!!! UPOZORENJE !!! *** SVIMA KOJI ODRŽAVAJU MODUL KORISNICI I PRAVA PRISTUPA
(OD VERZIJE 4.5.10.)

Kao što smo najavili u 4D Wand Info-u Br.91 od 24.09.2004. godine, temeljito smo promjenili način definiranja mogućnosti ulaska u pojedine module 4D Wanda i to za svakog pojedinog djelatnika posebno. Posljedica je to promjene licencne politike koja se mijenja i eksperimentalno uvodi kod pojedinih naših komitenata. Više o tome u nekom od narednih 4D Wand Info-a.

Što se to radikalno mijenja? Najočitija promjena odnosi se na računala koja su do sada bila isključivo radna mjesta svakog djelatnika posebno, sa predefiniranom mogućnošću ulaska u pojedine module. Na to računalo mogli ste se prijaviti sa drugom šifrom, ali, raditi samo ono što je na tom računalu bilo dozvoljeno. Npr. otišli ste u skladište i stjecajem okolnosti morali promjeniti/provjeriti nešto u modulu Financijsko knjigovodstvo. Da bi ste to napravili, morali ste se vratiti na vaše radno mjesto ili na mjesto kolege koji je imao otvoren modul Financijsko knjigovodsto. Sada se to iz korjena mijenja. Ako se vratimo na navedenu hipotetsku situaciju, postupak sada izgleda drugačije. Djelatnik koji je došao u skladište u 4D Wand se logira sa svojom šifrom i automatski mu se otvaraju sve one ikone (moduli) za koje ima definirano pravo u modulu Korisnici i prava pristupa (vidi sliku). Dakle, otvoreno mu je sve kao da sjedi za svojim računalom. Naravno da će morati voditi računa o tome da se sa tog računala prije odlaska odlogira tj. izađe iz 4D Wanda. Navedeno vrijedi samo za one koji imaju instaliranu inačicu 4.5.10.

Stoga svi oni koji održavaju modul Korisnici i prava pristupa moraju napraviti slijedeće: Ući u modul korisnici i prava pristupa i svakom pojedinom djelatniku dodjeliti/ukinuti pravo ulaska u pojedini modul (kako se ne bi doveli u situaciju da djelatnici dobiju prava koja do sada nisu imali. Naime, ako ostavite sve po starom, može vam se dogoditi da skladištar može ući u Financijsko knjigovodstvo ili Plaće, kao i to da računovodstveni djelatnici mogu ući u Servis i sl.)

INVENTURA II

KAKO ORGANIZIRATI INVENTURU U VELIKOM SKLADIŠTU S VIŠE POPISNIH KOMISIJA
(VIŠE LOKACIJA)?

Prostorno velika skladišta ili skladišta na više fizičkih lokacija, a koja se u 4D Wandu vode kao jedinstveno skladište, zahtjevaju poseban način inventure. Posebnost inventure kod njih očituje se u potrebi više popisnih komisija sa svojim posebnim listama (pomoćne inventure), koje se kasnije objedinjuju u jednu jedinstvenu inventurnu listu, zadržavajući mogućnost kontrole svake komisije /liste posebno u svim fazama inventure.

POMOĆNE INVENTURE

Obavite pripremne radnje i za svako skladište (ili dio skladišta) formirajte komisiju za brojanje. Ispišite im prazne inventurne liste te ih uputite na ispravan način brojenja u skladištu. Dakle, ne da idu po listi i traže robu za brojanje, nego isključivo da hodaju po skladištu i sistematski, redom zapisuju u liste ono što su pronašli. To je jedini ispravan način i njime se postiže inventura sa najmanje pogrešaka. Za korisnike koji imaju bar code čitače, sam popis će biti uvelike pojednostavljen zbog toga što je dovoljno prenosnim čitačem očitati bar code i ukucati pronađenu količinu.

Pomoćne inventurne liste za svako skladište ili dio skladišta (ne odobravati!!!)
Po izvršenom brojanju za svako skladište kreirati dokument Inventura (Veleprodaja --> Skladište --> Inventurni popis --> Unos --> odabrati skladište, upisati napomenu i kliknuti ok).

