PRIJENOS POČETNOG STANJA

Ovaj Info šaljemo Vam danas kako biste znali postupiti kada dođe vrijeme otvaranja Nove godine i prijenosa početnog stanja.
Novu godinu možete otvoriti ili 31.12.1999. ili poslije 01.01.2000., da bi ste prenijeli materijalno početno stanje trebate imati sređena skladišta, a financijsko početno stanje se može prenositi i više puta, tj. sve dok u potpunosti ne budete zadovoljni.

I. Otvaranje nove godine

Otvaranje nove obračunske godine i prijenos početnog stanja pozivate pomoću ikone Početna stanja koja se nalazi na glavnom izborniku programskog rješenja 4D Wand. Otvoriti će se novi prozor sa tri tipke. Pritiskom na prvu tipku, Izbor obračunske godine, izaberite godinu i poduzeće za koje želite otvoriti novu obračunsku godinu i napraviti prijenos početnog stanja (u ovom slučaju to će biti 1999.).
Nakon toga potrebno je otvoriti novu obračunsku godinu što ćete učiniti pritiskom na drugu tipku Nova obračunska godina. Prvo program šalje upozorenje Da li ste sigurni da želite kreiranje nove obračunske godine za kalendarsku godinu: 2000?. Odgovorom Da potvrdite otvaranje nove obračunske godine. Program će vas obavijestiti da je uspješno kreirao novu obračunsku godinu, što potvrdite sa tipkom OK.
Na ovaj način ste uspješno kreirali novu obračunsku godinu što možete i vidjeti ako pozovete tipku Izbor godine sa glavnog menija programskog rješenja 4D Wand.
Upozorenje: otvaranje nove godine se radi samo jednom. Kreiranjem nove godine program prepisuje sve osnovne registre iz stare godine i fizički ih razdvaja, tako da morate biti pažljivi koje podatke unosite u staru, a koje u novu godinu. Naime poslovni partner unešen u 1999-u godinu se neće pojaviti u 2000-oj i obrnuto. To vrijedi i za ostale podatke pri prelasku iz jedne u drugu obračunsku godinu.

II. Prijenos početnog stanja

***VAŽNO: Prilikom prijenosa podataka sve radne stanice MORAJU biti izvan programskog rješenja 4D Wand.
Program neće prebaciti niti jedan robni dokument bez obzira da li je odobren ili ne, tako da je potrebno sve robne dokumente odobriti/obrisati i po potrebi nakon prijenosa početnog stanje kreirati te dokumente u novoj obračunskoj godini.

1. Prijenos podataka financijskog knjigovodstva

Pritiskom na treću tipku Prijenos početnog stanja otvara se novi izbornik. Tu možete izabrati da li želite prijenos podataka za financijsko ili robno-materijalno knjigovodstvo.
Izborom prijenosa podataka za financijsko knjigovodstvo program će prenijeti početno stanje u novu godinu u nalog za knjiženje broj 1 i OBRISATI trenutni sadržaj naloga broj 1. Ukoliko ste već kreirali novu obračunsku godinu i želite unositi neke podatke u financijsko knjigovodstvo prije nego što ste prenijeli početno stanje (npr. izvode) preporučamo da otvorite nalog za knjiženje pod rednim brojem 2, budući da je nalog broj 1 s datumom 1.1. rezerviran za automatski prijenos početnog stanja iz prethodne godine. Pritiskom na tipku Da program otvara okvir na kojem vidite iz koje se godine i u koju se godinu prenose podaci. Ovdje možete kvačicom označiti mogućnost prijenosa IOS-a po komitentima. Ukoliko ne označite ovu opciju program će prenijeti samo trenutno stanje komitenta u kumulativu (jednu stavku). Preporuka da napravite prijenos IOS-a po komitentima, jer ćete na taj način osigurati podatke o svim neplaćenim računima i njihovim valutama. Pritiskom na tipku Obrada program će započeti sa prijenosom podataka.
Prijenos podataka za financijsko knjigovodstvo možete napraviti proizvoljan broj puta, jer program kod svakog slijedećeg prijenosa, briše knjiženja iz naloga broj 1 i ponovno dodaje sve stavke.

2. Prijenos podataka robno materijalnog knjigovodstva

Izborom prijenosa podataka za robno-materijalno knjigovodstvo program će otvoriti novi okvir na kojem vidite iz koje se godine i u koju se godinu vrši prijenos podataka. Na tom okviru se nalazi i polje za upis uslova pri prijenosu podataka. To polje služi nama za prijenos podataka u nekim specijalnim slučajevima, te ga vi ostavite praznim. Pritiskom na tipku Obrada program će otvoriti novi okvir u kojem birate skladište za koje radite prijenos početnog stanja. Prijenos podataka potrebno je napraviti za svako skladište pojedinačno.
Nakon što ste napravili prijenos početnih stanja, u glavnom izborniku programskog rješenja 4D Wand kliknite na izbor godine i uđite u novu obračunsku godinu. U robno-materijalnom knjigovodstvu program će za svako skladište kreirati pojedinačni popis početnog stanja u novoj obračunskoj godini koji je potrebno odobriti.
Preporučamo da napravite inventuru na svim skladištima prije nego izvršite prijenos podataka u novu knjigovodstvenu godinu. Potrebno je uskladiti stvarno stanje na svim skladištima sa knjigovodstvenim zalihama, da bi na početku rada u novoj godini imali iste vrijednosti na skladištima i knjigovodstveno.

4D Wand spreman za 2000-tu

Programsko rješenje 4D Wand je u cijelosti spremno za 2000-tu godinu. Način pamćenja i obrade datuma u našoj aplikaciji izvedeni su na način koji nije podložan problemu 2000 godine. Pamti se redni broj dana od 01.01.1801. godine, tako da je današnji datum 72649, a 01.01.2000. će biti 72687. To znači da će dan "D" koji je problem za većinu programskih rješenja, za naše biti samo jedan obični broj. Interne funkcije taj broj pretvaraju u oblik koji korisnik vidi na ekranu kao datum. Dapače, oblik prikaza i unosa datumskih polja učitavamo iz postavki Control Panel-a. Ukoliko je format datuma u Control Panel-u postavljen tako da godina ima samo dvije znamenke (dd.mm.yy), programsko rješenje 4D Wand će i u tom slučaju raditi ispravno.

Naravno, prijestupne godine se ispravno računaju: 2000. godina je prijestupna (sjećate se: prijestupna je svaka godina djeljiva sa 4 i 400, osim onih djeljivih sa 100)

Još na početku programiranja baza podataka (1989.) bili smo svjesni nadolazećeg problema, stoga smo se i odlučili za case-alat Clarion koji od 1986. godine ima riješen problem 2000. godine.