Ovaj 4D Wand Info, obavezno proslijedite svima koji imaju bilo koje dodirne točke sa inventurama, radom u skladištima, a naročito onima koji rade na POS !!! blagajnama.
Isti neka ga s razumijevanjem pročitaju !

OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE, PREBACIVANJE MATERIJALNIH I FINANCIJSKIH STANJA – UVODNE NAPOMENE

Prošli 4D Wand Info-i posvećeni inventuri, predstavljaju djelić aktivnosti kojim bi trebala završiti kalendarska poslovna godina, tako da bi u narednu godinu ušli čistih skladišnih stanja i sa što manje “repova”. Naravno da financijska poslovna godina i dalje traje do predaje završnog računa. Pod pretpostavkom da ste završili inventuru, istu odobrili i ne namjeravate više raditi u 2008. godini, vrijeme je za Otvaranje nove poslovne godine kao i Prijenos robno – materijalnog stanja u narednu godinu, a na kraju i prijenos Financijskog.
Odmah na startu UPOZORENJE da, prilikom vršenja narednih operacija, SVE ostale radne stanice MORAJU biti van programskog rješenja 4D Wand. Važno je naglasiti da se Otvaranje nove poslovne godine radi SAMO JEDNOM , Prijenos materijalnog stanja SAMO JEDNOM, dok se Prijenos financijskog može vršiti PROIZVOLJAN BROJ PUTA . Važno je naglasiti da se NE SMIJE raditi u novoj godini, a da prethodno ista nije otvorena tj. da imate dokumente s brojevima iz stare godine, s datumima iz nove. Da pojasnimo, 02.01.2009. (prvi radni dan u narednoj godini) ne može prva otpremnica imati broj npr. 3456 već mora imati broj 1 (odnosno prvi dozvoljeni broj za to skladište npr. 200001).
Posebno naglašavamo da svim operacijama pristupite bez straha jer nema pogreške u otvaranju nove poslovne godine i u prijenosu početnih stanja koju nije moguće otkloniti. Naime, uvijek je moguće (uz vaš prethodni pismeni zahtjev) da vam obrišemo otvorenu godinu, kako bi ste mogli ponovo otvoriti istu i ponovo prenijeti početna stanja.
Ako nemate POS blagajne, i ako vama vaša organizacijska struktura kao i sam sustav poslovanja to omogućava, otvaranje nove poslovne godine ne mora biti vezano za kalendarsku godinu, već naznačenu operaciju možete napraviti bilo kada. Primjera radi nema nikakve prepreke da radite u 2008. godini do 10.01.2009. i onda otvorite novu poslovnu godinu te prebacite materijalna i financijska stanja.

OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE

je jednostavna akcija kojom se u narednu godinu prebace svi registri (artikli, konta, tarife, jedinice mjere...) koji su definirani u prethodnim godinama. Kako smo svojevremeno pisali, jednostavnost ove operacije ne umanjuje njenu važnost. Ponovimo stoga ono najvažnije: onog trenutka kada otvorite novu poslovnu godinu, zapravo ste prebacili u nju i sve registre. Od tog trenutka svaka izmjena registara (ili dodavanje novog) u prethodnoj godini NEĆE se automatski preslikati u narednu.
Za razliku od dosadašnjih godina kada smo posebno naglašavali da se novi artikli (nakon otvaranja nove poslovne godine) moraju unositi paralelno u novoj i staroj godini, od ove godine smo u potpunosti zabranili unos artikala u staru godinu ako je otvorena nova poslovna godina. Na to smo bili prisiljeni jer se korisnici nisu držali naputka što nam je u konačnici donosilo obiman posao ispravljanja krivo prenesenih materijalnih stanja iz godine u godinu.
Ako morate kreirati novi artikal u 2008. godini (bez obzira što ste već otvorili 2009. godinu) postupak je slijedeći: Otići 2009. godinu i u tabeli artikala definirati novi artikal tj. onaj koji vam treba u 2008. godini. Označiti taj artikal (ili više njih) te iz padajućeg izbornika Exporti pozvati Export artikala i usluga u transportnu datoteku. Datoteku negdje snimiti, te se nakon toga vratiti u prethodnu godinu tj. u 2008. Otići u tabelu artikala, kliknuti na padajući izbornik Exporti i pozvati Import artikala i usluga iz transportne datoteke. Pronaći datoteku koju ste snimili i kliknuti Open. Možda se čini komplicirano ali nakon jednog pokušaja sve će vam biti jasno.
Otvaranje nove poslovne godine se vrši na slijedeći način. Sa glavnog izbornika 4D Wanda klikom na ikonu Početna stanja pozovemo novu formu (o njoj smo posebno pisali u 4D Wand Info-u Br.147) koja nam nudi slijedeće mogućnosti: Otvaranje nove obračunske godine, Prijenos financijskog knjigovodstva i Prijenos robno materijalnog knjigovodstva. Klikom na Otvaranje nove obračunske godine, pojaviti će se se upit koji vas pita “Da li ste sigurni da želite otvoriti novu obračunsku godinu 2009.?” Nakon vašeg potvrdnog odgovora, krenuti će Kreiranje nove obračunske godine i nakon završetka, pojaviti će se poruka koja vas izvješćuje da je kreiranje uspješno završeno te da kliknete na OK za nastavak. Nakon tog kliknite na Izlazi i nastavite klikom na ikonu Izbor obračunske godine te odaberite 2009. godinu.
U uspješnost operacije uvjeriti ćete se i tako da provjerite da se na glavnom izborniku, pored imena tvrtke u gornjem lijevom kutu, promjenila godina u (2009). Ako ste prethodno završili inventuru (ovo nipošto nije uvjet), s ovom operacijom stekli su se svi preduvjeti da se izvrši i prijenos robno-materijalnog u narednu godinu. Nakon provjere, možete se vratiti u 2008. godinu odakle se rade prijenosi stanja skladišta i dokumenata.

PRIJENOS PODATAKA ROBNO - MATERIJALNOG U NAREDNU GODINU

Odobrenost svih robnih dokumenata, u godini iz koje se prebacuju podaci, je preduvjet za ispravno prebacivanje i pouzdanost prebačenih podataka. Naime, vodite računa da se neodobreni dokumenti ne prebacuju tj., ne odražavaju se na materijalna stanja, već isključivo odobreni dokumenti. Sam proces prebacivanja je jednokratna operacija koja vaša završna stanja iz prethodne godine prepisuje u dokument Popis početnog stanja naredne godine. Odobravanjem Popisa početnog stanja on postaje ishodišna točka u karticama svakog artikla od kuda kreće ponovno evidentiranje njegovog ulaza ili izlaza.
 

Postupak prijenosa podataka, pod pretpostavkom da ste otvorili narednu godinu, vrši se na slijedeći način. Na glavnom izborniku 4D Wanda kliknite na ikonu Početna stanja i odaberite Prijenos robno materijalnog knjigovodstva. Otvoriti će se forma u kojoj je potrebno kliknuti na prvu ikonu Prijenos početnog stanja skladišta (opcije koje se nalaze s desne strane, kao i ostale ikone ispod ove ikone, u ovom trenutku zanemarite jer se one koriste u specijalnim slučajevima i u ovom trenutku nemaju utjecaja na prebacivanje materijalnih stanja vaših skladišta).
Klikom na ikonu pojaviti će se popis skladišta. Odaberite željeno skladište i kliknite na tipku Izbor. Po kretanju crtica na dnu forme, primijetiti ćete da se proces odvija. Da je proces uspješno završio primijetiti ćete po tekstu u prozorčiću s desne strane forme (na slici). Tu se nalazi i odredišni dokument u narednoj godini u koji su prenesena stanja skladišta. Iz teksta koji se nalazi na slici vidljivo je da se stanje skladišta prenijelo u Popis početnog stanja br.1 (PPSN:1) i da je u njega prebačeno 660 stavki. Vodite računa da je time proces napravljen samo za jedno skladište i da ga za svako od postojećih skladišta treba ponoviti. Izuzetak je jedino Skladište tuđe neispravne robe koje imaju korisnici modula Servis.
Pod pretpostavkom da su prenesena stanja u redu i da nemate naknadnih intervencija na njima, preostalo je još da odete u 2009. godinu, iz padajućeg izbornika Skladište odaberete Popis početnog stanja i odobrite jedini dokument koji se tu nalazi. Odobravanjem tog dokumenta dobili ste stanja robe u skladištu što možete provjeriti odlaskom na tabelu artikala, gdje će se u koloni Zaliha pojaviti količine.

