UVOD

Kako najavismo u prethodnom Infou, nastavljamo s pripremama za inventuru. U ovom broju ćemo posebnu pažnju posvetiti izvođenju same inventure u trvtkama koje su jednostavne (jedno, do dva skaladišta s raznovrsnom robom) i isto tako većim sistemima koji imaju fizički robu u nekoliko skladišta, dok u 4D Wandu sva ta roba stoji na jednom, zovimo ga centralnom skladištu.
Napominjemo da je za SVAKO skladište koje je definirano u 4D Wandu, potrebno zasebno kreirati dokument Inventura (INV). Isto tako važno je naglasiti da sama inventura nije robni dokument i da ona po sebi ne nivelira robu na skladištu, nego to čine dva dokumenta koja iz inventure nastaju automatski. Radi se o Inventurnom manjku (MAN) i Inventurnom višku (VIS). Krivo uneseni podatak za posljedicu ima direktno povećanje vrijednosti jednog ili drugog dokumenta, te je stoga potrebna puna i neprijeporna pažnja osoblja tijekom cijelog procesa inventure.

INVENTURA U 10 KORAKA

1. Obavite pripremne radnje i formirajte komisije za brojanje. S ovom korakom stvarate pretpostavke za ono najvažnije - pouzdanost prikupljenih i unesenih podataka.

2. Pokrenite modul Veleprodaja/Maloprodaja i iz padajućeg izbornika Skladište odaberite Inventura. Kliknite na Unos, popunite formu koja se pojavi s osnovnim podacima o inventuri kao što su: Skladište, Datum, Opis. Ovim korakom otvorili ste zaglavlje dokumenta kojem ćete se često vraćati, naravno sve do trenutka kada odobrite inventuru (iako ni to ne mora biti posljednja stvar u inventuri, no o tome kasnije).

3. Iz padajućeg izbornika Ispisi (sa tabele Inventura) odaberite Prazna popisna lista sa artiklima nađenim na skladištu ili Prazna popisna lista sa artiklima nađenim na skladištu s količinama čime ćete dobiti formu koja će vam omogućiti da ispišete pregledne liste onako kako vama odgovara i kako mislite da je najpreglednije i najjednostavnije za samo popunjavanje. Ako vam više odgovaraju Popisna lista za inventuru ili Popisna lista za inventuru s količinama, ispišite neku od njih. Donekle bi ovaj korak pripadao prvom koraku, ali želimo naglasiti da lista koju ćete dati popisivačima dosta utječe na samu inventuru, a uvelike ovisi o vašoj organizaciji i povjerenju u vaše popisne komisije. Ujedno ona predstavlja jedini pisani trag o inventuri i kao takvu je treba čuvati, naravno prethodno potpisanu od svih članova inventurne komisije.

4. Iz padajućeg izbornika Obrade odabrati Priprema popisa za sve artikle, čime će se sam dokument inventure, nakon odabira skladišta, napuniti stavkama. ****NAPOMENA**** U ovom trenutku prestaje svako kretanje robe "na" i "sa" skladišta. Onog trenutka kada odobrite inventuru možete nastaviti s radom. Primjetite da su dvije kolone (Količina po knjigovodstvu i Količina po popisu) u žutoj boji što ujedno znači da se one, osim standardnog načina preko tipke izmjena, mogu mijenjati na samoj tabeli stavki, što olakšava i ubrzava rad sa samim stavkama. Kolona Zaliha predstavlja trenutno stanje skladišta i njena uloga je više kontrolna što će kasnije biti podrobnije objašnjeno.

5. Prebrojite robu po skladištima. I ovaj put skrećemo pažnju na način brojenja robe po skladištima. Roba se sistematski fizički broji pa nakon toga upisuje u listu. Ni u kom slučaju ne dozvolite da se čita sa liste pa tek onda traži po skladištu.

