Objavljeno: 26.05.2023.
U modulu Financijskog knjigovodstva programskog rješenja 4D Wand postoji mogućnost slanja otvorenih stavki (IOS-a), opomena i opomena pred tužbu putem e-Maila svim klijentima odjednom. Dakle, uz pomoć unaprijed definiranih Mailing listi možete uz par klikova mišem poslati IOS-e ili Opomene svim svojim kupcima. U 4D Wand Infu broj 461 smo detaljno pisali o tome na koji način je moguće postaviti Mailing liste pa ako vas zanima detaljnije o ovoj temi možete pročitati u spomenutom 4D Wand Infu.
Programsko rješenje 4D Wand u financijskom dijelu ima tri unaprijed definirane Mailing liste za slanje:
Kako bi to sve funkcioniralo možemo opisati ovako: svaki od korisnika dobije svoj dokument ispisan iz 4D Wand-a, sa svojim zaglavljem i svojim sadržajem tj. otvorenim stavkama.
Automatsko slanje dokumenata (IOS-a i opomena) putem Mailing lista je praktično, štedi vrijeme, ekološki je prihvatljivo, ne troši papir i toner za ispis dokumenta, a i ekonomično je jer nema dodatnih troškova za poštarinu. Pojedinačno slanje dokumenata korisnicima putem eMaila može potrajati ako korisnik ima puno komitenata, dok se s druge strane korištenjem Mailing listi posao smanjuje na nekoliko minuta pa možemo reći da sve IOS-e možete poslati 'jednim klikom miša'.
Kako bi sve brzo funkcioniralo potrebno je napraviti i neke predradnje u 4D Wand-u za tu mogućnost. Kako bi znali koji od dokumenata ćete poslati i kojem komitentu u Adresaru treba unijeti prvo eMail adrese na koje korisnik želi eMailove. eMailovi se unose na samog korisnika (osnovna eMail adresa firme) ili na njihove Adresante – osobe koje u firmi rade (njihove osobne eMail adrese). Unesene eMail adrese se pridružuju jednoj Mailing listi (slika niže):
Ako želite da na mail adresu korisnika/osobe stižu Izvodi otvorenih stavki, Opomene i Opomene pred tužbu, treba uključiti parametar (kvačicu) ispred svake Mailing liste. Na taj način smo napravili glavnu i osnovnu predradnju.
Ako želite svoje stanje IOS-a uskladiti sa stanjem kod korisnika, možete svima poslati Izvod otvorenih stavki preko Mailing listi. U 4D Wand modulu Financijsko knjigovodstvo trebate pozvati izvještaj Salda-konti --> Višestruki ispisi --> Otvorene stavke – sa saldom (slika niže):
Nakon odabira uvjeta izvještaja 4D Wand će kreirati jedan dokument za svakog korisnika za kojeg postoje otvorene stavke u financijskom knjigovodstvu. Ako u trenutku kreiranja dokumenta neki od korisnika nema pridruženu eMail adresu u Mailing listi, 4D Wand će dati upozorenje i sve korisnike obojati crveno u tabeli 'Priprema za slanje'. U toj tabeli naknadno komitentima možete pridružiti ispravnu eMail adresu. Za svakog korisnika kreira se jedan dokument i isti se šalje na onoliko zasebnih eMail adresa koje smo pridružili Mailing listama. Posao je gotov, mailovi s IOS-ima su poslani. Na identičan način šalju se i Mailing liste za Opomene i Opomene pred tužbe samo se bira odgovarajuća Mailing lista.
Kada ste pripremili sve podatke, kada ste svim korisnicima unijeli ispravne eMail adrese i iste pridružili Mailing listama, slanje IOS-a i Opomena iz 4D Wanda može zaista biti brzo i efikasno. Treba naglasiti da podatke treba održavati, tj. Mailing lisu redovito popunjavati novim adresama i iz nje brisati adrese koje nisu aktivne. Održavanje Mailing liste je puno jednostavnije, nego pojedinačno slanje eMailova.
