Export i import osoba

Export/import osoba za/iz vanjske sustave i uređaje

•Deklaracija export/import datoteka za automatsko učitavanje i snimanje osoba iz vanjskih sustava.

•Datum kreiranja: 30.11.2017.

•Datum zadnje izmjene: 19.02.2019. - Dodano pojašnjenje importa e-mail adresa (osnovnih/eRačun email adresa)

Konverter osoba je alat koji omogućava brzu i pouzdanu integraciju velikog broja osoba, čije podatke korisnik već posjeduje u nekom elektronskom formatu (npr iz drugog software-a ), u poslovno-informacijski sustav 4D Wand.

Export osoba u csv

Ako se želi napraviti izmjena na postojećim osobama, iste se može eksportirati u csv datoteku sa svim poljima baze osoba. Da bi se napravio eksport potrebno je otići u 4D Wand --> Adresar --> Osobe --> Tabela osoba, te pozvati Export svih podataka o osobama za 4D Wand (na slici).

Pozivom Export/Import --> Interni export/import baze osoba --> Export svih podataka o osobama za 4D Wand u text datoteku, nakon upozorenja i pojašnjenja namjene ovog exporta, otvara se upit lokacije na koju se csv datoteka želi spremiti.

Ukoliko se želi eksportirana datoteka učitati u excel potrebno je paziti na kodnu stranicu inicijalne datoteke, polje File origin treba biti 1250; Central European (Windows) prikazano na slici ispod.

Import osoba

Vrlo je važno napomenuti da osoba koji će se nalaziti u bazi 4D Wand sustava mora biti klasificirana sukladno pravilima klasificiranja koja postavljamo ovdje.
Primjer već popunjene konfiguracijske datoteke sadržan je u instalaciji 4D Wanda na poziciji W:\4D\Wand\Client\Ext, pa izmjene možete vršiti nad istom.

Popunjavanje XLS datoteka

Uz konverter isporučeni su predlošci preko kojih se pripremaju podaci za konverziju u MS Excel formatu koje treba popuniti s podacima koje želite integrirati u 4D Wand sustav.
Radi lakšeg snalaženja u datotekama različitim su bojama označena obavezna, opcionalna i dodatna polja koja nikako nisu za korištenje bez izričite upute djelatnika 4th Dimension. d.o.o.
Važna napomena: import podrazumijeva da se u pripremljenoj datoteci nalazi jednak broj redaka naslova kao i u XLS predlošku, te će isti broj redaka preskočiti prilikom importa.

Datoteka titula osoba: Titule.xls

Datotekom titule možete prije konverzije osoba u 4D Wand-u pripremiti registre titula, kako bi se isti mogli pridružiti osobama tijekom same konverzije.

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

Šifra

STRING(<=6)

 Šifra titule osobe

2.

Naziv

STRING(<=80)

Naziv titule osobe

U ovisnosti o parametru Ažuriraj postojeće registre import će preskočiti postojeće registre ili ih pregaziti s podacima iz koji se importiraju iz datoteke.

Datoteka titula osoba: Zanimanja.xls

Datotekom zanimanja možete prije konverzije osoba u 4D Wand-u pripremiti registre zanimanja (radnih mjesta), kako bi se isti mogli pridružiti osobama tijekom same konverzije.

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

Šifra

STRING(<=6)

 Šifra zanimanja osobe

2.

Naziv

STRING(<=80)

Naziv zanimanja osobe

U ovisnosti o parametru Ažuriraj postojeće registre import će preskočiti postojeće registre ili ih pregaziti s podacima iz koji se importiraju iz datoteke.

Datoteka titula osoba: Zvanja.xls

Datotekom zvanja možete prije konverzije osoba u 4D Wand-u pripremiti registre zvanja (funkcija), kako bi se isti mogli pridružiti osobama tijekom same konverzije.

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

Šifra

STRING(<=6)

 Šifra zvanja osobe

2.

Naziv

STRING(<=80)

Naziv zvanja osobe

U ovisnosti o parametru Ažuriraj postojeće registre import će preskočiti postojeće registre ili ih pregaziti s podacima iz koji se importiraju iz datoteke.

