4D Wand info 394

!!! NAPOMENA !!!

Posebna podrška za SEPU-u od strane poduzeća 4th Dimension d.o.o. nije planirana. Procesi oko SEPA-e nisu dio 4D Wanda, te nisu dio ugovora kojeg imamo s korisnicima. Korisnici samostalno trebaju izučiti sve oko SEPA-e. 4D Wand kao alat omogućava ugodan rad sa SEPA-om, ali nemojte očekivati da ćemo umjesto korisnika izučavati što SEPA jeste i kako se sa SEPA-om radi. U slučaju pružanja podrške oko SEPA-e, ista će se naplatiti po standardnom cjeniku 4th Dimenson d.o.o.

OPĆENITO O SEPA-I

Svakako se upoznajte s novim pravilima u platnom prometu koji se pod nazivom SEPA počinju primjenjivati od 06.06.2016. godine. Najvažnija izmjena koju donosi SEPA je da će se umjesto postojeće tekstualne datoteke zbrojnog naloga za elektronička plaćanja, bankama dostavljati datoteke u XML 20022 formatu – poruka pain.001. Sve oko uvođenja SEPA-e i njene primjene možete saznati na web stranicama www.sepa.hr ili na stranicama svojih poslovnih banaka.
Napominjemo da ovaj 4D Wand Info služi isključivo kao materijal kojim ćete se upoznati na koji način kreirati SEPA datoteku u 4D Wand-u. Da biste uspješno kreirali i poslali datoteke vašim poslovnim bankama obavezno se trebate upoznati s pravilima SEPA-e jer, ponavljamo, nećemo pružati podršku korisnicima koji se nisu upoznali s pravilima SEPA-e i ukoliko s razumijevanjem nisu pročitali ovaj 4D Wand Info. Ukoliko inzistirate na tumačenju SEPA-e, svaka podrška će biti naplaćena po započetom satu po cijenama iz našeg standardnog cjenika. Naravno, ukoliko primjetite nekakvu nepravilnost u radu programa po pitanju SEPA-e isto dokumentirajte i prijavite, mi ćemo nedostatak ispraviti i ispravak objaviti u novoj verziji u najkraćem mogućem roku.
Iako je od strane SEPA-e predviđen jedinstven format datoteke pain.001, na žalost, ostavljena je mogućnost bankama da mogu dodati nestandardne elemente (još jedan razlog zašto nećemo davati podršku za SEPA-u), te je stoga potrebno odraditi testiranje navedene datoteke za svaku poslovnu banku. Može se desiti da u jednoj banci datoteka prolazi, a u drugoj ne prolazi. Stoga predlažemo da odradite kontrolu ispravnosti datoteke kod svoje poslovne banke na način da prije isplate plaće pošaljete na testiranje datoteku plaća (prema SEPA pravilima) kako bi imali informaciju da li ste ispravno odradili postavke u modulu obračuna plaća.
Na kraju ovog uvoda ističemo da se SEPA sustav plaćanja primjenjuje samo kod slanja naloga za plaćanje u obliku datoteke kao na primjer kod isplate plaće, a ne kod kreiranja i plaćanja pojedinačnih naloga.

Opći podaci u nalozima

Nalozi za plaćanje koji se dostavljaju u okviru datoteke trebaju biti popunjeni sukladno Naredbi o načinu uplaćivanja prihoda proračuna, obveznih doprinosa, te prihoda za financiranje drugih javnih potreba, Uredbi o načinu provedbe plaćanja doprinosa prema plaći, te primjeni Jedinstvenog pregleda osnovnih modela „poziva na broj“ koji se primjenjuje od 06.06.2016. godine. Shodno navedenom datoteka za plaćanje bit će odbijena od strane banke ukoliko modeli i poziv na broj nisu ispravno popunjeni.

