Ovaj 4D Wand Info, obevezno proslijedite svima koji imaju bilo koje dodirne točke sa inventurama, radom u skladištima, a naročito onima koji rade na POS !!! blagajnama.
Isti neka ga s razumjevanjem pročitaju !

OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE, PREBACIVANJE MATERIJALNIH I FINANCIJSKIH STANJA
UVODNE NAPOMENE

Prošli 4D Wand Info-i posvećeni inventuri, predstavljaju djelić aktivnosti kojim bi trebala završiti kalendarska poslovna godina, tako da bi u narednu godinu ušli čistih skladišnih stanja i sa što manje “repova”. Naravno da financijska poslovna godina i dalje traje do predaje završnog računa. Pod pretpostavkom da smo završili inventuru, istu odobrili i ne namjeravamo više raditi u 2004. godini, vrijeme je za Otvaranje nove poslovne godine kao i Prijenos robno – materijalnog stanja u narednu godinu, a na kraju i prijenos Financijskog.
Odmah na startu UPOZORENJE da, prilikom vršenja narednih operacija, SVE ostale radne stanice MORAJU biti van programskog rješenja 4D Wand. Važno je naglasiti da se Otvaranje nove poslovne godine radi SAMO JEDNOM , Prijenos materijalnog stanja SAMO JEDNOM, dok se Prijenos financijskog može vršiti PROIZVOLJAN BROJ PUTA . Važno je naglasiti da se NE SMIJE raditi u novoj godini, a da prethodno ista nije otvorena tj. da imate dokumente s brojevima iz stare godine, s datumima iz nove. Da pojasnimo, 01.01.2005. (prvi radni dan u narednoj godini) ne može prva otpremnica imati broj npr. 3456 već mora imati broj 1 (odnosno prvi dozvoljeni broj za to skladište).
Posebno naglašavamo da svim operacijama pristupite bez straha jer nema pogreške u otvaranju nove poslovne godine i u prijenosu početnih stanja koju nije moguće otkloniti. Naime, uvijek je moguće (uz vaš prethodni pismeni zahtjev) da vam obrišemo otvorenu godinu, kako bi ste mogli ponovo otvoriti istu i ponovo prenjeti početna stanja.
Ako nemate POS blagajne i ako vama vaša organizacijska struktura kao i sam sustav poslovanja to mogućava, otvaranje nove poslovne godine ne mora biti vezano za kalendarsku godinu, već naznačenu operaciju možete napraviti bilo kada. Primjera radi nema nikakve prepreke da radite u 2004. godini do 10.01.2005. i onda otvorite novu poslovnu godinu te prebacite materijalna i financijska stanja.

OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE

je jednostavna akcija kojom se u narednu godinu prebace svi registri (artikli, konta, tarife, jedinice mjere...) koji su definirani u prethodnim godinama. Kako smo svojevremeno pisali, jednostavnost ove operacije ne umanjuje njenu važnost. Ponovimo stoga ono najvažnije: onog trenutka kada otvorite novu poslovnu godinu, zapravo ste prebacili u nju i sve registre. Od tog trenutka svaka izmjena registara (ili dodavanje novog) u prethodnoj godini NEĆE se automatski preslikati u narednu. Stoga, ako definirate npr. novi artikal u 2004. godini nakon otvaranja 2005., pod istom šifrom i istim nazivom morate ga definirati i u novoj godini tj u 2005. Ovo svakako imajte na umu u trenutku kada primjetite da vam nešto nedostaje, a sigurni ste da ste to napravili.
Dugogodišnji korisnici 4D Wanda pamte vremena kada su i partneri bili u registrima. Od prije godinu dana tj. od inačice 4.0.00., oni su jedinstveni za sve godine poslije 2002. Dakle, od tada vrijedi pravilo da je sasvim svejedno u kojoj godini otvarate partnera ako je godina veća od 2002. godine.
Otvaranje nove poslovne godine se vrši na slijedeći način. Sa glavnog izbornika 4D Wanda klikom na ikonu Početna stanja pozovemo formu koja nam nudi tri ikone: Izbor obračunske godine, Nova obračunska godina i Prijenos početnog stanja. Kliknemo na Nova obračunska godina pojavi se upit koji vas pita “Da li ste sigurni da želite otvoriti novu obračunsku godinu 2005.” Nakon vašeg potvrdnog odgovora krenuti će Kreiranje nove obračunske godine i nakon završetka pojaviti će se poruka koja vas izvješćuje da je kreiranje uspješno završeno te da kliknete na OK za nastavak. Nakon tog klika ponovno se nalazite na prethodnoj formi gdje možete odmah nastaviti klikom na ikonu Izbor obračunske godine i odabrati 2005. godinu.
U uspješnost operacije uvjeriti ćete se i tako da provjerite da se na glavnom izborniku, pored imena tvrtke u gornjem lijevom kutu, promjenila godina u (2005). Ako ste prethodno završili inventuru, s ovom operacijom stekli su se svi preduvjeti da se izvrši i prijenos robno-materijalnog u narednu godinu. Nakon provjere, možete se vratiti u 2004. godinu odakle se rade prijenosi stanja skladišta i dokumenata.

PRIJENOS PODATAKA ROBNO - MATERIJALNOG U NAREDNU GODINU

Odobrenost svih robnih dokumenata, u godini iz koje se prebacuju podaci, je preduvjet za ispravno prebacivanje i pouzdanost prebačenih podataka. Naime, vodite računa da se neodobreni dokumenti ne prebacuju tj., ne odražavaju se na materijalna stanja, već isključivo odobreni dokumenti. Sam proces prebacivanja je jednokratna operacija koja vaša završna stanja iz prethodne godine prepisuje u dokument Popis početnog stanja naredne godine. Odbravanjem Popisa početnog stanja on postaje ishodišna točka u karticama svakog artikla od kuda kreće ponovno evidentiranje njegovog ulaza ili izlaza.
Postupak prijenosa podataka, pod pretpostavkom da ste otvorili narednu godinu, vrši se na slijedeći način. Na glavnom izborniku 4D Wanda kliknite na ikonu Početna stanja i odaberite Prijenos početnog stanja. Pojaviti će se ikona koja vam nudi izbor prijenosa podataka Financijskog knjigovodstva ili Robno-materijalnog knjigovodstva. Odabirom tipke Robno-materijalno knjigovodstvo otvoriti će se forma u kojoj je potrebno kliknuti na prvu ikonu Prijenos početnog stanja skladišta (opcije koje se nalaze s desne strane, kao i ostale ikone ispod ove ikone, u ovom trenutku zanemarite jer se one koriste u specijalnim slučajevima i u ovom trenutku nemaju utjecaja na prebacivanje materijalnih stanja vaših skladišta).
Klikom na ikonu pojaviti će se popis skladišta. Odaberite željeno skladište i kliknite na tipku Izbor. Po kretanju crtica na dnu forme, primjetiti ćete da se proces odvija. Da je proces uspješno završio primjetiti ćete po tekstu u prozorčiću s desne strane forme (na slici). Tu se nalazi i odredišni dokument u narednoj godini u koji su prenešena stanja skladišta. Iz teksta koji se nalazi na slici vidljivo je da se stanje skladišta prenijelo u Popis početnog stanja br.1 i da je u njega prebačeno 660 stavki. Vodite računa da je time proces napravljen samo za jedno skladište i da ga za svako od postojećih skladišta treba ponoviti.
Pod pretpostavkom da su prenešena stanja u redu i da nemate naknadnih intervencija na njima, preostalo je još da odete u 2005. godinu, iz padajućeg izbornika Skladište odaberete Popis početnog stanja i odobrite jedini dokument koji se tu nalazi. Odobravanjem tog dokumenta dobili ste stanja robe u skladištu što možete provjeriti odlaskom na tabelu artikala, gdje će se u koloni Zaliha pojaviti količine. Proces treba ponoviti za svako skladište.

