4D Wand info 673

AUTORTIZACIJA eRAČUNA NA PRETPREGLEDU I PREUZIMANJU eRAČUNA

Arhiva računa

Do sada je vrlo mali broj korisnika tražio da može autorizirati račune kroz 4D Wand (doslovno, broj takvih korisnika se mogao brojati na prste jedne ruke). Do sada je svaki porezni obveznik bio obavezan čuvati račune u kopiji na papiru (ulazne i izlazne račune, te svu ostalu relevantnu dokumentaciju). Svaki papir je trebao uredno likvidirati. Bez obzira na to što se u 4D Wandu mogu slati eRačuni od 01.05.2014. godine, korisnici su i dalje bili naklonjeni papiru. Ali, dolaskom F2.0 priča o likvidaturi na papiru ispada iz igre u potpunosti. Sigurni smo da će i dalje postojati "robovi papirologije", ali za istim zaista nema nikakve potrebe jer jedan dio ideje F2.0 je upravo štednja papira. Naša tvrtka je definitivno pionir uštede papira na svakom koraku, te s ponosom možemo istaknuti da smo nakon 01.05.2014. godine uštedjeli nekoliko kubika papira (sigurno 15-tak kubika). Pored uštede papira, uštedjeli smo na registratorima (opet papir), ali i na tiskanju memoranduma, kuverti i slično. Ali, najveća ušteda je upravo u kubicima našeg poslovnog prostora jer do 01.05.2014. smo zauzeli točno 7,2 m 3 skupocjenog prostora. Nakon navedenog datuma, te s obzirom da smo ipak primali ulazne račune koji nisu bili digitalno potpisani i naša dužnost je bila arhivirati ih u papiru, potrošili smo čitavih 0,168 kubika !

Likvidacija eRačuna

Mnogi korisnici nas pitaju kako likvidirati eRačune, te mnogi komentiraju tipa: "Ma mi ćemo sve svoje štampati, likvidirati i arhivirati po starom"?! Nemojte to činiti, bacate novce u Savu bez razloga. Ukoliko je račun digitalno potpisan, dakle rasni eRačun, dovoljno je čuvati ga na disku. A likvidacija se radi sama od sebe (barem bi tako trebalo biti). Nije nam poznato kako će druga programska rješenja imati riješeno, ali u 4D Wandu, ako ste izabrali mer za informacijskog posrednika, imate statuse od slanja pošiljatelja, do primitka primatelja, a koji bi trebali zorno pokazivati sve što se dešavalo s eRačunom do trenutka importiranja u 4D Wand. A u 4D Wandu, na pritisak tipke F4, imate originalne dokumente (vizualizaciju) koji su pristigli. Cjelokupni set informacija bi trebala biti savršena likvidatura. Korisnici koji su izabrali druge informacijske posrednike trebaju provjeriti s njima sve oko statusa, te na koji način ćete imati sljedivost eRačuna od pošiljatelja do primatelja.

Još malo oko statusa u 4D Wandu… Na žalost, od 01.01.2026. godine postoji dosta lutanja po pitanju statusa. Točan protokol oko statusa, na žalost, ne postoji na nivou države. Koristi se program Europske unije za kontrolu fluktuacije eRačuna, ali isto je dosta smrdano. Barem u ovom trenutku. Naime, informacijski posrednici nemaju jedinstveni registar statusa, a mnogi informacijski posrednici ni nemaju statuse ili su njihovi statusi najblaže rečeno nedostatni. Kada jedan IP pošalje eRačun drugom IP-u, a taj drugi ne vrati ispravan status ili je status nedostatan, ne govori ništa konkretno, tada ni mi ne možemo preuzeti nešto suvislo kako bi prikazali nešto mudro vama korisnicima. Nadamo se da će se situacija popraviti. S mer-om dogovaramo, bolje rečeno žestoko inzistiramo da nam šalju apsolutno sve statuse i postoje pomaci u tom smjeru zadnjih dana. Mi ćemo inzistirati na izvrsnosti. Da li će to tako biti, zaista ne možemo reći jer nije do nas. Ali, već sada su statusi uspješno fiskaliziranih eRačuna prilično dobar pokazatelj cjelokupne sljedivosti i praktično pokazuju puno više informacija od preporučene pošiljke.

