4D Wand Info
Br: 192, 29.12.2009.
Ovaj 4D Wand Info, obavezno proslijedite svima koji imaju bilo koje dodirne točke sa inventurama, radom u skladištima, a naročito onima koji rade na POS !!! blagajnama. OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE, PREBACIVANJE MATERIJALNIH I FINANCIJSKIH STANJA - UVODNE NAPOMENE Prošli 4D Wand Info-i posvećeni inventuri, predstavljaju djelić aktivnosti kojim bi trebala završiti kalendarska poslovna godina, tako da bi u narednu godinu ušli čistih skladišnih stanja i sa što manje repova. Naravno da financijska poslovna godina i dalje traje do predaje završnog računa. Pod pretpostavkom da ste završili inventuru, istu odobrili i ne namjeravate više raditi u 2009. godini, vrijeme je za Otvaranje nove poslovne godine kao i Prijenos robno - materijalnog stanja u narednu godinu, a na kraju i prijenos Financijskog. OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE je jednostavna akcija kojom se u narednu godinu prebace svi registri (artikli, konta, tarife, jedinice mjere...) koji su definirani u prethodnim godinama. Kako smo svojevremeno pisali, jednostavnost ove operacije ne umanjuje njenu važnost. Ponovimo stoga ono najvažnije: onog trenutka kada otvorite novu poslovnu godinu, zapravo ste prebacili u nju i sve registre. Od tog trenutka svaka izmjena registara (ili dodavanje novog) u prethodnoj godini NEćE se automatski preslikati u narednu. Otvaranje nove poslovne godine se vrši na slijedeći način. Sa glavnog izbornika 4D Wanda klikom na ikonu Početna stanja pozovemo formu koja nam nudi slijedeće mogućnosti: Otvaranje nove obračunske godine, Prijenos financijskog knjigovodstva (neaktivno) i Prijenos robno materijalnog knjigovodstva (neaktivno). Klikom na Otvaranje nove obračunske godine, pojaviti će se upit koji vas pita Da li ste sigurni da želite otvoriti novu obračunsku godinu 2010.? Nakon vašeg potvrdnog odgovora, krenuti će Kreiranje nove obračunske godine i nakon završetka, pojaviti će se poruka koja vas izvješćuje da je kreiranje uspješno završeno te da kliknete na OK za nastavak. Nakon tog kliknite na Izlazi i nastavite klikom na ikonu Izbor obračunske godine te odaberite 2010. goššnu. PRIJENOS PODATAKA ROBNO - MATERIJALNOG U NAREDNU GODINU Odobrenost svih robnih dokumenata, u godini iz koje se prebacuju podaci, je preduvjet za ispravno prebacivanje i pouzdanost prebačenih podataka. Naime, vodite računa da se neodobreni dokumenti ne prebacuju tj., ne odražavaju se na materijalna stanja, već isključivo odobreni dokumenti. Sam proces prebacivanja je jednokratna operacija koja vaša završna stanja iz prethodne godine prepisuje u dokument Popis početnog stanja naredne godine. Odobravanjem Popisa početnog stanja on postaje ishodišna točka u karticama svakog artikla od kuda kreće ponovno evidentiranje njegovog ulaza ili izlaza. Postupak prijenosa podataka, pod pretpostavkom da ste otvorili narednu godinu, vrši se na slijedeći način. Na glavnom izborniku 4D Wanda kliknite na ikonu Početna stanja i odaberite Prijenos robno materijalnog knjigovodstva (nakon otvaranja godine ovaj izbornik je postao aktivan). Otvoriti će se forma u kojoj je potrebno kliknuti na prvu ikonu Prijenos početnog stanja skladišta (opcije koje se nalaze s desne strane, kao i ostale ikone ispod ove ikone, u ovom trenutku zanemarite jer se one koriste u specijalnim slučajevima i u ovom trenutku nemaju utjecaja na prebacivanje materijalnih stanja vaših skladišta). Komisije i Reversi zbog svoje osobnosti i posebnosti zahtijevaju posebnu i neprijepornu pažnju. Za Reverse Zakon kaže da se moraju vratiti u roku obračunskog perioda PDV-a, a za inventuru svakako. Dakle, iako vam reversi nisu fizički vraćeni svakako morate kreirati povrat za svakog onog partnera kome ste izdali robu na revers. Kako bi vam olakšali