4D Wand info 468

SLANJE KRIPTIRANIH (ZAŠTIĆENIH) PLATNIH LISTIĆA eMAIL-om

U aktualnoj verziji programskog rješenja 4D Wand u modulu Plaća omogućeno je slanje platnih listića, IP1 obrazaca i IP obrazaca putem unaprijed definiranih eMail lista (tzv. mailing liste). Iako samo slanje platnih lista u 4D Wand-u postoji još od 2015.g. u aktualnoj verziji isto je nadograđeno i dodatno usavršeno te je omogućeno slanje dokumenata na više različitih mailing lista. Da bi se eMailovi uopće mogli slati iz programskog rješenja 4D Wand morate imati podešene postavke za slanje eMailova u parametrima programa pa ako to već nemate postavljeno, a želite slati eMailove iz 4D Wanda, isto svakako učinite. Detaljnije o tome kako se podešavaju postavke za slanje eMailova iz 4D Wand-a smo pisali u 4D Wand Info-u Br. 367 kojeg možete pronaći i u modulu Upute 4D Wand-a.

***NAPOMENA: Svi radnici i eMail adrese u ovom 4D Wand Infu su izmišljeni i svaka sličnost sa stvarnim osobama je nenamjerna.

MODUL PLAĆA - SLANJE PLATNIH LISTIĆA PUTEM eMAILA

U padajućem izborniku Registri --> Tipovi eMail adresa uz dosadašnje defaultne eMail liste (Osnovni eMail, eRačun i Ostalo) dodan je novi tip eMail liste: Platni listići . Na tipove eMail lista sami korisnici ne mogu utjecati dodavanjem novih lista, jer iste dodjeljuje sam proizvođač programa, tvrtka 4th Dimension d.o.o., ali unutar pojedinog tipa eMail liste korisnici mogu dodjeljivati eMail adrese na koje žele slati platne listiće, IP1 obrasce i sl.

eMail liste se definiraju tako da u istom padajućem izborniku Registri --> pozovete naredbu Postavljanje eMail lista za izvještaje (slika desno). Na novootvorenom ekranu na tipku Unos (točka 1 na donjoj slici) potrebno je definirati vašu eMail listu za slanje platnih listića i upisati naziv (točka 2) i opis (točka 3) liste. Možete otvoriti više eMail lista za slanje platnih listića (npr. po mjestima troška, po odjelima i sektorima unutar vaše organizacije – npr. proizvodnja, prodaja, nabava, računovodstvo itd...). Ako šaljete svim radnicima odjednom platne liste ili IP1 obrasce dovoljna vam je jedna eMail lista. Također dodatna eMail lista može se koristiti i za slanje IP obrazaca ili IP1 obrazaca:

Nakon što ste definirali nazive i opise vaših mailing lista na tipku Dodaj eMail adresu u eMail listu možete dodijeliti na koje sve eMail adrese unutar te liste ćete slati platne listiće. Naravno, da biste mogli dodati neku eMail adresu u vašu mailing listu preduvjet je da je ta adresa upisana na samoj osobi u Adresaru osoba i da je ta osoba povezana s radnikom u modulu Plaća.
Program neće dozvoliti dodavanje eMail adresa na mailing listu od osoba koje nisu povezane s radnicima što znači da vaše platne liste ne bi smjele završiti na neželjenim adresama kod osoba koje nisu zaposlenici vaše tvrtke. Ipak, kako biste se dodatno zaštitili od toga da netko tko ne smije vidjeti platnu listu od radnika to doista ne bi učinio možete postaviti da se platni listići prilikom slanja kriptiraju (štite) jedinstvenim lozinkama o čemu će biti detaljnije pojašnjeno u daljnjem dijelu teksta.

