ISPIS NALJEPNICA (KAKO NA JEDNOSTAVAN I LAK NAČIN ISPISATI NALJEPNICE ZA OMOTNICE I TIME OLAKŠATI SLANJE BLAGDANSKIH ČESTITKI)

Opetovano, iz godine u godinu, pitanje koje po učestalosti nadmašuje sve rekorde: "Mi bi ispisivali naljepnice za čestitke a ne znamo kako?". Ništa čudno s obzirom da je vrijeme čestitanja jednom na godinu, a nije se lako sjetiti što se jučer dešavalo, a kamo li prošle godine u ovo vrijeme. Kako bi preduhitrili lavinu pitanja detaljno ćemo pojasniti proces ispisa naljepnica, zajedno sa neophodnim setiranjem naljepnica.

Prvi preduvjet je da kupite naljepnice (ponekad ih zovemo i labele) ili izvučete prošlogodišnju zalihu. Preporučamo da kupujete naljepnice na A4 formatu i to one sa marginama na sve strane (time se olakšava setiranje). Ako se prvi put susrećete s ispisom naljepnica, ili želite provjeriti da li je netko u međuvremenu čačkao po postavkama naljepnica, potrebno je na glavnom izborniku 4D Wanda kliknuti na tipku Parametri programa i odabrati Setiranje naljepnica.
***Ako vam se nakon klika na Parametre programa ne pojavi ikona Setiranje naljepnica (kao na slici), tada nemate pravo pristupa Parametrima programa već samo parametrima korisnika. Potražite odgovornu osobu u tvrtki koja ima ovlasti definiranja prava pristupa kako bi vam omogućila ulazak u Parametre programa.

Klikom na Setiranje naljepnica otvara se forma sa popisom dostupnih naljepnica tj. labela. (Ponekad, na novim instalacijama, moguće je da popis naljepnica bude prazan. Da bi se isti kreirao potrebno je otići u modul adresar i pozvati ispis naljepnica. Kada se pojavi forma za ispis, prekinuti operaciju i vratiti se na setiranje naljepnica gdje će vas čekati popis naljepnica). U ovom trenutku bitno se zapitati da li čestitke nasloviti na neku osobu ili slati samo na adresu tvrtke. Ako se odlučite za varijantu ispisa naljepnice sa osobom, kliknuti na labelu Labela partnera s osobom, i nakon toga kliknuti na tipku Izmjena (u slučaju da se odlučite za ispis bez osobe kliknuti na Labela partnera sa adresom i nakon toga na tipku Izmjena). Na formi koja će se pojaviti potrebno je unijeti/promijeniti vrijednosti u skladu s naljepnicama koje ste nabavili. Obratite pažnju na to da se vrijednosti upisuju u 1/10 milimetara tako da u slučaju širine naljepnice od 6 cm treba upisati 600. Dakle, kada upišete vrijednosti kao što su širina (1.) i visina (2.) naljepnice potrebno je unijeti i podatke o udaljenosti od margina (2.), (3.) kao i razmak među stupcima (naravno, ako ih naljepnice imaju) (3.). U specijalnim slučajevima tj. ako nemate standardne dimenzije papira, u za to predviđena polja potrebno je unijeti dimenzije papira i to u milimetrima, a ako je kojim slučajem papir landscape orjentacije, kliknuti kvačicu na to polje.
Nakon ove operacije, sve je nadalje lako, iako, morate priznati, ni ovo nije bilo pretjerano teško. Dakle, sa glavnog izbornika 4D Wand-a pokrenite modul