Komisije i Reversi zbog svoje osobnosti i posebnosti zahtijevaju posebnu i neprijepornu pažnju.

Za Reverse Zakon kaže da se moraju vratiti u roku obračunskog perioda PDV-a, a za inventuru svakako. Dakle, iako vam reversi nisu fizički vraćeni svakako morate kreirati povrat za svakog onog partnera kome ste izdali robu na revers. Kako bi vam olakšali i donekle automatizirali sam proces, odite na tabelu Promet --> Povrat reversa (REU) te pozovite iz padajućeg izbornika Obrade --> Automatsko kreiranje dokumenata povrata. Proces će kreirati povrate za svu nevraćenu robu, a nakon što ste odobrili tako kreirane povrate, napravite prijenos robnog u narednu godinu. Nakon toga napravite nova Izdavanja na revers koristeći se mogućnostima kopiranja dokumenata iz godine u narednu godinu. Kratko rečeno – vratite reverse u 2008. i ponovno ih izdajte u 2009. godinu.

Komisija je malo složenija (opširnija) od reversa i proces automatizacije je podignut na jedan viši nivo, tako da je dovoljno na formi (kod prijenosa robno-materijalnih stanja) pozvati dvije dodatne tipke. Jedna od njih je Prijenos komisijskih primki koja će prenijeti sve komisijske primke koje još nisu u potpunosti odjavljene (sam proces slijedi logiku komisije tj. kao da ste svu komisijsku robu vratili dobavljaču a onda je ponovo zaprimili). U prozorčiću s desne strane pojaviti će se popis novokreiranih komisijskih primki. Potrebno je promijeniti godinu u 2009., otići u izbornik Komisija, odabrati Primka tuđe robe na komisiju i odobriti kreirane dokumente. Posebno naglašavamo da svakako prvo treba prenijeti komisijske primke, a tek onda komisijske izdatnice. Ovo je naročito važno za one korisnike koji robu primljenu u komisiju daju dalje u potkomisiju.
Sličan postupak vrijedi i u slučaju kada ste vi dali nekome robu na komisiju. Klikom na drugu tipku Prijenos izdatnica na komisiju, u prozorčiću s desne strane primijetiti ćete da se kreiraju dvije vrste dokumenata koje je potrebno odobriti. Tako su se u narednoj godini kreirali Popisi početnog stanja kao i Izdatnice na komisiju. Neka vas ne iznenadi broj kreiranih početnih stanja. Njihovu brojnost zahvaljujemo brojnosti komitenata kojima smo izdali robu na komisiju. Dakle, za svakog takvog komitenta po jedno početno stanje. Što se tiče stanja robe odobravanjem Popisa početnog stanja i Izdatnica na komisiju ono će ostati nepromijenjeno iz tog razloga što će Popis početnog stanja staviti robu na skladište a Izdatnice na komisiju istu skinuti.

VAŽNA NAPOMENA: Izuzetno je bitno poštivati redoslijed odobravanja novonastalih dokumenata i to kako slijedi: Prvo odobriti sve novonastale primke na komisiju, nakon toga PPS (popise početnog stanja) koji su nastali prijenosom komisijskih izdatnica, dakle ne PPS vaše vlastite robe. Drugo – odobriti sve novonastale Izdatnice na komisiju. I treće , odobriti PPS vaše vlastite robe. Još jednom naglašavamo važnost ovog redoslijeda.

Napominjemo da svakako prije prebacivanja komisije napravite odjavu komisije i ako ima potrebe Inventuru robe primljene na komisiju. Isto tako u slučaju izdavanja robe na komisiju napravite inventuru robe izdane na komisiju i fakturirajte sve odjave koje ste dobili od komitenata kojima ste izdali robu na komisiju.

