Adresar komitenata

Kako je pojašnjeno na stranici Komitenti jedna od tabela komitenata je tabela s imenikom pozvana iz modula Adresar.

 Ikona za poziv adresara komitenata

Pozivom ikone otvara se forma Adresar komitenata na kojoj je moguće pregledavati, locirati i uređivati podatke o svim poduzećima, osobama koje su zaposlene u tim poduzećima, kao i njihove brojeve telefona. Sama forma u obliku jedinstvene tabele podijeljena je na tri zasebne, međusobno interaktivne tabele. U središnjem dijelu smještena je tabela poslovnih partnera/komitenata sa svim svojim najznačajnijim elementima. Većinu donjeg dijela forme zauzima tabela osoba u koju se unose zaposlenici ili bitne osobe vezane za određenu tvrtku. S desne strane nalazi se tabela telefona koji su vezani tj. uneseni za odabranu osobu s lijeve strane. Pomjeranje linije za označavanje na tabeli partnera automatski ažurira i obje donje tabele, dok pomjeranje na tabeli osoba automatski ažurira tabelu telefona. S obzirom na to da je adresar komitenata centralno mjesto za njihov unos i uređivanje ne čude logično razmještene tri grupe tipki Unos, Izmjena i Brisanje.

Za sve akcije na formi potrebno je koristiti dostupne tipke, ikone ili padajuće izbornike. Ikone su prečaci do padajućih izbornika i ubrzavaju operativan rad. Za odabir određenog padajućeg izbornika moguće je koristiti i slovne prečace u kombinaciji s tipkom Alt na tastaturi, a koji su naznačeni podvučenim slovom.

Na alatnoj traci nalaze se ikone koje se najčešće koriste i time osiguravaju brz pristup traženoj informaciji ili željenoj operaciji. Pored lokatora, polja koje služi za brzo pronalaženje sloga u bazi podataka, nalazi se standardne ikone za označavanje i prikaz označenih slogova.

Na formi Adresar komitenata dostupni su sljedeći padajući izbornici:

•Komitenti

oUnos - kao i tipka Unos otvara formu za unos novog komitenta. Više o otvaranju i formama partnera pročitajte na stranici Ažuriranje podataka o komitentu.

oIzmjena - kao i tipka Izmjena otvara formu partnera na kojem se trenutno nalazite kako bi ste mogli unijeti ili izmijeniti neki od podataka

oBrisanje - kao i tipka Brisanje poziv iz padajućeg izbornika omogućava brisanje partnera. Brisati je moguće samo partnera koji na sebi nema zakačenu niti jednu osobu a ne smije imati niti jedan kreirani dokument.

oKopiranje komitenata (Ctrl+Insert) - kopira komitenta na kojem se trenutno nalazi linija za označavanje sa svim podacima osim sadržaja napomene partnera. Istovremeno će pored naziva partnera dodati oznaku (kopija). U praktičnom radu kopiranje komitenta koristi se kada se unose poslovnice tvrtki i time izbjeglo zamorno dodavanje uvijek istih naziva. Kopiranom komitentu potrebno je samo izmijeniti adresu i obrisati da se radi o kopiji.

oStavljanje komitenta van uporabe - u dinamičnom poslovnom okruženju tvrtke se zatvaraju i više nikada neće biti potrebe za njihovim odabirom na dokumentima. Ako takve tvrtke, ili više njih (proces radi i na označenim komitentima), ne želite imati više u svom Adresaru možete ih staviti van uporabe. Dakle, one i dalje ostaju u bazi ali nisu vidljive na tabeli komitenata. Koje ste sve komitente stavili van uporabe možete vidjeti pozivom ikone Prikaz komitenata van uporabe.

oVraćanje komitenta u uporabu - Ako jednog ili više komitenata želite vratiti na tabelu, pozovite ikonu Prikaz komitenata van uporabe. Označite komitente koje želite vratiti i iz padajućeg izbornika Komitenti odaberite Vraćanje komitenta u uporabu.

oExport trenutačno prikazanih podataka u MS Excel - omogućava prebacivanje sve vidljive podatke iz tabele adresara komitenata u Excel

oResetiranje formata tabele - proces se poziva ako želite postavke kolona (prikaz i njihovu širinu) vratiti na početne vrijednosti. Više o kolonama i njihovu podešavanju pročitajte u članku Podešavanje kolona.