Adresar i odaberite tabelu partnera. Strelicama za označavanje, označite partnere kojima želite poslati čestitke. Pozovite padajući izbornik Ispisi i odaberite Naljepnice... Pojaviti će se forma u kojoj je potrebno prvo odabrati tip naljepnice koju ispisujemo (u našem slučaju Labela partnera s adresom). Desno od tog polja je polje u koje upisujemo broj naljepnica koje želimo preskočiti. Koristimo samo u slučajevima kada je list sa naljepnicama već korišten pa je potrošen određen broj naljepnica. Upravo taj broj potrošenih upisujemo u navedeno polje. Ostala polja na formi u ovom slučaju nam nisu interesantna. Nakon klika na OK pojaviti će se naljepnice s nazivima i adresama komitenata. Savjetujemo da prvo listu ispišete na običnom bijelom papiru, preklopite sa listom naljepnica, okrenete prema svjetlu i provjerite da li ste ispravno odredili margine. Ako vidite da Vam neki redovi iskaču iz zadanih dimenzija, vratite se na setiranje naljepnica i promijenite vrijednosti za onoliko koliko vam se čini (ili ste izmjerili) da su vam se pomjerile naljepnice. U nekoliko pokušaja i pogrešaka sigurno ćete uspjeti posetirati naljepnice baš onako kako ste i htjeli. Ako iz nekog razloga ne uspijete, ili naiđete na poteškoće, vrlo rado ćemo vam pomoći savjetom.
Kada smo se već dotakli teme naljepnica da vam damo i nekoliko savjeta i jedan konkretan primjer kako učinkovito filtrirati partnere kojima želimo ispisati naljepnice.

- Grupiranje partnera
Naime, ukoliko često imate potrebu za ispisom naljepnica sa adresama i to samo određenoj grupi korisnika, nastojte te korisnike grupirati u određene grupe partnera (pod pretpostavkom da već nemate partnere razvrstane u neke grupe). Ako ste u situaciji da možete koristiti grupe partnera tada ih je potrebno prvo razvrstati u određene grupe. Recimo grupa dobavljači iz tuzemstva, dobavljači iz inozemstva itd. sve ovisno o vašoj organizaciji ili želji. Na dnu ovog 4D Wand Info-a detaljno je pojašnjen upis i brisanje grupa na označenim komitentima tako da je proces određivanja grupa uistinu lagan i učinkovit. Ako smo partnerima odredili grupe tada nestaje potreba pojedinačnog označavanja partnera u adresaru već je dovoljno na formi ispisa naljepnica odabrati određenu grupu i ispisati će se naljepnice samo onim partnerima koji se nalaze u toj grupi.

- Ispis po državama, regijama (županijama), gradovima
Izuzetno korisno ako naljepnice želite ispisati samo za područje npr. Splitsko dalmatinske županije. Dovoljno je iz adresara pozvati Ispisi --> Naljepnice... Na ponuđenoj formi kliknete na polje Oblast i iz registra odaberete Splitsko - dalmatinsku županiju. Time ćete dobiti ispisane naljepnice za sve komitente iz navedene županije.

- F3 (pretraživanje)
Što u slučajevima kada ne možete koristiti grupe jer se koriste za druge statistike a vi želite određenoj grupi partnera ispisati naljepnice? U tim slučajevima se koristi svestrani F3 (pretraživanje) i to na slijedeći način. Prvo nam je cilj da svi oni kojima želimo ispisati naljepnicu u napomeni partnera imaju neku karakterističnu kraticu. Recimo da je to NLJŽ (dovoljno da sugerira da se radi o naljepnicama a da nije sastavni dio neke riječi zbog specifičnog niza slova). E sad, da ne bi smo išli od partnera do partnera pa mu upisivali ta tri slova u napomenu dovoljno je pronaći partnere, označiti ih jednostrukom žutom strelicom i iz padajućeg izbornika Akcije pozvati Popunjavanje napomene. U formu koja će se pojaviti upišite NLJŽ i pritisnite OK. Time smo svim označenim partnerima upisali u napomenu navedenu kraticu. Kada dođemo u situaciju da partnerima koji u napomeni imaju NLJŽ želimo ispisati naljepnice dovoljno je pozvati F3 i u ponuđenoj formi upisati NLJŽ te kliknuti (ovo je jako važno) na tipku Označi. Nakon nekoliko trenutaka svi partneri koji imaju u napomeni NLJŽ dobiti će oznaku pokraj svoga naziva. Nakon toga dovoljno je otići na Ispisi --> Naljepnice... odabrati koju naljepnicu želimo i pritisnuti ok. Inače na ovaj način možete slati skupne e-mailove, fax-ove i slično. Primjera radi i ovaj 4D Wand Info je svoj put pronašao do svojih čitatelja upravo na opisani način.

