Data portovi - import podataka iz drugih sustava

Poznata je činjenica da se određeni dokumenti, pozivanjem nekih akcija ili obrada, mogu automatski popunjavati. Npr. pozivanjem iz padajućeg izbornika Obrade s tabele stavki otpremnice, moguće je pozvati Automatsko punjenje svim stavkama na stanju što će odabranu otpremnicu napuniti (kako sam naziv i kaže) svim stavkama na stanju odabranog skladišta. Time su izbjegnute mnogobrojne pogreške kao i ostvarena velika ušteda u vremenu.
Vodeći se time i da bi ubrzali rad i sveli mogućnost pogreške na najmanju moguću mjeru, u 4D Wandu smo implementirali nekoliko izuzetno jednostavnih načina za automatsko popunjavanje određenih dokumenata (tzv. Data portovi) uključujući kopiranje iz clipboard-a tj. sveprisutno Ctrl-C --> Ctrl-V.
Importiranje je prvenstveno namijenjeno za rad s bar-code uređajima koji svojim radom kreiraju tekstualnu datoteku, ili za povezivanje s vanjskim aplikacijama koje su u stanju kreirati datoteku prema zadanim specifikacijama. To ne sprječava korisnika da, ako je vičan u kucanju brojeva, ne iskoristi tu svoju prednost i umjesto direktno u 4D Wand, prvo u Excelu ili Notepadu (jednostavni uređivač tekst datoteka, a koji se nalazi na svakom računalu) kreira datoteku, a onda istu s nekoliko klikova miša pretvorite u željeni dokument sa stavkama.

Oblik podataka

Da bi se import uopće mogao napraviti, preduvjet koji mora biti ostvaren je postojanje datoteke, a u datoteci se moraju nalaziti neki podaci. Za uspješan import obavezna je odabir referentnog podatka tj. odrednice za import dakle nečega jednoznačnog što se nalazi u datoteci kao i u 4D Wand-u.
Odabrati se može:
Bar kod - standardni bar kod koji je upisan na formi robe tj. artikla
Kataloški broj - kataloški broj koji je upisan na formi robe tj. artikla
Šifra - šifra artikla koja je definirana klasifikacijom i kao takva je kreirana na formi artikla
ID - jedinstveni 4D Wand-ov broj robe koji se generira prilikom unosa novog artikla i nije ga moguće mijenjati.
Referentne podatke za import možete izabrati i prilikom samog importa (slika gore):

Također u Parametri programa --> Setiranje dokumenata --> Robe možete unaprijed odrediti referentne podatke za import. Što će kod importa biti relevantan podatak, određujete odabirom jednog od četiri ponuđena parametra. To su (kao na slici):

Bar code - Ako je odabran Bar kod u parametrima programa, datoteka koju će kreirati bar code čitač bit će oblika kao na slici. Prvi niz znamenki predstavlja bar kod artikla, točka zarez (;) predstavlja separator dok drugi niz znamenki predstavlja količinu.

Greške

Ako dobijete poruku sadržaja (kao na slici) očito je da navedena roba tj. njen bar code ne postoji u bazi tj. nije upisan na artiklu. Ako se radi o izoliranom slučaju istu možete dodati u dokument na uobičajeni način preko tipke Unos. U drugom slučaju (kao na većoj slici), očito se nalazite u nekom dokumentu za koji nije predviđen import stavki (npr. Ulaznim reversima (RUL)).

Specifikacija import datoteke

U specifikaciji smo se služili sljedećim oznakama:

Svaki red predstavlja po jednu stavku i to u sljedeća dva oblika:

1. Oblik: Izlazni dokumenti (Pretponude, Ponude, Narudžbe od kupaca, Otpremnice, Komisijske izdatnice, Izlazni reversi, Izlazni računi)

Standardna datoteka za data port sastoji se od podataka <Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>.
Na takvu strukturu mogu se dodavati kolone za import cijena, sastavnica, dimenzija, vozila i napomena stavke, odnosno opisa usluge.

 

Količina - podatak za količinu može biti i decimalni gdje se za decimalni zarez mogu koristiti i točka i zarez. Tisuće se ne odvajaju. Ispravni podaci su: 23.4; 234.56; 2345,67; 2345.67; 12000,00; 1200.00...

