Podaci o korisniku

Uvažavajući činjenicu da 4th Dimension d.o.o. ne ograničava broj tvrtki koje korisnik vodi (ili želi voditi) u 4D Wand-u, potrebno je za svaku tako vođenu tvrtku definirati njenu strukturu. Bez definiranja osnovnih odrednica strukture tvrtke, rad u 4D Wandu nije moguć. Struktura svake tvrtke, ovisno o karakteristikama njenog poslovanja kao i logističko organizacijskim odrednicama, unosi se i uređuje pozivom tipke Podaci o korisniku s glavnog izbornika 4D Wand-a. Njenim pozivom otvara se forma Podaci o korisniku / Struktura poslovanja. Važno je napomenuti da se struktura sastoji od 4 obavezna nivo-a sljedeći logiku da određena tvrtka TEST 4D Wand (Nivo 1) ima barem jednu Grupu (poslovnih) prostora (Nivo 2) u kojoj se nalazi barem jedan Poslovni prostor (Nivo 3) i na koncu barem jedno Skladište (Nivo 4). Tu se nalazi i još jedan dodatni nivo tj. POS (Nivo 5) koji se kreira automatski (nije moguć ručni unos) prvim importom dnevnog prometa POS blagajne. Odabirom bilo koje tipke koje predstavljaju razinu, prikaz na tabeli se mijenja i prikazuje samo odabranu razinu.

Na prikazanoj formi vidljive su i kolone koje daju brzu informaciju o nekim odrednicama pojedinog skladišta:

•Kolona T- tip skladišta - definira se kod otvaranja skladišta. Ovisno o odabranom tipu skladišta moguće oznake koje se prikazuju su: C - Carinsko skladište, M - Maloprodajno skladište, V - Veleprodajno skladište i N - nabavno skladište.

•Kolona Zatvoreno - Skladišta je moguće staviti van uporabe odabirom tipke Stavljanje van uporabe. Spomenuta tipka se pojavljuje na formi umjesto tipke Brisanje kada ste pozicionirani na nekom skladištu. Nakon upozorenja koje pojašnjava da na odabranom skladištu više neće biti moguć rad i potvrde da uistinu želite zatvoriti skladište, u koloni će se pojavit oznaka X. Ponovno aktiviranje skladišta vrši se s forme skladišta odabirom ikone Aktiviranje skladišta.

•Kolona Konto - Ako na formi skladišta prilikom otvaranja odaberete Konto skladišta, isti će se prikazivati u ovoj koloni.

•Kolona Mj.Tr. - Ako na formi skladišta prilikom otvaranja odaberete Mjesto troška, isti će se prikazivati u ovoj koloni.

•Kolone Od, Do - Brojanje dokumenata po skladištima uvelike olakšava poslovanje jer čim primite dokument u ruke znate s kojeg je skladišta nastao. U koloni Od prikazuje se početni broj dokumenata za skladište a u koloni Do posljednji broj koji je moguće iskoristiti za određeno skladište. Naša preporuka je da za raspon brojeva odaberete dovoljno širok raspon i da izbjegavate preklapanje raspona.

•Kolona Faktor - Faktor omogućava, u ovisnosti o njegovoj vrijednosti, povećanje ili smanjenje planskih cijena kod izlaza robe na tom skladištu.

•Kolona P - Ako ste na nekom skladištu označili Skladište se vodi po planskoj cijeni, dakle ne skladišnoj, u koloni će se prikazati oznaka 1.

•Kolona T - Ako ste na nekom skladištu označili Skladište je tranzitno (bez količina), u koloni će se prikazati oznaka 1.

