4D Wand info 272

IZMJENE U STRUKTURI PODUZEĆA

Uvođenjem fiskalizacije država je odredila u potpunosti novi način brojanja računa, a samim time i strukturu vašeg poduzeća. Državi je potrebno prijaviti sve poslovne prostore te ćemo u ovome 4D Wand Info-u detaljno pojasniti kako isto napraviti u 4D Wand-u. Odmah da napišemo da smo obavezu koja je propisala država proširili sukladno mogućnostima 4D Wanda, ali i onim što se redovno dešava u praksi. Posebno naglašavamo da svi korisnici 4D Wand-a, neovisno o tome da li kreću u proces fiskalizacije 01.01.2013., ili u travnju, ili u srpnju, ili zapravo nikada, svakako moraju prilagoditi organizacijsku strukturu radi novog načina brojanja računa koje je propisala država. Molimo vas da pažljivo pročitate tekst koji slijedi, primjenite navedeno na svoju organizacijsku strukturu i tek onda eventualne neodumice ili pitanja podjelite s nama. Kao i uvijek tu smo da vam pomognemo.

Dakle, omogućili smo strukturu poduzeća na 5 nivoa:

•Tvrtka (Nivo 1);

•Grupa prostora (Nivo 2);

•Poslovni prostori (Nivo 3) i najvažniji dio za samu fiskalizaciju;

•Skladišta (Nivo 4);

•POS (Nivo 5), odnosi se na svaku pojedinu 4D Wand POS kasu.

Jednostavnije rečeno, struktura poduzeća jako sliči organizaciji roba i usluga koje su svrstane u klase, grupe podgrupe….
Nakon osvježavanja 4D Wand-a novom verzijom, pozivanjem tipke Podaci o korisniku, primjetiti ćete da se struktura poduzeća promijenila. Naime, dosadašnja je izgledala vrlo jednostavno. Prikazivao se naziv tvrtke i ispod njega u stablu sva skladišta. Sada to izgleda znatno drugačije. Osim dijela s tipkama za prikaz strukture (1.) zapaziti ćete da se ispod naziva tvrtke sada nalazi Grupa poslovnih prostora pa Poslovni prostori i ispod sva postojeća skladišta.
Prije same izmjene strukture poduzeća bitno je naglasiti, da se njenom promjenom ništa ne mijenja u dosadašnjem radu, da i nadalje sva skladišta ostaju gdje jesu, da i nadalje sva skladišta zadržavaju svoje brojeve i da u operativnom radu, ispisima i sl. nema nikakvih promjena. Isto tako, sve što napravite u promjeni strukture može se mijenjati kada god primjetite da nešto ne odgovara vašoj stvarnoj organizacijskoj strukturi i to bez ikakvih posljedica sve dok Nivo 3 ne prijavite državi (naknadno ćemo pojasniti kada više neće biti moguće izmjene radi fiskalizacije, ali o tom - potom).
Što je cilj izmjene organizacijske strukture? Cilj je rasporediti skladišta (2.) u Grupe poslovnih prostora i pripadajuće Poslovne prostore, kako bismo na kraju dobili situaciju kako je prikazano (4.). Time smo osigurali mogućnost prijave računa Poslovnih prostora poreznoj upravi bez obzira što dolaze s različitih skladišta.

Primjetite da je naglasak na Poslovnim prostorima (3.) jer oni su ono što se prijavljuje poreznoj upravi i ono što morate definirati internim aktom, a u cilju zadovoljenja Zakona o fiskalizaciji (koji još nije izglasan). Dakle, da ne bude zabune, radi se o Nivou 3.
S obzirom da je svaki poslovni subjekt „priča za sebe“ na jednom primjeru ćemo pojasniti operativnu izmjenu strukture poduzeća. Na konkretnom primjeru operativno treba odraditi slijedeće:

•Pozicionirati se na naziv tvrtke, klinuti na tipku Unos i time definirati prvu grupu poslovnih prostora. U našem primjeru Grupe poslovnih prostora (Nivo 2) su gradovi. Naravno da može biti i nešto drugo, nešto što je vama s organizacijskog aspekta važno (npr. brand ili sl.). Napomena - u našem slučaju, naziv Grupa poslovnih prostora, koji je uzgred kreiran automatski novom verzijom, preimenovali smo pomoću tipke Izmjena u jedan od gradova. Ponovo se pozicionirate na naziv tvrtke, kliknete tipku Unos i definirate slijedeću Grupu poslovnih prostora (u našem slučaju novi grad) i tako do kraja tj. do posljednje grupe poslovnih prostora, u našem slučaju grada.