Vozila

Korisnici koji se bave prodajom i servisom vozila slijede sve navedene postupke a na kraju SVAKAKO moraju prebaciti Dnevnik vozila. Do istih dolazite klikom na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos dnevnika vozila.

Servis

Korisnici modula Servis, a koji zaprimaju robu na skladište tuđe neispravne robe, navedeno skladište ne prenose, nego iz prethodne godine, procesom kopiranja dokumenata (Registri --> Kopiranje dokumenta u narednu godinu), kopiraju Primke tuđe neispravne robe koje još nisu riješene.

***Napomena: svakako provjerite da li je na skladištu (Podaci o korisniku --> skladište --> Izmjena) na koje zaprimate tuđu neispravnu robu, uključena kvačica (vidi sliku) koja definira to skladište kao skladište tuđe robe (servis). Kvačica svakako mora biti uključena kako bi se naredne godine mogao izvršiti ispravan prijenos skladišta tuđe robe.

Carinsko skladište tipa D

Korisnici koji imaju Carinsko skladište tipa D SVAKAKO moraju obaviti Prijenos carinskih primki. Do izbornika se dolazi klikom na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos carinskih primki. Izvještaj o broju prenesenih carinskih primki biti će prikazan pri dnu forme. Nanovo kreirane carinske primke u 2009. godini automatski dobivaju odobreni status te ih time nije potrebno odobravati.

Prijenos urudžbenih zapisnika

Prijenos urudžbenih zapisnika odvija se na već spomenuti način, na već spomenutom mjestu. Pod uvjetom da koristite urudžbene zapisnike, dovoljno je otići u Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos urudžbenih zapisnika. Izvještaj o broju prenesenih urudžbenih zapisnika, biti će prikazan crvenim slovima na dnu forme.

Prijenos projekata/poslova

Korisnicima koji u svom poslovanju koriste projekte/poslove od izuzetnog značaja je da naprave prijenos onih projekata koji nisu gotovi. Isti se pozivaju klikom na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos projekata/poslova. Izvještaj o broju obrađenih i prenesenih projekata biti će prikazan na dnu forme.

Prijenos dinamika naplate

Svi oni koji koriste u svom poslovanju Dinamike naplate ovu operaciju svakako moraju napraviti. Proces se poziva klikom na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos dinamika naplate a izvještaj o broju obrađenih i nanovo kreiranih dokumenata biti će prikazan na formi. Prenijeti će se sve dinamike koje nisu odobrene i nisu plaćene.

Prijenos svih narudžbi

Pošto se podosta narudžbi ne izvrši u tekućoj godini, a da bi se zadržao kontinuitet praćenja naručenog i isporučenog, potrebno je pozvati proces prijenosa narudžbi. Naravno da se i on nalazi na Početna stanja --> Prijenos robno materijalnog knjigovodstva --> Prijenos svih narudžbi. Bitno je napomenuti da će se pozivanjem procesa prenijeti sve nedovršene narudžbe od kupaca (ULN), sve narudžbe dobavljaču (NAR) kao i sve potvrde narudžbi (NAV).
Kod svih ovih prijenosa dokumenata, moguće je zadržati broj dokumenta iz prethodne godine. Dovoljno je prije prijenosa uključiti kvačicu Zadrži originalni broj dokumenta. Ako želite da vam se na prenesenim dokumentima ne vuku "stara" stabla, dovoljno je uključiti kvačicu Isprazni vezne dokumente. Isto tako, moguće je zadržati status dokumenta (odobren/neodobren) uključivanjem kvačice na formi prijenosa.

PRIJENOS PODATAKA FINANCIJSKOG KNJIGOVODSTVA U NAREDNU GODINU

Pritiskom na tipku Početna stanja na glavnom izborniku 4D Wanda, te odabirom tipke iz prikazane forme Prijenos početnog stanja otvara se novi izbornik. Tu možete izabrati da li želite prijenos podataka za financijsko ili robno-materijalno knjigovodstvo. Izborom prijenosa podataka za financijsko knjigovodstvo pojaviti će se obavijest koja će vas upozoriti što će se dogoditi samim prijenosom podataka financijskog knjigovodstva i da li želite izvršiti tu operaciju.

