!!! VRIJEME JE ZA INVENTURU !!!

Kao i prethodnih godina i ove dočekasmo kraj godine, mjesece blagdana i darivanja, ali i mjesece svođenja rezultata poslovanja. Jedna od glavnih obaveza je provedba godišnje inventure.
Inventura (engl. stock-taking, njem. Bestandsaufnahme, Inventur) je popis svih sredstava (imovine) i obveza radi usklađivanja stvarnog stanja s knjigovodstvenim stanjem (Riječnik bankarstva, izdavač: Masmedia).

Nastojati ćemo, na nama svojstven način - putem 4D Wand Infoa, da vam olakšamo, ubrzamo i pojednostavimo proces inventure.
Da bi u tom nastojanju bili što djelotvorniji i učinkovitiji, ovaj 4D Wand Info ćemo ponavljati svaki četvrtak do kraja godine. S obzirom da vodimo računa o zaštiti prirode (čitaj, štedimo vam fax papir) samo ovaj četvrtak slati ćemo ga fax-om i e-Mailom, dok će ostale četvrtke ići isključivo e-Mailom. Molimo za ispriku ako vas opterećujemo tolikim e-Mailovima, ali s obzirom na dosadašnje iskustvo tijekom inventura, svako novo čitanje je veliki dobitak kako za vas tako i za nas.
Ujedno se ispričavamo starim korisnicima što ćemo se ponavljati, a novima naglašavamo važnost procesa o kojima ćemo pisati. Uzgred, praksa je pokazala da se proces inventure uobičajeno radi jednom godišnje, tako da i stari korisnici u velikoj mjeri zaborave što su prošle godine radili po pitanju inventure pa im ovaj 4D Wand Info dođe kao izvanredan podsjetnik.
Vodeći se navedenim, u daljnjem tekstu detaljno smo raščlanili i objasnili svaki od postupaka inventure, sa svim njihovim fazama, međufazama kao i mogućim problemima. Kako vas ne bi odjednom zatrpali velikim brojem informacija i stranica, podsjetnik za prelazak u Novu godinu za sada ćemo preskočiti te ga publicirati pred kraj prosinca. Naglašavamo da je ovaj Info, iako u velikoj mjeri sličan prošlogodišnjem, sadržajno nadopunjen novim elementima.
Nastojte da vam tijekom inventure 4D Wand Info uvijek bude pri ruci, jer će to biti (ne jedini, ali najbrži), način da dođete do željene informacije koja je vezana za proces inventure. Posebno naglašavamo i napominjemo da, sa sadržajem 4D Wand Infoa, svakako upoznate sve one koji na bilo koji način sudjeluju u procesu inventure. Na taj način postići ćete ono čemu i služi inventura, a to je da u jednom trenutku ažurirate svoje materijalno poslovanje kako biste dobili ispravne količinske i financijske pokazatelje skladišta, tj. saznali s čim raspolažete u datom trenutku.
Kao i uvijek naglašavamo da svakako navedene radnje obavite u posljednjoj inačici 4D Wanda - 7.11.12.
!!!UPOZORENJE!!! Nastojte ne raditi redovni posao za vrijeme inventure!
Inventura je trenutak skladišnog poslovanja koji mora ostati zamrznut i neizmjenjen dok se inventura ne završi i dokument inventure ne odobri, čime je stanje u skladištu stavljeno u realne okvire tj. oslobođeno svih viškova i manjkova. Znači, kada radite inventuru, tj. brojite i unosite izbrojano, ne bi trebali raditi redovan posao. 4D Wand je alat koji dopušta i tu mogućnost (o tome više u daljnjem tekstu), ali poučeni prethodnim (višegodišnjim i opetovanim) iskustvom, oni koji su pravili ovakve pogreške prošlih godina neka ne očekuju da ćemo im pomagati i ispravljati podatke besplatno. Takva pogreška je apsolutno nepotrebna, ne potpada pod održavanje te oduzima vama i nama, izuzetno mnogo vremena.

NA ŠTO OBRATITI POZORNOST PRIJE INVENTURE

Odmah na startu morate svakako odrediti da li ćete inventuru raditi do 31.12.2007. ili poslije 01.01.2008. Naime, vrlo bitan moment je upravo ta odluka koja ovisi o vašem poslovanju, a ima direktne posljedice na samu inventuru i ono bitnije, otvaranje nove poslovne godine.

I. Prvi slučaj podrazumjeva standardni postupak vršenja inventure i sređivanja stanja u tekućoj godini tako da samim otvaranjem nove poslovne godine prenosite čista i sređena stanja skladišta.
U tom slučaju nakon otvaranja nove poslovne godine, nema povratka u staru godinu, nema unošenja dokumenata koji se odražavaju na materijalna stanja (to bi značilo (in)direktno mjenjanje inventure), kao i unošenja registara (artikli...itd) jer sve uneseno u prethodnoj godini, neće se automatski preslikati u novu poslovnu godinu.

II. Drugi slučaj podrazumjeva da ste 31.12.2007. otvorili novu poslovnu godinu i preslikali sva stanja kao i registre u novu godinu.
Pošto vas u tom slučaju tek čeka sređivanje materijalnih stanja, a time i dosta posla oko unošenja novih dokumenata, izuzetnu pozornost treba obratiti godini u kojoj se radi. I u ovom slučaju vrijedi pravilo za registre. Sve što napravite u prethodnoj godini neće se automatski prenijeti u novu već iste te artikle (registre), morate unijeti i u narednoj godini, na isto mjesto s istim nazivom i istom šifrom.
Jasno nam je da će biti situacija kada se mora nešto unijeti u prethodnoj godini i da je besmisleno ponavljati cijelu proceduru prijenosa materijalnih stanja u novu poslovnu godinu. Stoga ćemo na kraju ovog serijala o inventurama, u 4D Wand Info-u koji će biti posvećen otvaranju nove poslovne godine i prijenosima materijalnih i financijskih stanja, obraditi te specifične slučajeve i naučiti vas kako da na lak i jednostavan način uskladite podatke u različitim godinama.

