E-računi u 2025: Što trebate znati i kako se pripremiti

Objavljeno: 06.03.2025.

Važne promjene na horizontu

Dragi korisnici 4D Wanda, pred nama su značajne promjene u svijetu e-računa. Evo što trebate znati:

Datum za pamćenje: 31.03.2025. - Servis Moj eRačun najavio je brisanje arhive e-računa za korisnike koji ne koriste njihovu uslugu eArhiv.
Ne brinite, vaši podaci su sigurni - Ako ste slijedili naše upute i savjete kod primanja/slanja eRačuna vaša arhiva se nalazi na točno određenom mjestu/disku i uredno se sprema u sigurnosne kopije.
Nemojte kupovati arhivu - Korisnici 4D Wanda ne trebaju plaćati dodatnu arhivu e-računa. Međutim, morate se javiti Elektroničkim računima kako bi vam se omogućio besplatan pristup arhivi. Više informacija u nastavku…

Što trebate učiniti?

1. Provjerite postavke arhiviranja:

Otvorite: Glavni izbornik > Parametri programa > Podešavanje eRačuna
Na kartici "eRačuni" provjerite lokaciju foldera za arhiviranje. Više o ovoj temi pročitajte u blogu „Gdje se sprema arhiva eRačuna?“ ili u 4D Wand Info 616.

2. Osigurajte backup:

Provjerite s vašim IT odjelom da se folder s e-računima redovito backupira
Razmislite o zasebnom backupu ovih podataka na eksterni disk.

3. Ažurirajte arhivu izlaznih računa:

U "Knjizi IRA za dobra i usluge" pokrenite: eRačuni > Provjera statusa, preuzimanje i arhiviranje eRačuna
Ponovite ovaj proces za sve prethodne godine

Za ulazne račune:

Redovito importirajte e-račune kroz 4D Wand
Ako do sada niste importirali e-račune, preuzmite arhivu od servisa Moj eRačun kako bi imali dosadašnje originalne eRačune, a zatim za sve buduće e-račune koristite proces "eRačuni --> Preuzimanje i provjera eRačuna" za automatsko preuzimanje novih računa.

Novosti u 4D Wandu

Nova ikona za e-račune - Na statusnoj traci ćete vidjeti ikonu koja vas obavještava o novim e-računima za preuzimanje
Poboljšano sučelje – novo sučelje za pretpregled i preuzimanje eRačuna

Nova forma za pretpregled i preuzimanje eRačuna ima sljedeće tabove:

Za import(1): Prikazuje nove eRačune za obradu. Ažurira se ikonom Provjera i preuzimanje eRačuna.
Importirani(2): Računi učitani tipkom Učitaj dokument(A).
Preskočeni(3): Računi preskočeni tipkom Preskoči dokument(B).
Obrisani(4): Prethodno učitani pa obrisani računi.
Odbijeni(5): Računi odbijeni tipkom Odbij dokumente(C).
Svi(6): Prikazuje sve eRačune neovisno o statusu.

Svaki tab prikazuje samo odabrane dokumente prema njihovom statusu obrade.

Import XML računa od drugih „Digitalnih poštara“

Iako bi svi digitalni poštari trebali biti interoperabilni, nažalost to danas nije slučaj. Stoga će se kad-tad dogoditi situacija da Vam dođe na mail obavijest o eRačunu koji nije stigao preko servisa Moj-eRačun. Preuzmite ga u XML formatu te ga ručno importirajte u 4D Wand. Proces je vrlo jednostavan, u knjizi URA --> padajući izbornik „Obrade“ --> „Import računa iz XML - UBL formata…“.

Važnost arhiviranja

Zakonska obveza - E-računi se moraju čuvati 11 godina
XML je original - XML datoteka e-računa je jedini pravovaljani original, ne PDF ili papirnata kopija
Odgovornost korisnika - Vi ste odgovorni za čuvanje arhive, ne digitalni poštar ili proizvođač softvera

Posebna napomena za korisnike 4D Wanda

Elektronički računi će pripremiti posebne resurse za korisnike 4D Wanda
Besplatna arhiva bit će dostupna, ali možda ne odmah (očekuje se sredinom travnja ili početkom svibnja 2025.)