i donekle automatizirali sam proces, s tabele dokumenata Promet --> Povrat reversa (REU) pozovite iz padajućeg izbornika Obrade --> Automatsko kreiranje dokumenata povrata. Proces će kreirati povrate za sve partnere i svu nevraćenu robu, a nakon što ste odobrili tako kreirane povrate, napravite prijenos robnog u narednu godinu. Slijedeći korak je napraviti nova Izdavanja na revers koristeći mogućnost iz padajućeg izbornika Obrade a Automatsko kreiranje reversa za označene povrate. Ta nova izdavanja nećete odobravati već ih kopirati u 2010. godinu koristeći se mogućnostima iz padajućeg izbornika Dokument a Kopiranje dokumenta u slijedeću godinu. Kratko rečeno - vratite reverse u 2009. i ponovo ih izdajte u 2010. godini. Komisija je malo složenija (opširnija) od reversa i proces automatizacije je podignut na jedan viši nivo, tako da je dovoljno na formi (kod prijenosa robno-materijalnih stanja) pozvati dvije dodatne tipke. Jedna od njih je Prijenos komisijskih primki koja će prenijeti sve komisijske primke koje još nisu u potpunosti odjavljene (sam proces slijedi logiku komisije tj. kao da ste svu komisijsku robu vratili dobavljaču a onda je ponovo zaprimili). U prozorčiću s desne strane pojaviti će se popis novokreiranih komisijskih primki. Potrebno je promijeniti godinu u 2010., otići u izbornik Komisija, odabrati Primka tuđe robe na komisiju i odobriti kreirane dokumente. Posebno naglašavamo da svakako prvo treba prenijeti komisijske primke, a tek onda komisijske izdatnice. Ovo je naročito važno za one korisnike koji robu primljenu u komisiju daju dalje u potkomisiju. Obratite pažnju da, ukoliko robu na komisiju zaprimate na jedno skladište, a onda istu prijenosnicama distribuirate po drugim skladištima, prijenos komisijskih primki kreira i automatske prijenosnice na ona skladišta gdje se ta roba nalazila kako bi se i nadalje mogla pratiti komisijska roba. Prilikom odobravanja novonastale primke na komisiju javiti će se poruka da je potrebno odobriti i novonastale prijenosnice. Sličan postupak vrijedi i u slučaju kada ste vi dali nekome robu na komisiju. Klikom na drugu tipku Prijenos izdatnica na komisiju, u prozorčiću s desne strane primijetiti ćete da se kreiraju dvije vrste dokumenata koje je potrebno odobriti. Tako su se u narednoj godini kreirali Popisi početnog stanja kao i Izdatnice na komisiju. Neka vas ne iznenadi broj kreiranih početnih stanja. Njihovu brojnost zahvaljujemo brojnosti komitenata kojima smo izdali robu na komisiju. Dakle, za svakog takvog komitenta po jedno početno stanje. Őto se tiče stanja robe odobravanjem Popisa početnog stanja i Izdatnica na komisiju ono će ostati nepromijenjeno iz tog razloga što će Popis početnog stanja staviti robu na skladište a Izdatnice na komisiju istu skinuti. VAŽNA NAPOMENA: Izuzetno je bitno poštivati redoslijed odobravanja novonastalih dokumenata i to kako slijedi: Prvo: Odobriti sve novonastale primke na komisiju (ako ne primate robu na komisiju - preskočiti). Vozila Korisnici koji se bave prodajom i servisom vozila slijede sve navedene postupke a na kraju SVAKAKO moraju prebaciti Dnevnik vozila. Do istih dolazite klikom na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos dnevnika vozila. Servis Korisnici modula Servis, a koji zaprimaju robu na skladište tuđe neispravne robe, od ove godine imaju posebnu tipku za prijenos skladišta tuđe neispravne robe Početna stanja a Prijenos robno materijalnog knjigovodstva a Prijenos skladišta tuđe robe . Klikom na nju prenijeti će se sva skladišta tog tipa. ***Napomena: za uspješnost prijenosa skladišta tuđe neispravne robe na tom skladištu (Podaci o korisniku a Skladište a Izmjena) svakako je morala biti uključena kvačica (vidi sliku) koja definira to skladište kao Skladište tuđe robe (servis). Nakon prijenosa, potrebno