PRIPREME ZA INVENTURU

Naša preporuka je da svakako prije same inventure, zadužite osoblje da složi robu u skladištima. Svakako prebrojite robu za koju ste sigurni da do inventure neće ići vani (npr. sezonska roba...itd.), prebrojite i napravite zapisnik o robi kojoj je istekao rok ili je uništena i sve ostale radnje za koje ste sigurni da će vam ubrzati sam popis robe.
Odredite popisne komisije i s njima dogovorite način i vrijeme inventure, vodeći računa da se najpouzdaniji rezultati popisa postižu kada popis vode osobe koje ne rade u tom skladištu, ali uz asistenciju djelatnika koji poznaju robu. Preporučamo da se brojanje robe ne vrši na način da čitate s liste pa tražite te artikle po skladištu, nego brojite robu, redom po skladištu, i prebrojane vrijednosti upisujete na listu.
Ne zaboravite voditi računa o komisijskoj robi i reversima. Zbog svoje specifičnosti ista zahtjeva poseban tretman i pažnju. Za tuđu robu koja se nalazi kod vas u komisijskoj prodaji napravite inventuru koristeći padajući izbornik Komisija --> Inventura tuđe robe na komisiji. Za onu robu koju ste vi izdali na komisiju zatražite od komitenata da je popišu i po tom popisu napravite: Komisija --> Inventuru robe izdane na komisiju. Za Reverse postoji zakonska obaveza da se vrate prije godišnje inventure. Ukoliko to nije izvedivo, iste vratite na stanje povratima reversa, pa ih ponovo izdajte na Revers u narednoj godini.
Dobro planirana i pripremljena inventura doprinijeti će njenom brzom završetku i pouzdanim rezultatima. Stoga nemojte žaliti truda i vremena da inventuru kvalitetno pripremite. Svaki trenutak u pripremi inventure, višestruko će vam se vratiti u njenom provođenju.
Prije inventure svakako treba raščistiti i Naloge za slaganje (samo oni koji koriste tu klasu dokumenta). Naime, iz programskih (i logičkih) razloga, a u cilju izbjegavanja nesporazuma o vjerodostojnosti podataka automatski napunjene inventure, ukoliko postoji odobreni dokument Nalog za slaganje (SLA), a iz njega nije nastala otpremnica, inventuru neće biti moguće odobriti. Nakon razodobravanja takvog dokumenta ili nakon kreiranja otpremnice iz njega, dokument inventure će se moći odobriti. Još jednom napominjemo da nakon dokumenta Nalog za slaganje i njegova odobravanja, mora nastati otpremnica. Ukoliko spomenuto zaboravite, samim tijekom odobravanja inventure, pojaviti će se poruka koja će vas upozoriti da postoje odobreni nalozi za slaganje iz kojih nije nastala otpremnica.
Niže navedenih 10 koraka dovoljnih za inventuru, predstavlja podsjetnik za najširi krug naših korisnika tj. tvrtke koje su jednostavne (jedno, do dva skaladišta s raznovrsnom robom) a isto tako koristiti će i većim sistemima. Za takve, veće, koji imaju fizički robu u nekoliko skladišta, dok u 4D Wandu sva ta roba stoji na jednom, zovimo ga centralnom skladištu, postupak inventure biti će naknadno detaljno pojašnjen u daljnjem tekstu.
Napominjemo da je za SVAKO skladište koje je definirano u 4D Wandu, potrebno zasebno kreirati dokument Inventura (INV). Isto tako važno je naglasiti da sama inventura nije robni dokument i da ona po sebi ne nivelira stanje robe na skladištu, nego to čine dva dokumenta koja iz inventure nastaju automatski. Radi se o Inventurnom manjku (MAN) i Inventurnom višku (VIS). Krivo uneseni podatak za posljedicu ima direktno povećanje vrijednosti jednog ili drugog dokumenta, te je stoga potrebna puna i neprijeporna pažnja osoblja tijekom cijelog procesa inventure.

