Ovaj 4D Wand Info, obevezno proslijedite svima koji imaju bilo koje dodirne točke sa inventurama, radom u skladištima, a naročito onima koji rade na POS !!! blagajnama.
Isti neka ga s razumjevanjem pročitaju !


 

OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE, PREBACIVANJE MATERIJALNIH I FINANCIJSKIH STANJA - UVODNE NAPOMENE

Prošli Infoi posvećeni inventuri, predstavljaju djelić aktivnosti kojim bi trebala završiti kalendarska poslovna godina, tako da bi u narednu godinu ušli čistih skladišnih stanja i sa što manje "repova". Naravno da financijska poslovna godina i dalje traje do predaje završnog računa. Pod pretpostavkom da smo završili inventuru, istu odobrili i ne namjeravamo više raditi u 2003. godini, vrijeme je za Otvaranje nove poslovne godine kao i Prijenos robno - materijalnog stanja u narednu godinu, a na kraju i prijenos Financijskog.

Odmah na startu UPOZORENJE da, prilikom vršenja narednih operacija, SVE ostale radne stanice MORAJU biti van programskog rješenja 4D Wand. Važno je naglasiti da se Otvaranje nove poslovne godine radi SAMO JEDNOM, Prijenos materijalnog stanja SAMO JEDNOM, dok se Prijenos financijskog može vršiti PROIZVOLJAN BROJ PUTA. Važno je naglasiti da se NE SMIJE raditi u novoj godini, a da prethodno ista nije otvorena tj. da imate dokumente s brojevima iz stare godine, s datumima iz nove. Da pojasnimo, 02.01.2004. (prvi radni dan u narednoj godini) ne može prva otpremnica imati broj npr. 2234 već mora imati broj 1 (odnosno prvi dozvoljeni broj za to skladište).

OTVARANJE NOVE POSLOVNE GODINE

je jednostavna akcija kojom se u narednu godinu prebace svi registri (artikli, konta, tarife, jedinice mjere...) koji su definirani u prethodnim godinama. Kako smo svojevremeno pisali, jednostavnost ove operacije ne umanjuje njenu važnost. Ponovimo stoga ono najvažnije: onog trenutka kada otvorite novu poslovnu godinu, zapravo ste prebacili u nju i sve registre. Od tog trenutka svaka izmjena registara (ili dodavanje novog) u prethodnoj godini NEĆE se automatski preslikati u narednu. Stoga, ako definirate npr. novi artikal u 2003. godini nakon otvaranja 2004., pod istom šifrom i istim nazivom morate ga definirati i u novoj godini tj u 2004. Ovo svakako imajte na umu u trenutku kada primjetite da vam nešto nedostaje, a sigurni ste da ste to napravili.
 

*** IZUZETNO VAŽNO UPOZORENJE !!!

Bolji poznavatelji 4D Wanda, sigurno se sijećaju da je jedan od važnijih registara koji se prenosio i zbog kojeg je nastajalo najviše grešaka, bio Adresar tj. registar partnera. Od inačice 4.0.00. to se promjenilo i partneri se više ne porenose iz godine u godinu već su smješteni u jedinstvenu bazu koja se provlači kroz tekuću i sve naredne godine. Na konkretnom primjeru to izgleda ovako: do sada, kada ste dodavali partnera u prethodnoj godini, pod istom šifrom i pod istim nazivom trebalo je otvoriti partnera i u narednoj godini (***ovo i dalje vrijedi za sve one koji ne povuku inačicu 4.0.00). Sada, za razliku od prijašnjih godina, kada izmjenite naziv partnera u prethodnoj godini, automatski ste ga izmjenili i u narednoj. Kako nismo u mogućnosti ovo napraviti za prethodne godine (2002, 2001, ...) u njima partneri ostaju definirani kao i do sada. Dakle ovo vrijedi za 2003. godinu i svaku narednu. Za one koji će se odmah upitati ...a što kada želim promjeniti partnera i zadržati dokumente koji su pod njegovim starim nazivom, uvijek ostaje mogućnost da jednostavno unesu novog partnera.

Ovo je posebno važno upozorenje za sve knjigovodstvene servise. Prije prelaska u novu godinu, svakako povucite inačicu 4.0.00. kako bi ste izbjegli probleme koji bi mogli nastati zbog gore navedene promjene. Isto vrijedi i za ostale koji neće napraviti upgrade. Knjigovodstvene servise navodimo samo kao primjer jer oni, zbog prirode svog poslovanja, mogu imati najviše problema sa najvećim posljedicama.