6. Prebrojena stanja, i to naravno samo ona koja se razlikuju od kolone Količina po knjigovodstvu, unesite u kolonu Količina po popisu. Izmjena kolona je jednostavna. Dovoljno je da se pozicionirate na vrijednost koju želite izmjeniti i kliknete na to polje dva puta mišem ili pritisnete tipku Enter. Nakon toga samo upišete željenu vrijednost i pritisnete tipku Enter. Pritiskom na Enter popuniti će se polje inventurni višak/manjak. Da bi ubrzali rad preporučamo da, dok radite izmjene kolona, isključite ikonu automatskog sumiranja. Na taj način sumiranje se neće izvršavati što će rezultirati velikim povećanjem brzine rada. Vodite računa da ukoliko želite provjeriti financijska stanja, a da ne odobravate inventuru, morate ponovo uključiti ovu ikonu ili kliknuti na ikonicu za jednokratno sumiranje dokumenta.

7. Preko tipke Unos unesite artikle koji su se pojavili kao višak, a ne nalaze se na listi popisa. Neka vas ne iznenadi što će se od vas tražiti da osim količine unesete i vrijednost tog pronađenog artikla.

8. Odobrite inventuru klikom na zelenu kvačicu. Samim postupkom odobravanja automatski će se kreirati Zapisnik o manjku kao i Zapisnik o višku robe na skladištu. Time je proces inventure okončan.

9. Preostalo je samo da ispišete sve ono što morate imati priloženo uz popisne liste. Dakle, klikom na izbornik Ispisi odaberite ispis Zapisnika o inventuri a nakon toga Zapisnika o inventurnom višku kao i Zapisnika o inventurnom manjku.

10. Ne zaboravite se vratiti na korak 2. onoliko puta koliko imate skladišta. Skoro neminovno je da, nakon dan ili dva, shvatite da ste negdje pogriješili i da pogreške treba ispraviti. O tome i još mnogo drugih, sličnih situacija, u narednom 4D Infou.

 KAKO ORGANIZIRATI INVENTURU U VELIKOM SKLADIŠTU S VIŠE POPISNIH KOMISIJA (VIŠE LOKACIJA)
 

POMOĆNE INVENTURE

Obavite pripremne radnje i ZA SVAKO SKLADIŠTE (ili dio skladišta) formirajte komisiju za brojanje. Ispišite im prazne inventurne liste te ih uputite na ispravan način brojenja u skladištu. Dakle, ne da idu po listi i traže robu za brojanje, nego isključivo da hodaju po skladištu i sistematski, redom zapisuju u liste ono što su pronašli. To je jedini ispravan način i njime se postiže inventura sa najmanje pogrešaka. Za korisnike koji imaju bar code čitače, sam popis će biti uvelike pojednostavljen zbog toga što je dovoljno prenosnim čitačem očitati bar code i ukucati pronađenu količinu.

Pomoćne inventurne liste za svako skladište ili dio skladišta (ne odobravati!!!)

Po izvršenom brojanju za svako skladište kreirati dokument Inventura (Veleprodaja --> Skladište --> Inventurni popis --> Unos --> odabrati skladište, upisati napomenu i kliknuti ok).

!!!VAŽNO!!! - ovako kreirane liste su ustvari pomoćne inventure i ni u kom slučaju ne smiju se odobriti. Predlažemo da u napomeni svake takve inventure, naglasite da se radi o invenuri koja se nesmije dobriti. Nakon završetka cjelokupne inventure, one će i nadalje ostati neodobrene ili u slučaju potpuno gotove inventure (koja se više neće mjenjati) i svih onih repova koji se vuku iz nje (rješavanje viškova i manjkova kao i odgovornosti za iste), moguće je obrisati te postojeće a neodobrene inventure.