PRIPREMNE RADNJE ZA KREIRANJE DATOTEKE ZA ISPLATU PLAĆA

Postavke na poslovnim bankama

Kako smo već i u uvodu napomenuli od 06.06.2016. primjenjivat će se novi Jedinstveni pregled osnovnih modela poziva na broj (objavljen je na stranicama FINA-e pa isti detaljno proučite: http://www.fina.hr/Default.aspx?sec=1265 ), a koji se izravno tiče i isplate plaća. Naime, od 06.06.2016. novi model za isplatu plaća i osobnih primanja je HR69 (točka 1 na slici – treba upisati samo 69), a poziv na broj primatelja je 40002-T-V, gdje je 40002 fiksni podatak (točka 2), T – OIB isplatitelja (točka 3), a V šifra vrste primanja (točka 4). Također, za isplatu plaća potrebno je upisati oznaku plaćanja SALA (točka 5). Kako se za SEPA-u više ne podnose specifikacije isplata po djelatnicima, a da bi se kreirali pojedinačni nalozi za svakog radnika potrebno je isključiti opciju kumulativni ispis virmana za djelatnike (točka 6). Shodno navedenom postavke na poslovnoj banci za isplatu osobnih primanja (plaće i naknade) treba upisati kao na slici vodeći računa da se ispravno upiše i žiro račun banke (također kao na slici).

Pretpostavljamo da ste za isplatu plaće u jednoj banci imali otvorenu tu banku samo jedanput, a ne više puta, te da neće biti problem da se ručno unesu navedene postavke na svim poslovnim bankama. Napominjemo da na navedeni način treba definirati samo banke preko kojih se isplaćuju plaće, naknade, te isplate iz modula Autorskih honorara ukoliko želite da iste budu prepoznate kao isplate osobnih primanja. Kreditori, tj. subjekti kojima se vrši doznaka temeljem kredita i obustava ostaju definirani kao i prije.
Ukoliko vaša banka traži drugačije postavke, popunite iste sukladno zahtjevima banke, a isto ćete saznati nakon što dostavite SEPA datoteku na provjeru.

Kumulativni ispis virmana za djelatnika na banci obvezno isključiti

Ukoliko je na poslovnoj banci uključen kumulativni ispis virmana, za kreiranje SEPA datoteka isto treba isključiti, jer uvođenjem SEPA platnog sustava prestaje potreba za dostavom specifikacije plaća za neto isplatu i naknade. Banci u kojoj vršite isplatu plaća dostavljate sve naloge za isplatu plaće bez obzira u kojoj banci radnik ima uplatni račun.

Model i poziv na broj primatelja na nalozima za isplatu osobnih primanja

Kod isplate osobnih primanja (plaća, ugovora o djelu, naknada i ostalo) obvezno je popunjavanje podatka o šifri vrste primanja prema Jedinstvenom pregledu osnovnih modela „poziva na broj“ koji se primjenjuje od 06.06.2016. godine, a koje je objavila Fina. Prema Jedinstvenom pregledu osnovnih modela za isplatu osobnih primanja navedeno je da se za isplatu plaća koristi varijanta II modela HR69. Izvadak iz Jedinstvenog pregleda osnovnih poziva na broj:

Navedeno znači da u konačnici poziv na broj na nalogu za isplatu neto plaće treba biti HR69 40002-T-V, gdje je T oznaka OIB-a isplatitelja, a V oznaka vrste primanja.

Šifre vrste primanja kod isplate neto plaće

Za isplatu plaća šifra vrsta plaćanja bit će kreirana ovisno o vrsti uplate koja je upisana na zaglavlju obračuna plaće. Ako je na zaglavlju obračuna plaće u polju Vrsta isplate prema uredbi upisana 0, tada će na virmanu biti kreirana šifra 100. Ako je na zaglavlju obračuna plaće u polju Vrsta isplate prema Uredbi upisana oznaka 1, tada će biti kreirana šifra 110. Ukoliko radnik prima dio plaće na redovni račun, a dio na zaštićeni račun tada će se automatski kreirati šifra 120 za dio primanja koji ide na redovni račun, te šifra 110 za primanje koje ide na zaštićeni račun.