Datoteke klasifikacije: Prioriteti.xls

Datotekom prioriteti možete prije konverzije osoba u 4D Wand-u pripremiti registre prioriteta, kako bi se isti mogli pridružiti osobama tijekom same konverzije.

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

Šifra

STRING(<=6)

 Šifra prioriteta osobe

2.

Naziv

STRING(<=80)

Naziv prioriteta osobe

U ovisnosti o parametru Ažuriraj postojeće registre import će preskočiti postojeće registre ili ih pregaziti s podacima iz koji se importiraju iz datoteke.

Datoteka titula osoba: VrsteUredaja.xls

Datotekom VrsteUredaja možete prije konverzije telefona za osobe u 4D Wand-u pripremiti registre vrsta uređaja, kako bi se isti mogli pridružiti telefonima tijekom same konverzije.

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

Šifra

STRING(<=3)

 Šifra titule osobe

2.

Naziv

STRING(<=80)

Naziv titule osobe

U ovisnosti o parametru Ažuriraj postojeće registre import će preskočiti postojeće registre ili ih pregaziti s podacima iz koji se importiraju iz datoteke.

Imenik.xls

Glavna datoteka konverzije, pomoću nje se definiraju osobe koje želite integrirati u 4D Wand. U slučaju ikakvih nejasnoća vrijedi pripomenuti - sva polja u ovoj datoteci generalno odgovaraju istoimenim poljima na formi osoba 4D Wand-a te su detaljno pojašnjena u uputstvima 4D Wand-a.
Popis polja koja je moguće popuniti  te pojašnjenja za određena polja

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

ID osobe

NUMERIC(6)

ID osobe

2.

ID Partnera

NUMERIC(6)

ID komitenta. Moguće je poslati ID komitenta ili OIB komitenta (ukoliko postoji samo jedan komitent s upisanim OIB-om) ili Naziv komitenta|Adresa komitenta

3.

Broj

NUMERIC(6)

Broj osobe unutar partnera (ukoliko se radi ažuriranje komitenta postojećih osoba obavezno je uključiti i ažuriranje broja koji je pripremljen u import datoteci u rasponu brojeva od 1 do N za novog komitenta ili je prazan pa će import isti izračunati sam)

4.

User

NUMERIC(6)

ID usera 4D Wand-a za potrebe fiskalizacije

5.

Telefon

NUMERIC(6)

Ne koristi se

6.

Ime

STRING(<=30)

Ime osobe

7.

Prezime

STRING(<=30)

Prezime osobe

8.

Inicijal

STRING(<=20)

Inicijali osobe

9.

Nadimak

STRING(<=30)

Nadimak osobe

10.

Spol

NUMERIC(1)

Spol osobe:

1 - Ženski

2 - Muški

11.

Zanimanje

STRING(<=30)

Zanimanje osobe. Može se poslati šifra ili naziv registra.

12.

Prioritet

STRING(<=30)

Prioritet osobe. Može se poslati šifra ili naziv registra.

13.

Funkcija

STRING(<=30)

Funkcija osobe. Može se poslati šifra ili naziv registra.

14.

Adresa1

STRING(<=30)

Adresa 1 osobe

15.

Adresa2

STRING(<=30)

Adresa 2 osobe

16.

Grad

STRING(<=20)

Potrebno je upisati naziv grada ili šifru grada koja je definirana u 4D Wand-u. Ukoliko se uključi parametar , moguće je dodati grad u nepoznatu državu i oblast.

17.

Postbroj

STRING(<=20)

Bar/Postal code

18.

WWW

STRING(<=60)

Ne koristi se

19.

eMail

STRING(<=500)

E-mail adrese osobe. Kroz ovo polje je moguće učitati osnovne i eRačun e-mail adrese komitenta. Da bi se e-mail adrese ispravno importirale potrebno je ispoštovati određena pravila.
 1. Ukoliko se želi importirati osnovna adresa u polje se upisuje e-mail adresa (npr.): osnovni@email.com
 2. Ukoliko se želi importirati eRačun e-mail adresa u polje se upisuje e-mail adresa iza oznake pipe (|) (npr.):   |eracun@email.com
 3. Ukoliko se želi importirati osnovna i eRačun e-mail adresa u polje se upisuje osnovna e-mail adresa, zatim oznaka pipe (|), te eRačun e-mail adresa (npr.): osnovni@email.com|eracun@email.com
 4. Ukoliko se želi importirati više osnovnih i eRačun e-mail adresa u polje se upisuju osnovne e-mail adresa odvojene zarezom, zatim oznaka pipe (|), te eRačun e-mail adresa odvojene zarezom (npr.): osnovni@email.com, osnovni2@email.com|eracun@email.com, eracun2@email.com

 

20.