je u 2010. godini svaku prenesenu primku odobriti, te kronološki odobravati sve dokumente iz stabla (reverse, razduženja ..i sl.) te primke, a potom prijeći na slijedeću. Carinsko skladište tipa D Korisnici koji imaju Carinsko skladište tipa D SVAKAKO moraju obaviti Prijenos carinskih primki. Do izbornika se dolazi klikom na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos carinskih primki. Izvještaj o broju prenesenih carinskih primki biti će prikazan pri dnu forme. Prijenos urudžbenih zapisnika Prijenos urudžbenih zapisnika odvija se na već spomenuti način, na već spomenutom mjestu. Pod uvjetom da koristite urudžbene zapisnike, dovoljno je otići u Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos urudžbenih zapisnika. Izvještaj o broju prenesenih urudžbenih zapisnika, biti će prikazan crvenim slovima na dnu forme. Prijenos projekata/poslova Korisnicima koji u svom poslovanju koriste projekte/poslove od izuzetnog značaja je da naprave prijenos onih projekata koji nisu gotovi. Isti se pozivaju klikom na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos projekata/poslova. Izvještaj o broju obrađenih i prenesenih projekata biti će prikazan na dnu forme. Prijenos dinamika naplate Svi oni koji koriste u svom poslovanju Dinamike naplate ovu operaciju svakako moraju napraviti. Proces se poziva klikom na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos dinamika naplate a izvještaj o broju obrađenih i nanovo kreiranih dokumenata biti će prikazan na formi. Prenijeti će se sve dinamike koje nisu odobrene i nisu plaćene. Prijenos svih narudžbi Pošto se podosta narudžbi ne izvrši u tekućoj godini, a da bi se zadržao kontinuitet praćenja naručenog i isporučenog, potrebno je pozvati proces prijenosa narudžbi. Naravno da se i on nalazi na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos svih narudžbi. Bitno je napomenuti da će se pozivanjem procesa prenijeti sve nedovršene narudžbe od kupaca (ULN), sve narudžbe dobavljaču (NAR) kao i sve potvrde narudžbi (NAV).Kod svih ovih prijenosa dokumenata, moguće je zadržati broj dokumenta iz prethodne godine. Dovoljno je prije prijenosa uključiti kvačicu Zadrži originalni broj dokumenta. Ako želite da vam se na prenesenim dokumentima ne vuku "stara" stabla, dovoljno je uključiti kvačicu Isprazni vezne dokumente. Prijenos Blagajne Blagajna gotov novca nema nekog posebnog prijenosa. Dovoljno je da u 2010. godini otvorite blagajnički dnevnik sa saldom iz prethodne godine. PRIJENOS FINANCIJSKOG KNJIGOVODSTVA U NAREDNU GODINU Pritiskom na tipku Početna stanja na glavnom izborniku 4D Wanda, te odabirom tipke iz prikazane forme Prijenos početnog stanja otvara se novi izbornik. Tu možete izabrati da li želite prijenos podataka za financijsko ili robno-materijalno knjigovodstvo. Izborom prijenosa podataka za financijsko knjigovodstvo pojaviti će se obavijest koja će vas upozoriti što će se dogoditi samim prijenosom podataka financijskog knjigovodstva i da li želite izvršiti tu operaciju. Pritiskom na tipku Da program otvara okvir na kojem vidite iz koje se godine i u koju se godinu prenose podaci. Ovdje možete kvačicom označiti mogućnost prijenosa IOS-a po komitentima. Ukoliko ne označite ovu opciju program će prenijeti samo trenutno stanje komitenta u kumulativu (jednu stavku). Naša preporuka je da napravite prijenos IOS-a po komitentima, jer ćete na taj način osigurati podatke o svim neplaćenim računima i njihovim valutama. Da bi prijenos bio ispravan svi IOS-i moraju biti zatvoreni. Pritiskom na tipku Obrada program će započeti sa prijenosom podataka. Nadalje, tu si i mogućnosti odabira Prijenosa stanja po dimenzijama (mjestima troška) kao i Prijenos samo partnerskih konta . Prijenos stanja po mjestima troška će, ako je uključen, prenijeti svaki konto rastavljen