Klasifikacija artikala

Prije nego što pristupite radu u bilo kojoj klasi dokumenata informacijskog sustava 4D Wand, kako bi ste dodali stavku u taj dokument, potrebno je napraviti klasifikaciju artikala i usluga. Postojanje klasifikacije je preduvjet da bi ste opće mogli dodati artikal u bazu artikala. Dakle, svrha i namjena klasifikacije je da se artikli slože smisleno i time pretraživanje učine efikasnijim a proces izvještavanja jednostavnijim i preglednijim.

Definiranjem klasifikacije praktično definirate i dio šifre roba i usluga. Naime, šifra nekog artikla sastoji se upravo od oznaka klasifikacije i rednog broja artikla koji je pridodan toj podgrupi. Takvim načinom definiranjem šifre artikla ili usluge osigurano je da samim pogledom na šifru možete raspoznati kojem dijelu klasifikacije određena roba pripada. Najjednostavniji primjer šifre koja nastaje iz klasifikacije je 01 01 001 gdje je 01 šifra Grupe (npr. Računala), 01 šifra Podgrupe (npr. Prijenosna računala) i na koncu oznaka 001 što označava da je to prvi artikal u toj podgrupi pa njegova konačna šifra izgleda 0101001.

S obzirom na potrebe izvještavanja, pretraživanja i druge potrebe..., u praksi se pokazalo da jednostavna nomenklatura klasifikacije nije dovoljna te da postoji potreba njenog proširenja. S obzirom na to da se radi o potencijalno štetnoj proceduri, naročito kada se proširenje klasifikacije traži nakon dužeg operativnog rada, isto je ostavljeno u domeni 4th Dimension. Dakle, klasifikaciju je moguće proširiti do 5 dubina uz savjet kako nema potrebe za tim ako se potrebe mogu zadovoljiti na druge načine. Kao i u svemu ne treba pretjerivati, već se voditi metodom manje je više. Savjetujemo da prije nego pristupite klasifikaciji napraviti analizu, jer se s dobro osmišljenom klasifikacijom u velikoj mjeri olakšava kasniji rad, bilo pri unosu novih artikala, bilo pri odabiru postojećih, bilo pri ispisu izvještaja.

Za ažuriranje tabele klasifikacije artikala startajte jedan od modula: Veleprodaja, Maloprodaja, Servis, Servis vozila ili Carinsko poslovanje. Po ulasku u modul pozovite padajući izbornik Registri odaberite izbornu liniju Klasifikacija artikala. Odabirom izborne linije program otvara tabelu za ažuriranje klasifikacije.

Tabela se sastoji od sljedećih kartica:

•Grupe

•Podgrupe

Za ažuriranje tabele Grupe na tabeli klasifikacije odaberite karticu Grupe. Odabirom tablica Grupe postaje aktivna. Za ažuriranje ove tabele koristite tipke za ažuriranje tj. Unos, Izmjena i Brisanje.
Pritiskom na tipku Unos otvara se forma za unos nove grupe. Forma se sastoji od sljedećih polja koja trebate popuniti:

•Šifra: U ovo polje upišite šifru za Grupu koju otvarate. Šifra se sastoji od dva broja.

•Naziv: U ovo polje upisujete naziv Grupe koju otvarate.

•Opis 1: U ovo polje upisujete dodatni opis Grupe ako je to potrebno.

•Opis 2: U ovo polje upisujete dodatni opis Grupe ako je to potrebno.

Kada su definirane grupe na redu je definiranje podgrupa. Na tabeli klasifikacije odaberite karticu Podgrupe. Tabela podgrupa postaje aktivna i može se ažurirati. Tipke za ažuriranje, Unos, Izmjena, Brisanje, nalaze se u donjem lijevom kutu tabele. Za otvaranje nove Podgrupe pritisnite tipku Unos. Pritiskom na nju program otvara tabelu Grupa, koja u ovom slučaju postaje izborna, i potrebno je odabrati Grupu u koju želite smjestiti Podgrupu koju unosite.
Kada je Grupa selektirana pritiskom na tipku Izbor program otvara formu Podgrupa. Forma se sastoji od sljedećih polja koja trebate popuniti:

•Šifra: U ovo polje se upisuje šifra podgrupe koju trenutno otvarate. Ona se sastoji od četiri znamenke, od kojih prve dvije označavaju Grupu kojoj podgrupa pripada, a druge dvije označavaju redni broj podgrupe. Druge dvije znamenke su isključivo brojne i program ih sam određuje. Za svaku novu Podgrupu unutar Grupe program nudi prvi sljedeći broj u rastućem nizu. Automatski generirani broj nije fiksan i može se mijenjati.

•Naziv: U ovo polje upisujete naziv Podgrupe.

•Opis 1: U ovo polje upisujete dodatni opis podgrupe ako je to potrebno.

•Opis 2: U ovo polje upisujete dodatni opis podgrupe ako je to potrebno.

•VP marža: U ovo polje upisujete postotak veleprodajne marže u odnosu na nabavnu cijenu koju želite ostvariti nad cijelom grupom artikala. Dodavanjem novog artikla u tu podgrupu automatski će se ne formi artikla popuniti polja postotak planske VP marže.

•MP marža: U ovo polje upisujete postotak maloprodajne marže u odnosu na nabavnu cijenu koju želite ostvariti nad cijelom grupom artikala. Dodavanjem novog artikla u tu podgrupu automatski će se ne formi artikla popuniti polja postotak planske MP marže.

Pritiskom na tipku OK uneseni podaci se prihvaćaju i nova podgrupa se prepisuje u tabelu Podgrupa.

S desne strane tabele nalaze se kartice Po šifri i Po nazivu čime se mijenja redoslijed prikaza grupa ili podgrupa. Prilikom pretraživanja odaberite uvijete istog. Za brzo pronalaženje sloga u registru koristite lokator.

Na vrhu tabele klasifikacije nalazi se tipka Hijerarhijski prikaz. Aktiviranjem ove tipke, pritiskom mišem, za trenutno osvijetljenu grupu u tabeli Grupa prikazuju se samo njene pripadajuće Podgrupe u tabeli Podgrupe. Na ovaj način omogućeno je pretraživanje podgrupa unutar jedne grupe i sl.

Brisati se mogu samo grupe koje na sebi ne nosi niti jednu podgrupu, a podgrupe se mogu brisati jedino u slučaju da na sebi nemaju niti jedan artikl. U svakom drugom slučaju brisanje je onemogućeno.