|
FISKALIZACIJA 2.0 X - IMATE VANJSKI RAČUNOVODSTVENI SERVIS ILI STE RAČUNOVODSTVENI SERVIS… Fiskalizacija 2.0 i uloga računovodstvenih servisa Ovaj 4D Wand Info je prvenstveno namijenjen računovodstvenim servisima i tvrtkama kojima poslovne knjige vode vanjski računovodstveni servisi. Pokušati ćemo pisati iz perspektive računovodstvenog servisa i odgovoriti na pitanja koja su nam računovodstveni servisi postavljali posljednjih tjedana i koja su se iskristalizirala kao najveće nedoumice u minulom periodu. Ako neku situaciju nismo obradili u ovom 4D Wand Infu, vjerojatno se nismo sjetili iste ili nismo dobili upit od strane korisnika. Obradit ćemo i takve slučajeve kada se pojave, te rado napisati 4D Wand Info i o takvim pitanjima. Unaprijed se ispričavamo što je ovaj 4D Wand sadržajno vrlo opsežan i prelazi uobičajenih stranicu-dvije kako ste naviknuli do sada. Vrlo je bitno da svaki računovodstveni servis detaljno pročita ono što ćemo pisati u nastavku, a bitno je da situacije i Zakon shvate i korisnici servisa. "Super! Sada nam XML/eRačun rješava sve probleme razmjene dokumenata!" Ovako su prokomentirali mnogi računovodstveni servisi obavezu slanja eRačuna. I mi smo isto pomislili u prvom trenutku. Ali, nije tako. U XML strukturi nedostaju neki podaci koji su neophodni za kvalitetno knjiženje kao na primjer nabavne cijene, razvrstavanje iznosa (prihodi, troškovi, PDV) po vrstama roba/usluga, mjesta troška, dimenzije s dokumenta te eventualni neki drugi korisnicima važni podaci. Razmjena računa između računovodstvenih servisa i njihovih klijenata Papirnate račune, na koje su se svi naviknuli u svom radu, će zamijeniti eRačun. Najčešće pitanje je zapravo bilo na koji način će računovodstveni servis importirati eRačune u 4D Wand radi ispravnog knjiženja istih. U praksi će postojati nekoliko načina na koji će se računi (što ulazni, što izlazni) moći razmjenjivati između računovodstvenog servisa i njihovih klijenata kojima vode poslovne knjige i vrše knjiženja. U nastavku ćemo detaljno pojasniti nekoliko takvih situacija kako biste se što prije i na što bolji način mogli pripremiti za rad i za nadolazeće promjene. Ovom prilikom se ispričavamo što ovaj 4D Wand Info nismo poslali barem mjesec dana ranije. Puno je nedoumica i nismo željeli slati poluinformacije ili nešto što ćemo mijenjati. Najvažniji preduvjet eRačun koji ste zaprimili od dobavljača ili kupca i koji se nalazi u XML formatu mora zadovoljavati sve zakonski propisane standarde. 4D Wand je kompatibilan s bilo kojim informacijskim posrednikom koji je 100% poštovao normu HRN EN 16931-1:2017, te normu dodatnih specifikacija HRS CEN/TS 16931-3-2:2017. Ovo je najvažniji "detalj", a bez obzira što u ovom trenutku postoji 32 informacijska posrednika, nailazimo na nejasne situacije i pitanje 100%-ne kompatibilnosti. Nadamo se da će te situacije do Nove godine iščeznuti. Načini razmjene ili učitavanja dokumenata 1.razmjena XML dokumenata, po jedna XML datoteku za svaki dokument; 2.razmjena podatka 4D Wand --> 4D Wand (tzv. TRN, jedna datoteku za više dokumenata); 3.razmjena podatka 4D Wand --> Drugi programi (tzv. CSV, jedna datoteku za više dokumenata); 4.korisnik ima mer kao pristupnu točku pa je moguće učitati ulazne račune (URA) direktno u 4D Wand. U nastavku ćemo pojasniti opcije, prvo sa strane računovodstvenog servisa, zatim sa strane korisnika. Opcije 2. i 3. su već dugo dostupne i opisane u uputama: Import/eksport financijskih dokumenata iz/za vanjske sustave 1. Razmjena XML dokumenata Pod pretpostavkom da vam je korisnik dostavio XML dokumente i da se isti nalaze u folderima po tipovima dokumenta (jedan folder za jednu knjigu), dokumente možete učitati direktno uz pripadajuće knjige. Import izlaznih eRačuna u Knjigu IRA XML dokumente eRačuna u knjigu izlaznih računa možete importirati s diska pozivom opcije „Eksport/Import“ --> „Import zaglavlja računa iz XML – UBL formata“ s tabele IFA. Import ulaznih eRačuna u Knjigu URA Ukoliko vaš klijent nije odabrao mer kao svog informacijskog posrednika, eRačune možete importirati direktno u Knjigu URA pozivom opcije „Eksport/Import“ --> „Import računa iz XML-UBL formata“ s tabele UFA:
Naravno, preduvjet za takvu vrstu importa ulaznih eRačuna je da vam ih je vaš klijent dostavio u propisanom XML formatu i da ste ih pohranili na određenoj lokaciji na vašem računalu/serveru. Da bi se račun uspješno importirao podrazumijeva se da je vaš korisnik od informacijskog posrednika dobio eRačun po HRN EN 16931-1:2017 normi, te u normi dodatnih specifikacija HRS CEN/TS 16931-3-2:2017. Možete importirati jedan ili više eRačuna jednim pozivom. Eksport XML dokumenata prema računovodstvenom servisu Korisnik 4D Wanda može eksportirati XML dokumente i poslati ih računovodstvenom servisu. Za to služi opcija „Eksport XML datoteka knjigovodstvu“ preko tipke Alati na glavnom izborniku 4D Wanda:
4D Wand će otvoriti donji prozor s upitom foldera, knjigom i periodom za eksport. Osnova postavka je eksport XML knjige izlaznih računa jer pretpostavljamo da će to biti najčešći slučaj. Nakon eksporta se sve datoteke trebaju proslijediti računovodstvenom servisu. Period se pamti između poziva, tako da se lakše kontrolira koji su dokumenti već eksportirani.
