|
Elektronska razmjena UBL .XML računa •Deklaracija UBL .XML strukture za elektronsku razmjenu računa. •Datum kreiranja: 01.01.2013. •Datum zadnje izmjene: 28.03.2013. Općenito Procedure za eksport i import računa u UBL 2.0 formatu omogućava elektroničku razmjenu računa korisnicima 4D Wand poslovnog sustava bez potrebe da se takav račun šalje u papirnom obliku i ručno pretipkava u 4D Wand. Izlazni račun koji jedan korisnik eksportira iz 4D Wanda, drugi korisnik može bez problema importirati u svoj 4D Wand kao Ulazni račun ili kao Primku sa svim stavkama koje se na tom računu nalaze. Isto tako, u istoj datoteci za razmjenu, nalazi se i ispisani dokument, koji korisnik u bilo kom trenutku uz pomoć 4D Wanda može raspakirati i pogledati ga onakvoga kakav bi bio ispisan na papiru, pa ga kao takvog može ispisati, spremiti u originalnom obliku i arhivirati, ako za to postoji posebna potreba. Kako očekujemo da će UBL standard u Hrvatskoj biti prepoznat i prihvaćen na državnoj razini, ovaj format bi u budućnosti mogao poslužiti za razmjenu računa sa svim poslovnim subjektima. Osnovne pretpostavke za eksport i import UBL računa Da bi se mogla ostvariti razmjena elektroničkih dokumenata, moraju unaprijed biti zadovoljene neke pretpostavke. Dokumenti se šalju i primaju kao .XML datoteke u kojima su zapakirane sve informacije o dokumentu da bi se on mogao automatski importirati. Uz to je u istom dokumentu zapakirana i datoteka sa 'ispisom' dokumenta koji se šalje. Korisnik ne mora znati ništa posebno o .XML datotekama, 4D Wand ih samostalno kreira, a na korisniku je samo da ih spremi i pošalje na ispravan način, odnosno da ih na ispravan način importira kada su one upućene njemu. Isto tako, poslane i primljene dokumente treba i arhivirati na odgovarajući način, kao da se radi o papirnim dokumentima, znači da ih treba u poslanom, odnosno primljenom obliku negdje sačuvati. Da bi se sve te funkcije što jednostavnije mogle obaviti, potrebno je napraviti nekoliko podešenja u 4D Wandu. Podešavanje parametara za eksport i import UBL računa Prvo što treba provjeriti i podesiti jeste kartica Glavni izbornik 4D Wanda --> Parametri programa --> Preglednik, virmani i fontovi --> UBL dokumenti, na kojoj se nalaze sljedeće postavke:
Folder za import: treba sadržavati putanju do foldera u koji ćete spremati UBL datoteke koje primate od svojih dobavljača, kako bi 4D Wand znao koji folder da otvori kada pokrenete import UBL dokumenata iz tabele Ulaznih računa ili iz tabele Primki. Folder za arhiviranje: treba imati upisanu putanju do lokacije mrežnog resursa na kom čuvate arhivu primljenih i poslanih dokumenata. Ovdje je moguće upisati istu putanju kao i folder za skenirane dokumente s kartice Dokumenti i skeniranje, pa će se i UBL dokumenti naći u istoj strukturi foldera. Ako ih želite odvojiti, u ovom polju treba odabrati različitu putanju. Napominjemo da pri zadavanju neke putanje vodite računa o tome da je i ona obavezno uključena u redovite backup procedure kako ne biste zbog kvara na računalnom sustavu ostali bez svih arhiviranih dokumenata. Vrsta dokumenata za UFA: iz registra vrsti treba odabrati ili dodati novu vrstu za primljene UBL dokumente. Po šifri vrste se UBL dokumenti prilikom importa ujedno i razvrstavaju u podfoldere. Vrsta dokumenata za IFA: iz registra vrsti treba odabrati ili dodati novu vrstu za poslane UBL dokumente. Po šifri vrste se UBL dokumenti prilikom eksporta ujedno i razvrstavaju u podfoldere. Klasa i broj za ispis računa: Ovdje treba biti upisana klasa i broj reporta za ispis računa, koji će se automatski zapakirati i poslati kupcu u prilogu .XML računa. Podatak koji ovdje trebate upisati, možete najlakše saznati ako pustite ispis jednog računa i pričekate trenutak da se on pojavi u pregledniku. Nakon toga stisnete tipku za prikaz Informacija o ispisanom dokumentu (ovisno o inačici MS Office-a ikona za poziv je drugačija)