Titula

STRING(<=20)

Titula osobe. Može se poslati šifra ili naziv registra.

21.

JMBG

STRING(<=30)

Jedinstveni matični broj građanina

22.

OIB

STRING(<=20)

Osobni identifikacijski broj (OIB)

23.

Osobna iskaznica

STRING(<=80)

Broj osobne iskaznice

24.

Putovnica

STRING(<=80)

Broj putovnice

25.

VozackaDozvola

STRING(<=80)

Broj vozačke dozvole

26.

LoyaltyKartica

STRING(<=40)

Broj kartice programa vjernosti

27.

IznosPrometaKartice

NUMERIC(11,2)

Iznos prometa kartice programa vrijednosti

28.

BodoviStanje

NUMERIC(6)

Stanje bodoba programa vrijednosti (nije moguće importirati)

29.

BodoviUkupnoSakupljeni

NUMERIC(6)

Ukupno saklupljeni bodovi programa vrijednosti (nije moguće importirati)

30.

BodoviZadnjeIskoristeni

NUMERIC(6)

Zadnje iskorišteni bodovi programa vrijednosti (nije moguće importirati)

31.

DatumZadnjeKupovine

DD.MM.GGGG

Datum zadnje kupovine po programu vrijednosti (nije moguće importirati)

32.

DatumKoristenjaBodova

DD.MM.GGGG

Zadnji datum korištenja bodova (nije moguće importirati)

33.

DatumIzdavanjaKartice

DD.MM.GGGG

Datum izdavanja kartice

34.

TipKartice

STRING(<=6)

Ne koristi se

35.

ZabranaKoristenjaKartice

NUMERIC(1)

Zabrana korištenja kartice programa vjernosti

36.

IskaznicaPesticida

STRING(<=80)

Broj kartice za kupovinu insekticida

37.

Rezerva02

STRING(<=80)

Ne koristi se

38.

Rezerva03

STRING(<=80)

Ne koristi se

39.

Rezerva04

STRING(<=80)

Ne koristi se

40.

Rezerva05

STRING(<=80)

Ne koristi se

41.

PrimaERacun

NUMERIC(1)

Oznaka da osoba prima eRačun:

0 - Ne prima eRačun

1 - Prima eRačun

42.

PostotakLoyaltyPopusta

NUMERIC

 Postotak programa vjernosti (nije moguće importirati)

43.

MjestoRodjenja

STRING(<=20)

Potrebno je upisati naziv grada ili šifru grada koja je definirana u 4D Wand-u. Ukoliko se uključi parametar , moguće je dodati grad u nepoznatu državu i oblast.

44.

DatumRodjenja

DD.MM.GGGG

Datum rođenja

45.

DatumUnosa

DD.MM.GGGG

Datum unosa osobe 

46.

DatumIzmjene

DD.MM.GGGG

Datum izmjene osobe 

47.

Lozinka

STRING(<=30)

Lozinka za 4D Internet katalog 

48.

Komercijalist

NUMERIC

Terenski radnik:

0 - Osoba nije terenski radnik

1 - Osoba je terenski radnik

49.

Hide

NUMERIC(1)

Osoba van upotrebe

50.

Web

STRING(<=60)

Ne koristi se

51.

WebKupac

NUMERIC(1)

Oznaka da je osoba web kupac:

0 - Osoba nije web kupac

1 - Osoba je web kupac

52.

Kreirao

NUMERIC

ID usera koji je kreirao osobu

53.

Mijenjao

NUMERIC

ID usera koji je mijenjao osobu

54.