•Slijedeći korak je najvažniji - definiranje Poslovnog prostora. Poslovni prostor je najbitiniji za fiskalizaciju jer podaci koje ispunite u formi se šalju u Poreznu upravu. Dakle, kao što smo se prethodno pozicionirali na naziv tvrtke, sada se treba pozicionirati na naziv Grupe poslovnih prostora (Nivo 2) (u našem slučaju grad) i kliknuti na tipku Unos. Forma koja će se pojaviti definira naš poslovni prostor i potrebno ju je pozorno ispuniti.
Ukoliko ste greškom definirali poslovni prostor za krivu grupu poslovnih prostora, klikom na strelicu prema dolje (1.) možete odabrati drugu Grupu poslovnih prostora (Nivo 2). Grad se ne unosi, već se odabire iz registra gradova klikom na strelicu prema dolje (2.). Datum početka primjene (3.) odnosi se na početak prijave tog poslovnog prostora, ali i svake slijedeće izmjene. Primjera radi, promijenili smo radno vrijeme na 09:00-17:00 prodajnog prostora i tu izmjenu prijavljujemo. Ukucamo datum od kada vrijedi novo radno vrijeme, te kliknemo Prijavi promjenu. U za to predviđenim poljima (na slici "!") prikazuje se vrijeme prijave poslovnog prostora, datum i vrijeme posljednje izmjene, kao i datum i vrijeme zatvaranja poslovnog prostora. Nakon što smo definirali prvi poslovni prostor, opet se pozicioniramo na drugu Grupu poslovnih prostora (u našim slučaju drugi grad) i ponavljamo postupak potreban broj puta. Tipka Prijavi poslovni prostor je u biti tipka čiji će se naslov dinamički mijenjati u odnosu na akciju koju ste izabrali:
- ukoliko definirate novi prostor, tada će se ta tipka zvati "Prijavi poslovni prostor";
- ukoliko mijenjate postojeći prostor, tada će se ta tipka zvati "Prijavi promjene poslovnog prostora";
- ukoliko zatvarate postojeći prostor, tada će se ta tipka zvati "Prijavi zatvaranje poslovnog prostora ";

•Kada smo definirali Poslovne prostore (Nivo 3) tek tada dolazi vrijeme da im pridružimo pripadajuća skladišta i time završimo promjene strukture poduzeća. Za razliku od unosa Grupe poslovnih prostora (Nivo 2), kao i unosa Poslovnih prostora (Nivo 3), skladišta ne unosimo, već vršimo izmjene na formi i vežemo za pripadajuće Prodajne prostore (Nivo 3). Dakle. Pozicioniramo se na skladište 0000110 Zagreb – 1 i kliknemo na tipku Izmjena. Na formi skladišta potrebno je popuniti polje Oznaka poslovnog prostora (Nivo 3) na način da kliknemo na strelicu prema dolje kako bi se aktivirala izborna tabela Poslovni prostora (Nivo 3). Odaberemo u našem primjeru poslovni prostor ZG1 Maloprodaja ZG i kliknemo tipku Izbor. Ovaj postupak ponavljamo za sva skladišta koja pripadaju poslovnom prostoru ZG1.

•Na koncu, posljednji dio organizacijske strukture su POS blagajne tj. (Nivo 5). POS blagajne se ne unose samostalno, već se one prilikom importa dnevnih prometa automatski dodaju u organizacijsku strukturu povezani sa pripadajućim skladištima. Što se tiče skladišta za R1 račune koji se izdaju s te POS blagajne, njih smo kako ste vjerojatno već primjetili, ručno povezali s poslovnim prostorom.

Kada ste sigurni da ste dobro napravili strukturu vaše tvrtke, s posebnim osvrtom kada ste sigurni da je Nivo 3 korektan i sukladan onome što želite, trebate pritisnuti tipku Prijavi poslovni prostor. Važnost ovoga moramo podvući dvostrukom crtom jer "Prijavi poslovni prostor" znači poslati u Poreznu upravu nešto što će od tada pa ubuduće biti dio vašeg internog akta neophodnog za bilo kakav porezni nadzor . Koliko smo mi shvatili, svaka tvrtka može proizvoljno kreirati svoju strukturu. Željenu strukturu obavezno treba opisati u internom aktu. Pomoću ispisa iz 4D Wand-a tj. iz Podaci o korisniku / Struktura poslovanja a Ispis (slika lijevo) možete ispisati kompletnu organizacijsku strukturu. Taj ispis će vam uvelike pomoći u kreiranju internog akta o svakom pojedinom poslovnom prostoru.

Interni akt je nešto što će porezni nadzor tražiti na početku samog poreznog nadzora. Sve što piše u tom internom aktu treba biti idealno primjenjeno u praksi. Dakle, kreirati strukturu poduzeća je vrlo bitno, s posebnim osvrtom na Nivo 3 zbog države, a Nivo 4 je bitan za 4D Wand (u biti Nivo 4 je lakši dio posla jer se primjenjuje sve ono što se primjenjivalo i dosad).
Možemo još napomenuti da se Nivo 3 državi može prijaviti jedino i isključivo elektronskim putem, u vašem slučaju iz 4D Wanda (opisano na prethodnoj stranici). Nivo 3, tj. poslovne prostore nije moguće prijaviti e-Mailom, Faxom, napisanim u Wordu ili Excelu. Država je propisala .XML format kojim je isto jedino moguće, a 4D Wand će napraviti sve što je neophodno. Ali, 4D Wand će poslati ono što ste vi napravili. Dakle, korisnik sam svoju sreću gradi...
Sve oko prijave poslovnih prostora, izmjene već prijavljenih poslovnih prostora, zatvaranja postojećih poslovnih prostora… pitajte nadležne pravne osobe, a ne nas. Mi vam možemo pružiti informaciju što mi mislimo, što smo vidjeli na terenu, ali kao i sve do sada, naglašavamo da mi nismo porezni savjetnici, Ministarstvo financija, računovođe ili revizori. Mi proizvodimo alat koji će vam olakšati redovan rad, no zadnja smo adresa na koju trebate poslati upit kako i što trebate napraviti po pitanju Zakona. Ukoliko negdje griješimo, isto napravimo u programu ili napišemo u 4D Wand Info-u, bit ćemo zahvalni ukoliko nas upozorite.