Ručni unos stavki za svako skladište

Nakon kreiranja dokumenta kliknuti na Stavke i ručno (tipka Unos) unijeti stavke koje su prebrojane tj. upisane na popisnu listu. Na formi koja će se pojaviti, potrebno je unijeti količinu po popisu, dakle onu koja je fizički izbrojana u skladištu. Postupak ponoviti za svako skladište (ili dio skladišta) posebno. Napominjemo da je moguć unos i preko prenosnog bar code čitača (Veleprodaja --> Skladište --> Inventurni popis --> Obrade --> Import inventure iz TXT datoteke).

GLAVNA INVENTURA

Kreiranje skupne (glavne) inventure

Kada ste stavkama napunili inventure za svako skladište (ili dio skladišta) ponaosob, potrebno je kreirati skupnu inventuru u kojoj će biti sve stavke iz svih skladišta (Veleprodaja --> Skladište --> Inventurni popis --> Unos --> odabrati osnovno skladište, unjeti napomenu i kliknuti OK). Predlažemo da u napomeni tako kreirane inventure naglasite da se radi o skupnoj (glavnoj) inventuri. Kako se popunjava stavkama ta skupna invenutra, pojašnjavamo u narednom odlomku.

Kopiranje stavki u jednu popisnu listu

Cilj ove operacije tj. kopiranja je dobiti jednu, jedinstvenu listu stavki za cijelo skladište, a ostvariti ćemo ga kopiranjem stavki iz pomoćnih inventurnih popisa u glavni inventurni popis.
Nakon odabira prve kontrolne inventure i ulaska u stavke, kliknuti na ikonu Označi sve (žuta ikona sa tri strelice) i iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Kopiranje označenih stavki. Klikom na izbornik automatski će nam se otvoriti lista Inventura (INV) na kojoj ćemo se pozicionirati na glavnu inventuru i tipkom Izbor aktivirati kopiranje stavki.
Ovu operaciju je potrebno napraviti na svim inventurama za koje smo odredili da će biti pomoćne, tj. iz svih treba kopirati stavke u glavnu. Kontrolni mehanizam može biti povremeni odlazak u glavnu inventuru i provjera broja stavki u njoj (broj stavki mora odogvarati zbroju kopiranih stavki).

Spajanje stavki s istom robom (Stavke)

Kopiravši stavke iz pomoćnih inventura, napunilo smo glavnu sa svim stavkama. Među njima se sigurno nalazi i određeni broj istih stavki. Kako bi smo povećali preglednost inventure kao i njenu funkcionalnost, te iste stavke potrebno je spojiti.
Proces spajanja pozivamo iz stavki glavne inventure klikom na padajući izbornik Stavke i pozivajući Spajanje stavki s istom robom. Pojaviti će se poruka s upozorenjem slijedećeg sadržaja: Program će spojiti stavke s istovjetnom robom. U slučaju različitih cijena, program preuzima cijenu s prve pronađene stavke. Da li ste sigurni da želite nastaviti obradu?.
Potvrdnim odgovorom (klikom na tipku Da) program će izvršiti spajanje stavki s istovjetnom robom. Pojaviti će se izvješće slijedećeg sadržaja (primjer): Spajanje stavki je završeno. Ukupno je spojeno: 31 stavki. Da bi osvježili tabelu, potrebno je izaći iz stavki dokumenta. Pritisnite OK za povratak u tabelu.sljedica ovog spajanja je inventurna lista kreirana kao da fizički postoji samo jedno skladište.

Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu (obrade)

U ovako kreiranoj listi očita je nelogičnost da je kolona Zaliha različita od kolone Količina po knjigovodstvu. Kako bi dobili kolonu Količina po knjigovodstvu istovjetnu koloni Zaliha potrebno je u stavkama inventure, iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Kopiranje stvarnog stanja u količinu po knjigovodstvu.