•Kolone D1, D2, i D3 - Ako ste na formi skladišta odabrali dimenzije iste će biti prikazane u ovim kolonama

Tvrtka (Nivo 1)

Ako otvarate novu tvrtku (Glavni izbornik 4D Wand-a --> Alati --> Otvaranje nove tvrtke) struktura tvrtke je unaprijed definirana i izgleda ovako:

Naziv tvrtke (u ovom primjeru "Nova tvrtka") se definira kod samog otvaranja pomoću prethodno spomenutih alata. Za izmjenu podataka o tvrtki pozicionirajte se na nju i pozovite tipku Izmjena. Otvorit će se forma s 4 kartice:

Organizacijska jedinica

Na formi Organizacijska jedinica upisuju se bitni podaci za tvrtku. Upisani podaci koriste se za ispise zaglavlja izvještaja/dokumenata (račun, otpremnica...itd.) i to u slučajevima ako se ne koristi logo tvrtke, ili dodatne opcije ispisa podataka tvrtke koja je odabrana u posljednjem polju Komitent.

Šifra i porezni brojevi: - polje se popunjava OIB-om tvrtke. Isti se ispisuje u zaglavlju dokumenta i u footeru.
Naziv: - upisuje se naziv tvrtke.
Opis: - upisuje se djelatnost npr. poduzeće za uzgoj i preradu.
Adresa: - razumljivo samo po sebi.
Grad: - u prvo polje upisuje se poštanski broj a u drugo grad u kojem se nalazi organizacijska jedinica.
Fina: - upisuje se broj Fina poslovnice.
Porezna uprava/ispostava: - u prvo polje upisuje se naziv porezne uprave za PDV obrazac, u drugo polje upisuje se naziv porezne ispostave za PDV obrazac a u treće polje šifra porezne uprave za PDV obrazac.
Telefon/Fax: - razumljivo samo po sebi.
Devizni bankovni račun: - razumljivo samo po sebi.
Domaći bankovni račun: - razumljivo samo po sebi.
Direktor: - upisuje se ime i prezime direktora. Ispisuje se na dokumentima na mjestu potpisa.
Referentna valuta: - odabire se valuta u kojoj se vrši osnovni obračun vrijednosti na skladištima. Osnovna postavka je Hrvatska kuna.
Novčana jedinica, Stoti dio novčane jedinice: - oznaka za novčanu jedinicu kao i njen stoti dio.
Prefix ser.broja: - polje koje primjenu nalazi u proizvodnji. Dakle, radi se o prefixu na koji se dodaje serijski broj proizvoda Npr. 4D-xxx-xxx
Šifra djelatnosti: - u prvo polje se upisuje šifra djelatnosti organizacijske jedinice, u drugo šifra grada organizacijske jedinice a u treće šifra županije organizacijske jedinice.
Faktor poslovnice: faktor kojim se množi prodajna cijena za odabranu poslovnicu.
Vrsta računa: - odabrati R1 ili R2.
Broj odobrenja: upisuje se broj odobrenja središnjeg carinskog ureda.
Komitent:Odabrati komitenta koji je u stvari istog naziva kao organizacijska jedinica s mogućnošću unosa više podataka nego što se nalazi na formi organizacijska jedinica. Taj prošireni opseg podataka koristi se za ispise izvještaja i razne obrade. Npr. ako je polje prazno fiskalizacija kao i slanje eRačuna nije moguće. U ovom primjeru kliknuti na strelicu prema dolje i odabrati iz liste komitenata Nova tvrtka. Ako u listi komitenata nema tvrtke Nova tvrtka istu unesite sa svim podacima koji su potrebni.

Logo

Pritiskom na karticu Logo otvara se forma u kojoj je moguće definirati tri logotipa poduzeća za ispise na različitim izvještajima i dokumentima. Logotip tvrtke potrebno je kreirati u WMF (Windows Meta File) formatu, zbog relativno malog zauzeća prostora na disku i bržih ispisa izvještaja. Detaljne informacije o pripremi i primjeni logotipa u 4D Wand-u potražite na ovoj poveznici.

Podaci za izvještaje

Namjena ove kartice je da osigura podatke za slanje statističkih i drugih izvještaja prema zakonodavcu.

