OPĆENITO O INVENTURI

Osim što nam se bliži vrijeme blagdana i darivanja, bliži nam se i vrijeme godišnje inventure.

Uloga, smisao i značaj inventure je da u jednom trenutku ažurirate svoje materijalno poslovanje kako bi ste dobili ispravne količinske i financijske pokazatelje skladišta tj. saznali s čim raspolažete u datom trenutku, kao i da odredite ishodišnu crtu po kojoj ćete mjeriti i uspoređivati kretanje roba i usluga u određenom vremenskom slijedu tj. godini.

Kako rekosmo, to je trenutak skladišnog poslovanja koji mora ostati zamrznut i neizmjenjen dok se inventura ne završi i dokument inventure ne odobri, čime je stanje u skladištu stavljeno u realne okvire tj. oslobođeno svih viškova i manjkova. Znači, kada radite inventuru, brojite i unosite izbrojano, ne bi trebali raditi redovan posao. Oni koji su pravili ovakve pogreške prošlih godina neka ne očekuju da ćemo im pomagati i ispravljati podatke besplatno jer takva pogreška je apsolutno nepotrebna, ne potpada pod održavanje i oduzima i vama i nama mnogo vremena.

NA ŠTO OBRATITI POZORNOST PRIJE INVENTURE

Odmah na startu morate odrediti da li ćete inventuru raditi 31.12.2002. ili poslije 01.01.2003. Naime vrlo bitan moment je upravo ta odluka koja ovisi o vašem poslovanju, a ima direktne posljedice na samu inventuru i ono bitnije, otvaranje nove poslovne godine.

 I. Prvi slučaj podrazumjeva standardni postupak vršenja inventure i sređivanja stanja u tekućoj godini tako da samim otvaranjem nove poslovne godine prenosite čista i sređena stanja skladišta.
U tom slučaju nakon otvaranja nove poslovne godine, nema povratka u staru godinu, unošenja dokumenata koji se odražavaju na materijalna stanja (to bi značilo (in)direktno mjenjanje inventure), kao i unošenja registara (partneri, artikli...itd) jer sve unešeno u prethodnoj godini, NEĆE se automatski preslikati u novu godinu.

II. Drugi slučaj podrazumjeva da ste 31.12.2003. otvorili novu poslovnu godinu i preslikali sva stanja kao i registre u novu godinu.
Pošto vas u tom slučaju tek čeka sređivanje materijalnih stanja, a time i dosta posla oko unošenja novih dokumenata, izuzetnu pozornost treba obratiti godini u kojoj se radi. I u ovom slučaju vrijedi pravilo za registre. Sve što napravite u prethodnoj godini NEĆE se automatski prenijeti u novu već iste te artikle ili partnere... (registre), morate unijeti i u narednoj godini, na isto mjesto s istim nazivom i istom šifrom.

Jasno nam je da će biti situacija kada se mora nešto unijeti u prethodnoj godini i da je besmisleno ponavljati cijelu proceduru prijenosa materijalnih stanja u novu godinu. Stoga ćemo na kraju ovog Infoa, kao i u narednim koji će biti posvećeni otvaranju nove godine i prijenosima materijalnih i financijskih stanja, obraditi te specifične slučajeve i naučiti vas kako da na lak i jednostavan način uskladite podatke u različitim godinama.

Naša preporuka je da svakako prije same inventure složite robu, prebrojite robu za koju ste sigurni da do inventure neće ići vani (npr. sezonska roba...itd.), napravite zapisnik o robi kojoj je istekao rok ili je uništena i sve ostale radnje za koje ste sigurni da će vam ubrzati sam popis robe.
Ne zaboravite voditi računa o komisijskoj robi i reversima. Zbog svoje specifičnosti ista zahtjeva poseban tretman i pažnju. Za tuđu robu koja se nalazi kod vas u komisijskoj prodaji napravite inventuru koristeći padajući izbornik Komisija, Inventura tuđe robe na komisiji, a za Reverse postoji zakonska obaveza da se vrate prije godišnje inventure.