Priprema popisa za sve artikle (obrade)

U ovom trenutku imamo čistu situaciju sa svom robom koja je izbrojana na skladištima. Trenutak je da se zapitate, da li ste nešto preskočili u brojenju, kao i što je s robom koja je stvarni manjak, nema je na skladištu, znači nije se ni mogla prebrojati a time opće ne postoji kao artikal u inventurnom popisu. Da bi dodali te artikle na inventurni popis, potrebno je iz padajućeg izbornika Obrade pozvati Priprema popisa za sve artikle.

!!!PAŽNJA!!! Svakako prije pozivanja procesa zabilježite negdje sa strane redni broj posljednje stavke u inventurnom popisu. Naime, ovaj proces će na kraju inventurnog popisa dodati sve one artikle koje nisu do sada uneseni. Tu se podrazumjevaju svi oni artikli koji su preskočeni kod prethodnog unosa/brojanja kao i oni koji su manjak, a program je pretražujući dokumente, izračunao da ih morate imati na zalihi tj. u koloni Količina po knjigovodstvu. Zašto je ovo bitno? Kada budete vršili kontrolu inventure, ovi artikli se neće naći u onim pomoćnim inventurama. To će vam biti vodilja da popisivače upozorite što točno da provjere. Još jednom - ponavljamo. Zabilježite broj kako bi ste jasno mogli odjeliti ono što su popisivači popisali od onog što program traži kao postojeću zalihu.

Razduženje/Zaduženje skladišta

 Velike tvrtke sa velikim brojem artikala, kao čest problem inventura, ističu zamjenu robe sličnih ili istih karakteristika. Ovo je trenutak u procesu inventure gdje bi se, dokumentima Razduženje skladišta i Zaduženje skladišta, mogla djelimično uskladiti inventura. Sam proces je kao i sve ostalo jednostavan ako ste se prethodno kvalitetno pripremili i kreirali popis sličnih roba koje su zamjenjenje.
U padajućem izborniku Promet odaberite Razduženje skladišta. Kliknite na tipku Unos i kreirajte dokument naslovljen na vašu tvrtku. Zatim unesete stavke sa pripadajućim elementima (količina i cijena) i na kraju odobrite dokument. Time ste zapravo skinuli sa zalihe određeni dio viškova.
***Kod unosa stavki, nema potrebe da smanjujete cijene na nabavne. Dovoljno je nakon unosa označiti stavke i (iz padajućeg izbornika Obrade) pozvati proces Resetiranje marže i rabata označenih stavki. Tim procesom će se sve stavke vašeg dokumenta umjesto prodajnih cijena promjeniti na nabavne cijene.
Proces zamjene je moguće napraviti istovremeno na jednom dokumentu Razduženje skladišta i u tom slučaju stavke koje skidate kucate normalno a stavke koje dodajete kucate u minus.
Ako samo želite dodati stavke na skladište potrebno je otići u padajući izbornik Promet i odabrati Zaduženje skladišta. Kliknete na Unos i kreirajte dokument naslovljen na vašu tvrtku. U stavke dokumenta dodajte artikle koji su zamjenjeni sa svojim pripadajućim elementima (količina i cijena). Odobravanjem dokumenta ste zapravo zadužili skladište za nove /stare artikle i time praktično pokrili dio manjka.

Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu (obrade)

Naravno da ste, svim gore navedenim postupcima opet poremetili kolonu Količina po knjigovodstvu. Kako bi je opet izjednačili sa stvarnim stanjem, ponovo pozovite proces iz padajućeg izbornika Obrade, Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu.

Odobravanje

Prethodnim su se stekli svi uvjeti za odobravanje inventure i kreiranje zapisnika o inventurnom višku i inventurnom manjku.

*** AKO NISTE ZNALI... pozivanje deskotopa (glavnog ekrana) se vrši preko ikone Show Desktop (obično se nalazi prva pored Start izbornika), ili jednostavni pritiskanjem tipke sa logom Windowsa (nalazi se između tipki Ctrl i Alt) i istovremenim pritiskom na slovo D.