STIGAO JE PROSINAC !

Mjesec blagdana i darivanja, donosi nam i vrijeme godišnje inventure. Kao i prethodnih godina nastojati ćemo, na nama svojstven način – putem 4D Wand Infoa, da vam olakšamo, ubrzamo i pojednostavimo proces inventure i prelaska u novu poslovnu godinu. Vodeći se navedenim, u nekoliko narednih 4D Wand Infoa detaljno smo rasčlanili i objasnili svaki od postupaka inventure, sa svim njihovim fazama, međufazama kao i mogućim problemima. Kako vas ne bi odjednom zatrpali velikim brojem informacija i stranica, predviđamo 3-4 posebna Infoa koja će se baviti samo inventurom i prelaskom u novu poslovnu godinu. Na taj način dobit ćete podsjetnik za izvršenja inventure. Nastojte da vam tijekom inventure 4D Wand Info uvijek bude pri ruci, jer će to biti (ne jedini ali najbrži), način da dođete do željene informacije koja je vezana za proces inventure.
Posebno naglašavamo i napominjemo da, sa sadržajem 4D Wand Infoa, svakako upoznate sve one koji na bilo koji način sudjeluju u procesu inventure. Na taj način postići ćete ono čemu i služi inventura, a to je da u jednom trenutku ažurirate svoje materijalno poslovanje kako bi ste dobili ispravne količinske i financijske pokazatelje skladišta, tj. saznali s čim raspolažete u datom trenutku.
Kao i uvijek naglašavamo da svakako navedene radnje obavite u posljednjoj inačici 4D Wanda - 4.5.00.

!!!UPOZORENJE!!! I ODOGOVOR NA PITANJE ZAŠTO NE RADITI ZA VRIJEME INVENTURE?

Kako rekosmo, to je trenutak skladišnog poslovanja koji mora ostati zamrznut i neizmjenjen dok se inventura ne završi i dokument inventure ne odobri, čime je stanje u skladištu stavljeno u realne okvire tj. oslobođeno svih viškova i manjkova. Znači, kada radite inventuru, tj. brojite i unosite izbrojano, ne bi trebali raditi redovan posao. 4D Wand je dobar alat koji dopušta i tu mogućnost (o tome više u narednom 4D Wand Info-u), ali poučeni prethodnim (višegodišnjim i opetovanim) iskustvom, oni koji su pravili ovakve pogreške prošlih godina, neka ne očekuju da ćemo im pomagati i ispravljati podatke besplatno. Takva pogreška je apsolutno nepotrebna, ne potpada pod održavanje i oduzima i vama, i nama, mnogo vremena.

NA ŠTO OBRATITI POZORNOST PRIJE INVENTURE

Odmah na startu morate svakako odrediti da li ćete inventuru raditi 31.12.2003. ili poslije 01.01.2004. Naime, vrlo bitan moment je upravo ta odluka koja ovisi o vašem poslovanju, a ima direktne posljedice na samu inventuru i ono bitnije, otvaranje nove poslovne godine .

•  Prvi slučaj podrazumjeva standardni postupak vršenja inventure i sređivanja stanja u tekućoj godini tako da samim otvaranjem nove poslovne godine prenosite čista i sređena stanja skladišta .
U tom slučaju nakon otvaranja nove poslovne godine, nema povratka u staru godinu, unošenja dokumenata koji se odražavaju na materijalna stanja (to bi značilo (in)direktno mjenjanje inventure), kao i unošenja registara (artikli...itd) jer sve uneseno u prethodnoj godini, NEĆE se automatski preslikati u novu godinu.
•  Drugi slučaj podrazumjeva da ste 31.12.2003. otvorili novu poslovnu godinu i preslikali sva stanja kao i registre u novu godinu.
Pošto vas u tom slučaju tek čeka sređivanje materijalnih stanja, a time i dosta posla oko unošenja novih dokumenata, izuzetnu pozornost treba obratiti godini u kojoj se radi. I u ovom slučaju vrijedi pravilo za registre. Sve što napravite u prethodnoj godini NEĆE se automatski prenijeti u novu već iste te artikle (registre), morate unijeti i u narednoj godini , na isto mjesto s istim nazivom i istom šifrom.