Otvaranje nove poslovne godine se vrši na slijedeći način. Sa glavnog izbornika 4D Wanda klikom na ikonu Početna stanja pozovemo formu koja nam nudi tri ikone: Izbor obračunske godine, Nova obračunska godina i Prijenos početnog stanja. Kliknemo na Nova obračunska godina i pojavi se upit koji vas pita "Da li ste sigurni da želite otvoriti novu obračunsku godinu 2004." Nakon vašeg potvrdnog odgovora krenuti će Kreiranje nove obračunske godine i nakon završetka pojaviti će se poruka koja vas izvješćuje da je kreiranje uspješno završeno te da kliknete na OK za nastavak. Nakon tog klika ponovno se nalazite na prethodnoj formi gdje možete odmah nastaviti klikom na ikonu Izbor obračunske godine i odabrati 2004. godinu.
U uspješnost operacije uvjeriti ćete se i tako da provjerite da se na glavnom izborniku, pored imena tvrtke u gornjem lijevom kutu, promjenila godina u (2004). Ako ste prethodno završili inventuru, s ovom operacijom stekli su se svi preduvjeti da se izvrši i prijenos robno-materijalnog u narednu godinu. Nakon provjere, možete se vratiti u 2003. godinu odakle se rade prijenosi stanja skladišta i dokumenata.
 

PRIJENOS PODATAKA ROBNO - MATERIJALNOG U NAREDNU GODINU

Odobrenost svih robnih dokumenata, u godini iz koje se prebacuju podaci, je preduvjet za ispravno prebacivanje i pouzdanost prebačenih podataka. Naime, vodite računa da se neodobreni dokumenti ne prebacuju tj., ne odražavaju se na materijalna stanja, već isključivo odobreni dokumenti. Sam proces prebacivanja je jednokratna operacija koja vaša završnt Popis početnog stanja naredne godine. Odbravanjem Popisa početnog stanja on postaje ishodišna točka u karticama svakog artikla od kuda kreće ponovno evidentiranje njegovog ulaza ili izlaza.
Postupak prijenosa podataka, pod pretpostavkom da ste otvorili narednu godinu, vrši se na slijedeći način. Na glavnom izborniku 4D Wanda kliknite na ikonu Početna stanja i odaberite Prijenos početnog stanja. Pojaviti će se ikona koja vam nudi izbor prijenosa podataka Financijskog knjigovodstva ili Robno-materijalnog knjigovodstva. Odabirom tipke Robno-materijalno knjigovodstvo otvoriti će se forma u kojoj je potrebno kliknuti na prvu ikonu Prijenos početnog stanja skladišta (opcije koje se nalaze s desne strane, kao i ostale ikone ispod ove ikone, u ovom trenutku zanemarite jer se one koriste u specijalnim slučajevima i u ovom trenutku nemaju utjecaja na prebacivanje materijalnih stanja vaših skladišta).
Klikom na ikonu pojaviti će se popis skladišta. Odaberite željeno skladište i kliknite na tipku Izbor. Po kretanju crtica na dnu forme, primjetiti ćete da se proces odvija. Da je proces uspješno završio primjetiti ćete po tekstu u prozorčiću s desne strane forme (na slici). Tu se nalazi i odredišni dokument u narednoj godini u koji su prenešena stanja skladišta. Iz teksta koji se nalazi na slici vidljivo je da se stanje skladišta prenijelo u Popis početnog stanja br.1 i da je u njega prebačeno 660 stavki. Vodite računa da je time proces napravljen samo za jedno skladište i da ga za svako od postojećih skladišta treba ponoviti.
Pod pretpostavkom da su prenešena stanja u redu i da nemate naknadnih intervencija na njima, preostalo je još da odete u 2004. godinu, iz padajućeg izbornika Skladište odaberete Popis početnog stanja i odobrite jedini dokument koji se tu nalazi. Odobravanjem tog dokumenta dobili ste stanja robe u skladištu što možete provjeriti odlaskom na tabelu artikala, gdje će se u koloni Zaliha pojaviti količine. Proces treba ponoviti za svako skladište.

