Priprema dospjelih ulaznih računa za plaćanje

Objavljeno: 10.06.2024.

Priprema dospjelih ulaznih računa za plaćanje
Znamo koliko je važno na vrijeme platiti račune dobavljačima. Zato smo pripremili ovaj praktični vodič koji će vam pokazati kako u 4D Wandu brzo i jednostavno pronaći sve račune dospjele na naplatu. Učinkovito filtriranje računa može uštediti vrijeme, smanjiti stres i osigurati besprijekornu suradnju s vašim partnerima.
Programsko rješenje 4D Wand nudi 3 načina filtriranja dokumenata dospjelih za plaćanje:

Višestrukim označavanjem dokumenata u knjigama ulaznih računa
Pretraživanjem napomena u knjigama ulaznih računa
Ispis otvorenih stavaka u Salda-kontima

Ali koji je način najbolji za vas? Nastavite čitati kako biste saznali!

1. Višestruko označavanje dokumenata: Jednostavno i djelotvorno
Ova metoda omogućuje označavanje više dokumenata odjednom u knjigama ulaznih računa na temelju određenih kriterija (datum dospijeća, sredstvo plaćanja, status plaćanja). Jednostavna je za korištenje, ali je potrebna pažnja kod odabira kriterija.
Prednosti: Jednostavnost korištenja i mogućnost odabira po više željenih kriterija.
Nedostaci: Mora se paziti na ispravan odabir svih željenih kriterija.
Idealno za: Korisnike koji žele brzo označiti veći broj računa za daljnju obradu.

Kako do naredbe Višestruko označavanje dokumenata?
Kroz knjigu URA na padajućem izborniku Označavanje odabere se naredba Višestruko označavanje dokumenata.

Potrebni uvjeti koji moraju biti zadovoljeni su:

1. Odabrani raspon datuma dokumenta (najbolje da bude na razini godine)
2. Oznaka kvačice na Dospjele dokumente
3. Odabir Virmana kao sredstva plaćanja
4. Status plaćanja ⇒ Neplaćeni dokumenti

Nakon potvrde na tipku OK program će označiti sve dospjele, a neplaćene račune čije je sredstvo plaćanja virman. Preostaje vam odabrati račune koje zaista želite platiti.

2. Korištenje Pretraživanje napomena (F3): Brzo, učinkovito i jednostavno uz dinamičke izraze
Jedan od najbržih i najučinkovitijih načina za označavanje dospjelih, a neplaćenih računa dobavljača je kroz knjigu URA korištenjem Pretraživanje napomena.
Ova metoda koristi dinamičke izraze za filtriranje računa, ali ne brinite - već smo pripremili konkretan primjer izraza koji možete odmah upotrijebiti! Ovaj izraz će brzo pronaći i označiti sve dospjele, neplaćene račune čije je sredstvo plaćanja virman, a vi možete odmah kreirati virmane za plaćanje.
Prednosti: Brzina, učinkovitost, mogućnost trenutnog kreiranja virmana, jednostavnost korištenja uz gotov primjer izraza.
Nedostaci: Manje fleksibilno od nekih drugih metoda ako trebate prilagoditi izraze.
Idealno za: Korisnike koji žele brzo i jednostavno označiti račune za plaćanje.

Kako do Pretraživanje napomena?
Preko padajućeg izbornika Pregled odabere se tražena naredba Pretraživanje napomena. Brži način poziva Pretraživanje napomena je preko ikone pretraživača ili pritiskom tipke F3.

Otvara se forma Pretraživanje napomena te da biste koristili potreban dinamički izraz potrebno je kliknuti na padajući izbornik.

Nakon odabira padajućeg izbornika prebacuje se u prozor Setiranje dinamičkih izraza gdje provjerite imate li već upisan dinamički izraz (a zaboravili ste na njega) ①
Ako željeni dinamički izraz ne postoji na tipku Unos upisat ćemo novi dinamički izraz ②
U polje Opis upisuje se proizvoljno naziv dinamičkog izraza ③
U polje izraz upisuje se niže navedena formula i potvrđuje na tipku OK ④:

DOK:IZNOSPLACENI = 0 AND DOK:SREDSTVOPLACANJA = '01' AND DOK:DatumDosp <= TODAY()

Na tipku Izbor odabrat ćemo željeni dinamički izraz u formu Pretraživanje napomena ⑤

Automatski će se uključiti oznaka kvačice na Dinamički izraz (EVALUATE). Preporučujemo da stavite oznaku kvačice na Pretraživanje počni od prvog sloga kako biste izbjegli mogućnost da program ne označi sve tražene račune. Bez te oznake označavanje počinje od onog računa na kojem ste se nalazili u trenutku pozivanja Pretraživanje napomena.

Klikom na tipku označi program označi sve dospjele, a neplaćene račune čije je sredstvo plaćanja virman. Iz njih možete kreirati virmane za plaćanje.

3. Ispis otvorenih stavaka za konto – po datumima: Pregledno, ali ne omogućuje označavanje računa
Ovaj izvještaj pruža pregled dospjelih računa s određenim datumom valute. Koristan je za analizu, ali ne omogućuje označavanje računa za plaćanje.
Prednosti: Preglednost, jednostavnost korištenja.
Nedostaci: Ne omogućuje označavanje računa za plaćanje, ovisi o ažurnosti knjiženja i povezivanju otvorenih stavaka.
Idealno za: Korisnike koji žele dobiti brz pregled dospjelih računa bez potrebe za njihovim označavanjem.
Pozivom padajućeg izbornika Salda-konti bira se izvještaj Ispis otvorenih stavaka za konto – po datumima.

Uvjeti koji moraju biti ispunjeni su:

Odabrati željeni raspon datuma
Sortiranje po: Datumu valute
Upisati datum valute

Potvrdom na tipku OK dobije se željeni izvještaj.

Koji je najbolji način za vas?
Izbor idealnog načina ovisi o vašim specifičnim potrebama i preferencijama:

Ako želite jednostavno označiti veći broj računa po odabranim kriterijima, Višestruko označavanje dokumenata je dobar izbor.
Ako vam je potrebna brzina i preciznost, te ste upoznati s dinamičkim izrazima, koristite Pretraživanje napomena (F3).
Ako želite dobiti brz pregled dospjelih računa, koristite Ispis otvorenih stavaka za konto – po datumima.

Dodatni savjeti:

Ažurnost: Redovito ažurirajte svoje knjiženje i vodite Salda-konti kako biste osigurali točnost podataka.
Automatizacija: Razmislite o automatizaciji procesa plaćanja računa kako biste uštedjeli vrijeme i smanjili mogućnost pogrešaka.
Kombinacija metoda: Nemojte se ograničiti na samo jednu metodu. Kombinirajte različite metode kako biste postigli najbolje rezultate.

< Prethodni članak Arhiva Sljedeći članak >