!!!VAŽNO!!! – ovako kreirane liste su ustvari pomoćne inventure i ni u kom slučaju ne smiju se odobriti. Predlažemo da u napomeni svake takve inventure, naglasite da se radi o invenuri koja se nesmije dobriti. Nakon završetka cjelokupne inventure, one će i nadalje ostati neodobrene ili u slučaju potpuno gotove inventure (koja se više neće mjenjati) i svih onih repova koji se vuku iz nje (rješavanje viškova i manjkova kao i odgovornosti za iste), moguće je obrisati te postojeće a neodobrene inventure.

Ručni unos stavki za svako skladište
Nakon kreiranja dokumenta kliknuti na Stavke i ručno (tipka Unos) unijeti stavke koje su prebrojane tj. upisane na popisnu listu. Na formi koja će se pojaviti, potrebno je unijeti količinu po popisu, dakle onu koja je fizički izbrojana u skladištu. Postupak ponoviti za svako skladište (ili dio skladišta) posebno. Napominjemo da je moguć unos i preko prenosnog bar code čitača (Veleprodaja --> Skladište --> Inventurni popis --> Obrade --> Import inventure iz TXT datoteke).

GLAVNA INVENTURA

Kreiranje skupne (glavne) inventure
Kada ste stavkama napunili inventure za svako skladište (ili dio skladišta) ponaosob, potrebno je kreirati skupnu inventuru u kojoj će biti sve stavke iz svih skladišta (Veleprodaja --> Skladište --> Inventurni popis --> Unos --> odabrati osnovno skladište, unjeti napomenu i kliknuti OK). Predlažemo da u napomeni tako kreirane inventure naglasite da se radi o skupnoj (glavnoj) inventuri. Kako se popunjava stavkama ta skupna invenutra, pojašnjavamo u narednom odlomku.

Kopiranje stavki u jednu popisnu listu
Cilj ove operacije tj. kopiranja je dobiti jednu, jedinstvenu listu stavki za cijelo skladište, a ostvariti ćemo ga kopiranjem stavki iz pomoćnih inventurnih popisa u glavni inventurni popis.
Nakon odabira prve kontrolne inventure i ulaska u stavke, kliknuti na ikonu Označi sve (žuta ikona sa tri strelice) i iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Kopiranje označenih stavki. Klikom na izbornik automatski će nam se otvoriti lista Inventura (INV) na kojoj ćemo se pozicionirati na glavnu inventuru i tipkom Izbor aktivirati kopiranje stavki.
Ovu operaciju je potrebno napraviti na svim inventurama za koje smo odredili da će biti pomoćne, tj. iz svih treba kopirati stavke u glavnu. Kontrolni mehanizam može biti povremeni odlazak u glavnu inventuru i provjera broja stavki u njoj (broj stavki mora odogovarati zbroju kopiranih stavki).

Spajanje stavki s istom robom (Stavke)
Kopiravši stavke iz pomoćnih inventura, napunili smo glavnu sa svim stavkama. Među njima se sigurno nalazi i određeni broj istih stavki. Kako bi smo povećali preglednost inventure kao i njenu funkcionalnost, te iste stavke potrebno je spojiti.
Proces spajanja pozivamo iz stavki glavne inventure klikom na padajući izbornik Stavke i pozivajući Spajanje stavki s istom robom. Pojaviti će se poruka s upozorenjem slijedećeg sadržaja:Program će spojiti stavke s istovjetnom robom. U slučaju različitih cijena, program preuzima cijenu s prve pronađene stavke. Da li ste sigurni da želite nastaviti obradu?.
Potvrdnim odgovorom (klikom na tipku Da) program će izvršiti spajanje stavki s istovjetnom robom. Pojaviti će se izvješće slijedećeg sadrž: Spajanje stavki je završeno. Ukupno je spojeno: 31 stavka. Da bi osvježili tabelu, potrebno je izaći iz stavki dokumenta. Pritisnite OK za povratak u tabelu .
Posljedica ovog spajanja je inventurna lista kreirana kao da fizički postoji samo jedno skladište.

Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu (obrade)
U ovako kreiranoj listi očita je nelogičnost da je kolona Zaliha različita od kolone Količina po knjigovodstvu. Kako bi dobili kolonu Količina po knjigovodstvu istovjetnu koloni Zaliha potrebno je u stavkama inventure, iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Kopiranje stvarnog stanja u količinu po knjigovodstvu.

Priprema popisa za sve artikle (obrade)
U ovom trenutku imamo čistu situaciju sa svom robom koja je izbrojana na skladištima. Trenutak je da se zapitate, da li ste nešto preskočili u brojanju, kao i što je s robom koja je stvarni manjak, nema je na skladištu, znači nije se ni mogla prebrojati a time uopće ne postoji kao artikal u inventurnom popisu. Da bi dodali te artikle na inventurni popis, potrebno je iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Priprema popisa za sve artikle.

!!!PAŽNJA!!! Svakako prije pozivanja procesa zabilježite negdje sa strane redni broj posljednje stavke u inventurnom popisu. Naime, ovaj proces će na kraju inventurnog popisa dodati sve one artikle koje nisu do sada uneseni. Tu se podrazumjevaju svi oni artikli koji su preskočeni kod prethodnog unosa/brojanja kao i oni koji su manjak, a program je pretražujući dokumente, izračunao da ih morate imati na zalihi tj. u koloni Količina po knjigovodstvu. Zašto je ovo bitno? Kada budete vršili kontrolu inventure, ovi artikli se neće naći u onim pomoćnim inventurama. To će vam biti vodilja da popisivače upozorite što točno da provjere. Još jednom – ponavljamo. Zabilježite broj kako bi ste jasno mogli odjeliti ono što su popisivači popisali od onog što program traži kao postojeću zalihu.

Razduženje/Zaduženje skladišta
Velike tvrtke sa velikim brojem artikala, kao čest problem inventura, ističu zamjenu robe sličnih ili istih karakteristika. Ovo je trenutak u procesu inventure gdje bi se, dokumentima Razduženje skladišta i Zaduženje skladišta, mogla djelimično uskladiti inventura. Sam proces je jednostavan ako ste se prethodno kvalitetno pripremili i kreirali popis sličnih roba koje su zamjenjenje.
U padajućem izborniku Promet odaberite Razduženje skladišta. Kliknite na tipku Unos i kreirajte dokument naslovljen na vašu tvrtku. Zatim unesete stavke sa pripadajućim elementima (količina i cijena) i na kraju odobrite dokument. Time ste zapravo skinuli sa zalihe određeni dio viškova.
***Kod unosa stavki, nema potrebe da smanjujete cijene na nabavne. Dovoljno je nakon unosa označiti stavke i (iz padajućeg izbornika Obrade) pozvati proces Resetiranje marže i rabata označenih stavki. Tim procesom će se sve stavke vašeg dokumenta umjesto prodajnih cijena promjeniti na nabavne cijene.
Proces zamjene je moguće napraviti istovremeno na jednom dokumentu Razduženje skladišta i u tom slučaju stavke koje skidate kucate normalno a stavke koje dodajete kucate u minus. Ako se radi o artiklima sa istom cijenom, saldo tako kreiranog dokumenta će biti o.
Ako samo želite dodati stavke na skladište potrebno je otići u padajući izbornik Promet i odabrati Zaduženje skladišta. Kliknete na Unos i kreirajte dokument naslovljen na vašu tvrtku. U stavke dokumenta dodajte artikle koji su zamjenjeni sa svojim pripadajućim elementima (količina i cijena). Odobravanjem dokumenta ste zapravo zadužili skladište za nove /stare artikle i time praktično pokrili dio manjka.

Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu (obrade)
Naravno da ste, svim gore navedenim postupcima opet poremetili kolonu Količina po knjigovodstvu. Kako bi je opet izjednačili sa stvarnim stanjem, ponovo pozovite proces iz padajućeg izbornika Obrade, Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu.

Odobravanje
Prethodnim su se stekli svi uvjeti za odobravanje inventure i kreiranje zapisnika o inventurnom višku i inventurnom manjku.
Nakon svih koraka i provedene inventure, u trenutku odbravanja i uzdaha olakšanja što je sve dobro prošlo, ili za dan - dva, iskrsnuti će potreba za ispravkom inventure, jer se netko nečega sjetio, netko je još nešto pronašao i sl. U narednom 4D Wand Infou odogovriti ćemo na čitav niz takvih pitanja i situacija.