Prednosti i nedostatci razmjene XML-a/eRačuna Najveća prednost ove razmjene je ta što u ovakvom slučaju računovodstveni servis koji je na ovaj način importirao račune ima mogućnost pregleda i vizualizacije navedenih računa na tipku F4 (Ctrl+O). "Nedostatak" razmjene XML eRačuna između računovodstvenih programa je taj što se na taj način ne razmjenjuju nabavne cijene, razvrstavanje iznosa (prihodi, troškovi, PDV) po vrstama roba/usluga, mjesta troška i dimenzije s dokumenta. Riječ ''nedostatak'' shvatite uvjetno jer isto nije niti zamišljeno da se šalje u XML-u eRačuna. 2. Razmjena podatka 4D Wand --> 4D Wand (opcija stara preko 20 godina) Ako korisnik koristi 4D Wand kao programsko rješenje u kojem izdaje i fiskalizira račune, a njegov računovodstveni servis također koristi 4D Wand kao programsko rješenje za vođenje računovodstva, knjiženje računa i sl. i dalje može koristiti eksport podataka između dva 4D Wanda. Navedeni tip razmjene računa postoji više od 20 godina unutar 4D Wanda, a poziva se preko tipke Alati na glavnom izborniku 4D Wanda --> Eksport dokumenata knjigovodstvu 4D Wand --> 4D Wand:
Navedeni eksport podataka između dva 4D Wanda uvijek eksportira sve račune iz poslovne godine u kojoj se nalazite i to za one klase financijskih dokumenata koje su upisane u Parametrima programa --> Globalni parametri --> kartica Import/Eksport. Klase financijskih dokumenata koje se eksportiraju se upisuju slovnim oznakama klase dokumenata bez odvajanje tih klasa nekim karakterima ili znakovima (npr. UFAUFBUFDIFA):
Ukoliko želite eksportirati i stavke ulaznih računa tada je na istoj kartici prije eksporta potrebno uključiti parametar Eksport stavki ulaznih računa (prikazano gore a slici). NAPOMENA: Ako računovodstveni servis koristi prethodni način importiranja podataka za knjiženje u svoju instalaciju 4D Wanda, tada je jako bitno da se u toj tvrtki ne unose ručno dokumenti u one klase dokumenata koje importirate. U protivnom će ih sami import "pregaziti". Ručni unos računa za knjiženje se može koristiti samo za one klase koje nisu upisanu u parametrima programa. Dakle, u ovom slučaju jako je bitno da računovodstveni servis i njegov klijent koji koristi 4D Wand budu jako dobro koordinirani po pitanju razmjene podataka. Kada klijent koji ima 4D Wand pozove eksport podataka 4D Wand --> 4D Wand kreira se transferna datoteka u formatu 12345678910-251105.trn gdje 12345678910 označava OIB tvrtke čiji podaci se eksportiraju, a 251105 datum kada je eksport napravljen (ggmmdd). Tu datoteku korisnik dostavlja na import, a računovodstveni servis je importira u modulu Financijskog knjigovodstva pozivom importa iz padajućeg izbornika Alat --> Import dokumenata komitenta:
Nakon toga se odabire datoteka koju želite importirati i potvrdi se import na tipku OK. 4D Wand importira sve nove dokumente u Knjige URA/IRA te pri tome vrši provjeru onih dokumenta koji se trebaju importirati kao i to da li u bazi komitenata postoje svi komitenti iz importne datoteke. Ukoliko postoje razlike u bazi komitenata unutar instalacije računovodstvenog servisa i importnoj datoteci, program u novom skočnom ekranu daje upozorenje da komitent koji se nalazi u importnoj datoteci ne postoji u bazi komitenata ili postoji neka razlika. Ako navedeni komitent uopće ne postoji u bazi komitenata, tada na tipku Dodaj novog komitenta isti se iz importne datoteke dodaje u registar Komitenata. Ako u registru komitenata već postoji isti komitent kao i u importnoj datoteci, a program je izbacio ovu poruku s upozorenjem, isto znači da postoje određene razlike između podatka o komitentu u importnoj datoteci i onih u samoj instalaciji 4D Wanda. U tom slučaju korisnik može s desne strane ekrana odabrati na tipku Izbor pronađenog komitenta iz baze komitenata.