Komisije i Reversi zbog svoje osobnosti i posebnosti zahtjevaju posebnu i neprijepornu pažnju.

Za Reverse Zakon kaže da se moraju vratiti u roku obračunskog perioda PDV-a, a za inventuru svakako. Dakle, iako vam reversi nisu fizički vraćeni svakako morate kreirati povrat za svakog onog partnera kome ste izdali robu na revers. Kako bi vam olakšali i donekle automatizirali sam proces, kroz padajući izbornik Promet odaberite Povrat reversa. Kreirajte zaglavlje dokumenta za tog partnera i kroz padajući izbornik Obrade pozovite proces Automatsko popunjavanje svim nevraćenim stavkama. Nakon što ste odobrili tako kreirane povrate, napravite prijenos u narednu godinu gdje ćete po tim dokumentima, za te partnere, ponovo napraviti Izdavanje na revers. Kratko rečeno – vratite reverse u 2004. i ponovno ih izdajte u 2005. Od velike pomoći u ovim situacijama može vam biti i pozivanje iz padajućeg izbornika Dokument --> Kopiranje dokumenta u narednu godinu.

Komisija je malo složenija (opširnija) od reversa i proces automatizacije je podignut na jedan viši nivo, tako da je dovoljno na formi (kod prijenosa robno-materijalnih stanja) pozvati dvije dodatne tipke. Jedna od njih je Prijenos komisijskih primki koja će prenijeti sve komisijske primke koje još nisu u potpunosti odjavljene (sam proces slijedi logiku komisije tj. kao da ste svu komisijsku robu vratili dobavljaču a onda je ponovo zaprimili). U prozorčiću s desne strane pojaviti će se popis novokreiranih komisijskih primki. Potrebno je promjeniti godinu u 2005., otići u izbornik Komisija, odabrati Primka tuđe robe na komisiju i odobriti kreirane dokumente.

Sličan postupak vrijedi i u slučaju kada ste vi dali nekome robu na komisiju. Klikom na drugu tipku Prijenos izdatnica na komisiju, u prozorčiću s desne strane primjetiti ćete da se kreiraju dvije vrste dokumenata koje je potrebno odobriti. Tako su se u narednoj godini kreirali Popisi početnog stanja kao i Izdatnice na komisiju. Neka vas ne iznenadi broj kreiranih početnih stanja. Njihovu brojnost zahvaljujemo brojnosti komitenata kojima smo izdali robu na komisiju. Dakle, za svakog takvog komitenta po jedno početno stanje. Što se tiče stanja robe odobravanjem Popisa početnog stanja i Izdatnica na komisiju ono će ostati nepromjenjeno iz tog razloga što će Popis početnog stanja staviti robu na skladište a Izdatnice na komisiju istu skinuti. NAPOMENA: Ove procese pozovite NAKON obrade vlastite robe i obavezno ih odobrite tim redoslijedom tj. prvo Popise početnog stanja, a tek onda Izdatnice na komisiju.
Napominjemo da svakako prije prebacivanja komisije napravite odjavu komisije i ako ima potrebe Inventuru robe primljene na komisiju. Isto tako u slučaju izdavanja robe na komisiju napravite inventuru robe izdane na komisiju i fakturirajte sve odjave koje ste dobili od komitenata kojima ste izdali robu na komisiju.