Pritiskom na tipku Da program otvara okvir na kojem vidite iz koje se godine i u koju se godinu prenose podaci. Ovdje možete kvačicom označiti mogućnost prijenosa IOS-a po komitentima. Ukoliko ne označite ovu opciju program će prenijeti samo trenutno stanje komitenta u kumulativu (jednu stavku). Naša preporuka je da napravite prijenos IOS-a po komitentima, jer ćete na taj način osigurati podatke o svim neplaćenim računima i njihovim valutama. Da bi prijenos bio ispravan svi IOS-i moraju biti zatvoreni. Pritiskom na tipku Obrada program će započeti sa prijenosom podataka.
Nadalje, tu si i mogućnosti odabira Prijenosa stanja po dimenzijama (mjestima troška) kao i Prijenos samo partnerskih konta . Prijenos stanja po mjestima troška će, ako je uključen, prenijeti svaki konto rastavljen po dimenzijama (mjestima troška). Uključeni Prijenos samo partnerskih konta izvršiti ono što i znači - prenijeti samo partnerska konta.

VAŽNA NAPOMENA: Program će prenijeti početno stanje u novu godinu u nalog za knjiženje broj 1 i OBRISATI trenutni sadržaj naloga broj 1. Ukoliko ste već kreirali novu obračunsku godinu i želite unositi neke podatke u financijsko knjigovodstvo (npr. izvode) prije nego što ste prenijeli početno stanje potrebno je da otvorite nalog za knjiženje pod rednim brojem 2 , budući da je nalog broj 1 s datumom 01.01. rezerviran za automatski prijenos početnog stanja iz prethodne godine. Prijenos podataka za financijsko knjigovodstvo možete napraviti proizvoljan broj puta , jer program kod svakog slijedećeg prijenosa, kontrolira i prenosi stavke na način da iz već kreiranog naloga broj 1 briše ili dodaje stavke ovisno o promjenama u prethodnoj godini. Ukoliko ste greškom već kreirali nalog broj 1 u 2009. godini, samo mu promijenite broj i oslobodite mjesto za nalog broj 1.

Naglašavamo da se od prošle godine konta 4 i 7 ne prenose u nalog 1. Zbog toga je nalog u neravnoteži i nije ga moguće odobriti. Da bi ste isti odobrili potrebno je unijeti kontrastavku kako bi nalog uravnotežili.

!!! IZUZETNO VAŽNA NAPOMENA !!!

POS BLAGAJNE I PRELAZAK U NOVU POSLOVNU GODINU !!!

Iz godine u godinu ponavljamo, upozoravamo, napominjemo, molimo da upozorite svoje djelatnike na POS kasama na važnost niže navedenog.

OD IZUZETNE JE VAŽNOSTI DA NA POS BLAGAJNAMA PRVA AKCIJA, PRVI RADNI DAN U NOVOJ GODINI (ILI POSLJEDNJI U STAROJ), MORA BITI OTVARANJE *ILI IZMJENA GODINE U KOJOJ SE RADI !!!

(PRETPROŠLE GODINE REKORDER JE BILA TVRTKA KOJA JE PRIMJETILA DA JOJ POS BLAGAJNA RADI JOŠ U PROŠLOJ GODINI TEK U STUDENOM!?!? OVE GODINE NIJE BILO TAKO DRASTIČNOG PRIMJERA ALI I MJESEC JE PREVIŠE)

Ovo ''*ili'' nije pogreška već naglašava različitost koja ovisi o tome da li vam je POS blagajna vezana u mrežu sa serverom (vrijedi i za blagajne koje su preko terminal servisa povezana sa serverom) ili radi samostalno (udaljeno) pa se podaci na neki od načina prebacuju.
- U prvom slučaju, kada vam je POS u mreži, NIJE potrebno otvarati novu godinu jer je ona već otvorena (ako nije, otvorite je) u 4D Wandu. Na vašoj POS blagajni, prije početka rada prvog radnog dana, NEIZOSTAVNO I OBAVEZNO morate PROMIJENITI godinu u kojoj radite i to na slijedeći način: Kliknite na tipku Alat na glavnom izborniku POS blagajne a nakon pojave forme odaberite tipku Izbor godine. Klikom na nju pojaviti će se forma Izbor godine u kojoj na jednostavan način (klikom na strelicu prema gore) promijenite godinu u 2009. Nakon klika na OK pojaviti će se poruka da je godina promijenjena, da će se program ugasiti i nakon ponovnog pokretanja otvoriti u 2009. godini. Napominjemo da se godina uvijek vidi na glavnom izborniku POS blagajne u gornjem desnom kutu ili (ako se nalazite u radnoj tabeli) u polju datum, pored broja računa (na slici).

