!!! VRIJEME JE ZA INVENTURU !!!

E, sada možemo dalje... Kao i prethodnih godina i ove dočekasmo kraj godine, mjesece blagdana i darivanja, ali i mjesece svođenja rezultata poslovanja. Jedna od glavnih obaveza je provedba godišnje inventure. Inventura (engl. stock-taking, njem. Bestandsaufnahme, Inventur) je popis svih sredstava (imovine) i obveza radi usklađivanja stvarnog stanja s knjigovodstvenim stanjem (Rječnik bankarstva, izdavač: Masmedia).

Podsjetili bi korisnike 4D Wand-a da se radi o zakonskoj obavezi za pravne i fizičke osobe koje obavljaju gospodarsku djelatnost s ciljem ostvarivanja dobiti. Isti su obavezani obaviti inventuru (popis robe), sukladno članku 15. Zakona o računovodstvu (Nar. nov., br. 78/15 i 120/16) i članka 66. stavka 13. Općeg poreznog zakona (Nar. nov., br. 115/16 ), na kraju poslovne godine odnosno i u tijeku poslovne godine, ako se za to ukaže potreba…. Za neobavljanje godišnjeg popisa, sukladno članku 42. st.1 t.14 Zakona o računovodstvu (Nar. nov., br. 78/15), predviđena je novčana kazna za poduzetnika od 10.000,00 do 100.000,00 kn, te za odgovornu osobu 5.000,00 do 20.000,00 kn.
Nastojat ćemo, na nama svojstven način, ovim putem tj. putem 4D Wand Info-a i modula Upute, olakšati, ubrzati i pojednostaviti proces inventure.
Vodeći se navedenim, u daljnjem tekstu detaljno smo raščlanili i objasnili svaki od postupaka inventure, sa svim njihovim fazama, međufazama kao i mogućim problemima.

Posebno ističemo novost koju smatramo revolucionarnom i koja samoj inventuri daje jednu novu dimenziju tj uvelike olakšava njenu provedbu. Radi se o mogućnosti unosa inventure bilo kojim iOS ili Android uređajem (telefon, tablet...) koji ima kameru sposobnu za čitanje bar kod-ova. Ovu pogodnost mogu koristiti svi korisnici 4D Wand-a koji posjeduju licencu 4D Wand IMC (Internet/Mobile Connector) što im omogućuje (uz ostalo) korištenje besplatne aplikacije 4D Wand IMC . Funkcionalnost je zapanjujuće jednostavna a svodi se na to da svaki član komisije sa svojim uređajem (npr. pametnim telefonom) skenira bar kod artikla, upiše količinu... i kada sve završi odabere ikonu Pošalji. Tog trenutka inventura putem Interneta stiže u 4D Wand koji automatski kreira dokument inventure, sa svim pripadajućim stavkama i njihovim količinama. Nema prepisivanja, nema unosa, nema importa... sve se već nalazi u 4D Wand-u. Više o ovome u Uputama 4D Wanda

 Novost su obnovljene i detaljno napisane upute za inventuru . Pristupiti uputama za Inventuru možete odabirom ikone ili odabirom tipki Upute ili F1. Upute će se otvoriti u Internet pregledniku koji koristite. Ako vam je lakše Uputama 4D Wanda možete pristupiti na svakom uređaju koji ima pristup internetu (telefon, tablet, računalo…) preko ove poveznice a ova poveznica odvesti će vas direktno na topic Inventura.

Zatim pronađite poglavlje Dokumenti i topic Inventura. U navedenom topicu možete pronaći sve ono što smo kroz godine pisali o inventuri kao i dosta drugih bitnih informacija koje olakšavaju provođenje inventure. Savjetujemo da odgovor na pitanje ili nedoumicu koju imate potražite u upravo u modulu Upute. (*Ako imate potrebu da ispišete Upute o inventuri, nakon što pronađete topic Inventura, svakako koristite tipku Ispis (slika na prethodnoj stranici)).
 Nastojte da vam tijekom inventure Upute uvijek budu pri ruci, jer će to biti (ne jedini ali najbrži), način da dođete do željene informacije koja je vezana za proces inventure. Posebno naglašavamo i napominjemo da sa sadržajem Uputa o inventuri svakako upoznate sve one koji na bilo koji način sudjeluju u procesu inventure. Na taj način postići ćete ono čemu i služi inventura, a to je da u jednom trenutku ažurirate svoje materijalno poslovanje kako biste dobili ispravne količinske i financijske pokazatelje skladišta, tj. saznali s čim raspolažete u datom trenutku.

