Export i import osnovnih sredstava

Export i import podataka osnovnih sredstava i sitnog inventara iz i prema vanjskim sustavima i uređajima

•Struktura export/import datoteka za automatsko učitavanje osnovnih sredstava i početnih stanja iz vanjskih sustava i lakšu izmjenu postojećih slogova.

•Datum kreiranja: 19.07.2024.

•Datum zadnje izmjene: 19.07.2024.

Konverter osnovnih sredstava je alat koji omogućava brzu i pouzdanu integraciju velikog broja slogova osnovnih sredstava i sitnog inventara u poslovno-informacijski sustav 4D Wand, čije podatke korisnik već posjeduje u nekom elektronskom formatu (npr iz programskog rješenja drugog proizvođača).

Prije pokretanja exporta/importa osnovnih sredstava, korisnik mora imati uključeno pravo pristupa 353 - OSN: Export svih osnovnih sredstava u csv datoteku.

Export osnovnih sredstava u csv

Želite li napraviti višestruku izmjena na postojećim podacima osnovnih sredstava, možete ih eksportirati u csv datoteku sa svim relevantnim poljima tablice osnovnih sredstava i ažurirati ih koristeći se drugim programskim alatima (MS Excel, Notepad, ...). Eksport svih podataka je moguće pozvati kroz slijedeći niz komandi: 4D Wand --> Osnovna sredstva --> Registri --> Osnovna sredstva, te iz padajućeg izbornika Export/Import pokrenuti Eksport svih podataka o osnovnim sredstvima za 4D Wand u tekst datoteku, prikazano kao na slici ispod.

Pozivom navedene opcije, nakon upozorenja i pojašnjenja namjene ovog exporta, otvara se upit lokacije na koju csv datoteku želite spremiti.

Import osnovnih sredstava

Import osnovnih sredstava služi za dodavanje novih slogova tablice osnovnih sredstava i sitnog inventara kao i za ažuriranje postojećih slogova podacima pripremljenim u drugom programskom rješenju.
Vrlo je važno napomenuti da osnovno sredstvo koje će se importirati u bazu 4D Wand sustava, mora u ulaznoj datoteci već biti klasificirano sukladno pravilima klasificiranja osnovnih sredstava opisanim u nastavku.
Primjer već popunjene konfiguracijske datoteke sadržan je u instalaciji 4D Wanda na poziciji W:\4D\Wand\Client\Ext, pa ju možete koristiti kao predložak za popunjavanje.

Popunjavanje XLS datoteka

Uz konverter su isporučeni predlošci u MS Excel formatu koji služe za pripremu podataka za import i treba ih popuniti podacima koje želite integrirati u 4D Wand sustav.
Radi lakšeg snalaženja, u datotekama su crvenom bojom označena obavezna, sivom bojom opcionalna i dodatna polja, koja nikako nisu predviđena za korištenje bez konzultacije i izričite upute djelatnika 4th Dimension. d.o.o.
Važna napomena: import podrazumijeva da u pripremljenoj datoteci ostavite jednak broj naslovnih redaka kao i u XLS predlošku, jer će konverter prilikom importa preskočiti taj broj redaka.

Opis tipova podataka

•NUMERIC(-mm.nn) - Numerički podatak maksimalne duljine mm znamenki (uključujući decimalni separator i predznak), od kojih je nn znamenki izdvojeno za decimalna mjesta. Decimalni separator je , (zarez), a separator za tisućice se ne upisuje: npr.: -1234567890,12. Prethodni primjer predstavlja numerički podatak u formatu -14.2: predznak (-), 10 mjesta za cjelobrojni dio, decimalni zarez i 2 mjesta za decimalni dio (ukupno 14 znakova)

•STRING(nn) - Tekstualni podataka maksimalne duljine nn znakova u kom ne smije biti znak ; (točka-zarez)

•DD.MM.GGGG - Datumski podatak formatiran kao dan.mjesec.godina gdje su dan i mjesec popunjeni vodećim nulama u slučaju da su manji od 10, npr.: 03.04.2006.

•HH.MM.SS - Vremenski podatak formatiran kao sati:minute:sekunde gdje su sati, minute i sekunde popunjeni vodećim nulama ako su manji od 10, npr.: 03:04:09.

OsnNivo1.xls

U ovoj datoteci možete prije konverzije osnovnih sredstava u 4D Wand pripremiti registar prvog nivoa klasifikacije osnovnih sredstava, kako biste vrijednosti iz registra mogli pridružiti osnovnim sredstvima tijekom same konverzije.

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

Šifra

STRING(2)

Šifra: šifra klase klasifikacije na prvom nivou. Šifra treba biti dvoznamenkasta, (ukoliko želite napraviti klasu, treba je upisati kao 01...)