INVENTURA U 10 KORAKA

1. Obavite pripremne radnje i formirajte komisije za brojanje. S ovim korakom stvarate pretpostavke za ono najvažnije - pouzdanost prikupljenih i unesenih podataka.
2. Pokrenite modul Veleprodaja/Maloprodaja i iz padajućeg izbornika Skladište odaberite Inventura. Kliknite na Unos, popunite formu koja se pojavi s osnovnim podacima o inventuri kao što su: Skladište, Datum, Opis. Ovim korakom otvorili ste zaglavlje dokumenta kojem ćete se često vraćati, naravno sve do trenutka kada odobrite inventuru (iako ni to ne mora biti posljednja stvar u inventuri, no o tome kasnije).
3. Iz padajućeg izbornika Ispisi (sa tabele Inventura) odaberite Prazna popisna lista sa artiklima nađenim na skladištu ili Prazna popisna lista sa artiklima nađenim na skladištu s količinama, čime ćete dobiti formu koja će vam omogućiti da ispišete pregledne liste onako kako vama odgovara, i kako mislite da je najpreglednije i najjednostavnije za samo popunjavanje. Ako vam više odgovaraju Popisna lista za inventuru ili Popisna lista za inventuru s količinama, ispišite neku od njih (moguće ih je ispisati tek nakon koraka 4.). Donekle bi ovaj korak pripadao prvom koraku, ali želimo naglasiti da lista koju ćete dati popisivačima dosta utječe na samu inventuru, a uvelike ovisi o vašoj organizaciji i povjerenju u vaše popisne komisije. Ujedno ona predstavlja jedini pisani trag o inventuri i kao takvu je treba čuvati, naravno prethodno potpisanu od svih članova inventurne komisije.
4. Iz padajućeg izbornika Obrade odabrati Priprema popisa za sve artikle, čime će se sam dokument inventure, nakon odabira skladišta, napuniti stavkama. ****NAPOMENA**** U ovom trenutku prestaje svako kretanje robe "na" i "sa" skladišta. Onog trenutka kada odobrite inventuru možete nastaviti s radom. Primjetite da su dvije kolone (Količina po knjigovodstvu i Količina po popisu) u žutoj boji što ujedno znači da se one, osim standardnog načina preko tipke izmjena, mogu mijenjati na samoj tabeli stavki, što olakšava i ubrzava rad sa samim stavkama. Kolona Zaliha predstavlja trenutno stanje skladišta i njena uloga je više kontrolna što će kasnije biti podrobnije objašnjeno.
5. Prebrojite robu po skladištima. I ovaj put skrećemo pažnju na način brojenja robe po skladištima. Roba se sistematski fizički broji pa nakon toga upisuje u listu. Ni u kom slučaju ne dozvolite da se čita sa liste pa tek onda traži po skladištu.
6. Prebrojena stanja, i to naravno samo ona koja se razlikuju od kolone Količina po knjigovodstvu, unesite u kolonu Količina po popisu. Izmjena kolona je jednostavna. Dovoljno je da se pozicionirate na vrijednost koju želite izmjeniti i kliknete na to polje dva puta mišem ili pritisnete tipku Enter. Nakon toga samo upišete željenu vrijednost i pritisnete tipku Enter. Pritiskom na Enter popuniti će se polje inventurni višak/manjak (količina i vrijednost viška/manjka). Da bi ubrzali rad preporučamo da, dok radite izmjene kolona, isključite ikonu automatskog sumiranja. Na taj način sumiranje se neće izvršavati što će rezultirati velikim povećanjem brzine rada. Vodite računa da ukoliko želite provjeriti financijska stanja, a da ne odobravate inventuru, morate ponovo uključiti ovu ikonu ili kliknuti na ikonicu za jednokratno sumiranje dokumenta.
7. Preko tipke Unos unesite artikle koji su se pojavili kao višak, a ne nalaze se na listi popisa (Obično su to artikli koji su stvarni višak na skladištu. Pošto je njihovo stanje po knjigovodstvu 0 ne pojavljuju se na tabeli stavki inventure.). Neka vas ne iznenadi što će se od vas tražiti da osim količine unesete i nabavnu vrijednost tog pronađenog artikla. Svaki unos robe na skladište (a inventurni višak je upravo to) mora imati definiranu nabavnu vrijednost.
8. Odobrite inventuru klikom na zelenu kvačicu. Samim postupkom odobravanja automatski će se kreirati Zapisnik o manjku kao i Zapisnik o višku robe na skladištu. Time je proces inventure okončan.
9. Preostalo je samo da ispišete sve ono što morate imati priloženo uz popisne liste. Dakle, klikom na izbornik Ispisi odaberite ispis Zapisnika o inventuri a nakon toga Zapisnika o inventurnom višku kao i Zapisnika o inventurnom manjku.
10. Ne zaboravite se vratiti na korak 2. onoliko puta koliko imate skladišta. Skoro neminovno je da, nakon dan ili dva, shvatite da ste negdje pogriješili i da pogreške treba ispraviti. O tome i još mnogo drugih, sličnih situacija, u daljnjem tekstu.
 

INVENTURA U VEĆIM SISTEMIMA

U ovom odjeljku 4D Wand Info-a o inventuri, posebnu pažnju posvećujemo velikim sistemima. Ono što vrijedi za njih, uvelike može pomoći i manjim sistemima sa jednostavnijom sistematizacijom i poslovnom organizacijom.

KAKO ORGANIZIRATI INVENTURU U VELIKOM SKLADIŠTU S VIŠE POPISNIH KOMISIJA (VIŠE LOKACIJA)?

Prostorno velika skladišta ili skladišta na više fizičkih lokacija, a koja se u 4D Wandu vode kao jedinstveno skladište, zahtjevaju poseban način inventure. Posebnost inventure kod njih očituje se u potrebi više popisnih komisija sa svojim posebnim listama (pomoćne inventure), koje se kasnije objedinjuju u jednu jedinstvenu inventurnu listu, zadržavajući mogućnost kontrole svake komisije liste posebno u svim fazama inventure.

POMOĆNE INVENTURE
Obavite pripremne radnje i za svako skladište (ili dio skladišta) formirajte komisiju za brojanje. Ispišite im prazne inventurne liste te ih uputite na ispravan način brojenja u skladištu. Dakle, ne da idu po listi i traže robu za brojanje, nego isključivo da hodaju po skladištu i sistematski, redom zapisuju u liste ono što su pronašli. To je jedini ispravan način i njime se postiže inventura sa najmanje pogrešaka. Za korisnike koji imaju bar code čitače, sam popis će biti uvelike pojednostavljen zbog toga što je dovoljno prenosnim čitačem očitati bar code i ukucati pronađenu količinu.

Pomoćne inventurne liste za svako skladište ili dio skladišta (ne odobravati!!!)
Po izvršenom brojanju za svako skladište kreirati dokument Inventura (Veleprodaja --> Skladište --> Inventurni popis --> Unos --> odabrati skladište, upisati napomenu i kliknuti ok).
!!!VAŽNO!!! - ovako kreirane liste su ustvari pomoćne inventure i ni u kom slučaju ne smiju se odobriti. Predlažemo da u napomeni svake takve inventure, naglasite da se radi o inventuri koja se nesmije odobriti. Nakon završetka cjelokupne inventure, one će i nadalje ostati neodobrene ili u slučaju potpuno gotove inventure (koja se više neće mijenjati) i svih onih repova koji se vuku iz nje (rješavanje viškova i manjkova kao i odgovornosti za iste), moguće je obrisati te postojeće a neodobrene inventure.