Komisije i Reversi zbog svoje osobnosti i posebnosti zahtjevaju posebnu i neprijepornu pažnju.

Za Reverse Zakon kaže da se moraju vratiti u roku obračunskog perioda PDV-a, a za inventuru svakako. Dakle, iako vam reversi nisu fizički vraćeni svakako morate kreirati povrat za svakog onog partnera kome ste izdali robu na revers. Kako bi vam olakšali i donekle automatizirali sam proces, kroz padajući izbornik Promet odaberite Povrat reversa. Kreirajte zaglavlje dokumenta za tog partnera i kroz padajući izbornik Obrade pozovite proces Automatsko popunjavanje svim nevraćenim stavkama. Nakon što ste odobrili tako kreirane povrate, napravite prijenos u narednu godinu gdje ćete po tim dokumentima, za te partnere, ponovo napraviti Izdavanje na revers. Kratko rečeno - vratite reverse u 2003. i ponovno ih izdajte u 2004. Od velike pomoći u ovim situacijama može vam biti i pozivanje iz padajućeg izbornika Dokument --> Kopiranje dokumenta u narednu godinu.

Komisija je malo složenija (opširnija) od reversa i proces automatizacije u odnosu na prethodnu godinu smo podigli na jedan viši nivo, tako da je sada dovoljno na formi (kod prijenosa robno-materijalnih stanja) pozvati dvije dodatne tipke. Jedna od njih je Prijenos komisijskih primki koja će prenijeti sve komisijske primke koje još nisu u potpunosti odjavljene. U prozorčiću s desne strane pojaviti će se popis novokreiranih komisijskih primki. Potrebno je promjeniti godinu u 2004., otići u izbornik Komisija, odabrati Primka tuđe robe na komisiju i odobriti kreirane dokumente.
Isti postupak vrijedi i za drugu tipku Prijenos izdatnica na komisiju, osim što se po aktiviranju tipke (vidljivo u prozorčiću s desne strane) kreiraju dvije vrste dokumenata koje je potrebno odobriti. Primjetiti ćete da su se u narednoj godini kreirali Popisi početnog stanja kao i Izdatnice na komisiju. Popisi početnog stanja su kreirani za svu VLASTITU robu koja se nalazi kod komisionara.

NAPOMENA: Ove procese pozovite NAKON obrade vlastite robe i obavezno ih odobrite tim redoslijedom tj. prvo Popise početnog stanja, a tek onda Izdatnice na komisiju.

Svi oni koji imaju servis i prodaja vozila SVAKAKO moraju prebaciti Dnevnik vozila.

Korisnici koji imaju Carinsko skladište tipa D SVAKAKO moraju obaviti Prijenos carinskih primki

PRIJENOS PODATAKA FINANCIJSKOG KNJIGOVODSTVA U NAREDNU GODINU

Pritiskom na tipku Početna stanja na glavnom izborniku 4D Wanda, te odabirom tipke iz prikazane forme Prijenos početnog stanja otvara se novi izbornik. Tu možete izabrati da li želite prijenos podataka za financijsko ili robno-materijalno knjigovodstvo. Izborom prijenosa podataka za financijsko knjigovodstvo pojaviti će se obavijest koja će vas upozoriti što će se dogoditi samim prijenosom podataka financijskog knjigovodstva i da li želite izvršiti tu operaciju. Pritiskom na tipku Da program otvara okvir na kojem vidite iz koje se godine i u koju se godinu prenose podaci. Ovdje možete kvačicom označiti mogućnost prijenosa IOS-a po komitentima. Ukoliko ne označite ovu opciju program će prenijeti samo trenutno stanje komitenta u kumulativu (jednu stavku). Naša preporuka je da napravite prijenos IOS-a po komitentima, jer ćete na taj način osigurati podatke o svim neplaćenim računima i njihovim valutama. Da bi prijenos bio ispravan svi IOS-i moraju biti zatvoreni. Pritiskom, na tipku Obrada program će započeti sa prijenosom podataka.