Autorizacija eRačuna (isključivo eRačuna)

u 4D Wandu odnedavno možete organizirati autorizaciju eRačuna. Ponavljamo, radi se samo o eRačunima jer za eRačune postoji pretpregled eRačuna. Račune koji neće biti eRačuni, odradite kao i do sada – 'pješice' (i vjerojatno na papiru).

Dakle, možete ako ste izabrali mer:

•u pretpregledu eRačuna dodijeliti jednu ili više osoba za autorizaciju;

•tek nakon što sve dodijeljene osobe autoriziraju eRačun, odgovorna osoba za URA-e će moći importirati eRačun u knjigu URA.

Autorizaciju eRačuna možete maksimalno pojednostaviti. Želja nam je bila da oni korisnici koji ne trebaju autorizaciju, ne gube nikakvo dodatno vrijeme. Uvijek možete autorizaciju svesti na jednu jedinu osobu koja je odgovorna za likvidaturu.

Uključivanje autorizacije eRačuna

Da biste omogućili autoriziranje eRačuna, potrebno je otići u Parametri programa --> Podešavanje eRačuna --> Kartica e-Računi. Također, za obaveznu autorizaciju eRačuna, prije importa u knjigu URA, treba uključiti opciju 'Prije importa provjeri da li je dokument u potpunosti autoriziran kroz 4D Wand'.

Autorizacija eRačuna

Nakon što su uključeni parametri iz prethodnog koraka, na tabeli Pretpregleda i preuzimanja eRačuna, ispod liste dostupnih eRačuna za preuzimanje, prikazat će se nova tabela. Na njoj će biti prikazani korisnici 4D Wand sustava koji trebaju autorizirati dokument kako bi se isti mogao importirati u knjigu ulaznih računa.

Kada je uključena opcija korištenja autorizacije, dokument se ne može importirati u knjigu URA dok god ga svi dodijeljeni korisnici 4D Wanda nisu autorizirali predmetnu URA-u. U slučaju nepotpune autorizacije prilikom importa se prikaže poruka:

Da bi import dokumenta bio omogućen, u nastavku ćemo objasniti kako se dokumenti obrađuju u ovisnosti o postavljenim pravima pristupa korisnika:

DOSTUPNE OPCIJE I POJAŠNJENJA OBRADE AUTORIZACIJA U OVISNOSTI O PRAVIMA PRISTUPA KORISNIKA

OBRADA ULAZNIH eRAČUNA – RECEPCIJA

Korisnik koji ima dodijeljeno pravo "Recepcije", to smo mi tako nazvali, je korisnik 4D Wanda koji preuzima eRačune sa servisa mer, pregledava ih i dodjeljuje drugim korisnicima 4D Wanda na provjeru i autorizaciju, odnosno postavlja pravila autorizacije dokumenata (ponavljamo da će se potrebne procedure uskoro naći u knjigama ulaznih računa i za one koji nisu izabrali mer).

Korisnik s pravom Recepcije ima sljedeće mogućnosti:

•Definiranja i ažuriranja shema za autorizaciju dokumenata
U ovom registru korisnik može definirati sheme autorizacija dokumenata gdje, u ovisnosti o odjelu unutar poduzeća ili nekom drugom kriteriju, unaprijed definira korisnike koji trebaju ovjeriti neki dokument, a kako ne bi svaki put morao razmišljati i pojedinačno dodjeljivati svakog korisnika za svaki dokument.

•Postavljanje sheme na označene dokumente
Ovom opcijom se na označene dokumente upisuju se unaprijed definirani korisnici za autorizaciju izborom pojedine sheme. Po prethodno prikazanoj slici, odabirom sheme 'Tomica i ja testiramo' označenim dokumentima se za autorizaciju dodjeljuju korisnici Darko Zovko i Tomislav Grčević. (kao što možete primijetiti slike su originalno s našeg testiranja. Nemojte se ljutiti jer malo izgleda neozbiljno, ali kako bi 4D Wand izašao što prije, nismo se posebno trudili).

