Ovaj Info Vam šaljemo danas, kako biste znali, kako postupiti kada dođe vrijeme inventure, otvaranja Nove godine i prijenosa početnog stanja. Novu godinu trebate otvoriti ili 31.12.2000. ili poslije 01.01.2001. Da bi ste prenijeli materijalno početno stanje trebate imati sređena skladišta (inventure), a financijsko početno stanje se može prenositi i više puta, tj. sve dok u potpunosti ne budete zadovoljni.

INVENTURA

Da biste mogli prenijeti stanje skladišta u novu knjigovodstvenu godinu potrebno je napraviti inventuru. Uvjet koji mora biti zadovoljen prije početka kreiranja inventure je da su svi robni dokumenti zatvoreni, odnosno da ste sa skladišta skinuli svu robu koja neće ići u popis početnog stanja.

U padajućem izborniku Skladište, koji se nalazi na glavnom ekranu robno-materijalnih modula, pozivate opciju Inventurni popis. Program otvara tabelu dokumenata Inventura.

Ako imate više skladišta na kojima imate zaduženu robu, inventuru radite za svako skladište posebno, jer se tako i stanje prenosi u novu knjigovodstvenu godinu.

Prvo je potrebno kreirati zaglavlje dokumenta inventure. U formi zaglavlja definirate skladište na kojem radite inventuru, kao i datum kada je ona pravljena.

Slijedeći korak je unos stavaka u dokument inventure. Da ne biste unosili stavke dokumenta pojedinačno, u padajućem izborniku Obrade nalaze se opcije:

1. Priprema popisa za sve artikle: pritiskom na ovu opciju program će sve stavke koje imaju zalihe na skladištu kreirati u tabelu stavki inventurnog popisa.

2. Popis za tarifnu grupu artikala: pritiskom na ovu opciju program otvara tabelu tarifnih grupa i iz nje odabirete za koju tarifnu grupu želite popis. Samo artikli koji pripadaju odabranoj tarifnoj grupi ući će u tabelu stavki inventurnog popisa.

3. Popis za grupu iz klasifikacije artikala: pritiskom na ovu opciju program otvara tabelu klasifikacije i iz nje odaberite grupu za koju želite napraviti inventuru. Odabirom grupe u tabelu stavki inventurnog popisa ući će samo artikli koji pripadaju odabranoj grupi.

Kada su kreirane stavke u tabeli stavki inventurnog popisa, možete ispisati dokument Prazna popisna lista sa artiklima nađenim na skladištu. Ovaj dokument se nalazi u padajućem izborniku Ispis.

Po završetku popisa stanja skladišta potrebno je nađene količine usporediti sa knjigovodstvenim stanjem i evidentirati viškove i manjkove ako ih ima.

U tabeli stavki inventurnog popisa pored naziva, šifre i kataloškog broja nalaze se slijedeće kolone: zalihe, količine po knjigovodstvu, količine po popisu, cijena, vrijednost po knjigovodstvu, vrijednost po popisu, manjak-količina, manjak-vrijednost, višak-količina, višak-vrijednost, razlika.

Polje količina po knjigovodstu predstavlja stanje koje je program našao na zalihama.

Polje količina po popisu je stanje koje ste vi našli fizički na skladištu. Ovo polje se može mijenjati i u njega upisujete stvarne količine robe na skladištu. Ukoliko je ova količina veća ili manja od knjigovodstvene program sam evidentira višak ili manjak kao i razlike u vrijednostima.

Kada su upisane količine po popisu dokument inventure treba odobriti. U tom momentu stanje po popisu postaje jednako knjigovodstvenom stanju. Program automatski kreira zapisnike o inventurnom višku i inventurnom manjku, kao i zapisnik o inventuri. Ove zapisnike možete i ispisati koristeći ispise iz padajućeg izbornika Ispisi.

Pored zapisnika program automatski kreira i puni tabele dokumenata inventurnog viška i inventurnog manjka. Ove tabele dokumenata pozivate također iz padajućeg izbornika Skladište sa glavnog izbornika robno - materijalnog modula.

NAPOMENA: Za vrijeme trajanja inventure (dok dokument inventure stoji neodobren) NEMOJTE stavljati i skidati robu sa skladišta putem bilo kojeg dokumenta, jer u tom slučaju inventura neće biti ispravna i program vam u novijim verzijama neće niti dopustiti da odaberete takvu inventuru.

I na kraju jedan savjet. Inventuru radite na način da robu popisujete gledajući po skladištu i upisujući nađene količine na inventurnu listu. Ako gledate po redosljedu po kojem se artikli nalaze na papiru, otvarate sebi mogućnost da propustite popisati neku od roba, budući da je moguće da na praznoj popisnoj listi neki od artikala nije naveden, jer je knjigovodstvena količina nula, a imate ga na skladištu. U obrnutom slučaju, lako je na popisnoj listi provjeriti da li ste upisali količine za sve artikle i u slučaju da imate takvu situaciju, te artikle ste ili preskočili ili imate manjak na skladištu, pa ih nije loše ponovno provjeriti.

NAPOMENA (za korisnike koji svoju robu daju na komisiju i revers)

Kada je inventura napravljena za svu robu koja je na komisiji ili reversu kod poslovnih partnera napravite dokument povrata sa komisije i povrata sa reversa. Te dokumente odobrite i poslije toga napravite prijenos početnog stanja u novu knjigovodstvenu godini. Kada je prijenos početnog stanja napravljen, u novoj knjigovodstvenoj godini, otvorite nove dokumente komisije i reversa, te u njih ponovo upišite robu koja je kod vaših poslovnih partnera na komisiji ili reversu.