Ručni unos stavki za svako skladište
Nakon kreiranja dokumenta kliknuti na Stavke i ručno (tipka Unos) unijeti stavke koje su prebrojane tj. upisane na popisnu listu. Na formi koja će se pojaviti, potrebno je unijeti količinu po popisu, dakle onu koja je fizički izbrojana u skladištu. Postupak ponoviti za svako skladište (ili dio skladišta) posebno. Napominjemo da je moguć unos i preko prenosnog bar code čitača (Veleprodaja --> Skladište --> Inventurni popis --> Obrade --> Import inventure iz TXT datoteke).

GLAVNA INVENTURA

Kreiranje skupne (glavne) inventure
Kada ste stavkama napunili inventure za svako skladište (ili dio skladišta) ponaosob, potrebno je kreirati skupnu inventuru u kojoj će biti sve stavke iz svih skladišta (Veleprodaja --> Skladište --> Inventurni popis --> Unos --> odabrati osnovno skladište, unijeti napomenu i kliknuti OK). Predlažemo da u napomeni tako kreirane inventure naglasite da se radi o skupnoj (glavnoj) inventuri. Kako se popunjava stavkama ta skupna inventura, pojašnjavamo u narednom odlomku.

Kopiranje stavki u jednu popisnu listu
Cilj ove operacije tj. kopiranja je dobiti jednu, jedinstvenu listu stavki za cijelo skladište, a ostvariti ćemo ga kopiranjem stavki iz pomoćnih inventurnih popisa u glavni inventurni popis.
Nakon odabira prve kontrolne inventure i ulaska u stavke, kliknuti na ikonu Označi sve (žuta ikona sa tri strelice) i iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Kopiranje označenih stavki. Klikom na izbornik automatski će nam se otvoriti lista Inventura (INV) na kojoj ćemo se pozicionirati na glavnu inventuru i tipkom Izbor aktivirati kopiranje stavki.
Ovu operaciju je potrebno napraviti na svim inventurama za koje smo odredili da će biti pomoćne, tj. iz svih treba kopirati stavke u glavnu. Kontrolni mehanizam može biti povremeni odlazak u glavnu inventuru i provjera broja stavki u njoj (broj stavki mora odgovarati zbroju kopiranih stavki).

Spajanje stavki s istom robom (Stavke)
Kopiravši stavke iz pomoćnih inventura, napunili smo glavnu sa svim stavkama. Među njima se sigurno nalazi i određeni broj istih stavki. Kako bi smo povećali preglednost inventure kao i njenu funkcionalnost, te iste stavke potrebno je spojiti.
Proces spajanja pozivamo iz stavki glavne inventure klikom na padajući izbornik Stavke i pozivajući Spajanje stavki s istom robom. Pojaviti će se poruka s upozorenjem slijedećeg sadržaja: Program će spojiti stavke s istovjetnom robom. U slučaju različitih cijena, program preuzima cijenu s prve pronađene stavke. Da li ste sigurni da želite nastaviti obradu?.
Potvrdnim odgovorom (klikom na tipku Da) program će izvršiti spajanje stavki s istovjetnom robom. Pojaviti će se izvješće slijedećeg sadržaja (primjer): Spajanje stavki je završeno. Ukupno je spojeno: 31 stavka. Da bi osvježili tabelu, potrebno je izaći iz stavki dokumenta. Pritisnite OK za povratak u tabelu.
Posljedica ovog spajanja je inventurna lista kreirana kao da fizički postoji samo jedno skladište.

Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu (obrade)
U ovako kreiranoj listi očita je nelogičnost da je kolona Zaliha različita od kolone Količina po knjigovodstvu. Kako bi dobili kolonu Količina po knjigovodstvu istovjetnu koloni Zaliha potrebno je u stavkama inventure, iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Kopiranje stvarnog stanja u količinu po knjigovodstvu.

Priprema popisa za sve artikle (obrade)
U ovom trenutku imamo čistu situaciju sa svom robom koja je izbrojana na skladištima. Trenutak je da se zapitate, da li ste nešto preskočili u brojanju, kao i što je s robom koja je stvarni manjak, nema je na skladištu, znači nije se ni mogla prebrojati a time uopće ne postoji kao artikal u inventurnom popisu. Da bi dodali te artikle na inventurni popis, potrebno je iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Priprema popisa za sve artikle.

!!!PAŽNJA!!! Svakako prije pozivanja procesa zabilježite negdje sa strane redni broj posljednje stavke u inventurnom popisu. Naime, ovaj proces će na kraju inventurnog popisa dodati sve one artikle koje nisu do sada uneseni. Tu se podrazumjevaju svi oni artikli koji su preskočeni kod prethodnog unosa/brojanja kao i oni koji su manjak, a program je pretražujući dokumente, izračunao da ih morate imati na zalihi tj. u koloni Količina po knjigovodstvu. Zašto je ovo bitno? Kada budete vršili kontrolu inventure, ovi artikli se neće naći u onim pomoćnim inventurama. To će vam biti vodilja da popisivače upozorite što točno da provjere. Još jednom - ponavljamo. Zabilježite broj kako bi ste jasno mogli odjeliti ono što su popisivači popisali od onog što program traži kao postojeću zalihu.

Razduženje/Zaduženje skladišta
Velike tvrtke sa velikim brojem artikala, kao čest problem inventura, ističu zamjenu robe sličnih ili istih karakteristika. Ovo je trenutak u procesu inventure gdje bi se, dokumentima Razduženje skladišta i Zaduženje skladišta, mogla djelimično uskladiti inventura. Sam proces je jednostavan ako ste se prethodno kvalitetno pripremili i kreirali popis sličnih roba koje su zamjenjenje.
U padajućem izborniku Promet odaberite Razduženje skladišta. Kliknite na tipku Unos i kreirajte dokument naslovljen na vašu tvrtku. Zatim unesete stavke sa pripadajućim elementima (količina i cijena) i na kraju odobrite dokument. Time ste zapravo skinuli sa zalihe određeni dio viškova.
***Kod unosa stavki, nema potrebe da smanjujete cijene na nabavne. Dovoljno je nakon unosa označiti stavke i (iz padajućeg izbornika Obrade) pozvati proces Resetiranje marže i rabata označenih stavki. Tim procesom će se sve stavke vašeg dokumenta umjesto prodajnih cijena promjeniti na nabavne cijene.
Proces zamjene je moguće napraviti istovremeno na jednom dokumentu Razduženje skladišta i u tom slučaju stavke koje skidate kucate normalno a stavke koje dodajete kucate u minus. Ako se radi o artiklima sa istom cijenom, saldo tako kreiranog dokumenta će biti o.
Ako samo želite dodati stavke na skladište potrebno je otići u padajući izbornik Promet i odabrati Zaduženje skladišta. Kliknete na Unos i kreirajte dokument naslovljen na vašu tvrtku. U stavke dokumenta dodajte artikle koji su zamjenjeni sa svojim pripadajućim elementima (količina i cijena). Odobravanjem dokumenta ste zapravo zadužili skladište za nove /stare artikle i time praktično pokrili dio manjka.

Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu (obrade)
Naravno da ste, svim gore navedenim postupcima opet poremetili kolonu Količina po knjigovodstvu. Kako bi je opet izjednačili sa stvarnim stanjem, ponovo pozovite proces iz padajućeg izbornika Obrade, Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu.

Odobravanje
Prethodnim su se stekli svi uvjeti za odobravanje inventure i kreiranje zapisnika o inventurnom višku i inventurnom manjku. Nakon svih koraka i provedene inventure, u trenutku odobravanja i uzdaha olakšanja što je sve dobro prošlo, ili za dan - dva, iskrsnuti će potreba za ispravkom inventure, jer se netko nečega sjetio, netko je još nešto pronašao i sl. U narednom tekstu odgovoriti ćemo na čitav niz takvih pitanja i situacija.

ROBA NA KOMISIJI I INVENTURA

Kao i o vlastitoj robi, potrebno je povesti računa i o robi koju ste izdali na komisiju, a naravno i o robi koju ste primili na komisiju. U prvom slučaju, zatražite od komitenta kojem ste dali robu na komisiju, da istu popiše kako bi ste mogli napraviti inventuru robe izdane na komisiju. Isto napravite i za tuđu robu koju ste primili na komisiju. Napravite odjavu pa onda Inventuru robe primljene na komisiju. I u jednom kao i u drugom slučaju vrijednosti robe uskladite sa komitentom (dobavljačem) kako bi ste i vi i oni imali ispravno stanje.
O prebacivanju robe primljene ili izdane na komisiju u narednu godinu, podrobnije ćemo opisati kada budemo pisali općenito o prebacivanju materijalnih stanja u narednu godinu.

Inventura robe izdane na komisiju
Inventura robe izdane na komisiju u potpunosti prati slijed uobičajene inventure. Razlika je jedino u tome što se inventura robe izdane na komisiju radi za svakog partnera (kojem ste izdali robu na komisiju) posebno. Postupak je slijedeći:
Iz padajućeg izbornika Komisija pozovite izbornu traku Inventura robe izdane na komisiju. Na tabeli kliknite na tipku Unos i pojaviti će se forma u kojoj ćete odabrati komitenta kojem ste izdali robu na komisiju. Nakon kreiranja zaglavlja dokumenta isti ćete napuniti pozivanjem Obrade --> Priprema popisa za sve artikle. Proces će protrčati kroz izdatnice na komisiju (KOI) kao i kroz povrate robe sa komisije (KOU) i popuniti stavke inventure sa knjigovodstvenim stanjima kao i stanjima po popisu.
Ukoliko ste od komitenta dobili povratnu informaciju sa količinama za koje on smatra da se nalaze kod njega, iste unesite u stavke inventure, naravno u kolonu Količina po popisu. Na osnovu tako unesenih podataka (kreiranje viškova i manjkova), i odobravanjem inventure, moguće je automatski iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Kreiranje otpremnice za stavke manjka i Kreiranje izdatnice na komisiju za stavke viška. Završetkom inventure imati ćete čistu situaciju sa tim komitentom tj. znati realnu vrijednost robe kod njega. Još jednom napominjemo da cijeli proces morate napraviti za sve one komitente kojima ste dali robu na komisiju.

Inventura robe primljene na komisiju
Inventuru robe primljene na komisiju radite iz potrebe za čistim stanjem, kao i zbog usklade sa dobavljačem koji vam je izdao robu na komisiju. Svakako, prije same Inventure robe primljene na komisiju, napravite odjavu komisije.
Proces kreiranja inventure (unos zaglavlja i punjenje stavki) je istovjetan prethodno opisanom, osim što u ovom slučaju punjenje inventure protrči kroz Primke tuđe robe primljene na komisiju (PRK) i Povrate robe primljene na komisiju (STK). Tako kreirane stavke imaju količine po knjigovodstvu i količine po popisu. Pronađene razlike potrebno je unijeti u kolonu Količina po popisu. Nakon odobravanja možete ispisati zapisnik o pronađenom višku kao i o pronađenom manjku.

Razdvajanje vlastite i komisijske robe
Problem u velikim sistemima prilikom brojanja predstavlja i razdvajanje komisijske i vlastite robe kod istih artikala. Na istoj polici nemoguće je razlučiti koji je komad vlastiti a koji komisijski. Iz tog razloga se broje zajedno, a kreiranjem kontrolne inventure i pozivanjem procesa Kreiranje dokumenata komisijskih inventura na osnovu kontrolne inventure, može se odjeliti vlastita roba od komisijske. Proces je automatiziran i nakon puštanja kolona Količina po popisu se umanjuje za komisijske količine tj. ostaje samo vlastita roba koja u idealnom slučaju odgovara koloni Količina po knjigovodstvu. Ovo posebno naglašavamo za sve one koji u procesu inventure koriste bar code scanere.