po dimenzijama (mjestima troška). Uključeni Prijenos samo partnerskih konta izvršiti ono što i znači - prenijeti samo partnerska konta. IZUZETNO VAŽNA NAPOMENA !!! POS BLAGAJNE I PRELAZAK U NOVU POSLOVNU GODINU !!! Iz godine u godinu ponavljamo, upozoravamo, napominjemo, molimo da upozorite svoje djelatnike na POS kasama na važnost niže navedenog. OD IZUZETNE JE VAŽNOSTI DA NA POS BLAGAJNAMA PRVA AKCIJA, PRVI RADNI DAN U NOVOJ GODINI (ILI POSLJEDNJI U STAROJ), MORA BITI OTVARANJE *ILI IZMJENA GODINE U KOJOJ SE RADI KAO I ZAMJENA MATIČNOG BROJA OIB-OM O ČEMU SMO PISALI U PRETHODNOM 4D WAND INFO-U (Br.191) !!! (REKORDER JE BILA TVRTKA KOJA JE PRIMJETILA DA JOJ POS BLAGAJNA RADI JOŠ U PROŠLOJ GODINI TEK U STUDENOM!?!? OVE GODINE NIJE BILO TAKO DRASTIČNOG PRIMJERA ALI I MJESEC JE PREVIŠE) Ovo ''*ili'' nije pogreška već naglašava različitost koja ovisi o tome da li vam je POS blagajna vezana u mrežu sa serverom (vrijedi i za blagajne koje su preko terminal servisa povezana sa serverom) ili radi samostalno (udaljeno) pa se podaci na neki od načina prebacuju. - U prvom slučaju, kada vam je POS u mreži, NIJE potrebno otvarati novu godinu jer je ona već otvorena (ako nije, otvorite je) u 4D Wandu. Na vašoj POS blagajni, prije početka rada prvog radnog dana, NEIZOSTAVNO I OBAVEZNO morate PROMIJENITI godinu u kojoj radite i to na slijedeći način: Kliknite na tipku Alat na glavnom izborniku POS blagajne a nakon pojave forme odaberite tipku Izbor godine. Klikom na nju pojaviti će se forma Izbor godine u kojoj na jednostavan način (klikom na strelicu prema gore) promijenite godinu u 2010. Nakon klika na OK pojaviti će se poruka da je godina promijenjena, da će se program ugasiti i nakon ponovnog pokretanja otvoriti u 2010. godini. Napominjemo da se godina uvijek vidi na glavnom izborniku POS blagajne u gornjem desnom kutu ili (ako se nalazite u radnoj tabeli) u polju datum, pored broja računa (na slici). BACKUP ZA CIJELU GODINU (ili sve godine) Nakon otvaranja nove poslovne godine i nakon svih obavljenih prijenosa (materijalnog i financijskog), ne bi bilo zgorega napraviti backup cijele godine (ili svih godina), isti snimiti na neki trajni medij (CD ili DVD) te ga pohraniti na neko mjesto van tvrtke. Time bi osigurali svoje podatke od nekih većih havarija ili krađa a ujedno imali kontrolni mehanizam u slučaju neovlaštenog mijenjanja podataka. Podaci koje na taj način želite snimiti nalaze se u direktoriju 4D koji se nalazi na C ili W disku (ovisno o instalaciji). Posebno je važno naglasiti , za sve one koji 4D Backup imaju posetiran na način da se snima samo tekuća godina, da svakako i neizostavno u setiranju 4D Backupa, treba promjeniti godinu koja se snima. ! ! ! S OBZIROM NA UVOĐENJE OIB-A I POČETAK GODINE, PROCIJENILI SMO DA BI TO MOGLO GENERIRATI ODREĐENE PROBLEME KORISNICIMA. BEZ OBZIRA ŠTO NIJE RADNI DAN, OFORMILI SMO DEŽURNU EKIPU KOJA ĆE DEŽURATI 02.01.2010. GODINE (SUBOTA). UKOLIKO BUDETE TREBALI POMOĆ STOJIMO VAM NA RASPOLAGANJU. ! ! ! Poštovani korisnici, poslovni partneri, prijatelji Uzvraćajući na vaše dobre želje i čestitke povodom predstojećih blagdana, nalazimo za shodno izvijestiti vas da smo odlučili sredstva namijenjena čestitkama doznačiti na račun neke od udruga kojima je novac potreban za humanitarni rad. Ove godine odlučili smo se za IPA International Police Association - Hrvatska sekcija (Prometna bojanka za djecu) i Dodir - Hrvatska udruga gluhoslijepih osoba. Time želimo samom činu čestitanja i dobrih želja dati jednu korisnu i humanitarnu dimenziju. Unaprijed nas veseli što će se djelić naših i vaših dobrih želja pretočiti u konkretnu pomoć slabovidnim i drugim hendikepiranim osobama. Sretan Božić i sve najljepše u Novoj godini želi vam ekipa
|
*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama. |