Upozoravamo cijenjene krisnike 4D Wanda, da ukoliko žele imati ispravnu, točnu i pravovaljanu inventuru kao i ispravan, točan i pravovaljan prelazak u novu poslovnu godinu, svakako na svom računalu moraju imati instaliranu inačicu 4.0.00. Razlog tome leži isključivo u činjenici da jedino u tom slučaju možemo pravovremeno i brzo reagirati na svaki uočeni i prijavljeni problem.

UVOD

Dio prethodnog 4D Info-a koji je bio vezan za inventuru, završili smo (možda malo neprimjereno ali realno) s konstatacijom Skoro neminovno je da, nakon dan ili dva, shvatite da ste negdje pogriješili i da pogreške treba ispraviti....
Kao i svaki dinamični proces u kojem sudjeluje mnogo činitelja, možemo slobodno reći, svaka inventura sadrži i određeni broj pogrešaka. Naravno da je u pitanju ljudski faktor koji nastoji pomiriti ponekad nepomirljivo, želju da se inventura napravi što prije i želju da inventura bude točna. U ovom Infou ukazujemo vam na moguće pogreške, načine njihova ispravljanja a povremeno dijelimo i savjete.
Sa ovim trećim dijelom, završili bi smo serijal o inventurama. Preostaje nam samo jedan od najvažnijih događaja u poslovnoj godini a to je otvaranje nove poslovne godine, te prebacivanje materijalnih i financijskih stanja u nju. Kao što i predpostavljate, to će biti udarna tema narednog infoa sa mnogo mrtvačkih glava i eksploziva (čitaj - upozorenja).

ČESTA PITANJA I ŠTO AKO...

Kako organizirati poslovanje za vrijeme trajanja inventure?

Za vrijeme trajanja inventure u 4D Wandu moguće je izdavanje svih nerobnih dokumenata, ali i robnih (pod uvjetom da ih ne odobravate), što omogućava relativno normalno poslovanje. Dakle, moguć je rad za samog trajanja inventure ali strogo vodeći računa o tome što i kada izlazi vani tj. ulazi na skladište. Na taj način možete naknadno iskonstruirati redosljed odobravanje dokumenata kako bi dobili ispravna stanja u skladištu. Moguć je rad i s odobrenim dokumentima uz izuzetnu pažnju da tu, ili te promjene morate napraviti i na samoj inventurnoj listi.
Na konkretnom primjeru to izgleda ovako. Partneru morate izdati račun za otpremljenu robu, što znači da morate odobriti otpremnicu kako bi ste isti kreirali iz nje.
Nakon kreiranja otpremnice i njenog odobravanja, a potom izdavanja računa, idete u otvorenu inventuru kako bi u njoj ažurirali sve stavke koje se nalaze na toj otpremnici. Primjetiti ćete da su različite vrijednosti u koloni Zaliha i u koloni Količina po knjigovodstvu. U ovom trenutku bitno je da one budu iste, jer izdavanjem robe za vrijeme trajanja inventure vi ste zapravo promjenili stanje skladišta tj. kolonu Količinu po knjigovodstvu.
Ispravna inventura prije odobravanja mora imati istovjetne obje kolone, a smije se razlikovati samo kolona količina po popisu. U ovom našem slučaju se pozicioniramo u koloni Količina po knjigovodstvu datog artikla i umanjimo količinu za onoliko koliko je dotičnog artikla išlo vani. Naravno, da ako smo već ažurirali Količinu po popisu, i nju treba umanjiti. U idealnom slučaju (kada nema viškova i manjkova) sve tri kolone bi trebale imati istovjetne vrijednosti.

Na samom početku, kod odabira skladišta u zaglavlju inventure, pojavila se poruka: Tip odabranog skladišta ne odgovara tipu dokumenta. Što da radimo?

Sigurno je da pokušavate odabrati maloprodajno skladište, a nalazite se u veleprodajnom modulu ili obratno. Izađite na glavni izbornik i odaberite ispravan modul.

Što s artiklom kojeg nema na inventurnoj listi, a pronašli smo ga kod brojanja?

Na dnu tabele stavki Inventure imate tri standardne tipke za Unos, Izmjenu i Brisanje. Kliknite na Unos, odaberite artikl i unesite količinu pronađenog artikla kao i njegovu cijenu. Ako ne unesete nabavnu cijenu moći ćete odobriti inventuru, ali neće biti moguće odobriti Zapisnik o inventurnom višku. Tek kada definirate cijenu tog artikla, isti će biti moguće odobriti.

Što s artiklom kojeg opće nemamo u tabeli artikala, a našli smo ga kod brojanja?

Kliknite na tipku Unos na inventurnoj listi i kada se nađete na tabeli artikala unesite artikal sa svim pripadajućim elementima. Kliknite na tipku Izbor i taj artikal će se pojaviti u inventurnoj listi. Upišite vrijednost artikla, pronađenu količinu i kliknite na Ok. Kod odobravanja inventure program će vas izvjestiti da se kreirao NEODOBRENI zapisnik o višku kojeg TREBA odobriti zbog toga što artikal nema nabavne cijene. Potrebno je otići do Zapisnika o višku (može i preko stabla dokumenta), ući u njegove stavke, stavki kojoj nedostaje nabavna vrijednost istu dodjeliti, te nakon toga zapisnik odobriti.