•Postavljanje osnovne sheme eRačuna (u toolbaru iznad tabele autorizacija, ikona )
Ovom opcijom se definira kojom shemom se, prilikom importa dokumenta, automatski dodjeljuju korisnici za autorizaciju. Dakle, ako je postavljeno da je osnovna shema 'Tomica i ja testiramo', svakom dokumentu koji se importira, automatski će biti za autorizaciju dodijeljeni korisnici Darko Zovko i Tomislav Grčević.

•Postavljanje korisnika na označene dokumente (u toolbaru iznad tabele autorizacija, ikona )
Ovom opcijom se označenim dokumentima mogu dodijeliti pojedinačni korisnici za autorizaciju. Na izbornoj tabeli korisnika, prikazuju se samo oni korisnici 4D Wanda koji imaju pravo rada u poduzeću u kojem se radi autorizacija. Korisnik odabran na tabeli se dodjeljuje za autorizaciju označenih dokumenata.

•Uklanjanje korisnika s označenih dokumenata (u toolbaru iznad tabele autorizacija, ikona )
Ovom opcijom se na označenim dokumentima mogu ukloniti pojedinačni korisnici za autorizaciju. Na izbornoj tabeli korisnika, prikazuju se samo oni korisnici 4D Wanda koji imaju pravo rada u poduzeću u kojem se radi autorizacija. Korisnik odabran na tabeli se uklanja iz autorizaciju označenih dokumenata.

OBRADA ULAZNIH eRAČUNA - POTPISIVANJE

Korisnik koji ima dodijeljeno pravo Potpisivanja je korisnik 4D Wanda koji ima mogućnost pregleda eRačuna koji su njemu dodijeljeni za autorizaciju. Takav korisnik može eRačune u pretpregledu potpisivati, odbijati ili ukloniti sebe iz popisa osoba dodijeljenih za autorizaciju osvijetljenog dokumenta.

Korisnik s pravom potpisivanja ima sljedeće mogućnosti.

•Postavljanje korisnika na označene dokumente (u toolbaru iznad tabele autorizacija, ikona )
Ovom opcijom se na označenim dokumentima mogu dodijeliti korisnici za autorizaciju. Na izbornoj tabeli korisnika se prikazuju samo oni korisnici 4D Wanda koji imaju pravo rada u poduzeću u kojem se radi autorizacija. Korisnik odabran na tabeli se dodaje u autorizaciju označenih dokumenata.

•Autorizacija označenih dokumenata (u toolbaru iznad tabele autorizacija, ikona )
Ovom opcijom prijavljeni korisnik 4D Wanda autorizira dokumente koji su mu dodijeljeni na autorizaciju. Nakon poziva ovog procesa i uspješnog autoriziranja, na tabeli će biti prikazano:

•Zabrana obrade označenih dokumenata (u toolbaru iznad tabele autorizacija ikona )
Ovom opcijom prijavljeni korisnik 4D Wanda odbija označene dokumente koji su mu dodijeljeni na autorizaciju. Nakon poziva ovog procesa pojavi se prozor s upitom razloga odbijanja, a nakon upisa razloga i uspješnog odbijanja dokumenta na tabeli će biti prikazano:

•Uklanjanje autorizacije sa označenih dokumenata (u toolbaru iznad tabele autorizacija, ikona )
Odabirom ove opcije prijavljeni korisnik 4D Wanda uklanja samog sebe iz autorizacija označenih dokumenata nakon čega se korisnik više ne prikazuje na tabeli autorizacija osvijetljenog dokumenta.

OBRADA ULAZNIH eRAČUNA

Ako korisnik ima pravo obrade eRačuna, tada ulaskom na tabelu Pretpregleda eRačuna vidi samo dokumente koji su spremni/autorizirani za import u tabelu ulaznih računa. Standardne opcije Pretpregleda nadalje može koristiti kao i do sada.