Formirajte ekipe (komisije) za popis i s njima dogovorite način i vrijeme inventure. Dobro planirana i pripremljena inventura doprinijeti će njenom brzom završetku i pouzdanim rezultatima. Još jednom ćemo napomenuti da se brojanje robe ne vrši na način da čitate s liste pa tražite te artikle po skladištu, nego brojite robu, redom po skladištu, i prebrojane vrijednosti upisujete na listu. U slučaju da na kraju brojanja imate prazna mjesta u listi popisa, provjerite još jednom da li je u pitanju stvarni manjak ili ste kod brojanja preskočili tu robu.
 

INVENTURA U 10 KORAKA

1. Obavite pripremne radnje i formirajte komisije za brojanje.

2. Pokrenite modul Veleprodaja/Maloprodaja i iz padajućeg izbornika Skladište odaberite Inventura. Kliknite na Unos, popunite formu koja se pojavi s osnovnim podacima o inventuri kao što su: Skladište, Datum, Opis.

3. Iz padajućeg izbornika Ispisi odaberite Prazna popisna lista sa artiklima nađenim na skladištu ili Prazna popisna lista sa artiklima nađenim na skladištu s količinama čime ćete dobiti formu koja će vam omogućiti da ispišete pregledne liste onako kako vama odgovara i kako mislite da je najpreglednije i najjednostavnije za samo popunjavanje.

4. Iz padajućeg izbornika Obrade odabrati Priprema popisa za sve artikle, čime će se sam dokument inventure, nakon odabira skladišta, napuniti stavkama. ****NAPOMENA**** U ovom trenutku prestaje svako kretanje robe "na" i "sa" skladišta. Onog trenutka kada odobrite inventuru možete nastaviti s radom. Primjetite da su dvije kolone (Količina po knjigovodstvu i Količina po popisu) u žutoj boji što ujedno znači da se one, osim standardnog načina preko tipke izmjena, mogu mijenjati na samoj tabeli stavki, što olakšava i ubrzava rad sa samim stavkama. Kolona Zaliha predstavlja trenutno stanje skladišta i njena uloga je više kontrolna što će kasnije biti podrobnije objašnjeno.

5. Prebrojite robu po skladištima.

6. Prebrojena stanja, i to naravno samo ona koja se razlikuju od kolone Količina po knjigovodstvu, unesite u kolonu Količina po popisu. Izmjena kolona je jednostavna. Dovoljno je da se pozicionirate na vrijednost koju želite izmjeniti i kliknete na to polje dva puta mišem ili pritisnete tipku Enter. Nakon toga samo upišete željenu vrijednost i pritisnete tipku Enter. Da bi ubrzali rad preporučamo da, dok radite izmjene kolona, isključite ikonu automatskog sumiranja. Na taj način sumiranje se neće izvršavati što će rezultirati velikim povećanjem brzine rada. Vodite računa da ukoliko želite provjeriti financijska stanja, a da ne odobravate inventuru, morate ponovo uključiti ovu ikonu ili kliknuti na ikonicu za jednokratno sumiranje dokumenta.

7. Preko tipke Unos unesite artikle koji su se pojavili kao višak, a ne nalaze se na listi popisa. Neka vas ne iznenadi što će se od vas tražiti da unesete vrijednost tog pronađenog artikla.

8. Odobrite inventuru klikom na zelenu kvačicu. Samim postupkom odobravanja automatski će se kreirati Zapisnik o manjku kao i Zapisnik o višku robe na skladištu. Time je proces inventure okončan.

9. Preostalo je samo da ispišete sve ono što morate imati priloženo uz popisne liste. Dakle, klikom na izbornik Ispisi odaberite ispis Zapisnika o inventuri a nakon toga Zapisnika o inventurnom višku kao i Zapisnika o inventurnom manjku. Ne zaboravite se vratiti na korak 2. onoliko puta koliko imate skladišta.