Zakonski predstavnik: - Ime i prezime zakonskog predstavnika za ispis na statističkim izvještajima.
Ime i prezime kontakt osobe: - Ime i prezime kontakt osobe za e-Porezna i exporte za FINA-u
Kontakt telefon: - Telefonski broj upisan u obliku +385xxxxxxx npr. +38516312600
Kontakt fax: - Broj fax uređaja upisan u obliku +385xxxxxxx npr. +38516312610
Kontakt e-mail: - e-mail za kontakt
Adresa za e-Porezna: - adresa za ispis na e-Porezna obrascima
Informacije o knjigovodstvenom servisu
Porezni broj: - porezni broj knjigovodstvenog servisa
Naziv: - naziv knjigovodstvenog servisa
Informacije o nadležnom sudu
Matični broj suda: - matični broj suda
Dodatne informacije za organizacijsku jedinicu
Matični broj: - matični broj organizacijske jedinice
Broj RNO: - broj registra neprofitnih organizacija
Društvo je upisano u registar trgovačkog suda u - sjedište Trgovačkog suda u kojem je izvršen upis društva u Registar trgovačkih društava (npr. U Zagrebu)
Pod brojem - Broj pod kojim je društvo upisano u Registar trgovačkih društava (npr. Tt.1234-5)
Temeljni kapital društva iznosi - temeljni kapital društva (npr. 30.000,00 Kn)
Način na koji je uplaćen temeljni kapital - npr. uplaćen u cijelosti/u stvarima
Članovi uprave - imena i prezimena članova uprave trgovačkog društva
Porezni zastupnik- odabrati iz registra komitenata. Ako ne postoji potrebno ga je dodati u registar.

Fiskalizacija

Kartica fiskalizacija je mjesto gdje se odabire datoteka s certifikatom pribavljenim od porezne uprave, upisuje lozinka za certifikat koja je isto tako dobivena od porezne uprave, datum početka fiskalizacije i eventualno označava rad s demo certifikatom (samo u izuzetnim situacijama). Detaljno pojašnjenje rada s certifikatom kao i svega bitnog za fiskalizaciju potražite na ovoj poveznici.

Grupa prostora (Nivo 2)

Odabirom tipke Grupa prostora (Nivo 2) na tabeli će osim naziva tvrtke tj. organizacijske jedinice biti prikazane grupe poslovnih prostora koje ste prethodno definirali. U praksi grupe poslovnih prostora često služe kao geografska odrednica tj. za grupiranje poslovnih prostora po gradovima ili ako želite razdvojiti poslovne prostore maloprodajnog tipa od veleprodajnih...itd. U svakom slučaju radi se o slobodnom registru kojeg možete (nije uvjet) prilagoditi svojoj organizacijsko logističkoj strukturi poslovanja.
Za unos nove grupe poslovnih prostora, potrebno se pozicionirati na tvrtku (organizacijsku jedinicu) i odabrati tipku Unos. Na formi koja će se pojavit upišite naziv grupe poslovnih prostora. Ako pogledate primjer iz slike na početku, tvrtka TEST 4D Wand ima dvije grupe poslovnih prostora (Split i Zagreb) iz čega je odmah vidljivo da tvrtka posluje u ta dva grada.

Ako nemate potrebe za grupama poslovnih prostora ostavite osnovnu odrednicu - Grupe poslovnih prostora.

Poslovni prostor (Nivo 3)