Kako se definiraju eMail adrese na osobama

Kao što je već ranije spomenuto, ako želite slati platne listiće putem eMaila, na osobama u Adresaru potrebno je upisati adresu na koju želite slati platne liste. Dakle, potrebno je otići u Adresar --> padajući izbornik Osobe --> Tabela osoba i pozicionirati se na osobu kojoj želite upisati eMail adresu za slanje. Naravno, svaka osoba iz Adresara kojoj se šalje platna lista trebala bi biti povezana s radnikom iz modula Plaća, a ako nije povezana svakako je povežite. Nakon što ste se pozicionirali na osobu kojoj želite upisati eMail adresu odaberite tipku Izmjena i odete na karticu 4. – eMailovi na toj osobi i pritisnete tipku Unos kako biste unijeli eMail adresu na koju će radnik primati platni listić (točka 1 na slici). Kada ste upisali adresu za primanje platnih listića potrebno je u polju Tip eMail adrese promijeniti tip adrese iz 001-Osnovni eMail --> u tip 004-Platni listić (točke 2 i 3 na slici). Također, nakon što ste promijenili tip eMail adrese u Platni listić potrebno je uključiti parametar (kvačicu) da se upisana adresa odnosi na mailing listu za slanje platnih listića (točka 4 na slici):

Ako ste dobro definirali sve podatke kao što je opisano u prethodnom odlomku pritiskom na tipku OK trebali biste dobiti sljedeći prikaz na karticu 4. – eMailovi:

Ako to želi, osoba može imati definirano više eMail adresa za primanje platnih lista. U slučaju da na osobi u Adresaru nije upisana nikakva eMail adresa, a pokušate iz Plaća poslati platni listić program će javiti poruku s upozorenjem sljedećeg sadržaja:

Dakle, da biste uspješno poslali platni listić na eMail adresu djelatnika potrebno je najprije upisati ispravnu adresu u Adresaru osoba.
U slučaju da je na osobi u Adresaru upisana eMail adresa za slanje, ali ista nije povezana s tipom eMail liste ''Platni listić'' program će javiti poruku s upozorenjem sljedećeg sadržaja:

Dakle, da biste uspješno poslali platni listić na eMail adresu djelatnika potrebno je povezati eMail adresu iz Adresara s tipom eMail liste ''Platni listić''.
U slučaju da radnik u modulu Plaća nije povezan s osobom u Adresaru neće biti moguće učitati eMail adresu čak i ako je ista upisana na osobi u Adresaru. Neophodno je da povežete osobu iz Adresara s radnikom u modulu Plaća. Ako imate takav slučaj kada osoba i radnik nisu povezani program će javiti poruku s upozorenjem sljedećeg sadržaja:

Slanje platnih listića putem eMail-a

Nakon što ste ispunili sve ranije opisane preduvjete za slanje platnih listića možete pokušati slati platne liste putem eMaila. Potrebno je ući u obračun plaće, označiti sve radnike (oni koji nemaju eMail adrese će biti preskočeni sukladno porukama koje smo ranije opisali) i iz padajućeg izbornika Ispisi pozvati naredbu Ispis i slanje eMailom platnih listića:

Ako imate definirano više eMail lista u Opcijama programa 4D Wand će vas nakon poziva naredbe za slanjem platnih listića upitati da odaberete eMail listu po kojoj želite slati platne listiće i sukladno upisanim eMail adresama u odabranoj eMail listi , kreirati platne liste koje su spremne za slanje. Iste se šalju preko padajućeg izbornika eMail --> Pošalji eMailove ili na tipku F9 na tipkovnici ili preko ikonice označene na donjoj slici:

Slanje IP1 obrazaca putem eMail-a

Da biste IP1 obrasce slali putem eMaila potrebno je postaviti identične parametre i preduvjete kao i kod slanja platnih listića (možete imati i posebnu eMail listu samo za IP1 obrasce koja će biti odvojena od eMail liste za platne listiće). Razlika između slanja IP1 obrazaca i platnih listića je samo u tome što se slanje IP1 obrazaca poziva kroz isti padajući izbornik Ispisi pozivom naredbe Ispis obrasca IP1/NP1 od 01.10.2015. Nakon toga je sljedećem ekranu potrebno uključiti parametar da se IP1 obrasci šalju eMailom (označeno na slici) i pritisnuti tipku OK. Daljnji postupak slanja IP1 obrazac je identičan postupku slanja platnih listića.