2.

Naziv

STRING(<=50)

Naziv klase

U ovisnosti o parametru Ažuriraj postojeće registre, import će preskočiti postojeće registre ili ih pregaziti podacima koji se importiraju iz datoteke.

OsnNivo2.xls

U ovoj datoteci možete prije konverzije osnovnih sredstava u 4D Wand pripremiti registar drugog nivoa klasifikacije osnovnih sredstava, kako biste vrijednosti iz registra mogli pridružiti osnovnim sredstvima tijekom same konverzije.

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

Šifra

STRING(4)

Šifra: šifra grupe klasifikacije na drugom nivou. Šifra treba biti četveroznamenkasta popunjena vodećim nulama, (ukoliko želite napraviti grupu 101, treba je upisati kao 0101...)

2.

Naziv

STRING(<=50)

Naziv grupe

3.

Konto nabavne vrijednosti

STRING(<=10)

Konto definiran za knjiženje nabavne vrijednosti

4.

Konto ispravka vrijednosti

STRING(<=10)

Konto definiran za knjiženje ispravka vrijednosti

5.

Konto troška

STRING(<=10)

Konto definiran za knjiženje troška

6.

Godišnja stopa amortizacije

NUMERIC(6,3)

Postotak godišnje stope amortizacije

7.

AOP za obrazac DI

NUMERIC

AOP za obrazac DI, upisuje se numerička šifra napisana ispred opisa:

•0 - '-'

•001 - 'GRAĐEVINSKI OBJEKTI'

•002 - 'BRODOVI VEĆI OD 1000 BRT'

•003 - 'OSNOVNO STADO'

•004 - 'NEMATERIJALNA IMOVINA'

•005 - 'OSOBNI AUTOMOBILI'

•006 - 'OPREMA'

•007 - 'VOZILA (OSIM OSOBNIH AUTOMOBILA)'

•008 - 'MEHANIZACIJA'

•009 - 'RAČUNALA, RAČUNALNA OPREMA I PROGRAMI'

•010 - 'OPREMA ZA RAČUNALNE MREŽE'

•011 - 'MOBILNI TELEFONI'

•012 - 'ALATI, POGONSKI INVENTAR'

•013 - 'OSTALA NESPOMENUTA DUGOTRAJNA IMOVINA'

U ovisnosti o parametru Ažuriraj postojeće registre, import će preskočiti postojeće registre ili ih pregaziti podacima koji se importiraju iz datoteke.

OsnSmjestaj.xls

Ovom datotekom možete prije konverzije osnovnih sredstava u 4D Wand pripremiti registar smještaja osnovnih sredstava, kako biste vrijednosti iz registra mogli pridružiti osnovnim sredstvima tijekom same konverzije.

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

Šifra

STRING(<=6)

Šifra smještaja osnovnog sredstva (npr. SKL001)

2.

Naziv

STRING(<=80)

Naziv smještaja

3.

Opis1

STRING(<=80)

Opis smještaja 1

4.

Opis2

STRING(<=80)

Opis smještaja 2

U ovisnosti o parametru Ažuriraj postojeće registre, import će preskočiti postojeće registre ili ih pregaziti podacima koji se importiraju iz datoteke.

OsnSredstva.xls

Ovo je glavna datoteka konverzije, uz pomoć koje definirate osnovna sredstva za integraciju u sustav 4D Wand. Vrijedi generalno pripomenuti da sva polja u ovoj datoteci odgovaraju istoimenim poljima na formi osnovnih sredstava 4D Wand-a i detaljno su pojašnjena u uputama 4D Wand-a.
Slijedi popis polja koja možete popuniti i ažurirati uz kratka pojašnjenja:

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

OsnSredstvo

NUMERIC(6)

ID osnovnog sredstva, sadržaj će biti importiran samo kod dodavanja novog sloga, kod ažuriranja se zanemaruje

2.

Vrijeme

NUMERIC(6)

Na podatak utječu prometni dokumenti osnovnih sredstava, polje se ne importira

3.

Grupa

STRING(4)

Grupa klasifikacije (Nivo 2) kojoj osnovno sredstvo pripada npr. 0101

4.

Naziv

STRING(<=80)

Naziv osnovnog sredstva

5.

Mjesto troška

STRING(<=6)
 ili
STRING(<=80)

Registar mjesta troška mora biti unaprijed popunjen. Prilikom prvog importa može stajati naziv ili šifra, međutim prilikom svakog idućeg u import datoteci mora stajati isključivo šifra.

6.

