INTERNE IZDATNICE (INO) I PRIJENOS U NAREDNU GODINU – VAŽNO !!!

U sklopu priprema za otvaranje nove poslovne godine i prijenos početnih stanja, namjera nam je korisnike 4D Wand-a upozoriti na jednu bitnu i dalekosežnu promjenu koja nastupa s novom poslovnom godinom, a ujedno zahtjeva i intervenciju u ovoj godini .
Naime, primijećena je praksa korisnika da dokument Interne izdatnice (INO) koriste za namjenu koja nije zamišljena i koja se kosi s knjigovodstvenim pravilima kao i pravilima manipulacije robom.

Pojasnimo prvo pravu namjenu dokumenta Interna izdatnica (INO). Možda najjednostavnije pojašnjenje jeste reći da se ovdje radi o prijenosnicama, ali onima koje ne generiraju drugu stranu odmah, već se zahtjeva intervencija korisnika. Same prijenosnice, koje se uvijek prvo kreiraju na ulaznoj strani i odobravanjem razdužuju izlaznu stranu, imaju manjkavost da su trenutne pa time dovode do situacija da se roba izuzme s jednog skladišta, stavi na drugo a realno tj. fizički ta roba putuje na kamionu. Nadalje, korištenjem prijenosnica, nije moguće uračunati u nabavnu cijenu vrijednost transporta do odredišnog mjesta tj. dodati zavisni trošak.
Sve to omogućuje korištenje Internih izdatnica (INO) i Internih primki (INP). Odobravanjem interne izdatnice roba se skine s odlaznog skladišta, putuje kamionom..., a kada stigne na odredište korisnik kreira Internu primku, eventualno zaračuna troškove transporta, i istu odobri čime je dolazno skladište zaduženo s tom robom. U cijelom procesu pokazali smo fleksibilnost pa smo, u cilju olakšanja operativnog rada, omogućili i izmjenu količina na Internim primkama, što se u konačnici i nije pokazalo kao dobra odluka. Korisnici 4D Wand-a su uobičajeno dosjetljivi pa su Interne izdatnice koristili za ono što su interno potrošili, za ono što im je smetalo na skladištu, za ono što su željeli „sakriti“ ili... da dalje ne nabrajamo, niz nepredviđenih namjena. Problem nastaje što se takvim korištenjem roba skinuta s jednog skladišta Internom izdatnicom nikada ne pojavi na drugom. S naše točke gledišta ni to nije problem 4D Wand-a jer tako je odlučio sam korisnik a uvijek se zna tko je takav dokument kreirao i odobrio. Ono gdje uvijek ispliva takva nepravilnost je komisija i njene zakonitosti.
Uzevši sve u obzir, odlučili smo da u narednoj godini kontroliramo i apsolutno stegnemo odnos između Internih izdatnica i Internih primki i to tako da od iduće godine, prijenos u narednu godinu neće biti moguće odraditi dok se ne riješe sve interne izdatnice iz kojih nije nastala interna primka.

Što napraviti i što očekivati?

U ovoj godini, a prije prijenosa robno materijalnog:
Provjeriti Interne izdatnice (INO) s posebnim naglaskom na one iz kojih nije nastala Interna primka (INP). Najlakše ćete ih uočiti ako na tabeli Interne izdatnice (INO) u koloni INP nema broja Interne primke.
Ako pronađete Interne izdatnice koje nemaju Internu primku, a u stavkama se nalazi vlastita roba, možete ih ostaviti takve kakve jesu jer je to nečija odluka. Naravno, knjigovodstveno bi bilo ispravno da kreirate iz njih primke te ih odobrite.
Ako pronađete Interne izdatnice koje nemaju Internu primku, a u stavkama se nalazi komisijska roba tj. roba zaprimljena Primkom tuđe robe na komisiju (PRK), obavezno morate iz te Interne izdatnice kreirati Internu primku. Ako to ne napravite već ove godine nećete moći napraviti prijenos robno materijalnog u narednu godinu.

U narednoj godini:
Organizirati poslovanje i upozoriti korisnike/djelatnike da više nije moguće koristiti Interne izdatnice za druge namjene već isključivo za prijenos robe sa skladišta na skladište, što podrazumijeva da iz Interne izdatnice svakako mora nastati Interna primka. Ako se ne budete držali navedenog pravila, prijenos robno materijalnog, bez obzira radilo se o komisijskoj robi ili vlastitoj robi, iduće godine neće biti moguć. Nadalje, organizirati poslovanje uzimajući u obzir da više nije moguć ručni unos dokumenta Interna primka kao i izmjena količina na njoj. Primka će nastati isključivo iz Interne izdatnice s istovjetnim količinama s mogućnošću zaračunavanja zavisnih troškova.
Za neke granične slučajeve manipulacije robom možete koristiti druge dokumente npr. Razduženje skladišta (RAS), Zaduženje skladišta (ZAD), dokumente inventure (višak i manjak), Zapisnik o kalu (KAL) i sl.
Za kraj, pošto se radi o sličnim posljedicama, podsjećamo da prije odobravanja Inventure (INV) treba završiti (ili razodobriti) sve Naloge za slaganje (SLA) koji su složeni a nisu isporučeni. Tek kada je zadovoljen taj uvjet moguće je odobriti inventuru.