Šifre vrste primanja kod isplate naknada uz plaću

Ukoliko se uz plaću isplaćuje neka naknada, kao na primjer naknada prijevoza, tada će se šifra vrste primanja učitati s naknade. Dakle, sve neoporezive naknade koje će se isplaćivati uz plaću trebaju imati upisanu šifru vrste plaćanja. U protivnom datoteka za isplatu će biti odbijena. Podatak o šifri vrste primanja naknade upisuje se na samoj naknadi (padajući izbornik Vrste plaćanja a Naknade), a popis šifri možete pronaći u dokumentu Jedinstveni pregled osnovnih modela „poziva na broj“ koji je objavila FINA na svojim stranicama. Za naknade će se i dalje kreirati posebni nalog.

Obustave kod isplate plaće

Prema informacijama koje sada imamo ukoliko bi kod isplate obustava htjeli primjeniti SEPA pravila, potrebno je kontaktirati vašu poslovnu banku. Stoga predlažemo da isplatu obustava odradite na standardni način kao da se radi o običnom virmanu (bez oznake SALA i bez oznake vrste primanja). Svakako i dalje predlažemo da imate posebno definiranu banku, odnosno kreditora za isplatu obustava i kredita.

Kreiranje virmana po obračunu plaće i SEPA datoteke

Virmane za obračun plaće kreirate kao i do sada (modul Plaća a padajući izbornik Izvještaji a Kreiranje i ispis virmana za obračun a Označi sve a Snimi označene ili detaljnije pročitajte 4D Wand Info broj 343) i zbroj istih treba odgovarati rekapitulaciji obračuna. Kako ste na poslovnim bankama isključili parametar da se virmani ispisuju kumulativno, isto će značiti da će se za svakog radnika kreirati pojedinačni nalog i to posebno nalog za neto plaću i posebno nalog za naknadu. Nakon što ste usnimili virmane svakako ispišite zbrojni nalog kako bi provjerili da li su upisani svi potrebni podaci da datoteka ne bude odbijena. Svi nalozi obavezno trebaju imati upisan model plaćanja kako platitelja, tako i model plaćanja primatelja. Nalozi za isplatu neto plaće i naknade obvezno trebaju imati oznaku SALA i vrstu primanja prema Uredbi (npr 100, 110 i sl). U protivnom datoteka će biti odbijena ili neće biti prepoznata isplata plaća.

Nakon što ste usnimili kreirane virmane, tada u padajućem izborniku Izvještaji trebate odabrati naredbu Pregled i ispis virmana SEPA. Tamo će biti vidljivi svi kreirani i usnimljeni virmani po obračunu plaće.

Predlažemo da u datoteku za isplatu plaće uključite samo naloge koji se odnose na isplatu plaće kako bi istu lakše kontrolirali. Postupak je isti kao i do sada: potrebno je označiti željene virmane, preko ispisa zbrojnog naloga provjeriti naloge, te iz padajućeg izbornika Akcije odabrati naredbu Export označenih naloga za SEPA-u.
Kod kreiranja datoteke za isplatu neto plaće treba voditi računa da se ispravno označi polje ''Batch booking'' u SEPA datoteci kojim se definira način terećenja računa platitelja:
- Ukoliko s bankom nemate dogovorenu dostavu specifikacija plaća, tada kod kreiranja datoteke treba biti označeno da je Batch booking isključen za sve banke (1) i na izvatku će biti vidljiv svaki nalog za isplatu neto plaće.

- Ukoliko sa bankom imate dogovorene isplate plaće po kojoj ste do sada podnosili specifikaciju isplata, a testiranjem ste dobili potvrdu da se terećenje računa u jednom iznosu odrađuje za sve banke za koje se isplaćuje neto plaća, tada treba označiti „uključen za sve banke“ i na izvatku će se vidjeti samo jedan iznos kojim se račun odobrava za ukupni iznos neto plaće, tj. pojedinačni nalozi neće biti vidljivi (2).
- Ukoliko sa bankom imate dogovoreno da se u jednom iznosu tereti samo račun za isplate radnicima koji imaju račune otvorene u istoj banici u kojoj je račun poduzeća, tada treba označiti „uključen samo za banku u kojoj poduzeće ima otvoren račun.“ Navedeno treba potvrditi vaša banka u fazi testiranja SEPA datoteka, kao i to da li za terećenje računa u jednom iznosu (kao dosadašnja specifikacija) datoteka treba sadržavati samo naloge za neto plaću jedne banke, tj. banke u kojoj i poduzeće radnici imaju otvoren račun (3).
Napominjemo da SEPA datoteka ima xml ekstenziju i da iste treba razgraničiti od postojećih txt datoteka koje će se koristiti do 06.06.2016. godine.
Podsjećamo da se za isplatu plaće može kreirati više odvojenih datoteka, kao na primjer datoteka samo za doprinose i poreze, datoteka samo za neto plaću ili samo za obustave. Kod testiranja datoteke svakako obratite pažnju na način terećenja računa platitelja za isplatu neto plaće (batch booking), tj. da li se račun platitelja tereti pojedinačno za svaku stavku ili u jednom iznosu.

