padajućeg izbornika Salda-konti odabirom izborne linije Izvadak za konto komitenta po ZOR-u (Zakonu o računovodstvu). Nakon toga treba zadati uvjete za ispis kartice, tj. razdoblje za koje se ispisuje kartica (1), konto na kojem se evidentira knjiženje komitenta kao dobavljača (2) i odabir dobavljača  za kojeg se ispisuje kartica (3).

Primjer ispisa

Osim ispisa izvještaja Izvadak za konto za interne potrebe možete koristiti i ispis Kartica komitenta (postoji mogućnost ispisa i na stranim jezicima) koji se najčešće koristio prije stupanja na snagu aktualnog Zakona o računovodstvu.

2. Kada dobavljač traži otvorene stavke
Ispis otvorenih stavki za određenog dobavljača se ispisuje iz padajućeg izbornika Salda-konti odabirom naredbe Pregled i ažuriranje IOS-a. Nakon toga je na novootvorenom ekranu potrebno odabrati konto dobavljača (npr. 2200) iz kontnog plana (1) i komitenta iz baze poslovnih partnera (2) za kojeg ispisujemo otvorene stavke (IOS). Nakon što ste odabrali parametre za ispis odaberete ikonicu Ispis IOS-a (3), nakon čega na tipku OK potvrdite ponuđene uvjete i izvještaj o otvorenim stavkama (IOS) će se ispisati u pregledniku na ekranu.

Primjer ispisa

Na isti način kao i ispis IOS-a pozivom na odgovarajuću ikonicu poziva se i ispis Opomene, Opomene pred tužbu i Opomene pred ovrhu.

3. Kada kupac traži karticu partnera
Kartica kupca tj. Izvadak za konto komitenta kako ga naziva aktualni Zakon o računovodstvu (NN 78/2015) ispisuje se preko padajućeg izbornika Salda-konti odabirom naredbe Izvadak za konto komitenta po ZOR-u (Zakonu o računovodstvu). Nakon toga treba zadati uvjete za ispis kartice, tj. razdoblje za koje se ispisuje kartica (1), konto na kojem se evidentira knjiženje komitenta kao kupca (2)  i odabir kupca za kojeg se ispisuje kartica (3).

Primjer ispisa

Osim ispisa izvještaja Izvadak za konto za interne potrebe možete koristiti i ispis Kartica komitenta (postoji mogućnost ispisa i na stranim jezicima) koji se najčešće koristio prije stupanja na snagu aktualnog Zakona o računovodstvu.

4. Kada kupac traži otvorene stavke
Ispis otvorenih stavki za određenog kupca se ispisuje iz padajućeg izbornika Salda-konti odabirom naredbe Pregled i ažuriranje IOS-a. Nakon toga je na novootvorenom ekranu potrebno odabrati konto kupca (npr. 1200) iz kontnog plana (1) i komitenta iz baze poslovnih partnera (2) za kojeg ispisujemo otvorene stavke (IOS). Nakon što ste odabrali parametre za ispis odaberete ikonicu Ispis IOS-a (3), nakon čega na tipku OK potvrdite ponuđene uvjete i izvještaj o otvorenim stavkama (IOS) će se ispisati u pregledniku na Vašem ekranu.

Primjer ispisa

Kako da karticu partnera (otvorene stavke, opomenu, opomenu pred tužbu...) pošaljem e-mail-om tj. elektronskom poštom?

Preduvjet za slanje dokumenata e-mail-om je upisana e-mail adresa na partneru ili osobi koja je odabrana kao adresant. Kada su preduvjeti ispunjeni, dovoljno je na formi koja prethodi ispisu označiti da se dokument šalje e-mail-om. Slanje ispisanih dokumenata e-mailom detaljno je pojašnjeno na ovoj poveznici.

Da li postoji izvještaj koji bi pokazao dokumente iz tekuće poslovne godine koji nekim slučajem nisu knjiženi u financijsko knjigovodstvo?