u kojima možete u polju Keywords pročitati klasu i broj izvještaja. Ta dva podatka treba prepisati u ovaj parametar. U gornjem primjeru bi u parametre trebalo prepisati RPTM kao prvi podatak i broj 3 kao drugi podatak. Osnovne postavke ovih parametara su RPT i 3, što odgovara prvoj opciji izbornika za ispis računa iz tabela izlaznih računa. Kako je UBL račune moguće serijski slati i putem e-maila, za korištenje ove opcije, potrebno je postaviti i sljedeća dva parametra. Kopiju šalji na (CC): Ova opcija omogućava da se, prilikom automatskog slanja UBL računa e-mailom na defaultnu e-mail adresu poduzeća kojem je namijenjen račun koji se eksportira, on pošalje i na neku dodatnu adresu (carbon copy), koja će kod primatelja e-maila biti vidljiva. Skrivenu kopiju šalji na (BCC): Ova opcija omogućava da se, prilikom automatskog slanja UBL računa e-mailom na defaultnu e-mail adresu poduzeća kojem je namijenjen račun koji se eksportira, isti pošalje i na neku dodatnu adresu (blind carbon copy), koja kod primatelja e-maila neće biti vidljiva. Podešavanje logotipa za ispisane račune uključene u UBL dokument Pošto ispisani račun, koji se nalazi u prilogu UBL dokumenta, mora odgovarati originalu ispisanom na papiru, sastavni dio takvog dokumenta mora biti i korisnički logotip. Da bi se logotip ispravno pripremio za spremanje u UBL dokument, potrebno je s Glavnog izbornika 4D Wanda otvoriti opciju Podaci o korisniku (1.) , označiti stavku poduzeća (jedinu stavku s peteroznamenkastom šifrom, najčešće 00001)(2.), stisnuti tipku Izmjena (3.) i aktivirati karticu Logo (4.). Na toj kartici treba provjeriti sva tri logotipa pojedinačno i stisnuti na tipku OK, koja se nalazi na dnu forme, za svaki logotip posebno. Tim postupkom se još jednom uspostavlja putanja do svakog logotipa i izračunava relativna veličina potrebna za uključivanje logotipa u izvještaj bez prikazivanja u pregledniku. Ako u prilogu poslanog dokumenta ne bude bio uključen logotip, ovaj postupak treba ponoviti. Na sljedećoj slici je prikazan put do parametara o logotipovima:
U podacima o organizacijskoj jedinici svakako treba biti upisan OIB, jer će ga procedura za import prepisati u elektronički dokument i provjeravati prilikom importa kod komitenta, što znači da neće biti moguće slučajno importirati UBL dokument namijenjen nekom drugom komitentu. Usklađivanje registara potrebnih za razmjenu UBL dokumenata Nakon što su ispravno postavljeni osnovni parametri, potrebno je s komitentima, s kojima imate namjeru napraviti razmjenu dokumenata, uskladiti registre artikala, usluga i komitenata kako bi razmjena mogla funkcionirati. Što se tiče usklađivanja podataka o komitentima, dovoljno je imati točno upisan OIB u odgovarajućem polju kupca, odnosno dobavljača, koji služi kao kriterij za prepoznavanje pošiljatelja, odnosno primatelja dokumenta u elektronskoj razmjeni. Ostala polja ne moraju biti popunjena na identičan način. Ako se radi o komitentu koji ima više otpremnih mjesta, preporučujemo da samo