VAŽNA NAPOMENA: Program će prenijeti početno stanje u novu godinu u nalog za knjiženje broj 1 i OBRISATI trenutni sadržaj naloga broj 1. Ukoliko ste već kreirali novu obračunsku godinu i želite unositi neke podatke u financijsko knjigovodstvo prije nego što ste prenijeli početno stanje (npr. izvode) potprebno je da otvorite nalog za knjiženje pod rednim brojem 2, budući da je nalog broj 1 s datumom 01.01. rezerviran za automatski prijenos početnog stanja iz prethodne godine. Prijenos podataka za financijsko knjigovodstvo možete napraviti proizvoljan broj puta, jer program kod svakog slijedećeg prijenosa, briše knjiženja iz naloga broj 1 i ponovno dodaje sve stavke. Ukoliko ste već kreirali nalog broj 1 u 2003. godini, samo mu promijenite broj i oslobodite mjesto za nalog broj 1.
 

POS BLAGAJNE I PRELAZAK U NOVU POSLOVNU GODINU

Iz godine u godinu ponavljamo, upozoravamo, napominjemo, molimo da upozorite svoje djelatnike na POS kasama na važnost niže navedenog.

OD IZUZETNE JE VAŽNOSTI DA NA POS BLAGAJNAMA PRVA AKCIJA, PRVI RADNI DAN U NOVOJ GODINI (ILI POSLJEDNJI U STAROJ), MORA BITI OTVARANJE ILI IZMJENA GODINE U KOJOJ SE RADI !!!

Ovo ili nije pogreška već naglašava različitost koja ovisi o tome da li vam je POS blagajna vezana u mrežu (povezana sa serverom) ili radi samostalno (udaljeno) pa se podaci na neki od načina prebacuju.
- U prvom slučaju, kada vam je POS u mreži, NIJE potrebno otvarati novu godinu jer je ona već otvorena (ako nije, otvorite je) u 4D Wandu. Na vašoj POS blagajni, prije početka rada prvog radnog dana, NEIZOSTAVNO I OBAVEZNO morate PROMIJENITI godinu u kojoj radite i to na slijedeći način: Kliknite na tipku Alat na glavnom izborniku POS blagajne a nakon pojave forme odaberite tipku Izbor godine. Klikom na nju pojaviti će se forma Izbor godine u kojoj na jednostavan način (klikom na strelicu prema gore) promjenite godinu u 2004. Nakon klika na OK pojaviti će se poruka da je godina promjenjena, da će se program ugasiti i nakon ponovnog pokretanja otvoriti u 2004. godini. Napominjemo da se godina uvijek vidi na glavnom izborniku POS blagajne u gornjem desnom kutu ili (ako se nalazite u radnoj tabeli) u polju datum, pored broja računa.
- U drugom slučaju kada vam računalo nije u mreži, postupak je slijedeći: Kliknuti na ikonu Alat sa glavnog izbornika POS blagajne i kada se otvori forma, odaberite tipku Otvaranje nove godine. Program će vas izvjestiti da je proces jednokratan i upitati vas da li ste sigurni da želite kreirati novu godinu. Nakon vašeg potvrdnog odgovora, otvoriti će se forma koja će vas još jednom upitati da li stvarno želite otvoriti 2004. godinu. Potvrdnim odgovorom proces otvaranja će se nastaviti. Nakon završetka obavijestiti će vas da za promjenu godine koristite tipku Izmjena godine. U ovom trenutku pojaviti će se poruka koja vas pita da li želite prebaciti i stanje skladišta u novu godinu (ako iz centrale očekujete datoteku s stanjem skladišta na ovu poruku možete odgovoriti negativno). Potvrdnim odgovorom prebaciti će se stanje skladišta i time je proces otvaranja nove godine završen. NE ZABORAVITE prije samog rada SVAKAKO, NEIZOSTAVNO I OBAVEZNO promjeniti godinu u 2004.

Poštovani korisnici, poslovni partneri, prijatelji…
Uzvraćajući na vaše dobre želje i čestitke povodom predstojećih blagdana, nalazimo za shodno izvjestiti vas da smo odlučili sredstva namjenjena čestitkama doznačiti na račun neke od udruga kojima je novac potreban za humanitarni rad. I ove godine odlučili smo se za "Hrvatsku udrugu za školovanje pasa vodiča i mobilitet". Time želimo samom činu čestitanja i dobrih želja dati jednu korisnu i humanitarnu dimenziju.
Unaprijed nas veseli što će se djelić naših i vaših dobrih želja pretočiti u konkretnu pomoć slabovidnim i drugim hendikepiranim osobama.
Sretan Božić i sve najljepše u Novoj godini želi vam ekipa

4th Dimension