4D Wand Info

Br: 261, 20.06.2012.
 

Povratak na listu

PLAĆE - ARHIVIRANJE OBRAZACA

Potaknuti upitima korisnika vezanim za ispis podataka na obrascima iz modula Plaća koji su vrijedili za ranije obračune, a više nisu aktualni, u ovom broju 4D Wand Info-a naglašavamo važnost njihova trajnog arhiviranja radi vjerodostojnosti podataka. Naime, nakon svakog obračuna plaće potrebno je ispisati određeni broj dokumenata i obrazaca (kao što su primjerice platni listići, ID obrazac ili pojedine rekapitulacije po obračunu) koje je potom potrebno trajno arhivirati. Modul Plaća nije svemoguć i ne može na ispisima prikazivati podatke koji su nekada vrijedili, a sada su izmijenjeni. Kako bi Vam navedeni dokumenti bili trajno dostupni, preporučujemo da ih snimite na računalo kao doc. ili pdf. datoteku i to nakon svakog obračuna, odnosno nakon kreiranja obrazaca. Kolika je važnost arhiviranja svih dokumenata možete primijetiti prilikom ispisa platnih listića kada program daje upozorenje o potrebi njihova arhiviranja.

U tom slučaju uvijek ćete na raspolaganju imati sve potrebne dokumente s podacima o obračunu koji su vrijedili točno u tom trenutku. Razlog zbog kojeg je potrebno učiniti ove radnje jest što se pojedini podaci s vremenom mijenjaju u plaćama (npr. općina/grad za uplatu poreza, broj bodova, visina bruto/neto plaće, mjesto rada...), a ne mogu se pamtiti prilikom ispisa dokumenata za ranije obračune kada su vrijedili stari podaci. Stoga je nužno imati pohranjene ili ispisane isplatne liste, ID obrasce, rekapitulacije po obračunima, IP obrasce i ostale dokumente kako biste u slučaju nadzora imali vjerodostojne podatke koji su vrijedili u trenutku obračuna.
Drugi praktični način trajnog čuvanja podataka jest da nakon svakog obračuna napravite backup Vaših podataka koji Vam poslije mogu poslužiti za ispis potrebnih dokumenata. Ako se backupi odrađuju i snimaju redovito tada možete učitati snimljene podatke iz backupa u neku od demo firmi unutar 4D Wanda i ispisati sve potrebne izvještaje i obrasce. Naglašavamo da prilikom snimanja backupa uvijek snimate novu rezervnu kopija podataka, ne brišući prethodne backupe. Dakle, koliko obračuna plaća imate unutar 4D Wanda toliko biste i snimljenih backupa trebali imati na računalu.

AUTORSKI HONORARI – ARHIVIRANJE OBRAZACA

Naša je preporuka da isti postupak kao i kod plaća napravite i u slučaju da koristite modul Autorskih honorara. Predlažemo da nakon svakog obračuna drugog dohotka ispišete i arhivirate isplatne liste, IDD obrazac, ID1 obrazac i rekapitulacije za banku kako biste u svakom trenutku imali vjerodostojne podatke o obračunu drugog dohotka. Navedene dokumente također možete snimiti na računalo ili snimiti backup podataka nakon svakog obračuna koje kasnije možete ponovo učitati.

VRSTA ISPLATE PLAĆE PREMA UREDBI O NAČINU PROVEDBE PLAĆANJA DOPRINOSA PREMA PLAĆI

U novoj verziji programa dodana je mogućnost upisivanja oznake za vrstu isplate plaće na zaglavlju obračuna. Naime, prilikom otvaranja novog obračuna od sada na zaglavlju obračuna možete upisati oznaku za vrstu isplate plaće sukladno Uredbi, kako ne biste morali pojedinačno na svakoj poslovnoj banci mijenjati oznaku svaki puta kada dođe do promjene u načinu isplate plaće.

Kako bi se oznaka upisana na zaglavlju obračuna ispisivala prilikom kreiranja virmana potrebno je na poslovnim bankama poziv na broj zaduženja upisati u obliku T-MG-X, gdje T zamjenjuje OIB, MG mjesec i godinu obračuna, a umjesto X će se ispisivati oznaka za vrstu isplate upisana na zaglavlju obračuna. Ako se plaća za jedan obračunski mjesec isplaćuje primjerice u dva dijela, gdje oznaka 1 predstavlja isplatu prvog dijela plaće, a oznaka 2 isplatu drugog dijela plaće, u tom slučaju ćete izbjeći upisivanje oznake pojedinačno na svakoj poslovnoj banci. U slučaju da na poslovnoj banci u pozivu na broj zaduženja već imate upisanu neku od oznaka za vrstu isplate plaće tada će se prilikom kreiranja virmana ispisivati upravo ta oznaka bez obzira što je upisano na zaglavlju obračuna.