Vozila i Carinsko skladište tipa D

Korisnici koji se bave prodajom i servisom vozila slijede sve navedene postupke a na kraju SVAKAKO moraju prebaciti Dnevnik vozila. Do istih dolazite klikom na Početna stanja --> Prijenos početnih stanja --> Robno materijalno knjigovodstvo --> Prijenos dnevnika vozila

Korisnici koji imaju Carinsko skladište tipa D SVAKAKO moraju obaviti Prijenos carinskih primki. Do izbornika se dolazi i klikom na Početna stanja --> Prijenos početnih stanja --> Robno materijalno knjigovodstvo --> Prijenos carinskih primki

PRIJENOS PODATAKA FINANCIJSKOG KNJIGOVODSTVA U NAREDNU GODINU

Pritiskom na tipku Početna stanja na glavnom izborniku 4D Wanda, te odabirom tipke iz prikazane forme Prijenos početnog stanja otvara se novi izbornik. Tu možete izabrati da li želite prijenos podataka za financijsko ili robno-materijalno knjigovodstvo. Izborom prijenosa podataka za financijsko knjigovodstvo pojaviti će se obavijest koja će vas upozoriti što će se dogoditi samim prijenosom podataka financijskog knjigovodstva i da li želite izvršiti tu operaciju. Pritiskom na tipku Da program otvara okvir na kojem vidite iz koje se godine i u koju se godinu prenose podaci. Ovdje možete kvačicom označiti mogućnost prijenosa IOS-a po komitentima. Ukoliko ne označite ovu opciju program će prenijeti samo trenutno stanje komitenta u kumulativu (jednu stavku). Naša preporuka je da napravite prijenos IOS-a po komitentima, jer ćete na taj način osigurati podatke o svim neplaćenim računima i njihovim valutama. Da bi prijenos bio ispravan svi IOS-i moraju biti zatvoreni. Pritiskom na tipku Obrada program će započeti sa prijenosom podataka.
Novina u odnosu na prethodnu godinu je mogućnost odabira Prijenosa stanja po mjestima troška kao i Prijenos samo partnerskih konta .
Prijenos stanja po mjestima troška će, ako je uključen, prenijeti svaki konto rastavljen po mjestima troška. Uključeni Prijenos samo partnerskih konta izvršiti ono što i znači - prenjeti samo partnerska konta.

VAŽNA NAPOMENA: Program će prenijeti početno stanje u novu godinu u nalog za knjiženje broj 1 i OBRISATI trenutni sadržaj naloga broj 1. Ukoliko ste već kreirali novu obračunsku godinu i želite unositi neke podatke u financijsko knjigovodstvo (npr. izvode) prije nego što ste prenijeli početno stanje potprebno je da otvorite nalog za knjiženje pod rednim brojem 2 , budući da je nalog broj 1 s datumom 01.01. rezerviran za automatski prijenos početnog stanja iz prethodne godine. Prijenos podataka za financijsko knjigovodstvo možete napraviti proizvoljan broj puta , jer program kod svakog slijedećeg prijenosa, kontolira i prenosi stavke na način da iz već kriranog naloga broj 1 briše ili dodaje stavke ovisno o promjenama u prethodnoj godini. Ukoliko ste greškom već kreirali nalog broj 1 u 2005. godini, samo mu promijenite broj i oslobodite mjesto za nalog broj 1.

 POS BLAGAJNE I PRELAZAK U NOVU POSLOVNU GODINU

Iz godine u godinu ponavljamo, upozoravamo, napominjemo, molimo da upozorite svoje djelatnike na POS kasama na važnost niže navedenog.

OD IZUZETNE JE VAŽNOSTI DA NA POS BLAGAJNAMA PRVA AKCIJA, PRVI RADNI DAN U NOVOJ GODINI (ILI POSLJEDNJI U STAROJ), MORA BITI OTVARANJE ILI IZMJENA GODINE U KOJOJ SE RADI !!!

Ovo ili nije pogreška već naglašava različitost koja ovisi o tome da li vam je POS blagajna vezana u mrežu (povezana sa serverom) ili radi samostalno (udaljeno) pa se podaci na neki od načina prebacuju.