10. Skoro neminovno je da, nakon dan ili dva, shvatite da ste negdje pogriješili i da pogreške treba ispraviti. U tom slučaju prijeđite na slijedeće poglavlje…

ČESTA PITANJA I ŠTO AKO...

Kako organizirati poslovanje za vrijeme trajanja inventure?
Za vrijeme trajanja inventure u 4D Wandu moguće je izdavanje svih nerobnih dokumenata, ali i robnih (pod uvjetom da ih ne odobravate), što omogućava relativno normalno poslovanje. Dakle, moguć je rad za samog trajanja inventure ali strogo vodeći računa o tome što i kada izlazi vani tj. ulazi na skladište. Na taj način možete naknadno iskonstruirati redosljed odobravanje dokumenata kako bi dobili ispravna stanja u skladištu. Moguć je rad i s odobrenim dokumentima uz izuzetnu pažnju da tu, ili te promjene morate napraviti i na samoj inventurnoj listi.
Na konkretnom primjeru to izgleda ovako. Partneru morate izdati račun za otpremljenu robu, što znači da morate odobriti otpremnicu kako bi ste isti kreirali iz nje.
Nakon kreiranja otpremnice i njenog odobravanja, a potom izdavanja računa, idete u otvorenu inventuru kako bi u njoj ažurirali sve stavke koje se nalaze na toj otpremnici. Primjetiti ćete da su različite vrijednosti u koloni Zaliha i u koloni Količina po knjigovodstvu. U ovom trenutku bitno je da one budu iste, jer izdavanjem robe za vrijeme trajanja inventure vi ste zapravo promjenili stanje skladišta tj. kolonu Količinu po knjigovodstvu.
Ispravna inventura prije odobravanja mora imati istovjetne obje kolone, a smije se razlikovati samo kolona količina po popisu. U ovom našem slučaju se pozicioniramo u koloni Količina po knjigovodstvu datog artikla i umanjimo količinu za onoliko koliko je dotičnog artikla išlo vani. Naravno, da ako smo već ažurirali Količinu po popisu, i nju treba umanjiti. U idealnom slučaju (kada nema viškova i manjkova) sve tri kolone bi trebale imati istovjetne vrijednosti.
Na samom početku, kod odabira skladišta u zaglavlju inventure, pojavila se poruka: Tip odabranog skladišta ne odgovara tipu dokumenta. Što da radimo?
Sigurno je da pokušavate odabrati maloprodajno skladište, a nalazite se u veleprodajnom modulu ili obratno. Izađite na glavni izbornik i odaberite ispravan modul.

Što s artiklom kojeg nema na inventurnoj listi, a pronašli smo ga kod brojanja?
Na dnu tabele stavki Inventure imate tri standardne tipke za Unos, Izmjenu i Brisanje. Kliknite na Unos, odaberite artikl i unesite količinu pronađenog artikla kao i njegovu cijenu. Ako ne unesete nabavnu cijenu moći ćete odobriti inventuru, ali neće biti moguće odobriti Zapisnik o inventurnom višku. Tek kada definirate cijenu tog artikla, isti će biti moguće odobriti.
Što s artiklom kojeg opće nemamo u tabeli artikala, a našli smo ga kod brojanja?
Kliknite na tipku Unos na inventurnoj listi i kada se nađete na tabeli artikala unesite artikal sa svim pripadajućim elementima. Kliknite na tipku Izbor i taj artikal će se pojaviti u inventurnoj listi. Upišite vrijednost artikla, pronađenu količinu i kliknite na Ok. Kod odobravanja inventure program će vas izvjestiti da se kreirao NEODOBRENI zapisnik o višku kojeg TREBA odobriti zbog toga što artikal nema nabavne cijene. Potrebno je otići do Zapisnika o višku (može i preko stabla dokumenta), ući u njegove stavke, stavki kojoj nedostaje nabavna vrijednost istu dodjeliti, te nakon toga zapisnik odobriti.