OBVEZA SLANJA NA TESTIRANJE SEPA DATOTEKE PRIJE PRIMJENE SEPA PRAVILA

Kao što smo u uvodu već napomenuli svakoj banci kojoj sada dostavljate datoteku za isplatu plaće obavezno do 28.05.2016. pošaljite SEPA datoteku na testiranje kako bi imali informaciju da li ste ispravno odradili postavke u programu. Nema smisla da kontaktirate 4th Dimension d.o.o. ukoliko niste pročitali 4D Wand Info i pokušali sami testirati datoteku.
Kako smo već ranije napisali prije slanja SEPA datoteke prema banci obavezno ispišite zbrojni nalog i provjerite da li imate upisane modele i pozive na broj, IBAN-e te oznake SALA za neto plaću, jer vam u protivnom datoteka sigurno neće proći kontrolu.

Radnje ako je datoteka poslana na testiranje odbijena

Svakako detaljno pročitajte popis greška, te ih sami pokušajte riješiti. Kako smo već i naveli, datoteka će biti odbijena ako nije prepoznato da je riječ o isplati plaća (virmani za neto plaću i naknade nemaju oznaku SALA, neispravan model platitelja, neispravan model primatelja, neispravan poziv na broj, nalog bez opisa plaćanja, račun banke nije ispravno upisan (treba biti kao na našoj slici), neispravan IBAN radnika i drugo). U okviru SEPA datoteke za isplatu plaća bit će kreirane tri grupe (grupa za neto plaću i naknade, grupa za doprinose i poreze, te grupa za obustave).

Kreiranje SEPA datoteka kod isplate naknada iz modula Autorskih honorara

Na vrsti honorara na poziciji šifra vrste osobnog primitka, obvezno treba upisati odgovarajuću vrstu osobnog primanja. Također treba odraditi i postavke na banci ukoliko ste imali posebnu banku za isplatu naknada iz modula Autorskih honorara (a trebali biste). Nakon što kreirate datoteku ispišite zbrojni nalog, te provjerite da li su ispravno kreirani virmani.

Šifre vrste primanja kod isplate iz modula Putnih naloga i loko vožnje

U modulu Putnih naloga na vrsti troška (modul Putnih naloga a padajući izbornik Registri a Vrste troška) obvezno treba popuniti polje šifra vrste primanja/ustege da bi poziv na broj sadržavao informaciju o šifri vrste primanja.
Nalozi trebaju biti popunjeni sukladno Uredbi o načinu provedbe plaćanja doprinosa (NN31/14), te ukoliko iz nekog razloga nisu automatski popunjeni tada treba ručno upisati oznake sukladno Uredbi.

POPUNJAVANJE OSTALIH PODATAKA POTREBNIH ZA ISPRAVNO KREIRANJE SEPA DATOTEKA

Pored navedenih napomena za ispravno kreiranje SEPA datoteka potrebno je provjeriti i druge postavke u programu, pogotovo za one korisnike koji će tek početi sa slanjem datoteka za plaćanje iz 4D Wanda i do sada nisu uopće slali stare txt zbrojne naloge.