Izvještaj koji tražite možete dobiti pozivom modula Financijsko knjigovodstvo --> URA/IRA --> Rekapitulacija dokumenata ako postavite sljedeće uvjete:

Da li je moguće obrisati eRačun koji je greškom importiran?

Ako su zadovoljene pretpostavke koje su inače potrebne za brisanje računa (da nije odobren i da je posljednji u nizu; ima na mjestu broja fiskalnog računa oznaku Račun nedovršen) krivo importirani račun moguće je obrisati. No, prije samog brisanja potrebno je obrisati datoteku koja je kreirana samim importom pozivom kombinacije tipki Ctrl+O (otvara tabelu datoteka povezanih na komitenta). Detaljno pojašnjenje brisanja eRačuna potražite na ovoj poveznici.

Kod usporedbe financijskih vrijednost robno-materijalnog i financijskog knjigovodstva imamo razliku koju nikako ne mogu pronaći. Kako da otkrijem gdje griješim i gdje mi nastaje razlika?

Uskladu i provjeru robnog i financijskog knjigovodstva možemo opisati u sljedećih nekoliko koraka:

•Pozvati rekapitulacije dokumenata (Financijsko knjigovodstvo --> URA/IRA --> Rekapitulacija dokumenata) provjeriti da li u poslovnoj godini u kojoj se radi usporedba ima neproknjiženih dokumenata (pogledati odgovor na pitanje: Da li postoji izvještaj koji bi pokazao dokumente iz tekuće poslovne godine koji nekim slučajem nisu knjiženi u Financijsko knjigovodstvo),

•Nakon toga ispisati iz modula Veleprodaje --> Financijski izvještaji --> Trgovačka knjiga na veliko --> odabrati željeno skladište i određeni period (može i cijela godina, ali logičnije je da se usporedba radi mjesec po mjesec posebice kada imate razlike).

•Potom ispisati analitičke kartice konta skladišta i usporediti s ispisom trgovačke knjige na veliko. Isto bi moralo odgovarati jer koncept  4D Wanda je da se u Financijsko knjigovodstvo knjiže dokumenti, a trgovačka knjiga na veliko daje upravo pregled svih robnih dokumenata koji su nastali na tom skladištu.

•Napominjemo da kod usporedbe trgovačke knjige i kartice konta skladišta veliku ulogu može igrati način na koji je knjižen robni dokument u financijsko. Npr. u trgovačkoj knjizi je dokument povrat od kupca uvijek prikazan u koloni Prodaja u minus (dakle to je fiksno tako prikazano u programu i na to se ne može utjecati) , dok u financijskom knjigovodstvu primjerice knjigovođe mogu taj povrat na kartici knjižiti potražno u minus ili dugovno u plus pa prilikom usporedbi kartice i trgovačke knjige tu se može dogoditi razlika koja je zapravo samo posljedica knjiženja provedenog na način kako je zamislio dotični knjigovođa.

•U idealni uvjetima (ako nije bilo petljanja po robnim karticama i s naknadnim odobravanjem i razodobravanjem robnih dokumenata) bi i ispis stanja skladišta izračunat u datumskom rasponu (Veleprodaje --> Robni izvještaji --> Stanje skladišta --> izračunato u datumskom rasponu) trebao odgovarati ispisu trgovačke knjige na veliko i analitičkih kartica konta. Napominjemo da je prilikom pozivanja navedenih izvještaja početni datum pretraživanja potrebno ostaviti praznim.

•Ako pratite ove korake i jednostavna pravila, robno i financijsko knjigovodstvo moralo bi biti usklađeno u lipu.

Koji format bankovnog izvoda je pogodan za automatsko učitavanje i knjiženje u programsko rješenje 4D Wand?