REVERSI

Na reversima se nalazi vaša roba koju ste posudili nekome od komitenata. Zakonska je obaveza vraćanje posuđene robe u poreznom obračunskom razdoblju. Ukoliko roba nije vraćena prije inventure, istu svakako morate vratiti a prema potrebi, izdati je ponovo u narednoj godini. Bitno je naglasiti da se radi o vašoj robi, i da se kao takva, neizostavno mora naći u inventurnom popisu. Iz iskustva znamo da se na ovo zaboravi, a što uzrokuje fiktivno povećanje manjka.

INVENTURA OSNOVNIH SREDSTAVA

S obzirom da osnovna sredstva, kao i sitan inventar, nisu roba koja se smješta na neko od skladišta, pa samim time nije ni predmet inventure, ipak ćemo se kratko osvrnuti na samu inventuru osnovnih sredstava.
Nakon ulaska u modul Osnovna sredstva potrebno je kliknuti na padajući izbornik Dokumenti i odabrati Dokumenti osnovnih sredstava. Na tabeli dokumenata kliknuti na Unos i iz ponuđene forme odabrati tip dokumenta - Inventura osnovnih sredstava. Nakon kreiranja zaglavlja dokumenta, iz padajućeg izbornika Obrade, pozvati Automatsko punjenje dokumenta. Time je dokument napunjen stavkama osnovnih sredstava. Vrijeme je da ispišete popisnu listu i prebrojite osnovna sredstva. Nakon toga, potrebno je na stavkama koje se razlikuju od stanja kliknuti na Izmjena i upisati Količinu po inventuri tj. količine koje su pronađene brojanjem. Nakon završetka možete iz padajućeg izbornika Ispisi --> Inventurni dokumenti ispisati Manjak ili Višak po inventurnom dokumentu.
Izvještaji koji dobijte su informativnog karaktera tako da je (pod uvjetom da želite dovesti do kraja inventuru osnovnih sredstava) potrebno kreirati dokumente razduženja osnovnih sredstava za stavke manjka, kao i dokumente zaduženja za stavke viška.

POSEBNO VAŽNA NAPOMENA !!!

Upozoravamo cijenjene korisnike 4D Wanda, da ukoliko žele imati ispravnu, točnu i pravovaljanu inventuru kao i ispravan, točan i pravovaljan prelazak u novu poslovnu godinu, svakako na svom računalu moraju imati instaliranu zadnju inačicu 4D Wanda. Razlog tome leži isključivo u činjenici da jedino u tom slučaju možemo pravovremeno i brzo reagirati na svaki uočeni i prijavljeni problem. Naglašavamo da rad u 4D Wandu, na posljednjoj inačici dovodi do toga da uvijek imate dostupne sve ispravke.
Ujedno naglašavamo: Prije pokretanja procesa inventure, svakako napravite backup. Na taj način vas uvijek možemo vratiti u trenutak prije same inventure, čime vam štedimo vrijeme u slučaju da nešto ne prođe kako treba.
Svakako nastojte zadržati orginalnu inventuru (prvi put napunjenu stavkama po popisu) prije pokretanja bilo kojih od navedenih procesa, koristeći proces kopiranja inventure (ili stavki inventure). Nije bitno koliko imate iskopiranih inventura. Bitna je samo ona koja se odobrava. Sve ostale neodobrene, naravno ako je sve ok, uvijek možete izbrisati.

OTKLANJANJE GREŠAKA

Prethodni tekst o inventuri, završili smo sa specifičnim inventurnim postupcima uključujući u to robu na komisiji kao i reverse. Vodeći se prethodnim iskustvom korisnika, možemo sa sigurnošću tvrditi: "Koliko god pažljivi bili kod izvršavanja inventurnog popisa skoro neminovno je da, nakon dan ili dva, shvatite da ste negdje pogriješili i da pogreške treba ispraviti...".
Kao i svaki dinamični proces u kojem sudjeluje mnogo činitelja, možemo slobodno reći, svaka inventura sadrži i određeni broj pogrešaka. Naravno da je u pitanju ljudski čimbenik koji nastoji pomiriti ponekad nepomirljivo, želju da se inventura napravi što prije i želju da inventura bude točna. U ovom Infou ukazujemo vam na moguće pogreške, načine njihova ispravljanja, a povremeno dijelimo i savjete. Sa ovim trećim dijelom završili bi smo serijal o inventurama. Preostaje nam samo jedan od najvažnijih događaja u poslovnoj godini a to je otvaranje nove poslovne godine, te prebacivanje materijalnih i financijskih stanja u nju. Kao što i pretpostavljate, to će biti udarna tema narednog 4D Wand Info-a sa mnogo mrtvačkih glava i eksploziva (čitaj - upozorenja).

ČESTA PITANJA I ŠTO AKO...

