8 koraka za najbolji odabir računovodstvenog programa
Objavljeno: 08.03.2014.
Pravilan odabir računovodstvenog programa ubrzava rad i osigurava kvalitetnije donošenje poslovnih odluka. Pročitajte više na našem blogu!
Odabir računovodstvenog programa
U tijeku ste odabira računovodstvenog programa?
Tada se zasigurno pitate kako pravilno odabrati računovodstveni program koji će najbolje odgovarati vašem poduzeću, veličini i načinu poslovanja. Informacije su oduvijek imale značajnu ulogu u svakom području ljudskog djelovanja, a danas je informacijski sustav nužan za opstanak i poslovni uspjeh. Cilj računovodstvenog programskog rješenja je ubrzavanje svakodnevnih računovodstvenih i financijskih poslovnih aktivnosti te olakšano praćenje novčanih tokova. Olakšano upravljanje daje nam prostora za koncentraciju na druge zadatke te kvalitetnije poslovno odlučivanje. Stoga je pravilan izbor softvera od izuzetne važnosti što često predstavlja pravi izazov.
U nastavku našeg bloga pročitajte najvažnije smjernice koje će vam olakšati odabir računovodstvenog programa.
1. Prikupljanje informacija
Prije samog planiranja važno je znati što je sve potrebno za vaše specifične potrebe. Kako bi znali odabrati pravilan računovodstveni program potrebno je ući u dubinu svog poslovanja za što je najbolji način razgovor sa svim zaposlenicima koji će potencijalno koristiti program. Stavke poput tko bi sve koristio računovodstveni program, što je sve potrebno kako bi njihov posao bio kvalitetno izvršen i koje su najznačajnije informacije za poslovanje, samo su neka od pitanja koje si u ovom koraku morate postaviti. Odvojite vrijeme za razumijevanje svog računovodstvenog sustava i njegovih potreba.
2. Koji budžet imam?
Računovodstveni programi cjenovno variraju ovisno o značajkama koje pružaju. Stoga, ako vam je poslovanje manje te ne zahtijeva previše dodatnih mogućnosti, tada vam je jeftinija verzija svakako dovoljna. Takve verzije programa obično podržavaju osnovne pakete za vođenje financijskog knjigovodstva. Primjer značajka osnovnog računovodstvenog paketa su praćenje prihoda, upravljanje kupcima, izrade faktura i generiranja izvješća. Ako pak imate zahtjevnije poslovanje te su vam potrebne dodatne značajke, tada je najbolje odabrati nešto skuplju verziju softvera. Naprednije verzije računovodstvenog programa podržavaju mnogo značajki poput vođenja inventara, obračun i knjigovodstvo plaća, praćenje prodaje, troškova i sl.
3. Potrebne značajke
Odabir potrebnih značajki koje knjigovodstveni program nudi ovisi o veličini vašeg poduzeća i djelatnosti kojom se bavi. Ako se bavite proizvodnjom zasigurno će vam koristiti značajke poput
servisi strojeva, oprema i vozila, robno-materijalno knjigovodstvo i sl. Ako želite uštedjeti vrijeme, određeni moduli koji sadrže automatske radnje bit će vam od velike koristi. Automatizacija određenih radnji poput automatskog knjiženja ili automatskog zatvaranje konta, serijsko ispisivanje opomena zaduženim klijentima, izradom izvješća samo su neke od mogućnosti. Jedna činjenica je sasvim sigurna bez obzira na veličinu i djelatnost poduzeća - računovodstveni program treba rasti kako raste i vaše poduzeće. Vrlo je loše odabrati sustav kojeg ćete za dvije godine morati mijenjati jer ne podržava određene mogućnosti nadogradnje. Broj značajki može varirati, a što je sve vama potrebno najbolje možete vidjeti na
popisu značajki 4D Wand programa.
4. Sigurnost podataka
Već smo spomenuli važnost informacija, pa nije teško zaključiti da je sigurnost podataka preko koje dobivamo konkretne informacije jedna od najvažnijih stavka računovodstvenog softvera. Često spoznamo važnost podataka tek kada ih izgubimo. Zbog toga moramo obratiti pozornost koju razinu sigurnosti nudi odabrani računovodstveni program. Računovodstveni program mora voditi brigu o pohrani podataka u slučaju neželjenih ljudskih, tehničkih ili prirodnih utjecaja. Za to služi backup podataka koji osigurava snimanje podataka na više lokacija i medija, mogućnost automatske backup pohrane te jednostavnog povratka podataka.
5. Korištenje demo verzije
Isprobajte
demo verziju računovodstvenog programa kako bi bili sigurni da odgovara vašem poduzeću te da ispunjava sve potrebne zahtjeve. Nakon probne verzije moći ćete lakše odrediti što vam je sve potrebno.
6. Bilo gdje i bilo kada
Prilikom izbora računovodstvenog programa od izuzetne je važnosti obratiti pozornost na njegovu pristupačnost. To podrazumijeva da je vaš računovodstveni program povezan s internetom, ali je također i odlično da sustav funkcionira i u izvanmrežnom radu. Tako možete imati pristup svim potrebnim podacima bilo da ste na putu ili svom domu, online ili offline.
7. Učenje i pomoć
Provjerite koji su načini savladavanja računovodstvenog programa te koliko je softver pristupačan. Također, vrlo je važna korisnička podrška od strane pružatelja softvera. Razmislite o tome kako ćete educirati zaposlenike koji će koristiti odabrani računovodstveni program. Vrlo često, zbog manjka edukacije i znanja o korištenju, ne iskorištavamo puni potencijal programa i prednosti koje nam on nudi.
8. Donesite odluku
Nakon što ste razgovarali sa svojim zaposlenicima, odlučili koji su vam prioriteti, provjerili potrebne i dostupne značajke te nakon što ste isprobali demo verzije, ovaj korak ovisi samo o vama. Pronađite idealno računovodstveno softversko rješenje koje će najbolje odgovarati vašem računovodstvu, ali i cijelom poduzeću.
Zaključak
Idealni računovodstveni program nije lako odabrati. Pogrešan izbor računovodstvenog programa dovodi do neučinkovitosti te nakon nekog vremena zamjene programa drugim što štetno utječe na poslovanje. Vrijeme je ipak novac. Dok s pogrešnim softverom možemo naštetiti svom poslovanju, pravilan odabir računovodstvenog programa može dovesti do mnogih prednosti. Imajte pristup bilo kada i bilo gdje svim podacima, kreirajte izvještaje i donosite kvalitetnije odluke te olakšajte posao svom računovođi zbog kojeg će imati veću produktivnost. Donošenje odluke bazira se na prethodno dobro analiziranim koracima koji će nam pomoći u najboljem izboru računovodstvenog softvera za vaše poslovanje.