Pojavile su mi se iste stavke na inventurnoj listi. Što s njima?
Na stavkama inventure, u padajućem izborniku Obrade pozovite proces Spajanje stavki s istovjetnom robom. Nakon završetka procesa postojati će samo jedna stavka svake robe na inventurnoj listi.
Imamo veliko skladište, broji nekoliko ljudi i svi mogu naići na isti artikl. Kako to riješiti?
Svako može unijeti po jedan dokument inventure (u opis upišite ime osobe koja broji). Kada su svi završili, napravite novu praznu inventuru. U nju kopirajte stavke sa pojedinačnih inventure (Obrada-Kopiranje označenih stavki). Na kraju pozovite proces iz prethodnog pitanja (spajanje stavki). Pojedinačne inventure NE ODOBRAVATE, one su tu samo radi provjere brojanja.

Imam u velikom broju artikala nekoliko koji nemaju Količinu po knjigovodstvu istovjetnu koloni Zaliha. Postoji li lakši način da prepišem vrijednosti, a da ih ne tražimo pojedinačno?
Iz padajućeg izbornika Obrade sa tabele stavki inventure pozovite proces Kopiranje stvarnog stanja u količina po knjigovodstvu koji će izjednačiti vrijednosti, te na taj način omogućiti odobravanje inventure.

Kod odobravanja inventure pojavila se poruka: "Nije moguće odobriti stavku redni broj XX Artikal : Roba XX jer je stanje skladišta naknadno mijenjano" - Što da radimo?
Pronađite stavku na inventurnoj listi, pozicionirajte se na žuto polje Količina po knjigovodstvu i izmjenite ga na ispravnu vrijednost tj. kako smo već napisali - mora biti istovjetno koloni Zaliha.

Odobrili smo inventuru, otvorili novu godinu i prenjeli materijalna stanja, napravili nekoliko novih izlaznih dokumenata i shvatli da smo pogriješili kod brojanja. Što da radimo?
Potrebno je unatrag razodobriti (ne brisati nego samo razodobriti !!!) nastale dokumente. Razodobriti Popis početnog stanja u 2003. godini i obrisati ga (kroz padajući izbornik Brisanje popisa početnog stanja), promjeniti godinu u 2002 i razodobriti inventuru. Napraviti izmjene u inventuri, odobriti inventuru, napraviti prijenos materijalnih stanja u 2003 (što će automatski kreirati ispravljeni Popis početnog stanja). Nakon što odobrimo Popis početnog stanja, poštivajući datumski redoslijed, dokumente koje smo na samom početku razodobrili potrebno je ponovo odobriti.

Panika!!! Juče smo unjeli neke artikle a danas su nestali. Sigurno ih nitko nije obrisao... Što se desilo???
Ovo je čest problem i izvor čestih upita a rješenje je jednostavno i očito. Naravno da ih nitko nije obrisao... dovoljno je promjeniti godinu i dotični artikli će se pojaviti. Sjetite se priče o registrima i o tome da se naknadne izmjene u prethodnoj godini NEĆE preslikati u narednu. Prvih mjesec dana nove poslovne godine IZUZETNO je bitno da se vodi računa u kojoj godini nešto trenutno radite.

Poštovani korisnici, poslovni partneri, prijatelji…
Uzvraćajući na vaše dobre želje i čestitke povodom predstojećih blagdana, nalazimo za shodno izvjestiti vas da smo odlučili sredstva namjenjena čestitkama doznačiti na račun neke od udruga kojima je novac potreban za humanitarni rad. Ove godine odlučili smo se za "Hrvatsku udrugu za školovanje pasa vodiča i mobilitet". Time želimo samom činu čestitanja i dobrih želja dati jednu korisnu i humanitarnu dimenziju.
Unaprijed nas veseli što će se djelić naših i vaših dobrih želja pretočiti u konkretnu pomoć slabovidnim i drugim hendikepiranim osobama.

Sretan Božić i sve najljepše u Novoj godini želi vam ekipa 4th Dimension !!!

Ako želite primati 4D Wand info na e-mail adresu, javite nam
na 4d@4d.hr ili nazovite.