Kako organizirati poslovanje za vrijeme trajanja inventure?
Za vrijeme trajanja inventure u 4D Wandu moguće je izdavanje svih nerobnih dokumenata, ali i robnih (pod uvjetom da ih ne odobravate), što omogućava relativno normalno poslovanje. Dakle, moguć je rad za samog trajanja inventure ali strogo vodeći računa o tome što i kada izlazi vani tj. ulazi na skladište. Na taj način možete naknadno iskonstruirati redoslijed odobravanje dokumenata kako bi dobili ispravna stanja u skladištu. Moguć je rad i s odobrenim dokumentima uz izuzetnu pažnju da tu, ili te promjene morate napraviti i na samoj inventurnoj listi.
Na konkretnom primjeru to izgleda ovako. Partneru morate izdati račun za otpremljenu robu, što znači da morate odobriti otpremnicu kako bi ste isti kreirali iz nje.
Nakon kreiranja otpremnice i njenog odobravanja, a potom izdavanja računa, idete u otvorenu inventuru kako bi u njoj ažurirali sve stavke koje se nalaze na toj otpremnici. Primjetiti ćete da su različite vrijednosti u koloni Zaliha i u koloni Količina po knjigovodstvu. U ovom trenutku bitno je da one budu iste, jer izdavanjem robe za vrijeme trajanja inventure vi ste zapravo promjenili stanje skladišta tj. kolonu Količinu po knjigovodstvu.
Ispravna inventura prije odobravanja mora imati istovjetne obje kolone, a smije se razlikovati samo kolona količina po popisu. U ovom našem slučaju se pozicioniramo u koloni Količina po knjigovodstvu datog artikla i umanjimo količinu za onoliko koliko je dotičnog artikla išlo vani. Naravno, da ako smo već ažurirali Količinu po popisu, i nju treba umanjiti. U idealnom slučaju (kada nema viškova i manjkova) sve tri kolone bi trebale imati istovjetne vrijednosti.
Na samom početku, kod odabira skladišta u zaglavlju inventure, pojavila se poruka: Tip odabranog skladišta ne odgovara tipu dokumenta. Što da radimo?
Sigurno je da pokušavate odabrati maloprodajno skladište, a nalazite se u veleprodajnom modulu ili obratno. Izađite na glavni izbornik i odaberite ispravan modul.
Što s artiklom kojeg nema na inventurnoj listi, a pronašli smo ga kod brojanja?
Na dnu tabele stavki Inventure imate tri standardne tipke za Unos, Izmjenu i Brisanje. Kliknite na Unos, odaberite artikl i unesite količinu pronađenog artikla kao i njegovu cijenu. Ako ne unesete nabavnu cijenu moći ćete odobriti inventuru, ali neće biti moguće odobriti Zapisnik o inventurnom višku. Tek kada definirate cijenu tog artikla, isti će biti moguće odobriti.
Što s artiklom kojeg opće nemamo u tabeli artikala, a našli smo ga kod brojanja?
Kliknite na tipku Unos na inventurnoj listi i kada se nađete na tabeli artikala unesite artikal sa svim pripadajućim elementima. Kliknite na tipku Izbor i taj artikal će se pojaviti u inventurnoj listi. Upišite vrijednost artikla, pronađenu količinu i kliknite na Ok. Kod odobravanja inventure program će vas izvjestiti da se kreirao NEODOBRENI zapisnik o višku kojeg TREBA odobriti zbog toga što artikal nema nabavne cijene. Potrebno je otići do Zapisnika o višku (može i preko stabla dokumenta), ući u njegove stavke, stavki kojoj nedostaje nabavna vrijednost istu dodjeliti, te nakon toga zapisnik odobriti.
Pojavile su mi se iste stavke na inventurnoj listi. Što s njima?
Na stavkama inventure, u padajućem izborniku Stavke pozovite proces Spajanje stavki sa istim artiklom. Nakon završetka procesa, pojaviti će se poruka koja će vas izvjestiti da će program spojiti istovjetne stavke preuzevši cijenu s prve te koliko je stavki spojeno. Nakon toga postojati će samo po jedna stavka svake robe na inventurnoj listi.
Da li se može isprazniti kolona Količina po popisu kako bi je ponovno unjeli?
Moguće je isprazniti kolonu količina po popisu i to na način da se označe stavke koje želimo isprazniti, te iz padajućeg izbornika Obrade, pozove proces Upisivanje količine 0 u količinu po popisu. Pod pretpostavkom da smo označili sve stavke, proces će isprazniti sve stavke.
Imamo veliko skladište, broji nekoliko ljudi i svi mogu naići na isti artikl. Kako to riješiti?
Svako može unijeti po jedan dokument inventure (u opis upišite ime osobe koja broji). Kada su svi završili, napravite novu praznu inventuru. U nju kopirajte stavke sa pojedinačnih inventura (Označi sve-Obrada-Kopiranje označenih stavki). Na kraju pozovite proces iz prethodnog pitanja (spajanje stavki). Pojedinačne inventure NE ODOBRAVATE, one su tu samo radi provjere brojanja. Ovaj proces je detaljnije opisan u prethodnim odjeljcima.
Imam u velikom broju artikala nekoliko koji nemaju Količinu po knjigovodstvu istovjetnu koloni Zaliha. Postoji li lakši način da prepišem vrijednosti, a da ih ne tražimo pojedinačno?
Navedeni slučaj predstavlja primjer relevantan za sve one koji usprkos inventuri rade. Iz padajućeg izbornika Obrade sa tabele stavki inventure pozovite proces Kopiranje stvarnog stanja u količinu po knjigovodstvu koji će izjednačiti vrijednosti, te na taj način omogućiti odobravanje inventure. Pretpostavka za puštanje navedenog procesa su i umanjenja na strani kolone Količina po popisu kao se ne bi doveli u situaciju da se od nekuda stvorio veliki višak robe. Ponavljamo: ono što je prodano nakon pozivanja procesa punjenja inventure stavkama, svakako treba ažurirati u koloni Količina po popisu.
Kod odobravanja inventure pojavila se poruka: "Nije moguće odobriti stavku redni broj XX Artikal : Roba XX jer je stanje skladišta naknadno mijenjano" - Što da radimo?
Pronađite stavku na inventurnoj listi, pozicionirajte se na žuto polje Količina po knjigovodstvu i izmjenite ga na ispravnu vrijednost tj. kako smo već napisali - mora biti istovjetno koloni Zaliha
Nismo odobrili inventuru a zbog kontrole željeli bi ispisati zapisnik o o inventurnom manjku/višku. Da li je to moguće?