jedan komitent u 4D Wandu ima upisan OIB, to jest ona lokacija komitenta na koju se upućuju računi. Ako iz nekog razloga morate imati više komitenata sa istim OIB-om, povežite ih u strukturu tako da otpremna mjesta obavezno u polju Račun ide na imaju odabranu lokaciju komitenta kojem treba ispostaviti račun. Slanje eRačuna prema poduzećima koja su na servisu Elektroničkih računa registrirala i svoje poslovne jedinice i očekuju da im se eRačuni na takav način i šalju. Šifru poslovne jedinice kojoj se eRačun šalje moguće je upisati u polje Poslovna jedinica za slanje eRačuna na kartici Financijski podaci forme komitenta:
U polje treba upisati podatak u onom obliku kako ga je komitent registrirao na servisu Elektroničkih računa i on će se u UBL-u eRačuna eksportirati u sekciji cac:PartyIdentification <cac:PartyIdentification> sa šifrom poslovne jedinice definiranom na formi komitenta. Registar artikala i usluga treba uskladiti ako želite koristiti mogućnost importa stavki u primku iz UBL dokumenta. Pošto takva mogućnost uvelike skraćuje postupak unosa dokumenata, preporučljivo je za tu funkciju unaprijed potrošiti malo više vremena, posebno iz tog razloga što je usklađivanje registara prilično jednostavno. Naime, potrebno je da dva komitenta koja sudjeluju u razmjeni podataka u artiklima imaju jedan zajednički podatak pomoću kog će se moći napraviti nepogrješiva identifikacija svakog artikla i tako razmjenjivati informacije o sadržaju dokumenta. Kako je kataloški broj najpraktičnije polje za tu namjenu, nije potrebno ništa drugo do toga da oba komitenta koja sudjeluju u razmjeni elektronskih dokumenata, imaju jednak kataloški broj za isti artikl. Ostali atributi artikala im se mogu razlikovati i mogu biti prilagođeni specifičnim zahtjevima njihovog poslovanja. Stoga je vrlo jednostavno razmijeniti ispisane šifrarnike s komitentom s kojim želite organizirati import razmijenjenih dokumenata i po njima uskladiti samo polje kataloškog broja na artiklu ili usluzi. Ako jedan artikl iz nekog razloga mora imati više različitih kataloških brojeva za razmjenu s više komitenata, u tom slučaju treba koristiti paralelne šifre artikala za komitente koji imaju takve specifičnosti u razmjeni. Procedura za prepoznavanje artikala prvo pretražuje eventualne paralelne šifre artikla za tog komitenta, a tek nakon toga nastavlja tražiti po kataloškom broju artikla. Treba napomenuti da je u razmjeni moguće raditi i zamjenu artikla za uslugu: ako na primjer jedna usluga kod jednog komitenta ima kataloški broj na primjer AA11, a kod drugog komitenta postoji artikl s istim kataloškim brojem, usluga AA11 iz prvog poduzeća će se pri importu u primku 'pretvoriti' u artikl u drugom poduzeću. To je dobro kod situacija u kojima komitenti kontekstualno različito tretiraju pojedine poslovne procese, pa se usluga jednog komitenta u tretira kao roba kod drugog komitenta. Ako se radi o obrnutom smjeru, znači da se eksportira artikl AA11 i importira u primku kod komitenta koji ima uslugu istog kataloškog broja, takva stavka će u importu biti preskočena, jer se u primci ne mogu unositi usluge. Eksport i import elektronskih dokumenata Kada su zadovoljene sve pretpostavke za uspješnu razmjenu elektroničkih dokumenata, možemo ju lako započeti s onim komitentima s kojima smo napravili usklađivanja svih potrebnih registara. Eksport UBL dokumenata Eksport izlaznih računa je moguće pokrenuti s tabele Knjiga IRA za dobra i usluge (IFA) --> Obrade --> Eksport računa u UBL - XML format. Nakon pokretanja procesa, trenutno selektirani račun će biti automatski eksportiran u UBL - XML datoteku i spremljen na lokaciju na koju pokazuju parametri zadani za UBL dokumente opisani u jednom od prethodnih pasusa, a trenutni je dokument u koloni D tabele, dobio oznaku da je povezan na eksportirani dokument. Pritiskom na tipku F4 ako se radi o jednom vezanom dokumentu ili kombinacijom tipki Ctrl+O ako se radi o više vezanih dokumenata, moguće je doći do tako spremljenog dokumenta i dalje s njime manipulirati kao s bilo kojom drugom datotekom. Eksport je moguće napraviti i za više dokumenata istovremeno tako da prije poziva samog eksporta, označite one dokumente koje želite spremiti kao UBL - XML dokumente. Nakon toga će se serijski svi dokumenti eksportirati i spremiti na ranije u parametrima zadane putanje, a svaki označeni dokument za koji je eksport uspješno napravljen, dobiti će u koloni D indikator da za njega postoji vezani dokument. Uz eksport jednog ili više dokumenata i automatsko spremanje na disk, moguće je za jedan ili više označenih izlaznih računa automatski poslati ranije eksportirane UBL dokumente na e-mail adrese upisane na one komitentima na koje su naslovljeni odabrani izlazni računi. Procedura će u slučaju da je označeno više dokumenata, za svaki dokument kreirati novu e-mail poruku u koju će automatski upisati dodatne e-mail adrese iz parametara UBL dokumenata i u njega uključiti kao prilog ranije eksportirani UBL - XML dokument, pa je dovoljno na svakoj e-mail poruci nakon provjere samo stisnuti tipku Send da bi poruka uistinu i bila poslana. Import UBL dokumenata Kada dobijete od komitenta unaprijed pripremljeni UBL - XML dokument, najbolje je da ga spremite u folder koji ste odabrali u parametrima programa kao Folder za import. Proceduru za import UBL - XML dokumenata možete pokrenuti s tabele Knjiga ura za dobra i usluge (UFA) i tabele Nabavna kalkulacija (PRI) kroz izbornik Obrade birajući stavku Import računa iz XML - UBL formata. Nakon pokretanja procedure za import dokumenata, 4D Wand će se automatski postaviti u taj folder, tako da je za import potrebno samo odabrati datoteku koju u tom trenutku želite importirati. Ako se datoteka importira kroz tabelu Ulaznih računa, procedura kreira zaglavlje ulaznog računa i u njega prepisuje sve prepoznate atribute ulaznog računa. Ako se datoteka importira kroz tabelu Primki, procedura će uz zaglavlje primke sa svim podacima kreirati i slogove stavki po kriteriju kataloškog broja artikla ili usluge. Importirane dokumente je prije odobravanja u svrhu provjere potrebno usporediti s originalnim dokumentom. Za tu namjenu ili za pregled dokumenta prije importa, može poslužiti opcija u istom izborniku Pregled UBL dokumenta na disku. Opcija omogućava izbor UBL dokumenta spremljenog na disku i otvaranja njegovog sadržaja u pregledniku za pregled i provjeru. Struktura datoteke UBL .XML dokumenta kroz opisani primjer Datoteke i format Importira se jedna UBL .XML datoteka. Opis tipova podataka •Datumska polja imaju format YYYY-MM-DD (YYYY-godina MM-mjesec DD-dan), mjeseci i dani se prikazuju s vodećom nulom. •Numerička polja s decimalnim mjestima moraju imati točku kao decimalni separator bez separatora tisućica. Negativne vrijednosti se prikazuju s minusom ispred broja (-99999.99). Ako polje s numeričkom vrijednošću ima vrijednost 0, ona se mora prikazati u sadržaju polja. |