Napomena

STRING(6400)

Napomena osobe u kojima je CRLF zamijenjen sa |

Telefoni.xls

Datoteka telefona, pomoću nje se definiraju telefoni vezani na osobe koje želite integrirati u 4D Wand. U slučaju ikakvih nejasnoća vrijedi pripomenuti - sva polja u ovoj datoteci generalno odgovaraju istoimenim poljima na formi telefona 4D Wand-a te su detaljno pojašnjena u uputstvima 4D Wand-a.
Popis polja koja je moguće popuniti  te pojašnjenja za određena polja

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

Br.

Podatak

Tip podatka

Opis podatka

1.

Telefon

NUMERIC(6)

ID osobe. Moguće je poslati ID osobe ili OIB osobe (ukoliko postoji samo jedna osoba s upisanim OIB-om) ili Naziv komitenta|Adresa komitenta|Ime|Prezime (ukoliko postoji samo jedna osoba pod poslanim partnerom s upisanim podacima)

2.

Broj

NUMERIC(6)

Redni broj telefona unutar osobeD partnera

3.

BrojTel

STRING(<=12)

Telefonski broj

4.

TipTelefona

STRING(<=20)

Šifra vrste uređaja iz 4D Wand-a. Može se poslati šifra ili naziv registra.

5.

Grad

STRING(<=20)

Potrebno je upisati naziv grada ili šifru grada koja je definirana u 4D Wand-u. Ukoliko se uključi parametar , moguće je dodati grad u nepoznatu državu i oblast.

6.

Export

STRING(<=30)

Ne koristi se

Snimanje CSV datoteka

Nakon što ste popunili željenu šprancu, potrebno je šprancu iz Excela spremiti pod istim nazivom, ali u CSV formatu. Sve CSV datoteke trebaju biti u ANSI Windows 1250 encodingu kako bi se ispravno importirali dijakritički znakovi. Dakle, ako za kreiranje importne *.csv datoteke koristite MS Excel, kod spremanja datoteke u *.csv format u polju “Save as type” potrebno je odabrati CSV (Comma delimited) kako biste dobili traženo (ANSI Windows 1250 kodiranje):

Pokretanje importa osoba

Nakon što je pripremljena csv datoteka za import u 4D Wand, potrebno je otići u 4D Wand --> Adresar --> Osobe (Komitenti), te pozvati Export/Import --> Interni export/import baze osoba --> Import svih podataka o osobama za 4D Wand iz text datoteke (na slici ispod).

Nakon poziva Importa svih podataka o osobama iz tekst datoteka otvara se prozor konvertera koji obrađuje datoteku.

Da bi se import odradio ispravno, potrebno je prvo postaviti određene postavke odabirom tipke Podesi (1.). Na prikazanom prozoru potrebno je odabrati putanju do direktorija u kojem se nalazi pripremljena csv datoteka, kako bi se import mogao odraditi. Ako se radi izmjena postojećih osoba potrebno je odabrati kriterij prepoznavanja artikala, a to su prepoznavanje po šifri ili Brojevima. Ako u izmijenjenoj datoteci postoje osobe koje ne postoje u 4D Wand-u, a iste se želi dodati potrebno je odabrati opciju Ako tražena osoba ne postoji, kreiraj je. Nadalje, ako izmijenjenoj datoteci postoje definirani gradovi koji ne postoje u 4D Wand, a iste se želi dodati potrebno je odabrati opciju Ukoliko grad ne postoji dodaj ga. Ukoliko se želi na postojeće komitente importirati e-mail adrese bez da se prethodne e-mail adrese obrišu potrebno je uključiti opciju Dodaj e-mail adrese na postojeće osobe bez brisanja postojećih e-mail adresa. Da bi se izmjena odradila potrebno je i odrediti polja koja se žele izmijeniti.

S obzirom na to da se radi o IZUZETNO destruktivnom procesu, prije potvrdnog odgovora svakako napravite backup 4D Wand-a. To je jedini način da u slučaju poteškoća i problema vratite stare podatke.

*** Napomena - upute se mogu razlikovati u slikama i tekstu od sadržaja koji se nalazi na vašem računalu, ovisno o inačici 4D Wanda koju trenutno koristite. Posljedica je to stalnog razvoja i nadogradnje 4D Wanda, a koji iz objektivnih razloga dinamikom ne prati i nadogradnja modula Upute. Posebno se to odnosi na zamjenu službene valute RH kuna (kn) u euro (€) i njen prikaz u uputama.