Dimenzija 1

STRING(<=6)
 ili
STRING(<=80)

Registar dimenzije 1 mora biti unaprijed popunjen. Prilikom prvog importa može stajati naziv ili šifra, međutim prilikom svakog idućeg u import datoteci mora stajati isključivo šifra.

7.

Dimenzija 2

STRING(<=6)
 ili
STRING(<=80)

Registar dimenzije 2 mora biti unaprijed popunjen. Prilikom prvog importa može stajati naziv ili šifra, međutim prilikom svakog idućeg u import datoteci mora stajati isključivo šifra.

8.

Dimenzija 3

STRING(<=6)
 ili
STRING(<=80)

Registar dimenzije 3 mora biti unaprijed popunjen. Prilikom prvog importa može stajati naziv ili šifra, međutim prilikom svakog idućeg u import datoteci mora stajati isključivo šifra. td>

9.

Mjeseci

NUMERIC

Na podatak utječu dokumenti osnovnih sredstava, polje se ne importira

10.

UkupnoMjeseci

NUMERIC

Na podatak utječu dokumenti osnovnih sredstava, polje se ne importira

11.

InvBroj

STRING(<=30)

Inventarni broj osnovnog sredstva

12.

NabKonto

STRING(<=10)

Analitički konto definiran za knjiženje nabavne vrijednosti

13.

OtpKonto

STRING(<=10)

Analitički konto definiran za knjiženje otpisa vrijednosti

14.

TroKonto

STRING(<=10)

Analitički konto definiran za knjiženje vrijednosti troškova

15.

JedMjere

STRING(<=6)

Oznaka jedinice mjere osnovnog sredstva

16.

Smjestaj

STRING(<=6)
 ili
STRING(<=80)

Registar smještaja osnovnog sredstva mora biti unaprijed popunjen. Prilikom prvog importa može stajati naziv ili šifra, međutim prilikom svakog idućeg u import datoteci mora stajati isključivo šifra.

17.

IzlazniDokument

STRING(<=30)

Opis dokumenta po kojem je osnovno sredstvo razduženo

18.

DatumNabavke

DD.MM.GGGG

Datum nabavke osnovnog sredstva

19.

UlazniDokument

STRING(<=30)

Opis dokumenta po kojem je osnovno sredstvo nabavljeno

20.

Dobavljač

NUMERIC(6)
 ili
 STRING(<=255)

ID komitenta. Moguće je poslati ID komitenta ili OIB komitenta (ukoliko postoji samo jedan komitent s upisanim OIB-om) ili Naziv komitenta|Adresa komitenta

21.

DatumUpotrebe

DD.MM.GGGG

Na podatak utječu dokumenti osnovnih sredstava, polje se ne importira.

22.

DatumVanUpotrebe

DD.MM.GGGG

Na podatak utječu dokumenti osnovnih sredstava, polje se ne importira.

23.

DatumZadnjeAmortizacije

DD.MM.GGGG

Na podatak utječu dokumenti osnovnih sredstava, polje se ne importira.

24.

AmortStopa

NUMERIC(4,3)

Godišnja stopa amortizacije

25.

NabCijena

NUMERIC(13,2)

Nabavna cijena. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

26.

NabVrijednost

NUMERIC(13,2)

Nabavna vrijednost. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

27.

OtpVrijednost

NUMERIC(13,2)

Otpisna vrijednost. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

28.

PovVrijednost

NUMERIC(13,2)

Povećanje vrijednosti. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

29.

SmaVrijednost

NUMERIC(13,2)

Smanjenje vrijednosti. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

30.

PreNabVrijednost

NUMERIC(13,2)

Prethodna nabavna vrijednost. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

31.

PreOtpVrijednost

NUMERIC(13,2)

Prethodno otpisana vrijednost. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

32.

PrePovVrijednost

NUMERIC(13,2)

Prethodno povećanje vrijednosti. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

33.

PreSmaVrijednost

NUMERIC(13,2)

Prethodno smanjenje vrijednosti. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

34.

Kolicina

NUMERIC(13,2)

Količina osnovnih sredstava. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

35.

Cijena

NUMERIC(13,2)

Jedinična cijena osnovnog sredstva. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

36.

Status

NUMERIC(3)

Status osnovnog sredstva. Podatak se importira ukoliko je uključen parametar Kreiraj dokument unosa osnovnih sredstava i može se napraviti samo za osnovna sredstva koja tek nastaju. Ako se osnovna sredstva ažuriraju, ovo polje se ne importira.

37.

SitniInventar

NUMERIC(3)

Oznaka da li se radi o osnovnom sredstvu ili o sitnom inventaru, vrijednost može biti 0 ili 1.

38.