Prednosti i nedostatci razmjene dokumenata 4D Wand – 4D Wand Prednost ovakvog načina razmjene računa jest taj što razmjenjuje sve klase dokumenata (i URA-e i IRA-e), i što se eksportiraju i mjesta troška, dimenzije, konta, nabavne vrijednosti i ostali podaci koji su pojedinim tvrtkama možebitno značajni za knjiženje, a "nedostatak" je taj što ne postoji vizualizacija tako razmijenjenih računa (što ni do sada nije bilo moguće). Prednost je i što s dokumentima putuju i podaci o komitentu (žiro računi, način obračuna poreza, model i način plaćanja,…), uključujući sva mjesta troška, dimenzije i ostale registre. TRN datoteke eksportirane na ovaj način se ne mogu otvarati i uređivati. U naslovu smo napomenuli da ova opcija postoji više od 20 godina i za sada radi savršeno. 3. Razmjena podatka 4D Wand --> Drugi programi (opcija stara preko 18 godina) Ako podatke iz 4D Wand-a želite eksportirati u bilo koje drugo programsko rješenje u kojem vaše računovodstvo knjiži račune, možete koristiti eksport podataka i 4D Wand --> Drugi programi. Navedeni tip razmjene računa poziva se preko tipke Alati na glavnom izborniku 4D Wanda --> Drugi programi:
Navedeni eksport podataka između 4D Wanda i nekog drugog programa također uvijek eksportira sve račune iz poslovne godine u kojoj se nalazite i to za one klase financijskih dokumenata koje su upisane u Parametrima programa --> Globalni parametri --> kartica Import/Eksport. Klase financijskih dokumenata koje se eksportiraju se upisuju slovnim oznakama klase dokumenata bez odvajanje tih klasa nekim karakterima ili znakovima (npr. UFAUFBUFDIFA). Navedeni način razmjene podataka funkcionira i između dva 4D Wand-a: onog koji eksportira podatke svome računovodstvu i onog koji importira na svojoj strani radi knjiženja (računovodstveni servis). Prednosti i nedostatci razmjene dokumenata 4D Wand – Drugi programi Prednost ovakvog načina razmjene dokumenta je što se eksportiraj puno podataka s dokumenata (mjesta troška, dimenzije, konta i sl.) i druga strana ih na ulaznoj strani može iskoristiti za import u svoj program (može i u 4D Wand). Također, prednost je što se kod takvog eksporta podataka kreira CSV datoteka koja se može nakon eksporta naknadno uređivati u Excelu. ''Nedostatak'' je da tako importirani računi nemaju vizualizaciju u PDF-u jer se u ovom slučaju radi o eksportu/importu sirovih podataka. CSV datoteka se importira u 4D Wand unutar modula Financijskog knjigovodstva preko padajućeg izbornika Alat --> Import dokumenata iz tekstualne datoteke:
4. Korisnik ima „mer“ kao pristupnu točku pa je moguće učitati ulazne račune (URA) direktno u 4D Wand Najbolji je način importa ulaznih eRačuna u Knjigu URA je direktno iz mer-a, ukoliko se korisnik odlučio za mer kao pristupnu točku. Navedeni import se poziva iz padajućeg izbornika eRačuni --> Pretpregled i preuzimanje eRačuna ili pozivom e-inboxa eRačuna:
U navedenom e-sandučiću dočekat će vas svi dostavljeni eRačuni koji su spremni za import u Knjigu URA. Račune možete importirati direktno u Knjigu URA pritiskom na zelenu tipku Učitaj dokumente:
Prije samog importa možete označiti više ulaznih računa koje želite importirati u Knjigu URA i jednom naredbom preko tipke „Učitaj dokumente“ importirati sve označene eRačune. Također, prije samog importa, eRačun možete pregledati (otvori PDF) ili pozivom tipke F4 ili preko padajućeg izbornika Pregled --> Pregled vizualizacije eRačuna. Dodatno, na tabeli ćete imati i povijesni pregled svih importiranih, preskočenih, obrisanih i odbijenih eRačuna u aktualnoj godini. Naravno, preduvjet za import eRačuna iz inboxa direktno u Knjigu URA je da na komitentu u kojem knjižite i importirate eRačune imate upisano korisničko ime i lozinku za preuzimanje eRačuna koja se upisuje na kartici 3. Financijski podaci. Korisničko ime i lozinku trebate dobiti od svog korisnika kojem vodite knjige, ne od nas ili informacijskog posrednika.
|