Odabirom tipke Poslovni prostori (Nivo 3) otvara se forma koja je nekada služila za unos bitnih podataka bez kojih fiskalizacija nije bila moguća. Naime, u prošlosti su se uneseni podaci na ovoj formi putem 4D Wand-a elektronski prijavljivali poreznoj upravi. Od 01.07.2017. proces prijave više nije moguć putem aplikacija već isključivo putem ePorezne. O tome smo detaljno pisali u 4D Wand Info-au Br.418. No bez obzira na te promjene, na ovoj kartici je još uvijek jedan od bitnijih elemenata kojem je potrebno posvetiti posebnu pažnju. Radi se o samom broju računa tj. o njegovom središnjem dijelu tj, dijelu računa na koji jedino možete utjecati (detaljno o strukturi računa pisali smo u 4D Wand Info-u Br.269). Nakon što ste prijavili poreznoj upravi poslovni prostor, a time uz ostale podatke i način brojanja računa, istu nomenklaturu morate definirati i na ovoj formi. Radi se o polju Oznaka poslovnog prostora (drugi dio računa):. Ono što ste definirali za ovo polje je podatak koji će se ispisivati na svakom računu izdanom iz tog poslovnog prostora. Bitno je i važno napomenuti da se oznaka poslovnog prostora ne smije razlikovati od one koju ste prijavili putem ePorezne.
Ako definirate tj otvarate novi poslovni prostor pozicionirajte se na Grupu poslovnih prostora koju ste prethodno unijeli i odaberite tipku Unos. Na formi koja će se pojavit prvo polje Grupa poslovnih prostora (Nivo 2 u 4D Wand-u) bit će popunjeno s grupom na kojoj ste bili pozicionirani. Ako ste pogriješili klikom na strelicu prema dolje odaberite drugu grupu poslovnih prostora. Sljedeće polje Oznaka poslovnog prostora (drugi dio računa) popunjavate sukladno prijavljenoj nomenklaturi putem ePorezne. Sve ostale podatke (naziv, ulica, grad...) u gornjem dijelu forme morate popuniti kako bi ste mogli tipkom OK zatvoriti formu.
Siva polja, vezana za datum prijave, promjene i zatvaranja poslovnih prostora ostat će nepopunjena jer to više nije u funkciji.

Skladišta (Nivo 4)

Preduvjet za bilo kakvu manipulaciju robom i uslugama je definiranje skladišta. Skladište predstavlja jednu logičnu cjelinu koja osigurava niz informacija o robi i cijenama temeljenim na kreiranim dokumentima. Odabir tipa skladišta je jedan od najbitnijih odabira jer je direktna posljedica djelatnosti koju obavljate (Maloprodaja, Veleprodaja, Carinsko poslovanje).

Otvaranje skladišta (Unos i Izmjena)

Potreba za novim skladištem obično je posljedica proširenja poslovanja (otvaranje novog prodajnog mjesta i sl.) ili je uzrok organizacijsko tehničke naravi (npr fizičko odvajanje dijela robe s jednog skladišta na novo).
 Kako je prethodno navedeno, svako skladište mora biti vezano za neki poslovni prostor. Stoga, prije odabira tipke Unos pozicionirajte se na odabrani poslovni prostor i naravno, odaberite tipku Unos. Otvorit će se forma za unos novog skladišta s poljima koje je potrebno popuniti. Ako skladište otvarate naknadno i niste sigurni što koje polje predstavlja provjerite kako je na drugim, prethodno otvorenim skladištima.
Polja koje je potrebno popuniti su (da li ćete neka popuniti ili ne ovisi o puno čimbenika ali ne postoji obaveza popunjavanja svih polja):

Šifra: program sam dodjeljuje šifru u rastućem nizu (0000101, 0000102, 0000103...) i moguće ju je izmijeniti. Na šifru se često obraća pažnja jer je ponekad lakše zapamtiti šifru nego naziv skladišta.
Naziv skladišta: Naziv može biti proizvoljan a obično se iz naziva odmah zna da li je u pitanju veleprodaja, maloprodaja, eventualno neka organizacijska cjelina, geografska odrednica, brand... itd. Preporuka je što kraći i jasniji naziv jer se lakše pronalazi u registru skladišta i lakše uočava kod prikaza na zaglavljima dokumenata tj. bilo gdje, gdje se prikazuje naziv skladišta.
Tip skladišta: određuje način vođenja cijena i vrstu skladišta. Pritiskom na strelici prema dolje koja se nalazi pored ovog polja, program otvara izbornik s osnovnim tipovima skladišta:

•Carinsko skladište (koristi se isključivo uz modul Carinsko skladište tipa D)

•Maloprodajno skladište (trebate odabrati ovaj tip ako otvarate maloprodajno skladište, tj robu na skladištu zadužujete po maloprodajnim cijenama),

•Nabavno skladište (trebate odabrati ovaj tip skladišta ako otvarate veleprodajno skladište, a robu na skladištu zadužujete po nabavnim cijenama).