Pojavile su mi se iste stavke na inventurnoj listi. Što s njima?

Na stavkama inventure, u padajućem izborniku Stavke pozovite proces Spajanje stavki s istovjetnom robom. Nakon završetka procesa, pojaviti će se poruka koja će vas izvjestiti da će program spojiti istovjetne stavke preuzevši cijenu s prve te koliko je stavki spojeno. Nakon toga postojati će samo po jedna stavka svake robe na inventurnoj listi.

Imamo veliko skladište, broji nekoliko ljudi i svi mogu naići na isti artikl. Kako to riješiti?

Svako može unijeti po jedan dokument inventure (u opis upišite ime osobe koja broji). Kada su svi završili, napravite novu praznu inventuru. U nju kopirajte stavke sa pojedinačnih inventure (Obrada-Kopiranje označenih stavki). Na kraju pozovite proces iz prethodnog pitanja (spajanje stavki). Pojedinačne inventure NE ODOBRAVATE, one su tu samo radi provjere brojanja. Ovaj proces je detaljnije opisan u 4D Infou br. 81.

Imam u velikom broju artikala nekoliko koji nemaju Količinu po knjigovodstvu istovjetnu koloni Zaliha. Postoji li lakši način da prepišem vrijednosti, a da ih ne tražimo pojedinačno?

Iz padajućeg izbornika Obrade sa tabele stavki inventure pozovite proces Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu koji će izjednačiti vrijednosti, te na taj način omogućiti odobravanje inventure.

Kod odobravanja inventure pojavila se poruka: "Nije moguće odobriti stavku redni broj XX Artikal : Roba XX jer je stanje skladišta naknadno mijenjano" - Što da radimo?

Pronađite stavku na inventurnoj listi, pozicionirajte se na žuto polje Količina po knjigovodstvu i izmjenite ga na ispravnu vrijednost tj. kako smo već napisali - mora biti istovjetno koloni Zaliha
Nismo odobrili inventuru a zbog kontrole željeli bi ispisati zapisnik o o inventurnom manjku/višku. Da li je to moguće?

Da moguće je. Dovoljno je iz padajućeg izbornika Ispisi pozvati ispis Zapisnika o inventurnom manjku ili višku. Isti će vam biti dostupni da ih pregledavate ili ispisujete bez obzira što u datom trenutku još ne postoje kao dokumenti. Ako imate više neodobrenih inventura, nemojte da vas zbune brojevi tako ispisanih zapisnika. Broj zapisnika biti će istovjetan broju inventure dok će se kod odobravanja inventure taj broj promjeniti u prvi slobodni redni broj zapisnika o inventurnom višku/manjku.
...

Dosadašnje iskustvo nas uči da su niz pitanja neminovnost koja će nas dočekati prilikom vaših inventura. Stoga vas molimo da pažljivo pročitate sve što smo vam napisali o inventurama, i s tim upoznate sve osobe koji će imati bilo kakvog doticaja s njom. Utvrdite točno što je vaš problem i nakon točnog uočavanja problema slobodno nas nazovite. Vrlo rado ćemo vam pomoći.
Apeliramo na vas da izbjegavate pitanja općenitog tipa (kako da napravim inventuru?) jer smisao i uloga ovih naših 4D Infoa je da vas podsjeti i uputi na ispravan, brz, učinkovit način provođenja i unosa inventure.

Nastojte biti kolegijalni jer je godišnja inventura obaveza koju čitav niz subjekata želi provesti u približno isto vrijeme. Ta činjenica naše ljudske kapacitete (kao i našu telefonsku centralu) opterećuje do krajnjih granica. Naše neprestano nastojanje da održimo nivo kvalitete usluge, kao i naša želja da vam svakako pomognemo, ni u ovoj situaciji ne smije doći u pitanje.

NOVO U INAČICI 4.0.00. - Novi sort na tabeli dokumenata

Možda je ostala neprimjećena jedna zgodna novina koja će razveseliti mnoge korisnike. Naime, bilo koju tabelu dokumenata, sada je osim po datumu, broju, poslovnom partneru, skladištu 1 i 2, moguće sortirati na još jedan način.
Odabirom sortiranja dokumenata na tabeli na prikazani način, cijela tabela će prikazati samo neodobrene dokumente, što će vam uvelike pomoći kod riješavanja zaostalih stvari. U krajnjem slučaju natjerati će vas da se zapitate zašto su neki dokumenti ostali neodobreni.

NOVO U INAČICI 4.0.00. - Automatsko zatvaranje preglednika

Klikom na ikonu Parametri programa i odabirom ikone Preglednik, virmani i fontovi te odabirom kartice Preglednici primjetiti ćete da je mogće unaprijed postaviti da se preglednik sam gasi nakon izlaska iz 4D Wanda. Stavljanjem kvačice, u za to predviđeno polje, biti će dovoljno kliknuti na tipku izlaz što će izazvati osim gašenja 4D Wanda i gašenje MS Worda. Svima onima koji koriste terminal servise, ovo će biti zgodna mala ali učinkovita pomoć.

Napominjemo da nema straha glede dokumenata koji su otvoreni u MS Wordu prije gašenja. MS Word će vas na svoj standardni način upozoriti da imate otvoreni a nesnimljeni dokument.