Export i import konta

Export i import konta za razmjenu podataka s vanjskim sustavima i uređajima

•Deklaracija export/import datoteka za automatsko učitavanje i snimanje konta iz vanjskih sustava.

•Datum kreiranja: 26.02.2019.

•Datum zadnje izmjene: 26.02.2019. - Dodane upute za konverter konta

Konverter konta je alat koji omogućava brzu i pouzdanu integraciju velikog broja konta, čije podatke korisnik već posjeduje u nekom elektroničkom formatu (npr iz drugog software-a ), u poslovno-informacijski sustav 4D Wand.

Export konta u csv

Ako želite napraviti neku veću izmjenu na postojećim kontima, ona se mogu eksportirati u .csv datoteku sa svim poljima baze konta i jednostavno ih ažurirati u nekom programu za tabličnu obradu podataka (npr.: MS Excel). Da biste napravili eksport, potrebno je otići u 4D Wand --> Financijsko knjigovodstvo --> Alat --> Interni eksport/import baze konta --> te pozvati Export svih podataka o kontima za 4D Wand (na slici).

Pozivom Alat --> Interni eksport/import baze konta --> te pozvati Export svih podataka o kontima za 4D Wand, nakon upozorenja i pojašnjenja namjene ovog exporta, otvara se upit o lokaciji na koju želite spremiti .csv datoteku. Dakle, ako za kreiranje importne *.csv datoteke koristite MS Excel, kod spremanja datoteke u *.csv format u polju “Save as type” potrebno je odabrati CSV (Comma delimited) kako biste dobili traženo (ANSI Windows 1250 kodiranje):

Ukoliko želite eksportiranu datoteku ispravno importirati u MS Excel, trebate paziti na kodnu stranicu, tako da u polje File origin trebate odabrati 1250 : Central European (Windows) prikazano na slici ispod.

Import konta

Vrlo je važno napomenuti da konto koje će se importirati u bazu 4D Wand sustava mora biti definirano sukladno pravilima definiranja koja postavljamo ovdje.
Primjer već popunjene datoteke sadržan je u instalaciji 4D Wanda na mrežnoj lokaciji W:\4D\Wand\Client\Ext\Konta.xls, pa u njoj možete raditi izmjene i pripremati podatke za import.

Popunjavanje XLS datoteka

Uz konverter su isporučeni predlošci pomoću kojih se pripremaju podaci za konverziju u MS Excel formatu. Njih treba popuniti podacima koje želite importirati u 4D Wand sustav.
Radi lakšeg snalaženja, u datotekama su različitim bojama označena obavezna, opcionalna i dodatna polja koja nikako nisu za korištenje bez izričite upute djelatnika 4th Dimension. d.o.o.
Važna napomena: import podrazumijeva da se u pripremljenoj datoteci nalazi jednak broj redaka naslova kao i u XLS predlošku, jer će oni biti preskočeni prilikom importa.

Konta.xls

Glavna datoteka konverzije, pomoću nje se definiraju konta koje želite imortirati u 4D Wand. U slučaju ikakvih nejasnoća vrijedi pripomenuti - sva polja u ovoj datoteci generalno odgovaraju istoimenim poljima na formi konta 4D Wand-a te su detaljno pojašnjena u uputama 4D Wand-a.

Popis polja koja je moguće popuniti  i pojašnjenja određenih polja:

Snimanje CSV datoteka

Nakon što ste popunili željenu šprancu, potrebno je šprancu iz Excela spremiti pod istim nazivom, ali u CSV formatu. Sve CSV datoteke trebaju biti u ANSI Windows 1250 encodingu kako bi se ispravno importirali dijakritički znakovi. Dakle, ako za kreiranje importne *.csv datoteke koristite MS Excel, kod spremanja datoteke u *.csv format u polju “Save as type” potrebno je odabrati CSV (Comma delimited) kako biste dobili traženo (ANSI Windows 1250 kodiranje):

Pokretanje importa konta

Nakon što je pripremljena csv datoteka za import u 4D Wand, potrebno je otići u 4D Wand --> Financijsko knjigovodstvo --> i pozvati Alat --> Interni export/import baze konta --> Import svih podataka o kontima za 4D Wand iz text datoteke (na slici ispod).

Pozivom Importa svih podataka o kontima iz tekst datoteka otvara se prozor s koga je moguće podesiti način rada konvertera tipkom Podesi i pokretanje konvertera tipkom Konvert, a nakon završene konverzije s istog ekrana je moguće pregledati datoteku u kojoj se spremaju poruke i evelntualne greške koje je konverter otkrio i zapisao za vrijeme konverzije.

Pritiskom na tipku Podesi (1.) otvara se prozor za podešavanje načina rada konvertera koji obrađuje ulaznu datoteku.

Na prikazanom prozoru potrebno je odabrati putanju do direktorija u kojem se nalazi pripremljena csv datoteka kako bi import znao od kuda treba učitati podatke i konvertirati ih u 4D Wand. Ako konverter koristite za izmjenu postojećih konta, potrebno je odabrati kriterij za prepoznavanja konta, a to je u ovom slučaju samo prepoznavanje po šifri konta. Ako se u ulaznoj datoteci nalaze i konta koje ne postoje u 4D Wand-u, a želite ih dodati, potrebno je odabrati opciju Ukoliko traženo konto ne postoji, kreiraj ga. Da bi se izmjena nekog podatka na kontima primijenila, potrebno je odrediti polja koja želite izmijeniti. Samo ona polja koja su označena će biti zamijenjena novim sadržajem iz ulazne datoteke, a ona koja nisu označena će zadržati sadržaj koji sada imaju u 4D Wand-u.

S obzirom na to da se radi o IZUZETNO destruktivnom procesu, prije potvrdnog odgovora svakako napravite ispravan backup podataka 4D Wand-a. To je jedini način da u slučaju poteškoća i problema vratite stare podatke.