•Veleprodajno skladište (trebate odabrati ovaj tip ako otvarate veleprodajno skladište, a robu na skladištu zadužujete po veleprodajnim cijenama - nabavna cijena + marža)

Valuta za skladište: u kojoj se želi voditi financijska vrijednost skladišta (uobičajeno je to Hrvatska kuna). Ako želite da se dokumenti za neko skladište automatski kreiraju u nekoj valuti (npr. Euro), potrebno je za skladište kao osnovnu valutu odabrati iz registra Valuta Euro, za Organizacijsku jedinicu Hrvatska kuna i u Parametrima programa --> Podešavanje dokumenata staviti da se valuta učitava po Organizacijskoj jedinici. U tom slučaju će program kada kreira dokument za skladište učitati Valutu i tečaj skladišta u odnosu na valutu organizacijske jedinice, u ovom slučaju Euro u odnosnu na Hrvatska kuna.
Početni broj dokumenta za skladište: određuje početni broj dokumenta za to skladište (npr 10000),
Krajnji broj dokumenta za skladište: određuje krajnji broj dokumenta za to skladište, (npr. 20000)
Novčana jedinica za prikaz na dokumentima: Kn i lp ako se skladište vodi u Hrvatskoj kuni,
Konto skladišta: konto skladišta koje možete koristiti prilikom kreiranja šablona za automatsko knjiženje,
Dimenzije: za svako skladište se može definirati mjesto troška i dimenzije,
Dimenzije za dokumente s web-a: ako se radi o Web skladištu, dokumentima koji dolaze s Web-a može se definirati mjesto troška i dimenzije,
Lokacija skladišta (Mjesto izdavanja): Uneseni podataka s ispisuje na dokumentima kao mjesto izdavanja,
Identifikacijski broj PCS: upisujete identifikacijski broj carinskog skladišta (PCS) pribavljenog od Carinske uprave,
Broj decimalnih mjesta za količinu: Određuje broj decimalnih mjesta za količinu koja se koristi na dokumentima i prikazuje na robnim karticama. Broj decimalnih mjesta može biti 0 (nula) čime se iskazuju samo cjelobrojne vrijednosti te 1, 2 do maksimalno 3 decimalna mjesta.
Poslovnica: Potrebno ju je definirati kao svakog drugog komitenta i odabrati iz registra.
POS eksport folder: ako koristite Offline 4D POS blagajnu koja je vezana za ovo skladište ovdje postavljate putanju do direktorija u kojeg će se eksportirati dokumenti (primke, prijenosnice, nivelacije, stanja skladišta, knjiga popisa itd) za tu POS blagajnu
POS import folder: ako koristite Offline 4D POS blagajnu koja je vezana za ovo skladište ovdje postavljate putanju do direktorija u kojeg će se importirati dnevni prometi s te POS blagajne te drugi zadani podaci s te POS blagajne.

Mogućnosti izbora stavljanjem kvačice:

Skladište se vodi po planskoj cijeni: stavljate kvačicu u polje ako želite da se na svim dokumentima koje radite na tom skladištu nudi planirana prodajna cijena. Ako je ova opcija aktivna, program će na izlaznim dokumentima nuditi cijene koje definirate u planskoj kalkulaciji cijena.
POS blagajna spojena na server: stavljanjem kvačice označavate da je na skladište vezana 4D POS blagajna koja je u mreži sa serverom (online POS blagajna)
Skladište je tranzitno (bez količina): stavljanjem kvačice označavate da je skladište koje definirate tranzitno tj. s prvenstvenom namjenom da se roba samo prebaci preko njega (automatski zaprimi i odmah razduži). U osnovi ono nema količina i na njemu je moguće zaprimiti robu nakon upozorenja da se radi o tranzitnom skladištu, što se koristi u specifičnim slučajevima (npr. roba u izlogu).
POS skladište za Rx račune: Ako je skladište namijenjeno za praćenje prometa Rx računa u ovo polje se stavlja kvačica automatski odabirom skladišta tipa Veleprodajno za Rx s POS-a.
Skladište tuđe robe (servis): Ako zaprimate tuđu robu radi ulaznog reversa ili servisa i sl. npr. dokumentom Primka tuđe neispravne robe (PRT) isti se može odobriti samo na skladištu koje ima uključenu ovu kvačicu. Zbog specifičnosti u manipulaciji i praćenju tuđe robe, uključenjem ove kvačice na ovom skladištu nije moguće kreirati određene klase dokumenata.
Preuzmi POS podatke: ako se sa Offline 4D POS blagajne trebaju importirati i drugi podaci koje je uz uključeni parametar na svojoj strani exportirala Offline 4D POS kasa.
Eksport stanja skladišta za 4D Wand IMC: koristi se kada se na web-u želi prikazati stanje tog skladišta
Bez obračuna ulazne trošarine: uključiti ako ne želite obračun ulazne trošarine na odabranom skladištu
Bez provjere količine LOT-a: koristi se ako se želi isključiti provjera LOT brojeva na artiklima koji se nalaze na odabranom skladištu
Omogućen program vjernosti: koristi se ako promet skladišta želite uključiti u program vjernosti.

Osnovna skladišta: na ovom mjestu se definiraju osnovna skladišta koja će se koristiti za automatske obrade. Npr. ako je skladište označeno kao tranzitno, ovdje se definira koje je osnovno skladište s kojeg će izuzimati robu; ako na odabranom skladištu imate namjeru koristiti radne naloge i nešto proizvoditi potrebno je odabrati skladište s kojeg će se izuzimati sirovine kao i skladište na koje će se stavljati gotovi proizvodi; ako namjeravate nabavljati i voditi tuđu robu na vlastitom skladištu (komisija) ovdje morate odrediti na kojem skladištu ćete raditi primke tuđe robe na komisiju...itd). Dakle, odabirom tipke Osnovna skladišta otvara se forma koju je potrebno popuniti. U prazna polja ćete upisati šifru odnosno brojeve za osnovno skladište; maloprodajno skladište; proizvodno skladište; servisno skladište; skladište gotovih proizvoda; skladište za R1 račune s POS blagajne.

POS (Nivo 5)

Odabirom POS (Nivo 5) u strukturi tvrtke pojavit će se sve POS blagajne sa svojom šifrom. Preduvjet za ovo je importiran barem jedan dnevni promet odabrane POS blagajne.
Čest je slučaj da se POS blagajna zatvara i da se više neće koristiti. U takvim slučajevima, a s ciljem da se ta licenca može i dalje korstiti za novu POS blagajnu koja će raditi na istom ili drugom skladištu, potrebno je POS proglasiti zatvorenim. Dakle, odabirom tipke Izmjena moguće je označiti da je POS blagajna zatvorena.

Vodite računa da jednom zatvorenu POS blagajnu nije moguće aktivirati bez intervencije 4D. O tome će biti prikazana i poruka s upozorenjem.

Ispis strukture poduzeća 1 i 2

•Ispis strukture poduzeća 1 nudi pregledan ispis svih elemenata vaše tvrtke koji su vidljivi na formi organizacijske jedinice.

•Za potrebe fiskalizacije potrebno je izraditi interni akt. Ispis strukture poduzeća 2 je prilog internom aktu iz kojeg je razvidno koji se poslovni prostori i skladišta koriste, kao i oznake naplatnih uređaja koji se koriste.

Napomene

Definiranje tranzitnog skladišta(4D Wand Info 005)

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.