Da moguće je. Dovoljno je iz padajućeg izbornika Ispisi pozvati ispis Zapisnika o inventurnom manjku ili višku. Isti će vam biti dostupni da ih pregledavate ili ispisujete bez obzira što u datom trenutku još ne postoje kao dokumenti. Ako imate više neodobrenih inventura, nemojte da vas zbune brojevi tako ispisanih zapisnika. Broj zapisnika biti će istovjetan broju inventure dok će se kod odobravanja inventure taj broj promjeniti u prvi slobodni redni broj zapisnika o inventurnom višku/manjku.
Imamo bar kod čitač i željeli bi ga koristiti u procesu inventure. Da li je to moguće?
Da moguće je. Bar kod (ovisno o tipu) možete koristiti na nekoliko načina. Ako se radi o stacioniranom uređaju možete ga koristiti za unos sitnih stavki u inventuru. Kliknete na Unos (u stavkama inventure), bar kod čitačem pronađete artikal (većina bar-code uređaja šalje Enter na kraju očitanog koda). Preostaje samo da ukucate količinu. Nakon toga se automatski otvara izborna tabela artikala i proces možete ponoviti.
U slučaju da imate prijenosni uređaj postupak je logičan i jednostavan. Prelaskom bar cod čitača preko bar coda i unosom količine, kreirate datoteku koju kasnije, koristeći padajući izbornik Stavke iz tabele stavki inventure i pozivom izborne linije - Preuzmi stavke iz tekstualne datoteke, importirate u inventuru. Importom će se dodati stavka ili popuniti kolona Količina po popisu ako je inventura napunjena nekim od procesa punjenja stavki inventure. U uputama 4D Wanda u sekciji "Data portovi" je detaljno opisan način rada sa prijenosnim uređajima.
Da li u procesu inventure postoji način da manjkove dijelom pokrijem zakonski dopuštenim kalom?
Naravno da se i o tome vodilo računa. Pozivanjem iz padajućeg izbornika Obrade -->Kreiranje Kalo dokumenta na osnovu manjkova, poziva se proces koji na osnovu unaprijed definiranih postotaka izračuna dozvoljeni kalo prema ostvarenom prometu artikala za koje je ustanovljen manjak, i isti unese u kreirani dokument Zapisnik o rasturu, kalu i lomu (KAL). Postotak dozvoljenog kala se unosi na planskom cjeniku (Kalkulacije cijena za robu) u koloni kalo ili izmjenom podataka dotičnog artikla u polju Kalo. Pošto se većinom radi o istovjetnim postocima, predlažemo da koristite u planskom cjeniku padajući izbornik Akcije --> Upis konstanti --> Upisivanje postotka dozvoljenog kala. Pošto se akcija provodi nad označenim artiklima, sam proces je jednostavan i učinkovit. Napominjemo da se navedeni proces pušta nad neodobrenom inventurom i da kreirani zapisnik o kalu treba odobriti prije odobravanja inventure. Stavke inventure će puštanjem procesa nepovratno biti količinski i vrijednosno umanjene za izračunati kalo i biti će kreirane nove stavke dokumenta Kala za izračunati postotak, kao da je pripadajuća količina i vrijednost preseljena iz inventurnog manjka u dokument Kala. Ujedno naglašavamo da brisanjem tako kreiranog zapisnika o kalu, stavke inventure neće biti vraćene na stanje prije kreiranja kala. Stoga predlažemo oprez kod odlučivanja kada, i da li kreirati zapisnik o kalu na osnovu inventure. Pažljivo pročitajte sve poruke koje se u procesu pojavljuju. ***Jednostavan način čuvanja izvorne inventure je kopiranje iste u novu, pa na toj novoj puštanje obrada ili procesa.
Potpuno smo sigurni da nam stanje Količina po popisu istovjetno koloni Kolčina po knjigovodstvu. Iz organizacijskih razloga (načina punjenja inventure) kolona Količina po popisu je prazna. Da li uistinu moram unositi svaku stavku kolone posebno?
Ne treba jer bi to bio veliki gubitak vremena. U stavkama inventure, u padajućem izborniku Obrade postoji izborna linija koja poziva proces prepisivanja kolone Zaliha u kolonu Količina po popisu. Njenim pozivanjem kolona će se popuniti i omogućiti odobravanje inventure. Ako je potrebno u istom padajućem izborniku postoji i proces koji će sve stavke kolone Količina po popisu svesti na nulu.
Zašto nam se finacijska vrijednost robe (zaliha) na inventuri ne slaže sa vrijednošću koje dobijemo ispisom stanja skladišta? Razlika nije velika ali je ipak razlika. U stvari, koja je vrijednost ispravna?
Radi se o matematici tj. o zaokruživanju. Naime, stanje skladišta pokazuje trenutnu vrijednost zalihe, dok inventura prikazuje količinu pomnoženu sa jediničnom cijenom. Razlog tomu je što se eventualni manjak i višak računa kao cijena * manjak ili višak. Npr. na skladištu imate tri sladoleda koja zajedno vrijede 10,00 kn i ta će se vrijednost prikazati na stanju skladišta. Na inventuri će se pokazati da imate 3 sladoleda po 3,33 kn što izračunato daje 9,99 kn. Zbog toga je realno, pravo stanje zalihe, uvijek ono dobiveno ispisom stanja skladišta, a ne ono što se ispiše na inventuri. Napominjemo da 4D Wand vodi računa o tome pa se ta 3 sladoleda (ako se radi o manjku) skidaju Zapisnikom o manjku kao 3 sladoleda za ukupno 10,00 kn.

GENERALNO NA KRAJU...

Dosadašnje iskustvo nas uči da su niz pitanja neminovnost koja će nas dočekati prilikom vaših inventura. Stoga vas molimo da pažljivo pročitate sve što smo vam napisali o inventurama, i s tim upoznate sve osobe koji će imati bilo kakvog doticaja s njom. Utvrdite točno što je vaš problem i nakon točnog uočavanja problema slobodno nas nazovite. Vrlo rado ćemo vam pomoći.
Apeliramo na vas da izbjegavate pitanja općenitog tipa (kako da napravim inventuru?) jer smisao i uloga ovih naših 4D Wand Info-a je da vas podsjeti i uputi na ispravan, brz, učinkovit način provođenja i unosa inventure.
Nastojte biti kolegijalni jer je godišnja inventura obaveza koju čitav niz subjekata želi provesti u približno isto vrijeme. Ta činjenica naše ljudske kapacitete (kao i našu telefonsku centralu) opterećuje do krajnjih granica. Naše neprestano nastojanje da održimo nivo kvalitete usluge, kao i naša želja da vam svakako pomognemo, ni u ovoj situaciji ne smije doći u pitanje.