Kao i uvijek naglašavamo da svakako navedene radnje obavite u posljednjoj inačici 4D Wand-a (u trenutku pisanja 4D Wand Info-a 20.11.27.1 ).

Inventura je trenutak skladišnog poslovanja koji mora ostati zamrznut i neizmijenjen dok se inventura ne završi i dokument inventure ne odobri, čime je stanje u skladištu stavljeno u realne okvire tj. usklađeno sa svim viškovima i manjkovima. Znači, kada radite inventuru, tj. brojite i unosite izbrojano, ne bi trebali raditi redovan posao. 4D Wand je alat koji dopušta i tu mogućnost no o tome više u uputama za inventuru. Dakle,

•Možete prekinuti redovni posao i inventuru odraditi na miru sa 100% sigurnošću da je na koncu sve O.K.

•možete raditi redovni posao, raditi istovremeno inventuru, strogo poštivati proceduru za takve slučajeve i na koncu da bude sve OK ili se možda zapetljati s obzirom na samu kompliciranost takve inventure.

Naša je preporuka prva opcija no svjesni smo realnih poslovnih procesa tj. prakse. Zato je u 4D Wandu moguće ispravno i točno provesti i drugu opciju.

Inventura je trenutak skladišnog poslovanja koji mora ostati zamrznut i neizmijenjen dok se inventura ne završi i dokument inventure ne odobri, čime je stanje u skladištu stavljeno u realne okvire tj. usklađeno sa svim viškovima i manjkovima. Znači, kada radite inventuru, tj. brojite i unosite izbrojano, ne bi trebali raditi redovan posao. 4D Wand je alat koji dopušta i tu mogućnost (o tome više kasnije), ali poučeni prethodnim višegodišnjim i opetovanim iskustvom, oni koji su pravili ovakve pogreške prošlih godina neka ne očekuju da ćemo im pomagati i ispravljati podatke. Naime, takve pogreške su apsolutno nepotrebne, ne potpadaju pod redovno održavanje, oduzimaju vaše i naše dragocjeno vrijeme, te će se u konačnici zbog toga i naplatiti. Izbor je na vama:

•možete prekinuti redovni posao i inventuru odraditi na miru sa 100% sigurnošću da je na koncu sve O.K.

•možete raditi redovni posao, raditi istovremeno inventuru, strogo poštivati proceduru za takve slučajeve i na koncu se možda zapetljati s obzirom na samu kompliciranost takve inventure.

Naša je preporuka prva opcija no svjesni smo realnih poslovnih procesa tj. prakse. Zato je u 4D Wandu moguće ispravno i točno provesti i drugu opciju.

PRIPREME ZA INVENTURU

Naša preporuka je da svakako prije same inventure, zadužite osoblje da složi robu u skladištima. Svakako prebrojite robu za koju ste sigurni da do inventure neće ići vani (npr. sezonska roba...itd.), prebrojite i napravite zapisnik o robi kojoj je istekao rok ili je uništena i sve ostale radnje za koje ste sigurni da će vam ubrzati sam popis robe (zamjene artikala i sl.).

Odredite popisne komisije i s njima dogovorite način i vrijeme inventure, vodeći računa da se najpouzdaniji rezultati popisa postižu kada popis vode osobe koje ne rade u tom skladištu, ali uz asistenciju djelatnika koji poznaju robu. Preporučujemo da se brojanje robe ne vrši tako da čitate s liste pa tražite te artikle po skladištu, nego brojite robu, redom po skladištu, i prebrojane vrijednosti upisujete na praznu popisnu listu.