•Označavanje

oStandardni izbornici za označavanje i prikaz

oVišestruko označavanje komitenata - koristi se kada želite saznati ili filtrirati partnere po datumskom unosu u bazu. Npr, kada tražite odgovor na pitanje tko su partneri uneseni u 4D Wand od 01.01.20xx. do 30.06.20xx. godine

•Pregled

oPretraživanje (F3) - otvara formu za pretraživanje komitenata i partnera. Više o pretraživanju pročitajte u članku Pretraživanje komitenata, artikala, napomena

oPopunjavanje napomena - napomena komitenta unosi se ili uređuje na samoj formi komitenta. No, ponekad je potrebno upisati istu napomenu. ili bilo kakav tekst napomene, u više komitenata. S obzirom na to da se radi o destruktivnoj akciji na više partnera (ne postoji undo funkcija) pažljivo čitajte naputke koji se pojavljuju. U svakom slučaju, program vas upozorava na destruktivnost i nudi mogućnost odabira da li želite dodati tekst u napomenu, prepisati preko postojećeg teksta ili isprazniti (obrisati) napomenu.

oPrikaži napomene - odabirom opcije otvara se forma na kojoj je prikazana napomena trenutno osvijetljenog partnera i trenutno osvijetljene osobe.

oDatoteke s diska vezane na komitenta (Ctrl+O) - za svakog partnera moguće je vezati neki dokument ili datoteku s diska (e-mail, sliku, ...) i jednostavnim pritiskom na F4 pregledati dokument. Detaljno pojašnjenje rada s dokumentima pročitajte u članku Skeniranje, kreiranje i povezivanje vanjskih datoteka s 4D Wand-om. Pozivanjem izborne linije otvara se tabela s popisom datoteka/dokumenata za osvijetljenog partnera.

oPregled skeniranog dokumenta (F4) - Jednostavnim pritiskom na funkcijsku tipku F4 otvara se forma s datotekama zakačenim za osvijetljenog komitenta a ponovnim pritiskom na F4 otvara se datoteka tj. dokument na kojem se trenutno nalazite.

oPoveži dokument na označene komitente - koristi se kada želite isti dokument u jednoj interakciji zakačiti za više komitenata. Pozovete opciju, nakon upozorenja pronađete datoteku koju želite zakačiti za više komitenata, upišete opis kako bi ste ga kasnije lakše pronašli i potvrdite s tipkom OK .

oDatoteke s diska vezane na osobu - kao i kod komitenata, za svaku osobu moguće je vezati neki dokument ili datoteku s diska (e-mail, sliku, ...) i jednostavnim pritiskom na F4 pregledati dokument. Detaljno pojašnjenje rada s dokumentima pročitajte u članku Skeniranje, kreiranje i povezivanje vanjskih datoteka s 4D Wand-om. Pozivanjem izborne linije otvara se tabela s popisom datoteka/dokumenata za osvijetljenu osobu u donjem dijelu tabele.

oInformacije o komitentu (Ctrl+D) - ovu opciju koristite kada želite odgovor na pitanje tko je kreirao komitenta i tko je posljednji nešto mijenjao na komitentu. Pozivom izborne linije ili korištenjem kratice Ctrl+D otvara se forma s informacijama:

o

oRođendani - pozivom ove izborne linije dobiti ćete sve rođendane koje slijede u narednom mjesecu. Detalje o pretraživanju rođendana potražite u članku Rođendani.

•Akcije

oPošalji e-mail komitentu - pozivom ove izborne linije ili odgovarajuće ikone iz statusne linije, otvorit će se forma za slanje e-maila s već popunjenim poljem To: . Preduvjet za to je da na formi partnera na tabeli Osnovni podaci, u polju E-mail adresa, imate upisanu e-mail adresu. Ako ni na formi partnera niti u osobama koje su zakačene za tog partnera nemate upisanu mail adresu, padajući izbornici će biti neaktivni kao i ikona na statusnoj traci.

oPošalji e-mail osobi - kao i slanje e-mail poruke komitentu tako je jednostavno i slanje e-maila osobi. Dovoljno se pozicionirati na željenu osobu u donjem dijelu tabele adresara i pozvati slanje iz padajućeg izbornika Akcije. Isti efekt se postiže pozivom ikone iz statusne trake Pošalji e-mail osobi. Pozivom jedne od dvije ponuđene opcije otvara se forma e-maila s popunjenim poljem To.

oKreiraj virman za komitenta - pozivom izborne linije otvara se forma predloška za virman s već popunjenim nazivom tvrtke i nazivom komitenta. Više o virmanima, njihovu kreiranju, setiranju i pregledu pogledajte na ovom linku .

oOtvori internet stranicu tvrtke - pozivom izborne linije ili odabirom ikone na statusnoj traci, otvara se internet preglednik koji koristite na web stranici tvrtke (ili neka druga koju odredite). Preduvjet za ovo je da je na formi partnera, na tabeli Osnovni podaci, popunjeno polje www adresa:. Ako polje nije popunjeno, izborna linija kao i ikona će biti neaktivni.

oOtvori Google Map na adresi komitenta - jedna izuzetno korisna akcija koja se poziva odabirom iz padajućeg izbornika ili odabirom ikone na statusnoj traci. Njenim pozivom starta se internet preglednik koji koristite, poziva Google Map koji se automatski pozicionira na adresi komitenta koji je osvijetljen.