Slanje IP obrazaca putem eMail-a

Da biste IP obrasce slali putem eMaila potrebno je postaviti identične parametre i preduvjete kao i kod slanja platnih listića i IP1 obrazaca. Za slanje IP obrazaca ima smisla da kreirate posebnu eMail listu samo za slanje IP obrazaca koja će biti odvojena od eMail liste za platne listiće i IP1 obrasce. Slanje IP1 obrazaca poziva se preko padajućeg izbornika Izvještaji pozivom naredbe Ispis i slanje eMailom IP obrasca za označene radnike:

Kriptiranje platnih listića i IP1 obrazaca putem lozinke (passworda)

S obzirom na to da su plaće radnika tajni podatak koje osim samog radnika, osobe koja radi obračun plaće i odgovorne osobe unutar poduzeća ne bi smio znati nitko drugi, a kako se ne bi dogodilo da neki platni listić ode na krivu eMail adresu i da platni listić slučajno vidi osoba koja to nikako ne bi smjela, u 4D Wand-u omogućili smo dodatno kriptiranje (zaštitu) platnih listića osobnom lozinkom (passwordom). Zašto smo napisali dodatno kriptiranje? Pa kao što već vjerojatno znate i do sada je u 4D Wand-u postojala mogućnost kriptiranja platnih listića pomoću formula za kriptiranje koje su tada vrijedile za sve radnike po nekom zajedničkom ključu. Primjerice mogli ste postaviti da radnik prilikom zaprimanja i otvaranja platnog listića kojeg je dobio na eMail upiše lozinku koja je doista karakteristična samo za njega (npr. njegov OIB, njegovo ime i prezime + datum rođenja, OIB + nadimak + matični broj i sl.), ali onda su ta pravila morala vrijediti i za sve druge radnike, ali naravno s njihovim podacima. Drugim riječima, ono što je vrijedilo za jednog radnika kao lozinka (npr. OIB) moralo je vrijediti i za drugog radnika. Dakle, taj drugi radnik nije mogao birati vlastitu lozinku koja ne predstavlja OIB već su svi radnici morali upisivati svoje OIB-e kao lozinku. Takva akcija je potencijalno predstavljala opasnost da jedan radnik koji primjerice poznaje OIB od svog kolege može otvoriti njegov platni listić ako ga dobije na svoju eMail adresu. Naravno, da je opisano hipotetska situacija koja se u praksi vrlo rijetko događala, ali mogla se teoretski dogoditi uz određenu nepažnju onog koji postavlja eMail adrese i šalje platne liste (npr. slučajno je na dva različita radnika upisao iste eMail adrese primatelja jednog od njih). Kako bi i teoretski otklonili da se takve situacije ne mogu dogoditi u budućnosti u novoj verziji smo omogućili da se na radniku može upisati jedinstvena lozinka samo za tog radnika i ona se može koristiti samostalno ili u kombinaciji s generičkom (dosadašnjom lozinkom) iz programa.
U nastavku su pojašnjena tri moguća scenarija postavljanja passworda (lozinki) za zaštitu platnih listića i IP1 obrazaca u programskom rješenju 4D Wand:

Univerzalna vrsta passworda koja vrijedi za sve radnike – ovaj način zaštite platnih listića lozinkom postojao je i do sada u 4D Wand i zapravo ne predstavlja nikakvu novinu u programu, ali ćemo je ovom prilikom dodatno pojasniti. Dakle, u ovom slučaju je ključno da unaprijed odredite koje polje s radnika (ili više njih) će predstavljati vaš password i da o tome obavijestite vaše radnike kako bi oni bili upoznati s time (a sve iz razloga da biste izbjegli naknadne pozive i upite radnika o tome koji je njihov password). U ovom primjeru smo se odlučili da password svim radnicima bude njihov OIB (jer je OIB jedinstveni podatak, a svaki radnik bi trebao poznavati vlastiti OIB). U tom slučaju u padajućem izborniku Registri --> Opcije za organizacijsku jedinicu --> na kartici Ispisi 1 --> u polju Definicija password-a može se postaviti formula (naredba) RAD:OIB . Tom formulom se platni listići štite lozinkom koja predstavlja OIB upisan na samom djelatniku. Osim OIB-a, možete koristiti ime radnika (RAD:Ime), prezime radnika (RAD:Prezime), JMBG, adresu ili bilo koji podatak iz polja upisan na samom radniku. Također, moguće je kombinirati više različitih polja s radnika.