Ne zaboravite voditi računa o komisijskoj robi. Zbog svoje specifičnosti ista zahtjeva poseban tretman i pažnju. Za tuđu robu koja se nalazi kod vas u komisijskoj prodaji napravite inventuru koristeći padajući izbornik Komisija a Inventura tuđe robe na komisiji. Drugi je način da napravite običnu inventuru za svu robu, ne vodeći računa da li se radi o vlastitoj ili komisijskoj robi, te s te inventure pozovete proces iz padajućeg izbornika Obrade a Kreiranje dokumenata komisijskih inventura na osnovu kontrolne inventure, koji će razdvojiti komisijsku robu od vlastite. Rezultat razdvajanja vidljiv je pozivom stabla dokumenta te inventure, a u kojem su vidljive sve novokreirane komisijske inventure (više u modulu Upute a Dokumenti a Inventura).

Za onu robu koju ste vi izdali na komisiju zatražite od partnera da je popišu i po tom popisu napravite: Komisija a Inventuru robe izdane na komisiju.

Dobro planirana i pripremljena inventura doprinijet će njenom brzom završetku i pouzdanim rezultatima. Stoga nemojte žaliti truda i vremena da inventuru kvalitetno pripremite. Svaki trenutak u pripremi inventure, višestruko će vam se vratiti u njenom provođenju.

Prije inventure svakako treba raščistiti i Naloge za slaganje (SLA) ( samo oni koji koriste tu klasu dokumenta ). Naime, dokument Inventura (INV) nije moguće odobriti ako postoji i jedan jedini nalog za slaganje koji je odobren, dakle ima status Složen, a nije otpremljen tj. ako iz njega nije kreirana otpremnica, ili bilo koji drugi dokument kojim je moguće pozvati iz padajućeg izbornika Nalozi za slaganje a Obrade. Dokumente sa statusom Složen potrebno je otpremiti ili razodobriti.

Kako bi pronašli sve dokumente koji imaju takav status s tabele naloga za slaganje pozovite pretraživanje (tipka F3), c/p ili ukucati izraz UPPER(DOKSTATUS(DOK:TIP,DOK:RADNISTATUS))='SLOŽENO', potom na formi označiti polje Dinamički izraz (EVALUATE) i pritisnuti tipku Označi. Potom pozovite prikaz samo označenih slogova kako bi na tabeli ostali prikazani samo nalozi za slaganje koji nisu dovršeni. Potom možete prikazane naloge razodobriti. ***Preporuka je da prije razodobravanja ispišete listu označenih naloga za slaganje kako bi ste nakon što prođe Inventura mogli iste ponovo odobriti. Dodatne informacije o složenim količinama možete dobiti i pozivom s tabele inventura Ispis a Popisna lista sa složenim količinama za inventuru s količinama

Napominjemo da je za SVAKO skladište (osim tranzitnih skladišta) koje je definirano u 4D Wandu, potrebno zasebno kreirati dokument Inventura (INV). Isto tako, važno je naglasiti da sama inventura nije robni dokument i da ona po sebi ne nivelira stanje robe na skladištu, nego to čine dva dokumenta koja iz inventure nastaju automatski. Radi se o Inventurnom manjku (MAN) i Inventurnom višku (VIS). Krivo uneseni podatak za posljedicu ima direktno povećanje vrijednosti jednog ili drugog dokumenta, te je stoga potrebna puna i neprijeporna pažnja osoblja tijekom cijelog procesa inventure.

Naravno, za sva dodatna pitanja, pojašnjenja konstruktivne prijedloge, primjedbe… i sl korisnicima smo na raspolaganju svim kanalima komunikacije. Na prvu, provođenje inventure se čini kompliciranim i opsežnim poslom. Nije tako. Naprosto se radi o procesu, koji kada se jednom ozbiljno prouči i realizira, postaje rutina. Doprinos uspješnoj realizaciji je ovaj 4D Wand Info kao i upute za inventuru. Stoga vas molimo da svakako prije pitanja proučite dostupna pojašnjenja i izbjegavate pitanja uopćenog tipa „Kako da napravim inventuru?“

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.