VijekTrajanja

NUMERIC(9,2)

Vijek trajanja osnovnog sredstva

39.

RezervaIznos01

NUMERIC(9,2)

Rezervno polje ne koristi se i ne importira se.

40.

RezervaIznos02

NUMERIC(9,2)

Rezervno polje ne koristi se i ne importira se.

41.

RezervaIznos03

NUMERIC(9,2)

Rezervno polje ne koristi se i ne importira se.

42.

RezervaLong01

NUMERIC(6)

Rezervno polje ne koristi se i ne importira se.

43.

RezervaLong02

NUMERIC(6)

Rezervno polje ne koristi se i ne importira se.

44.

RezervaLong03

NUMERIC(6)

Rezervno polje ne koristi se i ne importira se.

45.

RezervaString01

NUMERIC(6)

Rezervno polje ne koristi se i ne importira se.

46.

RezervaString02

NUMERIC(6)

Rezervno polje ne koristi se i ne importira se.

47.

RezervaString03

NUMERIC(6)

Rezervno polje ne koristi se i ne importira se.

48.

Kreirao

NUMERIC(6)

ID usera koji je kreirao osnovno sredstvo, ne importira se.

49.

Mijenjao

NUMERIC(6)

ID usera koji je mijenjao osnovno sredstvo, ne importira se.

50.

DatumKreiranja

DD.MM.GGGG

Datum kreiranja osnovnog sredstva, ne importira se.

51.

VrijemeKreiranja

HH:MM:SS

Vrijeme kreiranja osnovnog sredstva, ne importira se.

52.

DatumIzmjene

DD.MM.GGGG

Datum izmjene osnovnog sredstva, ne importira se.

53.

VrijemeIzmjene

HH:MM:SS

Vrijeme kreiranja osnovnog sredstva, ne importira se.

54.

Napomena

STRING(<=6400)

Napomena osnovnog sredstva u kojima je CRLF zamijenjen znakom |

Snimanje CSV datoteka

Nakon što ste popunili željeni predložak, potrebno ga je iz Excela spremiti pod istim nazivom, ali u CSV formatu. Sve CSV datoteke trebaju biti u ANSI Windows 1250 encodingu kako bi se ispravno importirali dijakritički znakovi. Dakle, ako za kreiranje importne *.csv datoteke koristite MS Excel, kod spremanja datoteke u *.csv format u polju "Save as type" potrebno je odabrati CSV (Comma delimited) kako biste kreirali datoteku enkodiranu na odgovarajući način (ANSI Windows 1250 kodiranje):

Pokretanje importa artikala

Nakon što ste pripremili csv datoteku za import u 4D Wand, potrebno je pokrenuti import na sljedeći način: 4D Wand -> Osnovna sredstva-> Registri -> Osnovna sredstva, te pozvati Export/Import --> Interni export/import baze osnovnih sredstava --> Import svih podataka o osnovnim sredstvima za 4D Wand iz text datoteke (na slici ispod).

Nakon pokretanja importa svih podataka o artiklima iz tekst datoteka otvoriti će se prozor konvertera (1.).

Da bi se import ispravno izvršio potrebno ga je prvo podesiti odabirom tipke Podesi (3.). Na prikazanom prozoru potrebno je odabrati putanju do direktorija u kojem se nalazi pripremljena csv datoteka iz koje će se učitati pripremljeni podaci. Ako se radi izmjena postojećih artikala, potrebno je odabrati kriterij prepoznavanja osnovnog sredstva: prepoznavanje po Inventarnom broju ili ID-u. Ako u izmijenjenoj datoteci postoje osnovna sredstva  koja ne postoje u 4D Wand-u, a želite ih dodati, potrebno je uključiti opciju Ako traženi Osnovno sredstvo ne postoji, kreiraj ga. Ukoliko koristite opciju Ako traženo Osnovno sredstvo ne postoji, kreiraj ga za osnovna sredstva koja će biti kreirana, moguće je odabrati i opciju Kreiraj dokument upisa osnovnih sredstava kako bi import pripremio i i dokument s početnim stanjem osnovnih sredstava, čijim odobravanjem će se iz importne datoteke popuniti sve cijene, vrijednosti i količine na samom osnovnom sredstvu.  Da bi se izmjene izvršile, potrebno je i uključiti ona polja koja želite ažurirati..

S obzirom na to da se radi o IZUZETNO destruktivnom procesu, prije potvrdnog odgovora (2.) svakako napravite backup podataka 4D Wand-a. To je jedini način da u vratite stare podatke u slučaju problema, poteškoća ili neočekivanog rezultata uzrokovanog neispravnim popunjavanjem podataka u predloške .

 

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.