Sastavnice - Omogućen je import proizvoda i komponenti. Na standardni data port, koji se sastoji od Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla i količine ,treba dodati 4 kolone vrijednosti 0 (ili prazne). To su kolone koje se inače koriste za import primki (objašnjeno ispod). Sedma kolona označava da li je stavka proizvod (1) ili sastavnica (2), tj. komponenta. Cijene komponenti se učitavaju sa skladišta ili planskog cjenika ovisno o postavkama skladišta. Prilikom importa mora biti odabran pojedinačni unos stavki.

Format datoteke je:
<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;0;0;0;0;<0 - Artikl ili usluga|1 - Proizvod|2 - Komponenta>
I slobodno se može miješati s prvim oblikom, odnosno samo stavke koje sudjeluju u proizvodu trebaju imati upisano svih 7 kolona.

Dimenzije - Ako želite importirati usluge u stavke imate mogućnost i importa dimenzija. Prethodno opisani data port sa sastavnicama, koji se sastoji od sedam kolona, treba proširiti s još četiri kolone. Osmom kolonom koja označava mjesto troška stavke, devetom kolonom koja označava dimenziju 1, desetom kolonom koja označava dimenziju 2 i jedanaestom kolonom koja označava dimenziju 3. Cijene usluga se učitavaju sa skladišta ili planskog cjenika ovisno o postavkama skladišta. Prilikom importa mora biti odabran pojedinačni unos stavki.

Format datoteke je:
<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;0;0;0;0;0;<MjestoTroška>;<Dimenzija 1>;<Dimenzija 2>;<Dimenzija 3>
I slobodno se može miješati s prvim oblikom, odnosno samo stavke koje sudjeluju u importu dimenzija trebaju imati upisano svih 11 kolona.

Vozila - Omogućen je import vozila u stavke. Na standardni data port, koji se sastoji od Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla i količine ,treba dodati 4 kolone vrijednosti 0 (ili prazne), te 4 kolone prazne vrijednosti za dimenzije. To su kolone koje se inače koriste za import dimenzija (objašnjeno iznad). Dvanaesta kolona označava id vozila koje se importira. Cijene komponenti se učitavaju sa skladišta ili planskog cjenika ovisno o postavkama skladišta. Prilikom importa mora biti odabran pojedinačni unos stavki.

Format datoteke je:
<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;0;0;0;0;0;<MjestoTroška>;<Dimenzija 1>;<Dimenzija 2>;<Dimenzija 3><Vozilo>
I slobodno se može miješati s prvim oblikom, odnosno samo stavke koje sudjeluju u importu vozila trebaju imati upisano svih 12 kolona.

Opis stavke - Omogućen je import opisa usluge/napomene stavke robe u stavke. Na standardni data port, koji se sastoji od Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla i količine ,treba dodati 4 kolone vrijednosti 0 (ili prazne), te 4 kolone prazne vrijednosti za dimenzije i 1 kolonu prazne vrijednosti za vozilo. To su kolone koje se inače koriste za import vozila (objašnjeno iznad). Trinaesta kolona označava opis usluge/napomenu stavke robe koje se importira. Ako se želi tekst odvajati u više redova prelazak u novi red se označava znakom pipe '|'.Cijene komponenti se učitavaju sa skladišta ili planskog cjenika ovisno o postavkama skladišta. Prilikom importa mora biti odabran pojedinačni unos stavki.
 Format datoteke je:
<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;0;0;0;0;0;<MjestoTroška>;<Dimenzija 1>;<Dimenzija 2>;<Dimenzija 3><Vozilo><Opis usluge/napomena stavke robe>
I slobodno se može miješati s prvim oblikom, odnosno samo stavke koje sudjeluju u importu vozila trebaju imati upisano svih 13 kolona.