Jasno nam je da će biti situacija kada se mora nešto unijeti u prethodnoj godini i da je besmisleno ponavljati cijelu proceduru prijenosa materijalnih stanja u novu godinu. Stoga ćemo na kraju ovog serijala o inventurama, u 4D Wand Info-u koji će biti posvećen otvaranju nove godine i prijenosima materijalnih i financijskih stanja, obraditi te specifične slučajeve i naučiti vas kako da na lak i jednostavan način uskladite podatke u različitim godinama.

PRIPREME ZA INVENTURU

Naša preporuka je da svakako prije same inventure, zadužite osoblje da složi robu u skladištima. Svakako prebrojite robu za koju ste sigurni da do inventure neće ići vani (npr. sezonska roba...itd.), prebrojite i napravite zapisnik o robi kojoj je istekao rok ili je uništena i sve ostale radnje za koje ste sigurni da će vam ubrzati sam popis robe.
Odredite popisne komisije i s njima dogovorite način i vrijeme inventure, vodeći računa da se najpouzdaniji rezultati popisa postižu kada popis vode osobe koje ne rade u tom skladištu, ali uz asistenciju djelatnika koji poznaju robu. Preporučamo da se brojanje robe ne vrši na način da čitate s liste pa tražite te artikle po skladištu, nego brojite robu, redom po skladištu, i prebrojane vrijednosti upisujete na listu.
Ne zaboravite voditi računa o komisijskoj robi i reversima . Zbog svoje specifičnosti ista zahtjeva poseban tretman i pažnju. Za tuđu robu koja se nalazi kod vas u komisijskoj prodaji napravite inventuru koristeći padajući izbornik ‘Komisija --> ‘Inventura tuđe robe na komisiji. Za onu robu koju ste vi izdali na komisiju zatražite od komitenata da je popišu i po tom popisu napravite: Komisija --> Inventuru robe izdane na komisiju. Za Reverse postoji zakonska obaveza da se vrate prije godišnje inventure. Ukoliko to nije izvedivo, iste vratite na stanje povratima reversa, pa ih ponovo izdajte na Revers u narednoj godini.
Dobro planirana i pripremljena inventura doprinijeti će njenom brzom završetku i pouzdanim rezultatima. Stoga nemojte žaliti truda i vremena da inventuru kvalitetno pripremite. Svaki trenutak u pripremi inventure, višestruko će vam se vratiti u njenom provođenju.
Niže navedenih 10 koraka dovoljnih za inventuru, predstavlja podsjetnik za najširi krug naših korisnika tj. trvtke koje su jednostavne (jedno, do dva skaladišta s raznovrsnom robom) a isto tako koristiti će i većim sistemima. Za takve, veće, koji imaju fizički robu u nekoliko skladišta, dok u 4D Wandu sva ta roba stoji na jednom, zovimo ga centralnom skladištu, biti će posvećen cijeli slijedeći 4D Wand Info.
Napominjemo da je za SVAKO skladište koje je definirano u 4D Wandu, potrebno zasebno kreirati dokument Inventura (INV). Isto tako važno je naglasiti da sama inventura nije robni dokument i da ona po sebi ne nivelira robu na skladištu, nego to čine dva dokumenta koja iz inventure nastaju automatski. Radi se o Inventurnom manjku (MAN) i Inventurnom višku (VIS). Krivo uneseni podatak za posljedicu ima direktno povećanje vrijednosti jednog ili drugog dokumenta, te je stoga potrebna puna i neprijeporna pažnja osoblja tijekom cijelog procesa inventure.

INVENTURA U 10 KORAKA

1.Obavite pripremne radnje i formirajte komisije za brojanje. S ovim korakom stvarate pretpostavke za ono najvažnije – pouzdanost prikupljenih i unesenih podataka.
 

2.Pokrenite modul Veleprodaja/Maloprodaja i iz padajućeg izbornika ‘Skladište odaberite ‘Inventura. Kliknite na Unos, popunite formu koja se pojavi s osnovnim podacima o inventuri kao što su: Skladište, Datum, Opis. Ovim korakom otvorili ste zaglavlje dokumenta kojem ćete se često vraćati, naravno sve do trenutka kada odobrite inventuru (iako ni to ne mora biti posljednja stvar u inventuri, no o tome kasnije).
 

