eRAČUN - GDJE SE SPREMA ARHIVA eRAČUNA I KAKO OSIGURATI NJENU BACKUP KOPIJU

Brisanje arhive eRačuna 31.03.2025.!?

Najava servisa Moj eRačun o brisanju arhive eRačuna za korisnike koji ne koriste njihovu uslugu eArhiv s datumom aktivacije 31.03.2025., izazvala je niz upita korisnika 4D Wanda, a koji su ujedno korisnici sustava Moj eRačun: Što je s njihovom arhivom? Da li moraju povući svoje račune kako ne bi plaćali dodatnu uslugu servisu Moj eRačun? …itd.Podsjećamo da se vjerodostojnost elektronskog računa temelji na xml datoteci koja u sebi sadrži sve bitne elemente uključujući i elektronski potpis. Ta datoteka se mora čuvati 11 godina jer je ona isključivo original eRačuna. Ispis u pdf tog računa i njegovo papirnato čuvanje je čuvanje kopije, ne predstavlja original i kao takav ne smije se upotrijebiti za umanjenje PDV-a.
Najlakši način da dođete do određene datoteke je da se pozicionirate na izlazni ili ulazni račun u 4D Wandu i aktivirate kombinaciju tipki Ctrl+O. Ako datoteke nema, radi se o računu koji nije poslan/primljen elektronski već ručno unesen ili, ako se nalazite u izlaznim računima, nikada niste pustili proces eRačuni --> Provjera statusa, preuzimanje i arhiviranje eRačuna (ovo je bitno i na to ćemo se ponovo vratiti).

Da li 4D Wand arhivira eRačune? Da!

Da odmah umirimo korisnike 4D Wanda koji šalju i/ili primaju eRačune. Ako ste slijedili naše upute i savjete kod primanja/slanja eRačuna vaša arhiva se nalazi na točno određenom mjestu/disku i uredno se sprema u sigurnosne kopije.
Bez obzira na brisanje arhive servisa Moj eRačun vaše datoteke se nalaze na sigurnom kod vas i na vama je da se nastavite brinuti o njima. Briga o njima treba biti dio brige o spremanju sigurnosnih kopija cijelog sustava 4D Wand.

Kako provjeriti gdje je arhiva eRačuna?

Podsjećamo da sve bitno o podešavanju, slanju i primanju eRačuna možete pronaći u modulu Upute 4D Wanda pod sekcijom eRačuni.
 Same upute navode da se kod podešavanja eRačuna (glavni izbornik 4D Wanda --> Parametri programa --> Podešavanje eRačuna) u osnovnoj postavci arhiva sprema na lokaciju W:\Dokumenti\.

Budući da je disk W u većini slučajeva namijenjen isključivo za 4D Wand pretpostavljamo da korisnici na neki od načina, bilo 4D Backupom ili backupom cijelog sistema, backupiraju cijeli njegov sadržaj što uključuje i navedenu lokaciju. Naravno, lokacija koju smo mi u osnovnoj instalaciji odredili, ne mora biti isključivo ta.
Primjera radi, mi u 4D smo formirali poseban disk kojeg smo nazvali T i na njemu je cijela arhiva eRačuna. Naime, s obzirom na brojnost računa i veličinu datoteka morate voditi računa da će se podaci gomilati, što će neminovno dovesti do povećanja vremena potrebnog za backup podataka. Ovako, s posebnim diskom i njegovim backupom van backupa 4D Wanda, vrijeme za izradu sigurnosnih kopija putem 4D Backupa osjetno je kraće a backup diska T može se organizirati u neko drugo, najpogodnije vrijeme.

Što je u konačnici potrebno napraviti?

•S glavnog izbornika 4D Wanda pozvati Parametri programa --> Podešavanje eRačuna i na kartici eRačuni provjeriti gdje se nalazi folder za arhiviranje.

•Provjeriti da li se i kako za navedeni folder radi backup. Ako je potrebno kontaktirajte administratora sustava i s njim nedvojbeno utvrdite mjesto i način spremanja sigurnosne kopije. Naime, podaci koji se čuvaju na taj način su jedinstveni, nalaze se samo kod vas i moraju se čuvati 11 godina. Iako ne vidimo smisao u tome, nema prepreke da ugovorite (i plaćate) eArhivu s Moj eRačun. Smisao ne vidimo jer ionako morate raditi sigurnosne kopije 4D Wanda pa zašto ne i ovu lokaciju, neovisno o tome da li se radi o disku ili folderu.

•Da bi bili sigurni da imate arhivirane izlazne račune potrebno je s tabele Knjiga IRA za dobre usluge pozvati proces eRačuni --> Provjera statusa, preuzimanje i arhiviranje eRačuna. Naime, tek pozivanjem tog procesa preuzima se potpisana datoteka sa servisa Moj eRačun. Ista se zatim sprema u odabrani folder za arhiviranje. Upravo zato svakako pozovite navedeni proces i to ponovite u svim prethodnim godinama u kojima ste koristili eRačune. S vremenom ćemo proces Provjere statusa… automatizirati pa nastojte uvijek biti na posljednjoj inačici 4D Wanda. Dok se to ne dogodi provjeru puštajte barem jednom, a poželjno je i više puta dnevno. Napominjemo da korisnici koji do sada nisu puštali navedeni proces mogu očekivati duže trajanje procesa zbog potrebnog vremena za preuzimanje i snimanje datoteka.

•Što se tiče ulaznih računa, korisnici koji iste redovito učitavaju tj. importiraju pozivanjem (eRačuni --> Preuzimanje i provjera eRačuna ) arhivu već imaju. Na žalost, korisnici koji unatoč jednostavnom i učinkovitom importu primljenih eRačuna iste nisu željeli importirati u 4D Wand već su ih preuzimali s portala Moj eRačun ili iz najavnog e-maila o prispijeću eRačuna ispisivali i potom ručno unosili u 4D Wand, nemaju arhivu ulaznih računa kroz 4D Wand.

•Za sve informacije obratite se servisu Moj eRačun.

•Prethodne točke su dosta bitne jer jedino tako možete imati kod sebe sve datoteke tj. kompletnu arhivu eRačuna.

Zaključak

Unatoč tome što je 4D programirala i osigurala sve preduvjete, procese i alate kako bi korisnici 4D Wanda osim samih eRačuna imali i sigurnu arhivu istih, brojne radnje ovise o djelovanju samih korisnika 4D Wanda. Stoga 4D ni na koji način ne preuzima odgovornost o načinu vođenja, manipulaciji i spremanju cjeline ili bilo kojeg dijela arhive eRačuna kod korisnika 4D Wanda. Podsjećamo da 4D kod sebe nema spremljen niti jedan podatak korisnika 4D Wanda pa tako niti vodi ili čuva arhivu eRačuna korisnika.

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.