- U drugom slučaju kada vam računalo nije u mreži, postupak je slijedeći: Kliknuti na ikonu Alat sa glavnog izbornika POS blagajne i kada se otvori forma, odaberite tipku Otvaranje nove godine. Program će vas izvijestiti da je proces jednokratan i upitati vas da li ste sigurni da želite kreirati novu godinu. Nakon vašeg potvrdnog odgovora, otvoriti će se forma koja će vas još jednom upitati da li stvarno želite otvoriti 2009. godinu. Potvrdnim odgovorom proces otvaranja će se nastaviti. Nakon završetka obavijestiti će vas da za promjenu godine koristite tipku Izmjena godine. U ovom trenutku pojaviti će se poruka koja vas pita da li želite prebaciti i stanje skladišta u novu godinu (ako iz centrale očekujete datoteku s stanjem skladišta (stk) na ovu poruku možete odgovoriti negativno). Potvrdnim odgovorom prebaciti će se stanje skladišta i time je proces otvaranja nove godine završen. NE ZABORAVITE prije samog rada SVAKAKO, NEIZOSTAVNO I OBAVEZNO promijeniti godinu u 2009 .

BACKUP ZA CIJELU GODINU (ili sve godine)

Nakon otvaranja nove poslovne godine i nakon svih obavljenih prijenosa (materijalnog i financijskog), ne bi bilo zgorega napraviti backup cijele godine (ili svih godina), isti snimiti na neki trajni medij (CD ili DVD) te ga pohraniti na neko mjesto van tvrtke. Time bi osigurali svoje podatke od nekih većih havarija ili krađa a ujedno imali kontrolni mehanizam u slučaju neovlaštenog mijenjanja podataka. Podaci koje na taj način želite snimiti nalaze se u direktoriju 4D koji se nalazi na C ili W disku (ovisno o instalaciji).
Posebno je važno naglasiti , za sve one koji 4D Backup imaju posetiran na način da se snima samo tekuća godina, da svakako i neizostavno u setiranju 4D Backupa, treba promjeniti godinu koja se snima.
Pokrenite 4D Backup, kliknite na Snimanje, u srednjem polju (Direktoriji koji se arhiviraju) kliknite na Izmjena, te u polju Odaberite direktorij iz kojeg želite arhivirati podatke, pronađite 2009. godinu i kliknite Ok.

Ako navedeno ne napravite i dalje ćete snimati samo 2008. godinu !?!?!, a svi novi podaci iz 2009. neće biti snimljeni. Svi ostali, koji u direktoriju koji se snima nemaju navedenu godinu, i nadalje će se sve snimati kao i do sada tj. svi podaci od prve godine rada u 4D Wandu do 2009. godine, tj. posljednje otvorene.

Poštovani korisnici, poslovni partneri, prijatelji…

Uzvraćajući na vaše dobre želje i čestitke povodom predstojećih blagdana, nalazimo za shodno izvijestiti vas da smo odlučili sredstva namijenjena čestitkama doznačiti na račun neke od udruga kojima je novac potreban za humanitarni rad. I ove godine odlučili smo se za “Hrvatsku udrugu za školovanje pasa vodiča i mobilitet” . Time želimo samom činu čestitanja i dobrih želja dati jednu korisnu i humanitarnu dimenziju. Unaprijed nas veseli što će se djelić naših i vaših dobrih želja pretočiti u konkretnu pomoć slabovidnim i drugim hendikepiranim osobama.

Sretan Božić i sve najljepše u Novoj godini želi vam ekipa