•Ispisi

oLista komitenata - odabirom izborne linije otvara se forma na kojoj je moguće odabrati niz parametara za ispis liste partnera. Više informacija potražite na stranici Lista poslovnih partnera .

oIspis omotnice - pozivom izborne linije ili ikone sa statusne trake, otvara se forma omotnice s popunjenim podacima za odabranu tvrtku. Prije ispisa svakako je potrebno posetirati ispis omotnica. Više o tome potražite na ovom linku. Na vrhu forme nalazi se i padajući izbornik Kuverta koji omogućava izbor printera. Isto tako, na formi je moguće odabrati hoće li se na omotnici ispisati logo tvrtke ili podaci tvrtke pošiljatelja te odabrati nekoliko veličina same omotnice.

oPodaci o komitentu - Ispisuje sve bitne informacije za odabranu tvrtku i tri prve osobe iz te tvrtke na jednom listu papira, što ga čini pogodnim za slanje e-mailom ili faksom.

oNaljepnice - Pozivom izborne linije otvara se forma koja omogućava odabir naljepnice koju želite printati (polje Naziv naljepnice:). Ujedno se nudi mogućnost određivanja količine naljepnica koje želite printati (polje Broj naljepnica:) kao i broj početne naljepnice od koje želite krenuti printati (npr. printate na listu papira na kojem ste već potrošili 12 naljepnica pa ćete u polje upisati broj 12 kako bi program preskočio prvih 12 naljepnica i počeo printati od 13-e naljepnice. Više o naljepnicama pročitajte u članku Izvještaji i Podešavanje naljepnica .

•Export/Import (razni)

Izmjena aktivnih tabela vrši se tipkom Tab (ili Ctrl+Tab za korak unatrag) na tipkovnici ili klikom miša na željenu poziciju. Za ažuriranje podataka koristi se kombinacija tipki Alt + podvučeno slovo.

Unos, Izmjena, Brisanje komitenta
Za unos novog komitenta pritisnite tipku Unos ili na tipkovnici Insert. Program otvara formu partnera s pripadajućim karticama.
U slučaju da se mora napraviti neka izmjena na partneru, osobi ili telefonu, označite željeni slog (pozicionirajte se na njega) i pritisnite tipku Izmjena.
Brisanje nekog sloga je ograničeno njegovom upotrebom ili hijerarhijom. Tako se mogu brisati samo one tvrtke koja nisu imala prometa tj. za koja nije vezan niti jedan dokument. Dakle, ako je komitent odabran na bilo kojem dokumentu njegovo brisanje nije moguće. Nadalje, onemogućeno je brisanje partnera ako je za njega unesena osoba. A osobu nije moguće brisati dok god je za nju unesen barem jedan telefon.
Pod pretpostavkom da partnera niste iskoristili niti za jedan dokument, možete ga obrisati jedino ako prvo obrišete sve telefone osoba koje ste unijeli, zatim i sve osobe koje su unesene pod tim partnerom.

Unos, Izmjena, Brisanje osobe
Unos osobe vrši se odabirom tipke Unos ili korištenjem kombinacije tipki na tastaturi Alt+S. Pozivom se otvara forma za osobe koju treba popuniti. Preduvjet da bi formu mogli zatvoriti je popunjavanje polja Prezime i Poduzeće. Na istoj formi moguć je i unos telefonskih brojeva za odabranu osobu.
Iznad tabele osoba nalazi se ikone koje omogućavaju pomjeranje redoslijeda prikazanih osoba (1.), pregled datoteka s diska vezanih na odabranu osobu kao i mogućnost da klikom na ikonu pošaljete e-mail odabranoj osobi.
 

1.2.

Unos, Izmjena , Brisanje telefona
Pomoću tipki za ažuriranje za unesene osobe možete unijeti i proizvoljan broj telefona. Pritiskom na tipku Unos ili korištenjem kombinacije Alt+O, otvara se forma telefona na kojoj je potrebno odabrati vrstu uređaja, grad i upisati telefonski broj. Kao i kod osoba, strelicama je moguće pomjerati redoslijed unesenih telefona (2.)

Ispis omotnice
Za svakog partnera iz adresara možete ispisati i omotnicu. Dovoljno je pozicionirati se na određenog partnera i odaberete tipku Ispis omotnice za tvrtku. Program otvara formu izgledom ispisane omotnice. S desne strane omotnice bit će ispisan naziv i adresa partnera a s lijeve strane nudi se mogućnost upisa adrese pošiljatelja ili ispis logotipa. Također, odabirom tipke Kuverta nudi se mogućnost odabira printera.
U donjem dijelu ove forme imate mogućnost odabira veličine omotnice. Možete odabrati jednu od ponuđenih ili odabrati po izboru i zadati njene dimenzije.
Pritiskom na tipku Ispis omotnice, ista će biti odštampana.
Ako ne želite ispisati omotnicu, s forme izlazite pritiskom na Izlaz bez ispisa.
Ako je osim tvrtke odabrana i osoba u toj tvrtki, na ispisu omotnice ispod naziva partnera bit će ispisno i ime odabrane osobe.