Jedinstveni password za svakog pojedinog radnika - ovaj način zaštite platnih listića predstavlja novost u 4D Wand-u. Naime, na samom radniku, na kartici 6. Dodatno 1. dodano je novo polje koje se zove Ključ za kriptiranje platnih lista. U to polje možete upisati proizvoljnu lozinku (password) za svakog pojedinog radnika, ali ključno je da taj password stavite pod jednostruke navodnike (npr. 'Bobi', '1234567', 'abc987' i sl.) jer u suprotnom password neće biti prihvaćen. Passwordi mogu biti samo slova, samo brojevi, kombinacija slova i brojeva, ali specijalnih karaktera poput uskličnika (!), upitnika (?) itd.

Ako želite koristiti neko polje s radnika iz 4D Wand-a (npr. OIB, adresu i sl.) koristeći formule RAD:OIB, RAD:Ime i sl. u tom slučaju su jednostruki navodnici nepotrebni. Dakle, jednostruki navodnici su potrebni samo ako unosite neku vlastitu lozinku, koja nije vezana uz polja u 4D Wand-u. Pretpostavljamo da će ovo biti najpopularniji način primjene lozinki za zaštitu platnih listića. Primijetit ćete da nakon što ste upisali lozinku u spomenuto polje da je ta lozinka i dalje vidljiva iako je ista nakon upisa mogla ostati i skrivena (npr. ***** ili xxxxxx). Razlog za to je da operater koji radi u plaćama (i samim time poznaje plaće svakog pojedinog radnika) uvijek može obavijestiti radnika o njegovoj lozinki u slučaju da je radnik zaboravi. U suprotnom, u slučaju da je lozinka sakrivena operater koji radi plaće (knjigovođa) bi je sigurno zaboravio i samim time često bi dolazilo do potrebe za promjenom same lozinke, a samim time i do potrebe za ponovnim slanjem platnih lista koje su već ranije poslane.

Kombinacija prvog i drugog načina postavljanja lozinki – u ovom slučaju možete postaviti kombinaciju lozinke iz parametara programa koja vrijedi za sve radnike (npr. OIB radnika) + jedinstvena lozinka za svakog pojedinog radnika (npr. ime kućnog ljubimca, omiljenog nogometnog kluba ili bilo što drugo). Naravno, znak plus (+) ne morate upisivati. Dakle, ako je kombinacija passworda OIB radnika + ime kućnog ljubimca 'Bobi' password se treba upisati na sljedeći način:

Kada radnik dobije eMail s platnim listićem i pokuša ga otvoriti, PDF preglednik u kojem pokuša otvoriti platni listić će ga zamoliti da upiše svoju lozinku (password). Ako je radnikov OIB: 12345678910 tada će u polje za upis lozinke morati upisati sljedeći password: 12345678910Bobi . Lozinku (password) koji upisujete ne vidite u polju za upis pa obratite pažnju da vam slučajno nije uključen Caps Lock ili da možda nije isključen Num Lock.

Poruku u PDF pregledniku Foxit Reader:

Poruku u PDF pregledniku Adobe Acrobat Reader:

Ako ste promašili vašu lozinku PDF preglednik (sljedeća slika je s primjerom iz Foxit Readera i Adobe Acrobat Readera) će javiti poruku da je lozinka neispravna i da je pokušate unijeti ponovno:

NAPOMENA : Ako ne znate vašu lozinku, molimo vas da ne zovete 4th Dimension d.o.o. za podršku jer ni mi ne znamo vaše lozinke. Za isto se trebate obratiti osobama unutar vašeg poduzeća koje rade na obračunu plaća i imaju sve prava pristupa u modulu Plaća.
Nakon što ste poslali eMail liste s platnim listićima ili IP1 obrascima ako kroz Registre preko naredbe Postavljanje eMail lista za izvještaje odete u tabelu eMail lista vidjet ćete kada ste posljednji put slali koju eMail listu i na koje eMail adrese i kojim osobama ste poslali platne listiće:

Navedeni pregled s ekrana možete eksportirati u Excel pomoću ikonice za Excel sa same tabele.