Potpuni format datoteke za import stavaka izlaznih dokumenata je:
<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;<Bruto iznos>;<Neto iznos>;<VP iznos>;<MP iznos>;<Sastavnica>;<MjestoTroška>;<Dimenzija 1>;<Dimenzija 2>;<Dimenzija 3>;<Vozilo>;<Opis usluge/napomena stavke robe>

2. Oblik: Ulazni dokumenti (Primke, Primke na komisiju, Početna stanja skladišta, Narudžbe dobavljaču, zaprimanje robe s narudžbi dobavljača)

Za import ulaznih dokumenata može se iskoristiti struktura datoteke koja se koristi za izlazne dokumente. Razlika je u tome da treća i četvrta kolona predstavljaju nabavne iznose. Također, u ulazne dokumente nije moguće importirati usluge i proizvode.

Struktura datoteke je sljedeća:
 <Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;<Bruto iznos (prije rabata) u devizi s dokumenta>;<Neto iznos (nakon rabata) u devizi s dokumenta>;<Veleprodajni iznos>;<Maloprodajni iznos>;<>;<>;<>;<>;<>;<Vozilo>;<Opis usluge/napomena stavke robe>;<Broj narudžbe>

Iznosi - Bruto i neto iznos se odnose na iznose dobavljača. VP i MP iznos se obrađuju samo kada se radi o odgovarajućim skladištima i po njima se skladište zadužuje. Na primjer ako je riječ o importu stavaka u primku na maloprodajno skladište, kolona 'MP iznos' je obavezna, ako je riječ o importu stavaka u primku na skladište nabavnog tipa, spomenutu kolonu nije obavezno popuniti.

Količine i vrijednosti - podatak za količinu i vrijednosti može biti i decimalni gdje se za decimalni zarez mogu koristiti i točka i zarez. Tisuće se ne odvajaju. Ispravni podaci su: 23.4; 234.56; 2345,67; 2345.67; 12000,00; 1200.00...

Broj narudžbe iz 4D Wand-a - podatak se popunjava samo kod obrade narudžbi dobavljaču ako želite zaprimati stavke vezane za odgovarajuću narudžbu. U tom slučaju sve stavke u importu moraju imati upisan broj narudžbe dobavljaču, a provjeravaju se i brojevi narudžbi koji moraju postojati u gornjoj tabeli prilikom importa.

Za import početnih stanja skladišta, iznosi u devizama predstavljaju iznose u eurima te nije moguće tretirati rabat dobavljača tako da u 3. i 4. koloni vrijednosti trebaju biti iste, a predstavljaju nabavnu vrijednost robe u eurima.

3. Oblik: Cjenici

•Cjenik prema kupcima

•Cjenici za 4D POS

•Cjenik od dobavljača

3.1 Cjenici prema kupcima

U cjenike prema kupcima i cjenike od dobavljača moguće je importirati robe a nije moguće usluge i proizvode.
Ovisno o vrsti skladišta (skladište nabavnog tipa ili maloprodajnog tipa) struktura datoteke je sljedeća:

3.1a Cjenik prema kupcima (skladište nabavnog tipa):

<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;<>;<Veleprodajna cijena nakon rabata>;<Veleprodajna cijena prije rabata>

3.1b Cjenik prema kupcima (skladište maloprodajnog tipa)

<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;<Veleprodajna cijena prije rabata>;<Veleprodajna cijena nakon rabata>;<Maloprodajna cijena prije rabata>;<Maloprodajna cijena nakon rabata>

Napomena: Navedeni formati tabela kompatibilni su s exportom stavki iz pretponuda i ponuda što omogućava direktno kopiranje stavaka u Cjenik prema kupcima (CJE) uz napomenu da je kopiranje moguće ako je količina na stavkama u ponudi ili pretponudi jednaka 1 (jedan).

3.2 Cjenici za 4D POS

<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;<>;<>;<>;<Maloprodajna cijena nakon rabata>

3.3 Cjenici od dobavljača

<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;<Bruto iznos (prije rabata) u devizi s dokumenta>;<Neto iznos (nakon rabata) u devizi s dokumenta>

U tablicama za import cjenika količina uvijek treba biti 1.

4. Oblik: Dnevni promet maloprodaje

<Bar code|Šifra|Kataloški broj|ID artikla>;<Količina>;<VP iznos prije rabata>;<VP iznos nakon rabata>;<MP iznos nakon rabata>;<MP iznos nakon rabata>

Napomena: Navedeni format tabele nije kompatibilan sa eksportom stavki iz pretponuda i ponuda i ostalih izlaznih dokumenata.