ROBA NA KOMISIJI I INVENTURA

Kao i o vlastitoj robi, potrebno je povesti računa i o robi koju ste izdali na komisiju, a naravno i o robi koju ste primili na komisiju. U prvom slučaju, zatražite od komitenta kojem ste dali robu na komisiju, da istu popiše kako bi ste mogli napraviti inventuru robe izdane na komisiju. Isto napravite i za tuđu robu koju ste primili na komisiju. Napravite odjavu pa onda inventuru robe primljene na komisiju. I u jednom kao i u drugom slučaju vrijednosti robe uskladite sa komitentom (dobavljačem) kako bi ste i vi i oni imali ispravno stanje.
O prebacivanju robe primljene ili izdane na komisiju u narednu godinu, podrobnije ćemo opisati kada budemo pisali općenito o prebacivanju materijalnih stanja u narednu godinu.

Inventura robe izdane na komisiju
Inventura robe izdane na komisiju u potpunosti prati slijed uobičajene inventure. Razlika je jedino u tome što se inventura robe izdane na komisiju radi za svakog partnera (kojem ste izdali robu na komisiju) posebno. Postupak je slijedeći:
Iz padajućeg izbornika Komisija pozovite izbornu traku Inventura robe izdane na komisiju. Na tabeli kliknite na tipku Unos i pojaviti će se forma u kojoj ćete odabrati komitenta kojem ste izdali robu na komisiju. Nakon kreiranja zaglavlja dokumenta isti ćete napuniti pozivanjem Obrade --> Priprema popisa za sve artikle. Proces će protrčati kroz izdatnice na komisiju (KOI) kao i kroz povrate robe sa komisije (KOU) i popuniti stavke inventure sa knjigovodstvenim stanjima kao i stanjima po popisu.
Ukoliko ste od komitenta dobili povratnu informaciju sa količinama za koje on smatra da se nalaze kod njega, iste unesite u stavke inventure, naravno u kolonu Količina po popisu. Na osnovu tako unesenih podataka (kreiranje viškova i manjkova), i odobravanjem inventure, moguće je automatski iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Kreiranje otpremnice za stavke manjka i Kreiranje izdatnice na komisiju za stavke viška. Završetkom inventure imati ćete čistu situaciju sa tim komitentom tj. znati realnu vrijednost robe kod njega. Još jednom napominjemo da cijeli proces morate napraviti za sve one komitente kojima ste dali robu na komisiju.

Inventura robe primljene na komisiju
Inventuru robe primljene na komisiju radite iz potrebe za čistim stanjem, kao i zbog usklade sa dobavljačem koji vam je izdao robu na komisiju. Svakako, prije same Inventure robe primljene na komisiju, napravite odjavu komisije.
Proces kreiranja inventure (unos zaglavlja i punjenje stavki) je istovjetan prethodno opisanom, osim što u ovom slučaju punjenje inventure protrči kroz Primke tuđe robe primljene na komisiju (PRK) i Povrate robe primljene na komisiju (STK). Tako kreirane stavke imaju količine po knjigovodstvu i količine po popisu. Pronađene razlike potrebno je unijeti u kolonu Količina po popisu. Nakon odobravanja možete ispisati zapisnik o pronađenom višku kao i o pronađenom manjku.

Razdvajanje vlastite i komisijske robe
Problem u velikim sistemima prilikom brojanja predstavlja i razdvajanje komisijske i vlastite robe kod istih artikala. Na istoj polici nemoguće je razlučiti koji je komad vlastiti a koji komisijski. Iz tog razloga se broje zajedno, a kreiranjem kontrolne inventure i pozivanjem procesa Kreiranje dokumenata komisijskih inventura na osnovu kontrolne inventure, može se odjeliti vlastita roba od komisijske. Proces je automatiziran i nakon puštanja kolona Količina po popisu se umanjuje za komisijske količine tj. ostaje samo vlastita roba koja u idealnom slučaju odgovara koloni Količina po knjigovodstvu.