Postavke na Podacima o korisniku, IBAN platitelja, država platitelja (slika desno)

U Podacima o korisniku koje pozivate s glavnog izbornika 4D Wand-a pozicionirate mišem se na naziv vašeg poduzeća i pritisnite tipku Izmjena te provjerite da li na poziciji Komitent imate zakačenu šifru komitenta, tj. šifru (vašeg) poduzeća iz Adresara.
Također, u tabeli komitenata provjerite da li su svi računi na poslovnim partnerima pretvoreni u IBAN konstrukciju računa jer SEPA sustav plaćanja prihvaća isključivo IBAN konstrukciju računa. Ukoliko još uvijek na komitentima imate upisane stare žiro-račune (xxxxxxx-yyyyyyyyyy) jednostavno ih pretvorite u IBAN-e tako da označite sve komitente i iz padajućeg izbornika Komitenti pozovete naredbu Pretvaranje žiro računa u IBAN. Ukoliko na komitentu nije upisan nikakav IBAN, a isti je potrebno upisati radi izrade naloga za plaćanje slobodno ga upišite preko kartice 4. Žiro računi koja se nalazi na samom komitentu.
Također, kod plaćanja dobavljačima prema EU važno je da su popunjeni elementi bitni za plaćanje sukladno pravilima SEPA-e. Iz padajućeg izbornika Registri pozovite naredbu Gradovi, oblasti, države i provjerite da li na svim državama iz EU (uključujući RH) prema kojim vršite ino plaćanja imate upisanu međunarodnu oznaku države u istoimenom polju. Također, provjerite da je na ino dobavljaču upisan IBAN, da li ima dodijeljenu poslovnu banku, te da li su na poslovnoj banci upisani svi podaci kao što su adresa, sjedište, BIC broj i sl.

Kreiranje naloga za plaćanja u tuzemstvu

Kreiranje SEPA datoteke možete odraditi za plaćanje domaćih računa, ali pri tom napominjemo da ispravno trebaju biti upisani IBAN-i, poziv na broj, te model plaćanja, jer u protivnom će datoteka biti odbijena.

Modeli primatelja i platitelja

Kod kreiranja virmana po ulaznoj fakturi u poziv na broj primatelja (PNB odobrenja) učitat će se poziv na broj upisan na fakturi u polju Poziv na broj ili ako isti nije upisan učitat će se račun dobavljača. Model plaćanja na virmanu bit će prepisan s komitenta ukoliko ste ga upisali na komitentu (kartica 2. Komercijalni podaci a polje Model plaćanja). Ukoliko model plaćanja nije upisan na komitentu tada će se automatski popuniti sa HR00.
Ukoliko na virmanu nije popunjen poziv na broj platitelja (PNB zaduženja), tada će model platitelja prilikom kreiranja virmana biti popunjen sa HR99.
Ako vam se kreiranjem virmana modeli plaćanja ne popune u skladu s gore opisanim uputama tada je na samom virmanu potrebno pritisnuti tipku Uskladi (nalazi se u donjem lijevom kutu), potvrditi naredbu na tipku Da i snimiti usklađene virmane na tipku Snimi.
Ovo podsjećamo jer datoteka koja neće imati upisane modele plaćanja će biti odbijena od strane banaka.

KONVERTER TXT DATOTEKE ZBROJNOG NALOGA U XML DATOTEKU PO SEPA STANDARDU

Na stranicama SEPA-e ( http://www.sepa.hr/vijesti/ ) i FINA-e objavljen je konverter kojim će se dosadašnje txt datoteke zbrojnog naloga moći konvertirati u nove xml datoteke prema SEPA standardu. Spomenuti konverter izradila je FINA i navodno će upotreba konvertera biti besplatna do određenog roka, nakon čega će se njegovo korištenje naplaćivati. Ovim putem napominjemo da poduzeće 4th Dimension d.o.o. nije upoznato s načinom na koji konverter stare datoteke zbrojnog naloga pretvara u nove xml datoteke prema SEPA standardu tako da ukoliko bankama šaljete xml SEPA datoteke koje ste kreirali pretvaranjem starog zbrojnog naloga (bez obzira ako je isti nastao u programsok rješenju 4D Wand), a iste vam nisu prošle kontrolu vaših poslovnih banaka iste nećemo uzimati u obzir tijekom naše redovne podrške. Dakle, podrška može biti pružena isključivo ako dokumentirate nedostatke u kreiranju xml SEPA datoteke nastale iz programskog rješenja 4D Wand.