3.Iz padajućeg izbornika ‘Ispisi (sa tabele Inventura) odaberite ‘Prazna popisna lista sa artiklima nađenim na skladištu ili ‘Prazna popisna lista sa artiklima nađenim na skladištu s količinama čime ćete dobiti formu koja će vam omogućiti da ispišete pregledne liste onako kako vama odgovara i kako mislite da je najpreglednije i najjednostavnije za samo popunjavanje. Ako vam više odgovaraju Popisna lista za inventuru ili Popisna lista za inventuru s količinama, ispišite neku od njih (moguće ih je ispisati tek nakon koraka 4.). Donekle bi ovaj korak pripadao prvom koraku, ali želimo naglasiti da lista koju ćete dati popisivačima dosta utječe na samu inventuru, a uvelike ovisi o vašoj organizaciji i povjerenju u vaše popisne komisije. Ujedno ona predstavlja jedini pisani trag o inventuri i kao takvu je treba čuvati, naravno prethodno potpisanu od svih članova inventurne komisije.
 

4.Iz padajućeg izbornika ‘Obrade odabrati ‘Priprema popisa za sve artikle, čime će se sam dokument inventure, nakon odabira skladišta, napuniti stavkama. ****NAPOMENA**** U ovom trenutku prestaje svako kretanje robe "na" i "sa" skladišta. Onog trenutka kada odobrite inventuru možete nastaviti s radom. Primjetite da su dvije kolone (Količina po knjigovodstvu i Količina po popisu) u žutoj boji što ujedno znači da se one, osim standardnog načina preko tipke izmjena, mogu mijenjati na samoj tabeli stavki, što olakšava i ubrzava rad sa samim stavkama. Kolona ‘Zaliha predstavlja trenutno stanje skladišta i njena uloga je više kontrolna što će kasnije biti podrobnije objašnjeno.
 

5.Prebrojite robu po skladištima. I ovaj put skrećemo pažnju na način brojenja robe po skladištima. Roba se sistematski fizički broji pa nakon toga upisuje u listu. Ni u kom slučaju ne dozvolite da se čita sa liste pa tek onda traži po skladištu.
 

6.Prebrojena stanja, i to naravno samo ona koja se razlikuju od kolone ‘Količina po knjigovodstvu , unesite u kolonu ‘Količina po popisu . Izmjena kolona je jednostavna. Dovoljno je da se pozicionirate na vrijednost koju želite izmjeniti i kliknete na to polje dva puta mišem ili pritisnete tipku Enter. Nakon toga samo upišete željenu vrijednost i pritisnete tipku Enter. Pritiskom na Enter popuniti će se polje inventurni višak/manjak. Da bi ubrzali rad preporučamo da, dok radite izmjene kolona, isključite ikonu automatskog sumiranja. Na taj način sumiranje se neće izvršavati što će rezultirati velikim povećanjem brzine rada. Vodite računa da ukoliko želite provjeriti financijska stanja, a da ne odobravate inventuru, morate ponovo uključiti ovu ikonu ili kliknuti na ikonicu za jednokratno sumiranje dokumenta.
 

7.Preko tipke ‘Unos unesite artikle koji su se pojavili kao višak, a ne nalaze se na listi popisa. Neka vas ne iznenadi što će se od vas tražiti da osim količine unesete i nabavnu vrijednost tog pronađenog artikla.
 

8.Odobrite inventuru klikom na zelenu kvačicu. Samim postupkom odobravanja automatski će se kreirati ‘Zapisnik o manjku kao i ‘Zapisnik o višku robe na skladištu. Time je proces inventure okončan.
 

9.Preostalo je samo da ispišete sve ono što morate imati priloženo uz popisne liste. Dakle, klikom na izbornik ‘Ispisi odaberite ispis ‘Zapisnika o inventuri a nakon toga ‘Zapisnika o inventurnom višku kao i ‘Zapisnika o inventurnom manjku.
 

10.Ne zaboravite se vratiti na korak 2. onoliko puta koliko imate skladišta. Skoro neminovno je da, nakon dan ili dva, shvatite da ste negdje pogriješili i da pogreške treba ispraviti. O tome i još mnogo drugih, sličnih situacija, u narednom 4D Infou.

U slijedećem 4D Wand Info-u posebnu pažnju posvećujemo velikim sistemima. Ono što vrijedi za njih, uvelike može pomoći i manjim sistemima sa jednostavnijom sistematizacijom i poslovnom organizacijom.