- U prvom slučaju, kada vam je POS u mreži, NIJE potrebno otvarati novu godinu jer je ona već otvorena (ako nije, otvorite je) u 4D Wandu. Na vašoj POS blagajni, prije početka rada prvog radnog dana, NEIZOSTAVNO I OBAVEZNO morate PROMIJENITI godinu u kojoj radite i to na slijedeći način: Kliknite na tipku Alat na glavnom izborniku POS blagajne a nakon pojave forme odaberite tipku Izbor godine. Klikom na nju pojaviti će se forma Izbor godine u kojoj na jednostavan način (klikom na strelicu prema gore) promjenite godinu u 2005. Nakon klika na OK pojaviti će se poruka da je godina promjenjena, da će se program ugasiti i nakon ponovnog pokretanja otvoriti u 2005. godini. Napominjemo da se godina uvijek vidi na glavnom izborniku POS blagajne u gornjem desnom kutu ili (ako se nalazite u radnoj tabeli) u polju datum, pored broja računa (na slici).

- U drugom slučaju kada vam računalo nije u mreži, postupak je slijedeći: Kliknuti na ikonu Alat sa glavnog izbornika POS blagajne i kada se otvori forma, odaberite tipku Otvaranje nove godine. Program će vas izvjestiti da je proces jednokratan i upitati vas da li ste sigurni da želite kreirati novu godinu. Nakon vašeg potvrdnog odgovora, otvoriti će se forma koja će vas još jednom upitati da li stvarno želite otvoriti 2005. godinu. Potvrdnim odgovorom proces otvaranja će se nastaviti. Nakon završetka obavijestiti će vas da za promjenu godine koristite tipku Izmjena godine. U ovom trenutku pojaviti će se poruka koja vas pita da li želite prebaciti i stanje skladišta u novu godinu (ako iz centrale očekujete datoteku s stanjem skladišta na ovu poruku možete odgovoriti negativno). Potvrdnim odgovorom prebaciti će se stanje skladišta i time je proces otvaranja nove godine završen. NE ZABORAVITE prije samog rada SVAKAKO, NEIZOSTAVNO I OBAVEZNO promjeniti godinu u 2005 .

BACKUP ZA CIJELU GODINU (ili sve godine)

Nakon otvarnja nove poslovne godine i nakon svih obavljenih prijenosa (materijalnog i financijskog), ne bi bilo zgorega napraviti backup cijele godine (ili svih godina), isti snimiti na neki trajni medij (CD ili DVD) te ga pohraniti na neko mjesto van tvrtke. Time bi osigurali svoje podatke od nekih većih havarija ili krađa a ujedno imali kontrolni mehanizam u slučaju neovlaštenog mjenjanja podataka.
Podaci koje na taj način želite snimiti nalaze se u direktoriju 4D koji se nalazi na C ili W disku (ovisno o instalaciji).

!!! UPOZORENJE !!! RADNO VRIJEME 4TH DIMENSION NA 31.12.2004.

Upozoravamo korisnike da će radno vrijeme na dan 31.12.2004. biti do 12:00 sati.

Poštovani korisnici, poslovni partneri, prijatelji…

Uzvraćajući na vaše dobre želje i čestitke povodom predstojećih blagdana, nalazimo za shodno izvjestiti vas da smo odlučili sredstva namjenjena čestitkama doznačiti na račun neke od udruga kojima je novac potreban za humanitarni rad. I ove godine odlučili smo se za “Hrvatsku udrugu za školovanje pasa vodiča i mobilitet”. Time želimo samom činu čestitanja i dobrih želja dati jednu korisnu i humanitarnu dimenziju. Unaprijed nas veseli što će se djelić naših i vaših dobrih želja pretočiti u konkretnu pomoć slabovidnim i drugim hendikepiranim osobama.

Sretan Božić i sve najljepše u Novoj godini želi vam ekipa

4th dimension d.o.o.