- Filtriranje samo kupaca (konkretan primjer)
Treći primjer polazi od stanovišta da želite poslati čestitke samo onim kupcima koji su u tekućoj godini kupovali od vas. U tom slučaju pokrenite modul Veleprodaja ili Maloprodaja i iz padajućeg izbornika Statistike odaberite posljednju liniju Rekapitulacija dokumenata. Na ponuđenoj formi odaberite Tip dokumenta: Knjiga IRA za dobra i usluge i u polju Sortiranje po: odaberite Nazivu komitenta. Sve ostalo ostavite kako je, osim što u polje (ovo je jako važno) Označi ispisane komitente stavite kvačicu. Kliknete na Ispis i sačekate da se izvještaj završi. Nakon što se pojavio na ekranu više nam ne treba pa kliknite na Povratak u Wand. Izađite iz modula u kojem ste bili i otvorite Adresar te otvorite tabelu partnera. Pojaviti će se poruka da ¸je označeno xxxx komitenata s pitanjem da li želite ukloniti oznake s njih. Svakako kliknite Ne. Time smo se ponovo našli u adresaru s označenim samo onim komitentima koji su kupovali kod nas u tekućoj godini. Dalje je postupak isti tj. Ispisi --> Naljepnice... i to je to, čestitke dobivaju samo kupci.

POSEBNA NAPOMENA !!! OPET O BACKUPU I SAMO O BACKUPU !!!

Poučeni povratnim informacijama s terena, opet je primjećen trend zaboravljanja i neposvećivanja pažnje backupu podataka. Opet se dešava da korisnici ne rade backup danima pa i mjesecima, uljuljani u lažnu sigurnost i uvjereni da se gubici podataka uvijek dešavaju nekome drugom. Na žalost, vrijednost izgubljenih podataka spoznaju tek kada ih izgube, tek onda kada moraju rekonstruirati poslovanje posljednji tjedan, što je izuzetno zamoran posao, sa nikad izvjesnim krajem, jer nikada niste sigurni da li ste se svega sjetili i to unijeli u 4D Wand.
Stoga još jednom apeliramo da backup radite svaki dan (ali baš svaki dan). Nema dana koji su manje vrijedni. Još jednom vas molimo da provjerite da li se backup uredno odvija, bez ikakvih prijava grešaka, i na sva odredišta koja su za to predviđena. Ako imate bilo kakvu nepravilnost, svakako nam se javite kako bi je uklonili.
Dugogodišnje iskustvo nam kazuje da ni jedan dokument nije vrijedan da ga se unosi dva puta. Stoga, što češće radite backup, mirnije spavate.

IZ PRETHODNIH INAČICA

UPIS I PRAŽNJENJE GRUPE PARTNERA

Dodana je mogućnost upisivanja Grupe partnera u označene komitente. Time je na jednostavan i lagan način omogućeno upisivanje grupe partnera u označene komitente, kao i promjena grupe partnerima koji su već imali dodjeljenu određenu grupu.
Ujedno je omogućeno i brisanje dodjeljenih grupa na partnerima i to na način da se prethodno označe oni partneri kojima želimo izbrisati dodjeljenu grupu, zatim pozove iz padajućeg izbornika Komitenti Upis grupe u označene komitente. Kada se pojavi registar grupa potrebno je pritisnuti tipku Esc na tastaturi. Pojaviti će se poruka s pitanjem "Da li želite označenim komitentima isprazniti polje za grupu?". Potvrdnim odgovorom, navedeno polje će se isprazniti i označeni partneri se neće nalaziti ni u jednoj grupi.