Sve vezano za import izvoda u nekoliko 4D Wand Infoa:

•4D Wand Info Br.369 – stari 4D Wand Info još iz 2015. godine ali sa svim podrobno opisanim procesima,

•4D Wand Info Br.385 – u ovom smo dodali nekoliko novosti o importu bankovnih izvoda,

•4D Wand Info Br.451 – ovaj je najbitniji tj. u ovom smo sve ponovo detaljno opisali i u punom obimu može poslužiti kao šalabahter,

•4D Wand Info Br.576 – ovaj donosi novosti o novom formatu za import.

Format bankovnog izvoda koji je pogodan za učitavanje u programsko rješenje 4D Wand trebao bi biti u tekstualnom obliku (tzv. format zbrojnog naloga), odnosno još preciznije u TEKST-ASCII formatu. Koliko je nama poznato posjeduju ga sve poslovne banke u Republici Hrvatskoj za preuzimanje na svom Internet bankarstvu jer su, zahvaljujući Hrvatskoj udruzi banaka (HUB), a čije su one članice, zajednički 2012. godine dogovorile jedinstveni format. Navedeni format za sada je dogovoren isključivo za kunske bankovne izvode.
 Problem u prepoznavanju datoteke tj. takve vrste izvoda prilikom preuzimanja s internet bankarstva vaše banke može biti u tome što svaka banka datoteku naziva svojim nazivom i dodjeljuje svoju vrstu ekstenzije toj datoteci (ZABA – .txt; RBA – .HUB-3; Erste – .wri; PBZ – .MN itd...). Isto može zbuniti samog korisnika ako koristi više poslovnih banaka u svom poslovanju. Međutim, bez obzira na to što se banke nisu uskladile oko naziva i ekstenzije same datoteke, one sve imaju isti format i sadržajno su istovjetne. Osim toga banke često datoteke prilikom preuzimanja ili eventualne dostave na vašu e-mail adresu znaju dodatno zaštiti nekim programom za zaštitu i kriptiranje datoteka. Isto se može najčešće prepoznati po ekstenziji .sgn nakon preuzimanja ili dostave datoteke izvoda od strane banke. Takve potpisane i zaštićene datoteke nisu pogodne za učitavanje u 4D Wand jer naravno imaju zaštitu i program ih ne može čitati. Iste moraju biti u izvornom obliku (TEKST-ASCII format) da bi se uspješno učitale u 4D Wand. Po preuzimanju takve tekstualne vrste datoteke ne bi ni u kojem slučaju smjelo biti problema prilikom učitavanja u samo programsko rješenje 4D Wand. Ako se isto dogodi vjerojatno se radi o tome da je ili preuzeta kriva vrsta datoteke ili da je ista prilikom preuzimanja potpisana nekim programom za zaštitu i kriptiranje datoteka. U tom slučaju provjerite s vašom poslovnom bankom opciju za dostavom ili preuzimanjem ispravnog formata izvoda.

Da li se osim kunskih bankovnih izvoda mogu automatski preuzimati i knjižiti i devizni bankovni izvodi?

Devizni bankovni izvodi ne mogu se automatski preuzimati i knjižiti u programsko rješenje 4D Wand. Razlog zašto je tome tako je jednostavan. Naime, poslovne banke nisu se dogovorile za jedinstveni format deviznog bankovnog izvoda, kao što je to slučaj s kunskim izvodom. Činjenica je da brojne banke uopće niti nemaju mogućnost preuzimanja datoteke deviznog izvoda. S druge strane, neke banke su devizni izvod poistovjetile formatu kunskog izvoda. Međutim, bez obzira na to što se kunski bankovni izvod u propisanom formatu bez problema učitava i knjiži u 4D Wand, isto nije moguće s istim takvim deviznim izvodom. Razlog je taj što u strukturi te datoteke nigdje nije upisana šifra o kojoj valuti se radi u tom izvodu (978 – EURO , 848 – US dolar itd.), po kojem tečaju je napravljena konverzija valuta, a niti su navedeni i kunski i devizni iznos u samom izvodu već samo jedan od njih. Slijedom navedenog, devizni bankovni izvod potrebno je proknjižiti izravno u temeljnicu financijskog knjigovodstva.