Pogled u budućnost

Fiskalizacija 2.0 u 2026. - Očekuje se potpuni prelazak na elektroničku razmjenu dokumenata
Prestanite s ispisivanjem - XML datoteka e-računa je jedini pravovaljani original. Nema potrebe za ispisivanjem ili PDF verzijama

Dodatni detalji o preuzimanju arhive eRačuna za korisnike 4D Wanda

Od 5. ožujka 2025. godine, korisnicima 4D Wanda dostupno je besplatno preuzimanje cjelokupne arhive eRačuna iz sustava moj eRačun. Ova usluga obuhvaća sve poslane i primljene eRačune od 2014. godine nadalje, bez obzira na njihov status.

Sadržaj arhive

Arhiva se isporučuje kao .zip datoteka koja sadrži:

Mapu "Poslani"
Mapu "Primljeni"
Excel datoteku s popisom svih dokumenata

Excel datoteka za pretraživanje

Excel datoteka sadrži dva lista:

"Poslani" - za pretraživanje poslanih eRačuna
"Primljeni" - za pretraživanje primljenih eRačuna

Oba lista sadrže sljedeće informacije:

OIB partnera
Naziv partnera
Broj računa
Status računa
Datum slanja/zaprimanja
Naziv .xml datoteke

Kako zatražiti arhivu?

1. Za pojedinačne korisnike 4D Wanda:

Pošaljite e-mail na techsupport@moj-eracun.hr
Navedite: da ste korisnik 4D Wanda, naziv tvrtke, OIB, ime i prezime odgovorne osobe
Zahtjevi primljeni do 12 sati rješavaju se isti dan, a nakon toga sljedeći radni dan

2. Za knjigovodstvene servise:

Kontaktirajte Elektroničke račune na techsupport@moj-eracun.hr
Navedite OIB i naziv vašeg servisa te popis komitenata (naziv i OIB)
Potpišite izjavu o punomoći za preuzimanje arhive komitenata

Važne napomene:

Arhiva je dostupna za preuzimanje 7 dana nakon dobivanja linka za preuzimanje
Spremite arhivu na sigurno mjesto koje se redovito backupira
Nakon preuzimanja arhive, nastavite svakodnevno importirati eRačune u 4D Wand
Za pomoć oko manipulacije .zip datotekama, obratite se svom IT administratoru

Format naziva datoteka

Datoteke u arhivi imaju sljedeći format naziva:
"00169641424_2019-17-12_8129-4D-91_12374219_signed.7z"
Gdje:

00169641424 - predstavlja OIB tvrtke
2019-17-12 - je datum slanja/primanja
8129-4D-91 - je broj računa
12374219 - je jedinstveni broj računa u sustavu eRačun

Kako koristiti arhivu?

Preuzmite .zip datoteku putem dobivene poveznice
Spremite datoteku na sigurno mjesto koje se redovito backupira
Po potrebi, otvorite ili raspakirajte arhivu
Koristite Excel datoteku za brzo pretraživanje i lociranje željenih eRačuna
U slučaju potrebe (npr. porezni nadzor), pronađite originalnu .xml datoteku u odgovarajućoj mapi

Dodatne informacije

Ova usluga odnosi se samo na eRačune poslane/primljene preko sustava Moj eRačun
Za eRačune iz drugih sustava (digitalnih poštara), obratite se direktno njima
Važno je nastaviti svakodnevno importirati eRačune u 4D Wand i provoditi provjeru statusa, preuzimanja i arhiviranja eRačuna

Ova arhiva omogućuje lako pronalaženje originalnih .xml datoteka eRačuna u slučaju potrebe, poput poreznog nadzora. Korisnici se pozivaju da proslijede ove informacije svim relevantnim osobama u poduzeću. Više o ovom smo pisali u 4D Wand Infu 621.

Zaključak

E-računi su budućnost poslovanja. Koristeći 4D Wand pravilno, već ste spremni za ove promjene. Redovito ažurirajte svoj softver i pratite upute za bezbrižno poslovanje u digitalnom dobu. Ne zaboravite se javiti Elektroničkim računima za besplatano preuzimanje vaše arhive.

< Prethodni članak Arhiva