I. Otvaranje nove godine

Otvaranje nove obračunske godine i prijenos početnog stanja pozivate pomoću ikone Početna stanja koja se nalazi na glavnom izborniku programskog rješenja 4D Wand. Otvoriti će se novi prozor sa tri tipke. Pritiskom na prvu tipku, 'Izbor obračunske godine', izaberite godinu i poduzeće za koje želite otvoriti novu obračunsku godinu i napraviti prijenos početnog stanja (u ovom slučaju to će biti 2000.).

Nakon toga potrebno je otvoriti novu obračunsku godinu što ćete učiniti pritiskom na drugu tipku Nova obračunska godina. Prvo program šalje upozorenje Da li ste sigurni da želite kreiranje nove obračunske godine za kalendarsku godinu: 2001?. Odgovorom 'Da' potvrdite otvaranje nove obračunske godine. Program će vas obavijestiti da je uspješno kreirao novu obračunsku godinu, što potvrdite sa tipkom 'OK'.

Na ovaj način ste uspješno kreirali novu obračunsku godinu što možete i vidjeti ako pozovete tipku Izbor godine sa glavnog izbornika programskog rješenja 4D Wand.

***Upozorenje: Otvaranje nove godine se radi samo jednom. Kreiranjem nove godine program prepisuje sve osnovne registre iz stare godine i fizički ih razdvaja, tako da morate biti pažljivi koje podatke unosite u staru, a koje u novu godinu. Naime poslovni partner unešen u 2000-u godinu se neće pojaviti u 2001-oj i obrnuto. To vrijedi i za ostale podatke pri prelasku iz jedne u drugu obračunsku godinu.

II. Prijenos početnog stanja

VAŽNO: Prilikom prijenosa podataka sve radne stanice MORAJU biti izvan programskog rješenja 4D Wand. Program neće prebaciti niti jedan robni dokument bez obzira da li je odobren ili ne tako da je potrebno sve robne dokumente odobriti/obrisati i po potrebi nakon prijenosa početnog stanja kreirati te dokumente u novoj obračunskoj godini.

1. Prijenos podataka financijskog knjigovodstva

Pritiskom na treću tipku 'Prijenos početnog stanja' otvara se novi izbornik. Tu možete izabrati da li želite prijenos podataka za financijsko ili robno-materijalno knjigovodstvo. Izborom prijenosa podataka za financijsko knjigovodstvo program će prenijeti početno stanje u novu godinu u nalog za knjiženje broj 1 i OBRISATI trenutni sadržaj naloga broj 1. Ukoliko ste već kreirali novu obračunsku godinu i želite unositi neke podatke u financijsko knjigovodstvo prije nego što ste prenijeli početno stanje (npr. izvode) preporučamo da otvorite nalog za knjiženje pod rednim brojem 2, budući da je nalog broj 1 s datumom 01.01. rezerviran za automatski prijenos početnog stanja iz prethodne godine. Pritiskom na tipku 'Da' program otvara okvir na kojem vidite iz koje se godine i u koju se godinu prenose podaci. Ovdje možete kvačicom označiti mogućnost prijenosa IOS-a po komitentima. Ukoliko ne označite ovu opciju program će prenijeti samo trenutno stanje komitenta u kumulativu (jednu stavku). Preporuka da napravite prijenos IOS-a po komitentima, jer ćete na taj način osigurati podatke o svim neplaćenim računima i njihovim valutama. Pritiskom na tipku 'Obrada' program će započeti sa prijenosom podataka.

Prijenos podataka za financijsko knjigovodstvo možete napraviti proizvoljan broj puta, jer program kod svakog slijedećeg prijenosa, briše knjiženja iz naloga broj 1 i ponovno dodaje sve stavke.

2. Prijenos podataka robno materijalnog knjigovodstva

Izborom prijenosa podataka za robno-materijalno knjigovodstvo program će otvoriti novi okvir na kojem vidite iz koje godine i u koju se godinu vrši prijenos podataka. Na tom okviru se nalazi i polje za upis uslova pri prijenosu podataka. To polje služi nama za prijenos podataka u nekim specijalnim slučajevima, te ga vi ostavite praznim. Pritiskom na tipku 'Obrada' program će otvoriti novi okvir u kojem birate skladište za koje radite prijenos početnog stanja. Prijenos podataka potrebno je napraviti za svako skladište pojedinačno.

Nakon što ste napravili prijenos početnih stanja, u glavnom izborniku programskog rješenja 4D Wand kliknite na izbor godine i uđite u novu obračunsku godinu. U robno-materijalnom knjigovodstvu program će za svako skladište kreirati pojedinačni popis početnog stanja u novoj obračunskoj godini (Pritiskom na padajući izbornik Skladište koji se nalazi u modulima Veleprodaja, Maloprodaja odaberite opciju Popis početnog stanja. Pritiskom na njega otvara se tabela dokumenata popisa početnih stanja u kojoj možete vidjeti kreirane dokumente.) koji je potrebno odobriti.

Preporučamo da napravite inventuru na svim skladištima prije nego izvršite prijenos podataka u novu knjigovodstvenu godinu. Potrebno je uskladiti stvarno stanje na svim skladištima sa knjigovodstvenim zalihama, da bi na početku rada u novoj godini imali iste vrijednosti na skladištima i knjigovodstveno.

Sretan Božić i Novu godinu žele Vam djelatnici 4D.