GDPR (General Data Protection) 5. dio – Privole

Kao što je svima već vjerojatno dobro poznato (jer jednostavno niste mogli izbjeći gomilu e-Mailova u kojima vas mole da ostanete na mailing listama za koje niste ni znali da se nalazite) s 25.05.2018.g. na razini EU je počela Opće Uredbe o zaštiti osobnih podataka poznatija pod nazivom GDPR. S obzirom na to da će ubuduće biti potrebno skupljati privole od fizičkih osoba kojima vam one daju suglasnost da smijete prikupljati, obrađivati i pohranjivati njihove osobne podatke, tako smo u aktualnoj verziji programskog rješenja 4D Wand omogućili izradu privola koje ćete moći kreirati, ispisivati i pohranjivati u 4D Wand-u.

U modulu Uredsko poslovanje (besplatan modul koji je dostupan svim korisnicima) omogućen je novi padajući izbornik GDPR --> Privole. Ulaskom u novu klasu dokumenata Privole (PRV) na tipku Unos imate mogućnost kreiranja raznih vrsta privola prema vlastitim željama. Da bi koristili mogućnost kreiranja privola iz programskog rješenja 4D Wand, u Korisnicima i pravima pristupa potrebno je uključiti pravo pristupa pod brojem 1200 – DOK:Privola. U nastavku ćemo na realnom primjeru opisati kako se radi privola u programskom rješenju 4D Wand.

Primjer: Privola od studenta u svrhu isplate studentske stipendije:
Na tipku Unos otvara se novi dokument (nova Privola) na kojem odabirete komitenta i osobu (svaka osoba u Adresaru je vezana za nekog komitenta) od koje želite dobiti privolu i Vrstu privole koju želite dobiti.

Vrste privola se mogu proizvoljno otvarati i grupirati prema vašim vlastitim željama i potrebama u registru Vrsta privola (npr. Privola za stipendije, Privola za pristup Loyalty klubu, Privola za primanje newslettera itd...):

Prilikom unos nove vrste privola u polje Tekst privole potrebno je upisati neki standardni tekst koji se odnosi na tu vrstu privole i koji će se ispisivati na svim privolama te vrste:

Potvrdom na tipku OK privola se snimila u registar Privola (PRV), a napomena s Vrste privola se prepisuje na samu privolu. Ako u registru privola pritisnete tipku Napomena dobit ćete pregled vaše privole prije ispisa:

Na privolu se osim teksta upisanog na Vrsti privole može dodati još jedna opća napomena koja će se ispisivati na svakoj privoli bez obzira na odabranu vrstu privole. Takvu vrstu napomene dodajete na tipku Izbor napomene (točka 2 na slici) prilikom čega se otvara standardni registar s napomenama za dokumente gdje na tipku Unos možete otvoriti novu opću napomenu. Registar s napomenama dostupan je u skoro svim modulima programskog rješenja 4D Wand (Veleprodaja, Maloprodaja, Financijsko, Plaće itd.) tako da unos nove napomene nećemo pojašnjavati u ovom 4D Wand Info-u s obzirom na to bi isto trebalo već biti poznato svim korisnicima.

Tekst napomene može biti općeg karaktera kako bi isti vrijedio za sve kreirane privole. Na primjer nešto tipa: Na temelju Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka (Uredba (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. o zaštiti pojedinca u vezi s obradom osobnih podatka ) i Zakona o provedbi Opće uredbe o zaštiti podataka ("Narodne novine" broj 42/2018 ). Naravno vi ga možete proizvoljno prilagoditi vašim željama i potrebama. Nakon što ste na privolu dodali i opću napomenu i nakon što se prepisala napomena s Vrste privole, samu privolu možete odobriti i ispisati preko padajućeg izbornika Ispisi (slika).

U spomenutom padajućem izborniku Ispisi postoje ispisi dviju vrsta privola: za osobe i za komitente. Iako se GDPR odnosi isključivo na osobne podatke osoba, a ne pravnih tijela, mnogi korisnici u registru komitenata imaju otvorene fizičke osobe kao poslovne partnere pa je ispis privola po komitetima namijenjen upravo njima. Osim ispisa dviju vrsta privola omogućen je i ispis Dnevnika privola gdje možete ispisivati dnevnik privola po raznim kriterijima.

U slučaju da vam osoba koja vam je dala privolu da njezine podatke možete prikupljati, obrađivati i pohranjivati želi naknadno povući tu privolu, jer je isto jedno od temeljnih prava ispitanika koje GDPR propisuje, dovoljno je da nađete tu privolu, kliknete tipku Izmjena i u polje Datum povlačenja privole upišete datum s kojim je privola povučena (slika).

Sve ispisane i potpisane privole od strane ispitanika (fizičke osobe) od koje ste prikupljali podatke možete skenirati na taj dokument, odnosno na tu privolu i iste će vam u svakom trenutku biti dostupne za pregled na ekranu pomoću tipke F4 na tipkovnici ili preko padajućeg izbornika Pregled a Pregled datoteke s diska vezane na dokument.

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.